66 astuces pour rédiger une note de cadrage projet

Thibault Baheux

24 septembre 2022 - minutes de lecture

Vous souhaitez vous rafraîchir la mémoire sur le projet que vous gérez ? Vous intégrez un nouveau membre dans l'équipe ? Vous êtes en désaccord avec votre client sur la finalité, les enjeux et les objectifs du projet ? 

La note de cadrage est votre plus précieuse alliée durant tout le cycle de vie d'un projet.

Zoom sur cet outil indispensable et sur la bonne manière de rédiger une note de cadrage projet efficace.

Qu'est-ce qu'une note de cadrage ?

Une note de cadrage présente de manière simple et synthétique le projet, ses enjeux, sa finalité, son contexte ainsi que les contraintes et risques associés. Ce document est rédigé par le chef de projet en phase d'avant-projet et permet de clarifier les attentes du client.

Cette note est rédigée dans le cadre de la démarche de cadrage du projet.

Je vous conseille de valider la note de cadrage avec le commanditaire du projet ou le client, au tout début du projet.

Ce document est ainsi utilisé comme un référentiel durant toute la durée de vie du projet, que n'importe quelle partie prenante peut consulter. En cas de désaccord entre un prestataire et son client, la note de cadrage fait foi.

A noter que la note de cadrage est parfois nommée lettre de mission, note de synthèse ou encore note de lancement.

Ce document indispensable à tout projet permet de répondre aux questions QQOQCP :

Questions

Définitions

Q - Quoi

Périmètre et limites du projet

Q - Qui

Parties prenantes du projet, chef de projet, utilisateurs clés, utilisateurs finaux, équipe projet

O - Où

Lieu(x) de réalisation du projet

Q - Quand

Échéances, dates clés, planning envisagé

C - Comment

Méthodologies de gestion de projet, ressources, plan d'action

C - Combien

Parties impactées, budget

P - Pourquoi

Finalité du projet, enjeux et objectifs, contexte du projet

Qui sont les destinataires de la note de cadrage ?

L'ensemble des acteurs qui vont s'impliquer de près ou de loin dans le projet sont concernés par la note de cadrage. Ce document doit en effet être partagé, lu et compris par tous les acteurs projet.

Cela inclus entre autre (liste non exhaustive) :

  • Le chef de projet
  • Les membres de l'équipe projet
  • Le client
  • Les utilisateurs clés (key users), aussi appelés utilisateurs finaux
  • Le comité de pilotage COPIL du projet
  • Le sponsor du projet
  • La direction
  • Toute autre personne impactée par le projet

Structure d'une note de cadrage

Le contenu d'une note de cadrage peut varier en fonction de la méthodologie de gestion de projet choisie, de la nature du projet, de votre secteur d'activité, ...

Cependant, il existe des éléments obligatoires, que l'on retrouve sur toutes les notes de cadrage.

  1. Origine et contexte du projet. Décrit l'historique du projet, ce qui a fait germer l'idée, donne des informations sur la situation actuelle (contexte économique, social, concurrence, etc)
  2. Enjeux et Objectifs du projet. Précise quels sont les bénéfices attendus, les exigences principales, et quels sont les impacts et changements souhaités sur ce projet.
  3. Périmètre du projet. Indique quels sont les systèmes et fonctionnalités concernés par le projet et ceux qui en sont exclus. Cartographie les acteurs projet (les fameuses parties prenantes). Liste les livrables à réaliser sur le projet.
  4. Risques, contraintes et dépendances du projet. Affiche les risques identifiés sur le projet, les contraintes dont il faut tenir compte et les éventuelles dépendances qu'il faut également prendre en compte.
  5. Organisation du projet. Précise quelle est l'organisation projet à mettre en place (méthodologie choisie, instances de réunion et fréquence, chronologie et échéances, plan de mise en œuvre du projet).

Modèle de note de cadrage

Je vous met à disposition le modèle de note de cadrage que j'utilise au quotidien en gestion de projets. J'espère qu'il vous facilitera la vie 🙂

N'hésitez pas à le modifier pour qu'il convienne à vos exigences et me dire ce que vous en pensez.

exemple note de cadrage

Exemple de note de cadrage projet

Impact : Fort

Temps estimé : Plusieurs heures

Difficulté : Modérée

66 questions à poser pour rédiger une note de cadrage projet efficace

Afin de cadrer convenablement notre projet, nous allons poser des questions inspirées du célèbre outil de qualité QQOQCP.

Les réponses obtenues à ces questions permettront de rédiger une note de cadrage claire et efficace, que vous pourrez partager avec l'ensemble des parties prenantes du projet.

Les questions "Quoi"

Ces questions s'intéressent plus particulièrement au projet, à quelles problématiques le projet répond, à son périmètre (ce qui est concerné) ainsi qu'aux limites fixées (ce qui est hors projet).

  1. A quelle problématique le projet répond t-il ? Quel est le problème à résoudre ?
  2. Quel est le périmètre du projet ? 
  3. Où s'arrête t-on ? Quels sont les points qui sont hors périmètre projet ?
  4. Quels sont les impacts liés au projet ?
  5. Quels sont les résultats attendus sur ce projet ?
  6. Avez-vous déjà établi une liste de livrables indispensables selon vous ?
  7. Quelles sont les priorités ?
  8. Existe t-il des prérequis à respecter pour garantir la réussite de ce projet ?
  9. Quels sont les risques identifiés sur ce projet ?
  10. Quel est leur probabilité de survenance ? Quel est leur impact ?
  11. Quelles solutions mettez-vous en place pour limiter la survenance de ces risques?
  12. Quels sont les indicateurs clés (KPI) à suivre ?

Les questions "Qui"

Ces questions permettent d'identifier l'ensemble des acteurs du projet, parties prenantes incluses.

  1. Qui est le chef de projet pressenti sur ce projet ?
  2. Quels sont les profils pressentis pour rejoindre l'équipe projet ? (expertise demandée, compétences nécessaires, nom de la personne si déjà identifié, etc)
  3. Quelle est la disponibilité de ces ressources humaines ?
  4. Est-il nécessaire de recruter des ressources supplémentaires dans l'équipe ? (en interne comme en externe)
  5. A quels prestataires ou partenaires peut-on faire appel pour se faire épauler sur ce projet ?
  6. Quelles sont les interlocuteurs côté client / utilisateurs finaux ?
  7. Y a t-il des parties prenantes externes (fournisseurs, partenaires, éditeurs de logiciels, etc) et si oui lesquels ?
  8. Existe t-il un annuaire projet reprenant l'ensemble des coordonnées des parties prenantes, ou faut-il le créer ?
  9. Les utilisateurs clés sont-ils déjà identifiés et informés de leur rôle ?
  10. Qui anime les comités de pilotage ?
  11. Qui participe aux différents comités ? (comités de pilotage, comités projet, etc)
  12. Qui valide les compte-rendu et les livrables du projet ?

Les questions "Où"

Ces questions permettent de préciser le ou les lieux sur lesquels le projet doit se réaliser.

  1. Quels sont les locaux / sites qui sont concernés par le projet ?
  2. Y a t-il des déplacements de prévus sur ces sites et si oui pour qui ?
  3. Y a t-il une salle de réunion ou un bureau de réservé pour l'équipe projet ?
  4. Le télétravail est-il envisageable ?
  5. Faut-il prévoir de se déplacer chez le client afin d'animer les comités de pilotage ou peut-on les faire en visio à distance ?

Les questions "Quand"

Ces questions permettent d'échanger sur le planning pensé par le client ainsi que les échéances et principales dates butoir. 

  1. Quelle est la date de réalisation "au plus tard" du projet ?
  2. Quelle est la date de réalisation "au plus tôt" du projet ?
  3. Quels sont les principaux jalons que vous avez déjà envisagé ?
  4. Quelles sont les dates et étapes clés du projet ?
  5. Quand doit démarrer le projet ?
  6. Quelle est la fréquence à programmer et la durée pour les comités projet ?
  7. Quelle est la fréquence et la durée des comités de pilotage ?
  8. Quelle est la charge de travail estimée sur ce projet ?
  9. Avez-vous déjà travailler sur un plan de charge des ressources ?
  10. Quelles sont les principales échéances de ce projet ?

Les questions "Comment"

Ces questions permettent de clarifier les ressources attribuées au projet, le plan d'action à mettre en œuvre, les grandes étapes du projet.

  1. Quel est le budget alloué à ce projet ?
  2. Quelle taille d'équipe envisagez-vous ?
  3. Prévoyez-vous l'acquisition de matériels ou de logiciels sur ce projet et si oui pourquoi et lesquels ?
  4. Prévoyez-vous un remboursement des frais de déplacement sur notes de frais ou une avance pour réserver en amont les hôtels et moyens de transport ?
  5. Est-il nécessaire de prévoir des formations pour les membres de l'équipe projet ?
  6. Est-il nécessaire de prévoir des formations pour les utilisateurs finaux ?
  7. Y a t-il des contraintes spécifiques ou métiers à respecter sur ce projet et si oui lesquelles ?
  8. Avez-vous déjà identifié ou pensé à un plan d'action pour réaliser ce projet ?
  9. Y a t-il une méthodologie de gestion de projets qu'il faudra absolument respecter et si oui laquelle ?
  10. Doit-on utiliser des outils ou modèles spécifiques pour les documents de gestion de projet et si oui lesquels ?
  11. Quelles sont les modalités de communication avec l'équipe projet ? Et avec le client et les parties prenantes ?
  12. Quelles sont les modalités de partage de fichiers avec l'ensemble des parties prenantes ?
  13. Y a t-il des règles de sécurité informatique à respecter ?
  14. Quel est le plan de communication envisagé ?
  15. Existe t-il des retours d'expérience ou des bilans projet concernant des projets similaires que l'on pourrait consulter afin d'éviter de reproduire les mêmes erreurs tout en adoptant les méthodes de travail qui ont prouvé leur succès ?

Les questions "Pourquoi"

Enfin, ces questions permettent de comprendre quelle est la raison d'être du projet, quels sont ses enjeux, ses objectifs. Elles permettent également de mieux comprendre dans quel contexte le projet évolue : économique, social, ...

  1. Dans quel contexte évolue le projet ?
  2. Quels sont les enjeux du projet ?
  3. Quels sont les objectifs du projet ?
  4. parmi ces objectifs, quel est l'objectif prioritaire ?
  5. Quelle est l'idée maître du projet ? De quoi s'agit-il ?
  6. Qu'est-ce qui justifie ce projet ?
  7. Pourquoi mener ce projet ? Pourquoi est-ce nécessaire ?
  8. Quels sont les points identifiés qui doivent être améliorés une fois le projet terminé ?
  9. Quel est le changement espéré en réalisant ce projet ?
  10. Qu'est-ce qui caractérise la situation actuelle ?
  11. Que se passerait-il si le projet venait à échouer ? Quels seraient les impacts pour vous ?
  12. Que se passerait-il si le projet est un succès ? Quels seraient les impacts pour vous ?

Thibault Baheux

Chef de projet IT depuis 2008, j'ai travaillé sur des projets à plusieurs millions d'euros.
J'ai décidé de dépoussiérer la gestion de projet.
Exit les méthodologies complexes, exit les outils lents, lourds, complexes à utiliser.
Mon objectif ? Vous donner les clés pour piloter vos projets avec efficacité.


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