66 astuces pour rédiger une note de cadrage projet

Vous souhaitez vous rafraîchir la mémoire sur le projet que vous gérez ? Vous intégrez un nouveau membre dans l'équipe ? Vous êtes en désaccord avec votre client sur la finalité, les enjeux et les objectifs du projet ?

La note de cadrage est votre plus précieuse alliée durant tout le cycle de vie d'un projet.

Zoom sur cet outil indispensable et sur la bonne manière de rédiger une note de cadrage projet efficace.

Qu'est-ce qu'une note de cadrage ?

Une note de cadrage présente de manière simple et synthétique le projet, ses enjeux, sa finalité, son contexte ainsi que les contraintes et risques associés. Ce document est rédigé par le chef de projet en phase d'avant-projet et permet de clarifier les attentes du client.

Cette note est rédigée dans le cadre de la démarche de cadrage du projet.

Je vous conseille de valider la note de cadrage avec le commanditaire du projet ou le client, au tout début du projet.

Ce document est ainsi utilisé comme un référentiel durant toute la durée de vie du projet, que n'importe quelle partie prenante peut consulter. En cas de désaccord entre un prestataire et son client, la note de cadrage fait foi.

A noter que la note de cadrage est parfois nommée note de synthèse ou encore note de lancement.

Ce document indispensable à tout projet permet de répondre aux questions QQOQCP :

Pourquoi la note de cadrage est importante ?

La note de cadrage est un document obligatoire en gestion de projet, qui acte le lancement d'un projet, précise quelle est sa raison d'être, ses objectifs et ce qui est prévu dans son déroulement. Elle donne également l'autorité nécessaire au chef de projet pour utiliser des ressources pour mener à bien son projet.

Ce document agit également comme un document contractuel, puisqu'il est validé par le commanditaire du projet et/ou le sponsor projet. 

La note de cadrage, ou charte de projet, soutient également le processus de prise de décision, et permet à toutes les parties prenantes du projet de savoir quel est le rôle de chacun, et d'avoir le même niveau d'information.

Modèle de note de cadrage

Je vous met à disposition le modèle de note de cadrage que j'utilise au quotidien en gestion de projets. J'espère qu'il vous facilitera la vie 🙂

N'hésitez pas à le modifier pour qu'il convienne à vos exigences et me dire ce que vous en pensez.

Qui sont les destinataires de la note de cadrage ?

L'ensemble des acteurs qui vont s'impliquer de près ou de loin dans le projet sont concernés par la note de cadrage. Ce document doit en effet être partagé, lu et compris par tous les acteurs projet.

Cela inclus entre autre (liste non exhaustive) :

• Le chef de projet
  
• Les membres de l'équipe projet
  
• Le client
  
• Les utilisateurs clés (key users), aussi appelés utilisateurs finaux
  
• Le comité de pilotage COPIL du projet
  
• Le sponsor du projet
  
• La direction
  
• Toute autre personne impactée par le projet
  

Quand faut-il rédiger la note de cadrage projet ?

La note de cadrage est un document succinct qui décrit le projet et qui est rédigé lors de la phase d’initialisation et de cadrage du projet.

Une fois validé, ce document agit comme l'acte de naissance du projet, acte la fin de la phase d'initialisation et le début de la phase de préparation du projet.

Qui rédige la note de cadrage ?

Le commanditaire et le sponsor du projet sont responsables de la rédaction de la note de cadrage. Dans la pratique, c'est souvent le chef de projet qui la rédige, en étroite collaboration avec eux, une fois qu'il a reçu sa lettre de mission.

Dans tous les cas, la note de cadrage projet est obligatoirement validé par le commanditaire et/ou le sponsor du projet, quand il s'agit de deux personnes différentes.

Elle est ensuite communiqué aux acteurs-clés du projet.

Structure d'une note de cadrage

Le contenu d'une note de cadrage peut varier en fonction de la méthodologie de gestion de projet choisie, de la nature du projet, de votre secteur d'activité, ...

Cependant, il existe des éléments obligatoires, que l'on retrouve sur toutes les notes de cadrage.

1. Origine et contexte du projet.
   Décrit l'historique du projet, ce qui a fait germer l'idée, donne des informations sur la situation actuelle (contexte économique, social, concurrence, etc)
   
2. Enjeux et Objectifs du projet.
   Précise quels sont les bénéfices attendus, les exigences principales, et quels sont les impacts et changements souhaités sur ce projet.
   
3. Périmètre du projet.
   Indique quels sont les systèmes et fonctionnalités concernés par le projet et ceux qui en sont exclus. Cartographie les acteurs projet (les fameuses parties prenantes). Liste les livrables à réaliser sur le projet.
4. Risques, contraintes et dépendances du projet.
   Affiche les risques identifiés sur le projet, les contraintes dont il faut tenir compte et les éventuelles dépendances qu'il faut également prendre en compte.
5. Organisation du projet.
   Précise quelle est l'organisation projet à mettre en place (méthodologie choisie, instances de réunion et fréquence, chronologie et échéances, plan de mise en œuvre du projet).
   

Comment rédiger une note de cadrage projet ?

Voici 11 conseils et bonnes pratiques à mettre en place pour rédiger une note de cadrage de qualité pour votre projet :

1. Identifier la vision et les objectifs du projet. 
   Débutez la charte de projet par la vision, la raison d'être du projet, ainsi que par les objectifs à atteindre. Une personne extérieure au projet doit comprendre le contexte dans lequel il évolue, la problématique que l'on cherche à résoudre, les objectifs fixés ainsi que les résultats souhaités.
   
2. Identifier les parties prenantes.
   Notez ensuite dans le document qui sont les acteurs projets principaux qui sont impactés par le projet, ou qui interviendrons à un moment ou un autre du cycle de vie du projet.
   
3. Définir clairement le périmètre du projet.
   Expliquez par la suite le travail et les activités à réaliser dans le cadre du projet afin d'atteindre les objectifs fixés. Notez également quelles sont les limites du projet, et les activités qui en sont exclues. On parle alors de hors périmètre.
   
4. Définir les principales étapes (ou jalons) du projet.
   Détaillez ensuite le nombre de séquences ou phases que vous souhaitez avoir dans votre projet, ainsi que les principaux jalons (étapes-clés) qu'il vous faudra respecter.
   
5. Lister les livrables du projet. 
   Détaillez ensuite tous les livrables que vous devrez fournir tout au long du projet. Il peut s'agir du produit du projet, d'un produit, d'un service, de documents projet, etc... Indiquez pour chacun d'entre eux à quel tempo il doit être livré.
   
6. Créer un plan de ressources.
   Détaillez également comment vous allez utiliser les ressources et moyens mis à votre disposition pour le projet. Vous pouvez par exemple émettre plusieurs hypothèses ou scénarios de travail, ou expliquer en version "grosse maille" le travail à réaliser.
   
7. Fixer le budget global du projet.
   Indiquez ensuite quel est le budget prévisionnel global alloué au projet. Vous pouvez, si vous possédez l'information, le détailler phase par phase, si vous jugez que c'est nécessaire. Indiquez également de quelle marge vous disposez si jamais un imprévu devait se produire.
   
8. Détailler les risques du projet.
   A ce stade, les risques que vous indiquez sont uniquement des risques stratégiques. Les risques opérationnels seront couverts plus tard lorsque vous créerez votre planning détaillé. Indiquez pour chaque risque quel est l'impact sur le projet s'il devait arriver, ainsi que sa probabilité de survenance.
   
9. Précisez les contraintes projet à respecter.
   Je vous recommande également de lister les différentes contraintes que vous devrez respecter sur votre projet, comme des délais et échéances précises, des contraintes économiques, législatives, réglementaires, métier, etc...
   
10. Décrire la gouvernance mise en place pour ce projet.
    Terminez votre document en décrivant la façon dont vous souhaitez vous organiser pour mener à bien ce projet. Il peut s'agir de la méthodologie de gestion de projet retenue, de la manière de travailler, des instances de réunion projet que vous mettez en place, qui y participe et à quelle fréquence, etc...
    
11. Faire le tour des intervenants pour avoir leur avis.
    Dernier conseil tout aussi important que les autres, faites le tour de toutes les parties prenantes pour recueillir leur avis sur les risques, opportunités, solutions techniques, etc... Vous pouvez le faire via des entretiens téléphoniques, des sondages, des interviews, des ateliers de travail type brainstorming, etc...

66 questions à poser pour rédiger une note de cadrage projet efficace

Afin de cadrer convenablement notre projet, nous allons poser des questions inspirées du célèbre outil de qualité QQOQCP.

Les réponses obtenues à ces questions permettront de rédiger une note de cadrage claire et efficace, que vous pourrez partager avec l'ensemble des parties prenantes du projet.

1 ) Les questions "Quoi"

Ces questions s'intéressent plus particulièrement au projet, à quelles problématiques le projet répond, à son périmètre (ce qui est concerné) ainsi qu'aux limites fixées (ce qui est hors projet).

2 ) Les questions "Qui"

Ces questions permettent d'identifier l'ensemble des acteurs du projet, parties prenantes incluses.

3 ) Les questions "Où"

Ces questions permettent de préciser le ou les lieux sur lesquels le projet doit se réaliser.

4 ) Les questions "Quand"

Ces questions permettent d'échanger sur le planning pensé par le client ainsi que les échéances et principales dates butoir. 

5 ) Les questions "Comment"

Ces questions permettent de clarifier les ressources attribuées au projet, le plan d'action à mettre en œuvre, les grandes étapes du projet.

6 ) Les questions "Pourquoi"

Enfin, ces questions permettent de comprendre quelle est la raison d'être du projet, quels sont ses enjeux, ses objectifs. Elles permettent également de mieux comprendre dans quel contexte le projet évolue : économique, social, ...