Comment choisir un logiciel de gestion de projet ?

Un bon logiciel de projet est aujourd'hui un indispensable si vous souhaitez maîtriser votre projet et être au rendez-vous pour délivrer de la valeur au client final. 

Excel peut suffire pour de petits projets (et encore!), mais ce n'est clairement pas l''outil le plus adapté à la planification, au suivi et au pilotage d'un projet.

Dans cet article, je vous explique quels sont les critères importants à prendre en compte dans le choix d'un outil de management de projet. Je vous donne également en fin d'article mes recommandations, pour mieux vous guider dans votre choix.

Pourquoi utiliser un outil de gestion de projet ?

En tant que chef de projet, vous avez tout intérêt à vous doter d'une application de gestion de projet efficace et complète, pour les raisons suivantes :

1. Simplifier la planification.
   Planifier un projet, c'est complexe. Vous devez tenir compte des dépendances entre tâches, des disponibilités des acteurs projet, des dates de début et fin au plus tôt et au plus tard de chaque tâche, ainsi que de tout un tas de contraintes imposées par le client.
   
   Un logiciel de gestion de projet fait tout cela pour vous. Il vous suffit de renseigner la durée de chaque tâche, ses dépendances ainsi que la date de démarrage du projet pour que tout le reste se calcule automatiquement.
   
2. Améliorer la collaboration.
   Toutes les applications intègrent un aspect collaboratif, ce qui permet aux membres de l'équipe projet d'avoir accès à sa liste de tâches, de visualiser les responsabilités des autres collaborateurs, mais également de commenter, et d'échanger de manière instantanée sur les différentes activités à mener.
   
   Il est également possible de mettre en place des workflows complexes, afin d'automatiser certaines actions récurrentes ou de respecter les processus internes à l'entreprise.
   
3. Gagner du temps.
   Utiliser un logiciel de planification et de suivi de projet est synonyme d'efficacité. En effet, le logiciel travaille pour vous et automatise plusieurs actions, dont la planification, le suivi de la progression, la création des rapports d'avancement et tableaux de bord.
   
4. Favoriser les échanges et les interactions.
   Si vous souhaitez améliorer la communication avec l'ensemble des parties prenantes, utiliser ce type d'outils est également une bonne idée.
   
   En effet, ils proposent tous des comptes invités, permettant l'accès en lecture seule aux données, ce qui favorise les notions de transparence et de confiance.
   
5. Automatiser le diagramme de Gantt.
   Le diagramme de Gantt est certainement l'étape la plus longue lorsqu'on planifie un projet. A la main, c'est une plaie. Avec Excel, c'est déjà mieux mais ce n'est pas la panacée non plus.
   
   Le gros avantage de ces applications, c'est que le Gantt est généré automatiquement et en temps réel à partir des données que vous fournissez, et des tâches que vous créez.
   
6. Faciliter le suivi, pilotage et reporting.
   Ces logiciels proposent des tableaux de bord et rapports d'avancement préconçus, afin d'avoir une vision haute et synthétique de son projet. Ils ont également été pensés pour suivre le déroulé opérationnel de chaque phase du projet.
    
   Les meilleurs intègrent également des fonctionnalités de gestion des feuilles de temps, de gestion du budget, ainsi que de gestion des risques.
   
7. Centraliser l'information.
   Ce que j'apprécie avant tout, c'est le fait d'avoir toute l'information de mon projet à un seul et unique endroit, plutôt que d'avoir une multitude de documents Word, Excel et PowerPoint, qui se baladent un peu partout dans un répertoire de fichiers.
   
8. Mieux définir les rôles et responsabilités.
   Enfin, vous pourrez mieux définir qui fait quoi et qui est responsable de quoi grâce à ces logiciels. Chaque tâche est ainsi attribuée à un collaborateur, qui dispose de sa propre todo list.
   
   Il sait ainsi précisément ce qu'il a à faire et pour quand, sans être pollué par les tâches affectées à ses collègues.
   

Comment choisir un logiciel de gestion de projet ?

Le choix d'une application de gestion de projet n'est pas anodin. Un bon outil, adapté à votre besoin, votre situation et vos projets, décuplera votre efficacité et votre productivité. Au contraire, un outil non adapté vous fera perdre du temps, et sera de l'argent jeté par les fenêtres.

Voici une liste de critères dont vous devez tenir compte afin de choisir le logiciel de planification et de suivi de projet le mieux adapté à vos besoins.

1. Définition de vos besoins.
   
2. Fonctionnalités principales.
   
3. Type de logiciel : Local ou SaaS ?
   
4. Accessibilité et facilité d'utilisation.
   
5. Nombre d'utilisateurs.
   
6. Prix.
   
7. Type d'abonnement et facturation.
   
8. Vitesse et optimisation.
   
9. Intégration et automatisation.
   

1 ) Définition de vos besoins

Pour choisir le bon outil, je vous recommande de lister toutes les problématiques et difficultés que vous rencontrez au quotidien dans le pilotage de votre projet. 

• Quelles sont celles qui vous posent le plus de problème ?
• Quelles sont celles qu'il faudrait régler dès maintenant pour gagner en efficacité ? 

Demandez-vous ensuite dans quel contexte évolue votre projet. Quelles sont les contraintes auxquelles vous devez faire face ? Quels sont les éléments dont vous devez tenir compte pour planifier votre projet, pour le suivre et le piloter ?

Vous devriez trouver des réponses à ces questions dans la charte de projet.

Enfin, posez-vous quelques minutes afin d'analyser le type et la taille de votre projet.

• S'agit-il d'un petit ou moyen projet ?
  
• Celui-ci va t-il au contraire s'étendre sur plusieurs années ?
  
• Combien de personnes vont être amenées à travailler dessus ?
  
• Le projet s'inscrit-il dans un programme ou un portefeuille plus vaste ?
  
• Quelle est la maturité de l'équipe en matière de gestion de projet ?
  

Toutes ces questions devraient vous permettre d'avoir une bonne base de travail pour choisir votre logiciel.

2 ) Fonctionnalités principales

A vous de définir quelles sont les fonctionnalités indispensables pour que vous puissiez gérer tous vos projets dans le logiciel de gestion de projet choisi, et quelles sont celles qui sont optionnelles dans votre situation. 

Voici selon moi une liste des fonctionnalités à minima indispensables pour un outil de management de projet digne de ce nom :

• Identification et gestion des tâches.
  Les tâches peuvent être organisées en différentes étapes, listes, et peuvent comporter des sous-tâches, permettant de détailler le travail à réaliser.
  
• Gestion des dépendances.
  Les dépendances entre tâches peuvent être définies facilement, et influent automatiquement sur la planification du projet.
  
• Gestion des ressources.
  La charge de travail, la disponibilité et les responsabilités des différents acteurs du projet sont définis dans l'application. Il est également possible d'affecter les tâches à une ou plusieurs personnes définies.
  
• Planification avancée.
  Les outils de planification proposés permettent de tenir compte de la disponibilité, des et des dépendances entre tâches. Idéalement, le logiciel propose également des fonctionnalités d'optimisation du planning.
  
• Diagramme de Gantt automatique.
  Le diagramme de Gantt se construit automatiquement par rapport aux dates de début et de fin indiquée pour chaque tâche, ainsi qu'à partir des durées de réalisation et des dépendances, ce qui représente un gain de temps certain.
  
• Gestion de portefeuille de projets (PPM).
  Il est possible de gérer plusieurs projets en parallèle, regroupés en un programme ou un portefeuille de projets.
  
• Collaboration d'équipe.
  Des fonctionnalités de travail collaboratif permettent à chaque personne d'indiquer ce qu'elle fait, où elle en est, ainsi que de tenir informé le reste de l'équipe projet. Le système de notifications est également important et doit être fonctionnel ET paramétrable.
  
• Espace d'échange.
  Le logiciel propose un ou plusieurs espaces d'échange et de communication, sous la forme de commentaires par tâche, de canaux de discussions instantanées, ...
  
• Gestion et suivi du temps passé et des feuilles de temps.
  Cela permet au chef de projet de vérifier le temps passé par son équipe sur le projet, de projeter ces informations pour identifier le reste à faire, puis de gérer la facturation.
  
• Gestion du budget et des risques.
  La gestion du budget et des risques sont deux éléments primordiaux en gestion de projet, mais ils sont souvent mal fait. Un bon logiciel de gestion de projet doit intégrer le management de ces éléments.
  
• Tableau de bord, reporting et rapports d'avancement.
  Le reporting permet au chef de projet de savoir quelle est la progression de son projet et si celui-ci est dans les temps. D'un coup d'oeil, il peut consulter les métriques principales du projet, et envoyer des rapports d'avancement aux principales parties prenantes.
  
• Gestion des documents et comptes-rendus.
  Ce type d'outils doit intégrer une gestion des documents complète, afin d'éviter de les stocker n'importe comment dans un répertoire de fichier sur son ordinateur. De la même manière, les comptes-rendus sont stockés et archivés sur la plateforme, afin de centraliser l'information.
  
• Historique des données.
  Pour se prémunir d'une erreur ou d'un bug technique, l'outil de gestion de projet doit proposer une sauvegarde ou une fonction d'historisation des données.
  
• Flexibilité et agilité.
  Enfin, l'outil doit être suffisamment flexible pour s'adapter aux processus de l'entreprise (et non pas l'inverse!), et également permettre de gérer des projets en mode agile.
  

3 ) Type de logiciel : Local ou SaaS ?

La manière dont vous allez travailler impacte énormément le choix de l'application. 

Préférez-vous travailler en local sur une application installée sur votre ordinateur ? En Offline, avec des fonctionnalités de sauvegarde et synchronisation ? Ou en ligne avec un logiciel SaaS, directement depuis votre navigateur ?

Chaque solution dispose de ses avantages et inconvénients, et répond à un besoin particulier.

4 ) Accessibilité et facilité d'utilisation

Un logiciel de gestion de projet efficace doit permettre de gérer tous les aspects d'un projet, ce qui peut très vite alourdir l'interface. Au contraire, il existe des logiciels très (trop ?) simple d'utilisation, proposant peu de fonctionnalités, mais avec une interface et une ergonomie exemplaire.

Idéalement, il vous faut trouver le juste milieu entre les fonctionnalités du logiciel dont vous avez besoin, et sa simplicité d'utilisation. 

5 ) Nombre d'utilisateurs

Le nombre d'utilisateurs devant également accéder à l'application jouera inévitablement sur le coût des licences d'utilisation. 

Demandez-vous :

• Combien de personnes de l'équipe projet doivent avoir accès à cet outil ?
  
• Combien de parties prenantes doivent avoir un accès en visualisation aux données de ce logiciel ?
  
• Quelles sont les actions que ces personnes doivent réaliser dans l'application, et de quels rôles devront-elles avoir besoin ?
  
• Quel est le prix pour 1, 10, 50 utilisateurs au mois ou à l'année, pour les logiciels de votre shortlist ?
  

En effet, en fonction du prix à l'utilisateur, et du type de facturation, certains choix peuvent faire tripler voire même quadrupler votre budget.

6 ) Prix

La grande majorité des logiciels proposent un abonnement mensuel à l'utilisateur, ce qui permet d'être flexible en terme de facturation. Mais pas tous !

Certains vous imposeront un abonnement uniquement annuel, d'autres vous inviteront à prendre des packages de 5 ou 10 licences d'un coup, d'autres encore sont pensées pour un prix d'achat unique.

Avant de vous engager, réfléchissez bien aux fonctionnalités dont vous aurez besoin, chaque logiciel proposant différents plans, chacun avec des fonctionnalités spécifiques.

Par exemple, si vous souhaitez utilisez Airtable avec un diagramme de Gantt, la version Pro ne suffira pas. Il vous faudra la version Business.

Une fois que vous avez identifié les plans de chaque logiciel intéressant pour votre situation, faites le calcul de combien cela vous coûterait par mois et par année, pour licencier l'ensemble de votre équipe projet.

7 ) Type d'abonnement et facturation

Il existe sur le marché, différents logiciels de gestion de projet offrant chacun des options d’abonnement diverses et variées que l’on détaille ici :

La version freemium

Les logiciels freemium, ou logiciel de gestion de projet gratuit sont des logiciels proposés gratuitement, sans limite de durée, mais avec des limites de fonctionnalités.

Cette politique permet d'attirer un large nombre d’utilisateurs, et de faire évoluer leur abonnement en fonction du nombre de données qu'ils utilisent, ou pour pouvoir utiliser des fonctionnalités plus avancées que celles proposées en version gratuite.

Sachez qu’en optant pour un logiciel freemium, vous ne bénéficierez pas de support ni d'assistance. Cela est réservé aux options payantes.

Le problème de la confidentialité et la protection des données peut également se poser, certaines applications laissant la possibilité à n'importe qui connaissant l'URL de visualiser les informations.Il n'y a pas non plus de sauvegarde en version gratuite.

Si vous souhaitez investir sérieusement et en toute sécurité dans un logiciel de gestion de projet, il est recommandé de vous adresser à des éditeurs qui vous offrent la possibilité de faire des tests et essais gratuits (POC - proof Of Concept). C’est encore la meilleure façon d’éviter les mauvaises surprises !

La version payante sur abonnement

La plupart du temps, les logiciels de gestion de projet en SaaS proposent des abonnements annuels ou mensuels.

L’avantage d’un abonnement est qu'il est évolutif et qu'il s'adapte parfaitement à vos besoins, votre situation et le nombre de personnes dans l'équipe.

Bien que les abonnements mensuels coûtent généralemetn plus cher, vous gagnerez ainsi en flexibilité, en ayant la possibilité de renégocier à la hausse ou à la baisse vos mensualités.

Autre avantage : les mises à jour sont gérées à 100% par l'éditeur, plus besoin de vous prendre la tête sur la dernière mise à jour réglementaire à passer en urgence sur votre serveur d'entreprise.

L'éditeur propose également souvent des formations, communautés, modèles et cas d'utilisation, afin d'apprendre à mieux maîtriser le logiciel.

Mais le plus gros avantage reste que vous pouvez vous connecter de n'importe quel appareil (ordinateur, téléphone, tablette) et retrouver l'intégralité de votre espace de travail.

Les atouts de l’open source

Un logiciel open source est un logiciel dont le code est accessible au public. Il est généralement gratuit, mais certaines fonctionnalités (dont le support et la maintenance) peuvent s'avérer payantes, en fonction des éditeurs.Les tarifs sont toutefois très accessibles.

L'open source peut être intéressant, déjà par conviction, mais aussi pour garder la pleine maîtrise de l'outil et des données. Cela nécessite cependant souvent l'installation d'un serveur d'entreprise, ainsi qu'un temps de paramétrage long.

Avec une bonne équipe DSI (infrastructure et développeurs), c'est tout à fait envisageable.

8 ) Vitesse et optimisation

Certains outils sont plus véloces que d'autres. Si vous travaillez sur de gros projets, impliquant plusieurs centaines ou milliers de tâches, vous aurez tout intérêt à choisir un logiciel optimisé, rapide et fiable.

Les applications SaaS sont globalement optimisées et plutôt rapides, mais certaines rencontrent des difficultés à gérer plusieurs centaines d'activités et tâches en simultané.

9 ) Intégration et automatisation

Enfin, sachez que tous les logiciels ne proposent pas de s'intégrer avec d'autres outils, tels que des outils de ticketing ou des logiciels CRM. 

De la même manière, certains proposent des fonctionnalités d'automatisation, de personnalisation et de workflows avancés quand d'autres mettent plus en avant le côté manuel. 

Les 3 meilleurs logiciels de gestion de projet

Il existe des dizaines et des dizaines d'outils de gestion de projet collaboratif. Tellement que c'est parfois compliqué de s'y retrouver et de choisir celui le plus adapté à sa situation.

J'ai connu ce problème, et j'en ai testé beaucoup avant de travailler avec Monday, ClickUp et Yookkan, qui sont les 3 que je recommande.