Excel est-il vraiment adapté à la gestion de projet ?

Thibault Baheux

24 septembre 2022 - minutes de lecture

Vous serez d'accord avec moi pour dire qu'Excel est probablement l'outil le plus utilisé pour gérer des projets. 

On trouve des dizaines de modèles Excel prêts à l'emploi, spécifiques à la gestion de projet sur le net : planning, diagramme de Gantt, plan de charge, etc... Chacun y va de sa petite touche.

Mais entre nous, Excel est-il vraiment l'outil le plus adapté et le plus puissant pour gérer d'une main de maître vos projets ? Pas si sûr.

Voyons ensemble les avantages et inconvénients d'utiliser Excel pour piloter des projets, et quelles sont les alternatives valables qui s'offrent à vous.

Excel est-il adapté à la gestion de projet ?

Excel est un outil efficace et flexible, qui est adapté pour gérer des projets simples. Mais il n'est pas le plus performant pour gérer des projets complexes ou travailler de manière collaborative, et on atteint rapidement ses limites.

Cependant, il est tout à fait possible de créer des fichiers avancés dans Excel si l'on maîtrise le logiciel et ses formules sur le bout de doigt. J'ai par exemple pu créer un diagramme de Gantt dynamique, avec un système de dépendance complexe, et ça fonctionne comme un charme.

Je vous présente ce modèle premium plus en détails ici.

Mais pour arriver à créer ce genre de template, cela demande d'avoir de bonnes connaissances Excel, en programmation, et d'avoir de nombreuses heures à perdre.

C'est pour cela que je vous conseille l'un de ces 5 produits pour piloter vos projets, qui remplaceront Excel à merveille :

  1. Monday.com
  2. Asana
  3. ClickUp
  4. Wrike
  5. Smarsheet

Vous pouvez tester gratuitement tous ces logiciels, alors ne vous en privez pas ! 😉

Top 10 des raisons d'utiliser Excel pour piloter ses projets

Comme je l'ai mentionné, Excel peut être adapté à la gestion de projet, si le projet est relativement simple.

Voici les 10 avantages que j'ai pu trouvé à Excel qui pourraient vous pousser à l'utiliser en management de projet.

1 ) Il ne demande aucun coût supplémentaire

Excel est un outil intégré à la suite Microsoft Office, ou Office365 si vous l'utilisez en version web. 

Votre entreprise possède sûrement déjà une licence d'utilisation pour cette suite de logiciels, comme 99% des sociétés.

L'utiliser pour gérer vos projets ne représente donc aucun coût supplémentaire pour votre entreprise, et vous évite d'aller négocier avec vos responsables pour l'acquisition d'une nouvelle licence de logiciel. 

2 ) Tout le monde utilise Excel

On ne va pas se mentir, tout le monde a déjà utilisé Excel ou un tableur équivalent. Tout le monde sait comment ça marche. Et tout le monde peut lire un fichier Excel.

Et ça, c'est un sacré avantage, notamment quand vous avez besoin de partager un fichier. Vous savez qu'il sera lisible par votre interlocuteur au format Excel sans souci.

Avec la montée en puissance d'Office365, on n'a même plus besoin de se prendre la tête sur la version d'Excel. C'est compatible de base.

3 ) Excel est simple et intuitif

Vous souhaitez faire un premier planning , Rien de plus simple, il suffit de mettre un peu de texte dans cette case, de mettre ici un titre, et là un peu de couleur, et voilà!

Pas besoin pour faire un macro-planning de se lancer dans la configuration d'un nouveau projet en faisant attention à n'oublier aucun paramètre. Avec Excel, on dégaine l'outil et hop! on s'y met direct.

ça ne vaut bien sûr que pour des fichiers simples. Dès que vous souhaitez mettre de la logique dans le fichier, là c'est une autre histoire.

4 ) C'est un moteur d'analyse de données puissant

Excel est parfait pour analyser des données, les comparer entre elles et réaliser des calculs complexes. Il a spécifiquement été conçu pour ça.

Utilisé dans ce cadre précis sur vos projets, c'est un bonheur.

Par exemple, je l'ai utilisé sur un projet de migration SI, afin de rapprocher et consolider plusieurs fichiers entre eux : base de données RH, annuaire réseau et droits des utilisateurs.

J'ai pu ainsi croiser toutes ces données avec précision pour savoir précisément qui se trouvait réellement sur quel site et avait besoin de quels droits.

La migration en a été facilitée d'autant.

5 ) Partage facile de documents avec OneDrive et SharePoint

Excel a été construit pour faire partie de la suite Microsoft Office. Et dans les dernières versions, cette suite intègre deux fonctionnalités intéressantes pour la sauvegarde et le partage de documents :

  • OneDrive.
    C'est le dossier personnel de l'utilisateur, dans le cloud. En sauvegardant vos fichiers ici, vous pourrez les partager en deux clics de souris avec n'importe qui, en plus d'avoir à tout moment une sauvegarde dans le cloud de Microsoft, au cas où.
  • SharePoint.
    SharePoint est un système de gestion de documents au niveau de l'entreprise. Il fonctionne comme OneDrive, et permet également de partager des documents en interne et en externe, en attribuant finement des droits d'utilisation, et ce sans déranger le service informatique.

6 ) Nombreuses possibilités de visualiser les données

Microsoft Excel propose de nombreux types de graphes différents, afin de mieux visualiser nos données. Dans les dernières version, on a en plus un assistant pour nous permettre de rapidement trouver LE graphique qui nous convient.


C'est particulièrement utile pour suivre l'état d'avancement du projet, ou réaliser un rapport de progression.

7 ) Possibilité de créer un tableau de bord personnalisé

Excel est suffisamment flexible et complet pour vous permettre de vous créer un véritable tableau de bord, pour piloter vos projets "aux petits oignons".

Une fois vos indicateurs de performance (KPI) choisis, vous pouvez vous créer un tableau de bord par projet.

Vous pouvez également avoir un tableau de bord générique, vous permettant d'un coup d’œil de vérifier l'état d'avancement de vos projets, en multi-projets.

Bref, tout est possible, Excel est ultra puissant à ce niveau-là. Il suffit de savoir les indicateurs à faire apparaître, et sous quelle forme.

8 ) Excel est flexible, on peut se créer nos propres outils

Tout comme la création de tableaux de bord, Excel est suffisamment puissant grâce aux formules, aux macros et à la mise en forme conditionnelle, pour vous créer des outils dynamiques.

J'ai ainsi pu me créer par exemple un véritable diagramme de Gantt dynamique, comprenant :

  • Un système de gestion des rôles et membres de l'équipe.
  • Un système de planification dynamique, en tenant compte des dates de début ou fin, ou encore du nombre de jours ou du buffer (zone tampon) à ajouter.
  • Un système de dépendance, permettant d'ajouter les 4 types de dépendances dans Excel et de mettre à jour dynamiquement le planning.
  • Un système de phases projet et de jalons.
  • Un système de progression des tâches, et d'alerte en cas de difficultés.

Avec les bonnes connaissances et suffisamment de temps, vous pouvez vous aussi arriver au même résultat.

9 ) Des centaines de modèles librement accessibles sur le web

L'avantage d'Excel, c'est qu'il est universel. Tout le monde l'utilise. Et la communauté est gigantesque dans le monde.

Vous trouverez des dizaines de sites internet qui proposent chacun des centaines de modèles Excel prévus pour gérer des projets. Vous devriez sûrement y trouver votre bonheur.

10 ) Possibilité d'automatiser les actions

Enfin, grâce à ses formules et ses macros, Excel permet d'automatiser une bonne partie des actions. 

Mettre à jour manuellement un planning est fastidieux, mais vous pouvez faire en sorte qu'Excel fasse quasi tout le travail pour vous.

Top 10 des raisons de ne pas Excel en gestion de projet

Excel propose des avantages intéressants, et il est tentant de se jeter dessus pour vite réaliser son premier planning.

Ne vous en voulez pas. J'étais comme vous. Jusqu'à il n'y a pas si longtemps (2018), j'utilisais encore Excel comme beaucoup d'entre vous, et je mettais à jour à la main tous mes plannings dedans. 

En y repensant, quelle perte de temps...

Voici les 10 raisons qui pourraient vous faire abandonner Excel et choisir un outil plus adapté pour mieux gérer vos projets.

1 ) Excel est inutilement complexe

Dès qu'on souhaite faire quelque chose d'un peu "chiadé", dès qu'on souhaite utiliser des formules pour calculer automatiquement certaines choses ou faire de la mise en forme conditionnelle, ça devient très vite complexe.

Et ça, c'est sans parler des macros, qui demande d'avoir des connaissances en programmation informatique.

Sauf si vous êtes un cador d'Excel et que vous aimez vous lancer des challenges, créer des outils avancés dans Excel est une perte de temps.

Vous feriez mieux d'utiliser un logiciel spécialisé qui a déjà prévu ces fonctionnalités pour vous.

2 ) Trop lourd, et trop lent

Excel est prévu à la base pour analyser de grandes quantités de données, les rapprocher, les consolider, et calculer tout ce que vous avez besoin de calculer.

Alors oui, vous pouvez créer des plannings dynamiques dans Excel, mais il n'est pas fait pour ça.

D'ailleurs, au fur et à mesure de l'implémentation des formules et mises en forme conditionnelle, Excel perd en rapidité, jusqu'à avoir plusieurs secondes entre la saisie d'une donnée dans une cellule et la mise à jour dynamique du planning à côté.

Excel n'a pas été construit pour être ultra rapide, contrairement à d'autres outils. Il sera donc toujours plus lourd à l'utilisation et plus lent que ses alternatives.

3 ) Ne peut être utilisé que sur un pc

Les plus observateurs d'entre vous ont sûrement remarqué qu'il existe des versions d'Excel sur le web et pour les smartphones. Du coup ça rentre un peu en contradiction avec ce que je viens de dire, non ?

Et bien non, pas du tout.

Car il existe une nuance de taille : les versions web, Android et IOS d'Excel sont des versions "light". Toutes les fonctionnalités n'y sont pas, toutes les formules non plus, votre mise en forme peut se casser, et les macros ne fonctionnent pas non plus.

Voilà qui limite grandement son utilisation dans un contexte de mobilité.

C'est à mon sens l'une des plus grandes limitations de ce logiciel.

4 ) Excel n'est pas prévu pour travail en collaboration

Excel, c'est un outil solitaire à la base. Avec le temps, il a évolué afin d'intégrer une fonctionnalité de collaboration pour visualiser et modifier un fichier à plusieurs en même temps. 

Mais c'est laborieux à l'utilisation. On a encore régulièrement des plantages, avec quelqu'un qui a "verrouillé le fichier", et ainsi de suite.

Microsoft continue de travailler sur cette fonctionnalité collaborative dans la suite Office365, mais clairement ça reste aujourd'hui limité par rapport à ce qui se fait ailleurs.

5 ) Il n'y a pas d'intégrité de données

Si vous voulez conserver un historique des mises à jour de vos documents projet, cela ne se fait pas automatiquement, c'est à vous de le faire à la main, et de créer un dossier Archive en glissant les différentes versions de planning dedans.

Certes, Office365 intègre maintenant une fonction d'historique, qui permet de voir les modifications d'un fichier et qui les a réalisé.

Mais pour l'avoir poussé dans ces retranchements quand je bossais dans un service informatique, je n'accorderai pas une foi aveugle à cette fonctionnalité. ça lui est déjà arrivé de se planter, et de zapper quelques versions.

Et dans ce cas, si vous n'avez pas de sauvegarde à côté, vous êtes mort.

ça vous oblige donc à réaliser des tâches vous-même, à savoir faire du versioning de tous vos documents projets. Et ça, c'est vite fastidieux.

6 ) Excel n'est pas adapté au multi-projet

Excel peut être utilisé pour piloter un petit projet, ou réaliser un macro-planning ou un premier planning. 

Mais gérer plusieurs projets en parallèle via Excel... Bon courage ! Ce n'est pas du tout prévu pour.

Il n'y a aucune vue vous permettant de voir vos projets en mode "hélicoptère"

Il vous faudrait donc soit créer de zéro un tableau de bord personnalisé (fastidieux!), soit ouvrir autant de fichiers Excel qu'il y a de projets (pas vraiment pratique, et ralentit considérablement votre pc).

7 ) L'interface n'est pas adapté au suivi d'un projet

Oui, on peut faire plein de choses dans Excel. Non, l'interface n'est pas adaptée à la gestion de projets.

Il suffit de regarder le menu pour s'en rendre compte : il est prévu pour la manipulation de données et de chiffres, pas pour gérer des plannings.

En plus, on n'a aucune possibilité d'ajouter des pièces jointes à une tâche, d'affecter une tâche à plusieurs personnes, ou encore de créer facilement différentes vues d'un projet : tableau, todolist, kanban (vue Trello), diagramme de Gantt, etc...

Impossible aussi dans Excel en cliquant sur une tâche d'avoir + d'informations dessus, de voir quelles sont les dépendances, les commentaires associés, l'historique de la tâche, etc...

Alors que des outils spécialisés en gestion de projet le permettent. Et ça, ça fait toute la différence.

8 ) Pas de module de communication et notification

Lorsqu'on travaille sur un projet, on a besoin d'échanger et de communiquer. Et ça, les outils de gestion de projet l'ont bien compris et proposent des modules de communication et de notification archi complets.

C'est ce qui fait cruellement défaut à Excel. Au mieux, on peut laisser un commentaire ou une note dans une case, mais personne n'est prévenu par notification mail de cet ajout. Et on peut facilement passer à côté.

9 ) Construire un planning dynamique et robuste demande beaucoup de temps

Alors oui, on peut tout faire dans Excel. Oui, Excel est un outil puissant. Oui, on peut construire un planning dynamique et un diagramme de Gantt dedans.

Je vous l'accorde.

Mais qu'est-ce que c'est compliqué. Inutilement compliqué même.

Construire un outil professionnel dans Excel, c'est possible, mais ça demande énormément de temps et de compétences.

Et du temps, en général, on en manque sur un projet.

Vous feriez mieux d'investir ce temps dans le pilotage de votre projet grâce à un outil dédié, plutôt que dans la création d'un outil Excel personnalisé, quitte à délaisser votre projet.

10 ) De nombreux modèles Excel sont accessibles, mais pas adaptés à votre besoins

En cherchant bien, vous pouvez dénicher des centaines de templates Excel sur le net, consacrés à la gestion de projet.

J'en ai personnellement essayé des dizaines, et le constat a été le même à chaque fois :

  • Trop complexe à l'utilisation.
  • Pas assez flexible.
  • Pas adaptés à mes besoins.

Et je pense que c'est votre cas également.

Prenez le temps de regarder les 5 alternatives à Excel ci-dessous, certaines d'entre elles devraient franchement vous intéresser, que ce soit en terme de facilité d'usage, de design et de flexibilité.

5 alternatives crédibles à Excel pour gérer vos projets

On l'a vu, Excel n'est pas le logiciel le plus adapté pour gérer vos projets. Et c'est normal, il n'a pas été prévu pour cela à la base, mais pour gérer des données dans un tableur. La planification dynamique n'est donc tout simplement pas son "truc".

Je vous propose de passer sur l'un de ces 5 logiciels modernes, qui remplaceront avantageusement Excel.

A noter que j'ai exclu Microsoft Project, qui est certes spécialisé dans le management de projet, mais qui est bien trop complexe à l'usage. C'est une énorme usine à gaz.

1 ) Monday.com

Monday.com est LE logiciel de gestion de projet à privilégier si vous ne voulez pas vous embêter avec une interface complexe. 

Sa facilité d'utilisation et sa flexibilité permettent à votre équipe projet de l'adapter rapidement à ses besoins et d'être opérationnel en quelques minutes.

Ce que j'apprécie ? La simplicité d'usage, la flexibilité et les nombreuses vues permettant de visualiser le projet de nombreuses manières différentes : liste, tableau, kanban, calendrier, etc...

2 ) Asana

J'ai utilisé Asana de nombreuses années et je continue à y revenir pour gérer des projets SEO (référencement naturel). 

J'apprécie tout particulièrement le design épuré, qui va à l'essentiel, et la puissance de l'outil. Pour construire des plannings, gérer une équipe, attribuer et suivre des tâches, et suivre une charge de travail, c'est l'outil parfait.

L'autre point que j'apprécie est la connectivité de cet outil avec le reste du monde. Vous souhaitez intégrer Asana dans votre écosystème (Suite Microsoft Office, Google Drive, Slack, etc) ? C'est possible ! Et ça, ça vous change la vie.

3 ) ClickUp

Clickup est l'un de mes coups de cœur de ces dernières années. Vous pouvez littéralement TOUT faire avec. Et c'est d'ailleurs la promesse affichée sur leur page d'accueil : "One app to replace them all".

Grâce à cet outil, vous pouvez créez le workflow qui vous ressemble, et automatiser la plupart des actions. C'est LE logiciel de gestion de projet le plus flexible du marché.

Vous pouvez tout automatiser, tout personnaliser et faire correspondre l'outil exactement à vos besoins.

4 ) Wrike

Wrike est un outil de gestion de projet reconnu depuis plus de 15 ans. Vous trouverez dans l'outil tout le nécessaire pour gérer un projet, qu'il s'agisse de suivre l'état d'avancement, de piloter les risques, de construire des plannings ou des diagrammes de Gantt. 

J'apprécie tout particulièrement l'espace commentaire et la possibilité de surveiller l'attribution des tâches et leur progression, avec une alerte si une tâche prend du retard.

5 ) Smartsheet

En passant d'Excel à Smartsheet, vous ne serez pas perdu, tant l'aspect design est similaire.

Mais vous bénéficierez de la puissance et de la flexibilité de l'outil, notamment les différentes vues : liste, tableur Excel, tableau Trello (Kanban), calendrier, diagramme de Gantt, etc...

Ce logiciel est simple d'utilisation, permet de partager rapidement avec ses clients des vues du projet pour renforcer la collaboration, et est vendu à un prix avantageux.


Thibault Baheux

Chef de projet IT depuis 2008, j'ai travaillé sur des projets à plusieurs millions d'euros.
J'ai décidé de dépoussiérer la gestion de projet.
Exit les méthodologies complexes, exit les outils lents, lourds, complexes à utiliser.
Mon objectif ? Vous donner les clés pour piloter vos projets avec efficacité.


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