Plan de charge : Comment le réaliser + Modèle

ça y est, on vous a confié un projet, vous vous lancez tout guilleret dans la réalisation de votre planning, vous peaufinez les moindres détails... Et voilà que votre direction décide de vous confier un second projet en parallèle.

Comment savoir si vous avez la bande passante nécessaire pour absorber ce nouveau projet et le piloter convenablement ? Comment déterminer le taux d'occupation de votre équipe projet jour après jour, ou semaine après semaine ?

C'est là que le plan de charge entre en jeu.

Qu'est-ce qu'un plan de charge ?

Un plan de charge, appelé aussi planning de charge ou capacity planning, est un outil utilisé pour planifier et affecter des ressources. Il permet d'avoir une vision synthétique au mois ou à la semaine du temps passé sur un ou plusieurs projets, et d'anticiper des sur-affectations ou du personnel sous-staffé.

Cette information est notamment utile afin de planifier des ressources sur plusieurs projets en parallèle. On peut ainsi déterminer précisément si cette personne à la disponibilité nécessaire afin de travailler sur un nouveau projet en parallèle des existants. 

Le plan de charge permet ainsi de répartir de façon optimale la charge de travail d'un individu, d'une équipe, ou la charge de travail nécessaire de fournir pour un projet.

Il existe 3 types de planning de charge :

• Plan de charge individuel.
  Il s'agit du planning de charge que j'utilise le plus souvent. Il me permet de gérer facilement un portefeuille de projets à piloter en parallèle.
  
• Plan de charge d'équipe.
  Tous les membres de l'équipe projet apparaissent sur le même document. Cela permet de gérer finement la disponibilité et la bande passante de l'intégralité de l'équipe projet. C'est le plus complet, mais aussi le plus complexe à mettre en œuvre.
  
• Plan de charge par projet.
  Ce planning de charge permet de suivre la charge de travail nécessaire à fournir dans le temps pour réaliser ce projet. Son échelle de temps est généralement à la semaine ou au mois, en fonction de la taille du projet.
  

Pourquoi faire un planning de charge ?

Réaliser un plan de charge est intéressant à plus d'un titre. Personnellement, je vous conseille d'en faire systématiquement un pour gérer votre temps en tant que chef de projet. Je vous conseille également d'en réaliser un pour chacun de vos projets afin de mieux le piloter.

Voici les principaux avantages que va vous apporter l'utilisation au quotidien d'un planning de charge :

• Déterminer combien de projets en parallèle on peut gérer.
  Le plan de charge permet de déterminer votre taux d'occupation sur chacun de vos projets, et donc votre taux de disponibilité. Vous pouvez ainsi rapidement estimer si vous êtes en mesure de piloter un projet supplémentaire ou non.
  
• Répartir de façon optimale la charge de travail d'une équipe, d'un individu ou d'un projet.
  Cet outil permet de visualiser la charge de travail de l'intégralité de votre équipe, répartie dans le temps. Vous pouvez ainsi modifier le planning et répartir le travail de manière plus équitable sur les semaines et mois à venir.
  
  
• Avoir une vision synthétique du déroulé d'un projet.
  Le plan de charge donne une vision synthétique et opérationnelle de l'occupation des membres de l'équipe projet. Vous savez ainsi en temps réel quelles sont les compétences les plus demandées  et/ou critiques pour avancer sur votre projet.
  
• Anticiper les "coups de bourre" et les "coups de mou".
  Certaines semaines seront plus chargées que d'autres, et inversement. Le plan de charge vous permet de l'anticiper et de planifier vos collaborateurs sur d'autres sujets afin qu'ils soient occupés à 100% de leur temps.
  
• Préparer les actions pour les projets à venir.
  Il permet de vous préparer pour les semaines et mois à venir, et d'anticiper les actions. Vous agissez ainsi de manière proactive et non plus de manière réactive.
  
• Prévoir les besoins ponctuels de ressources.
  A certains moments du projet, vous pouvez avoir besoin de renforts dans l'équipe projet. Le plan de charge vous permet de le visualiser, et de l'anticiper. Libre à vous de faire appel à des collaborateurs supplémentaires en interne, ou à recruter en externe de votre organisation.
  
• Créer des plannings réalistes.
  Le planning de charge vous permet d'établir des plannings réalistes et cohérents avec la disponibilité des ressources projet. En effet, vous ne pouvez pas planifier plus de jours sur votre projet que le nombre de jours disponibles de votre équipe.
  
• Prévenir les surcharges de travail.
  C'est un fait, les actions projet ne sont pas homogènes dans le temps. Certaines semaines sont plus chargées que d'autres. Le planning de charge permet de le visualiser, et d'anticiper ainsi les surcharges de travail.
  
  La dernière chose que vous voudriez avoir est de voir partir vos collaborateurs un à un en burnout. J'ai connu, et je peux vous assurer que ça fait tout drôle lorsqu'on se retrouve seul sur le projet qu'on est censé piloter.
  
• Anticiper les congés et autres contraintes d'indisponibilité.
  Le calcul du nombre de jours disponibles tient compte des jours de congés, RTT, arrêt maladie, formations, etc... Vous pouvez ainsi anticiper les contraintes de disponibilités de votre équipe projet.
  

Les limites du plan de charge

Bien qu'il soit un outil très utile, le plan de charge dispose toutefois de quelques limites, qu'il est nécessaire de connaître, pour en tirer le meilleur :

• Le maintien à jour quotidien demande du temps et de la rigueur.
  Comme la plupart des documents de pilotage projet, le plan de charge doit être maintenu et tenu à jour quotidiennement, ou hebdomadairement, selon la granularité choisie.
  
• Le plan de charge doit être parfaitement connu de tous.
  Pour qu'il soit utilisé à bon escient, ce document doit être partagé avec la totalité des membres de l'équipe projet. C'est un bon complément au planning projet ou au diagramme de Gantt.
  
  Le plan de charge individuel ne reflète que votre activité. Il n'a pas lieu à être partagé avec l'équipe projet. Je vous conseille cependant de le partager hebdomadairement avec votre responsable, afin qu'il ait conscience du travail que vous menez et de la bande passante dont vous disposez.
  
  C'est également utile pour procéder à des arbitrages en cas de surcharge de travail.
  
• Ne supprime pas les risques liés aux ressources partagées entre plusieurs projets.
  Lorsqu'un membre de l'équipe projet partage son temps entre plusieurs projets, il y a toujours un risque qu'il se fasse monopoliser sur le projet #1 à cause d'une urgence, au détriment du projet #2.
  
  Le plan de charge permet de visualiser ce risque, notamment lorsqu'il est effectué à la semaine, mais il n'apporte aucune action corrective. C'est à vous de déterminer avec cette personne et votre direction quelle est la meilleure manière d'aborder la situation.
  

Modèle gratuit de plan de charge à télécharger

J'ai créé pour vous un modèle de plan de charge afin de vous faciliter la vie et de vous permettre de démarrer plus vite votre projet.

Ce modèle est téléchargeable gratuitement en cliquant sur le bouton ci-dessous.

Il s'agit d'un fichier Excel, contenant plusieurs onglets, chacun répondant à une utilisation particulière :

• Plan de charge individuel à la semaine.
  
• Plan de charge individuel au mois.
  
• Plan de charge projet.
  

Comment élaborer un plan de charge ?

Voici les 10 étapes à suivre pour créer un capacity planning (plan de charge) sur Excel :

1. Listez l'ensemble des tâches à réaliser sur le projet.
   Comme pour un planning, on ne peut pas réaliser un plan de charge si on ne sait pas quoi faire à l'avance.
   
   Une fois votre projet phasé en plusieurs étapes et jalons-clés, listez l'ensemble des tâches opérationnelles à réaliser sur votre projet. Profitez-en pour réfléchir aux dépendances pouvant exister entre vos tâches.
   
2. Estimez la durée de chaque tâche.
   Pour chacune des tâches projet identifiées, vous devez estimer la durée de réalisation. C'est indispensable pour le plan de charge ET pour le planning.
   
   Vous pouvez pour cela utiliser la méthode des 3 points afin d'estimer la durée de vos tâches projet.
   
3. Identifiez les compétences nécessaires pour réaliser ces tâches.
   Chaque tâche nécessite une ou des compétences précises pour être réalisée. Identifiez pour chacune d'entre elles de quelles compétences vous avez besoin.
   
   Vous pouvez pour cela vous baser sur une matrice de compétences.
   
4. Listez vos ressources projet.
   Il est maintenant temps de négocier avec les managers opérationnels, afin d'identifier les personnes qui sont disponibles, qui disposent des compétences recherchées et qui pourraient rejoindre votre équipe projet.
   
   Une fois ces personnes identifiées, listez les membres de votre équipe projet.
   
5. Attribuer chaque tâche à une ressource ou à un pôle de compétences.
   Attribuez chacune de vos tâches projet à un membre de votre équipe projet, en fonction des compétences nécessaires pour réaliser cette tâche.
   
   Il ne peut y avoir qu'un seul responsable par tâche. Cependant, d'autres personnes peuvent intervenir dessus en tant que contributeurs. Vous pouvez utiliser une matrice RACI pour mieux définir les rôles entre chacun des acteurs projet.
   
6. Renseignez-vous sur les contraintes et disponibilités de l'équipe projet.
   Sondez votre équipe projet afin de connaître leurs contraintes : congés, RTT, formations, autres projets déjà planifiés. Cela vous donnera une première idée du cadencement de votre projet.
   
7. Planifiez votre projet dans le temps.
   Il est maintenant temps de créer votre planning, votre calendrier projet ou votre diagramme de Gantt, en fonction de vos préférences et de la taille et la complexité de votre projet.
   
   Tenez bien compte des durées de vos tâches et des dépendances qui existent entre elles.
   
8. Calculez pour chaque semaine ou mois le nombre de jours disponibles.
   En fonction du nombre de jours ouvrés, et du nombre de jours Off pour votre équipe projet, calculez pour chaque ressource le nombre de jours disponibles par semaine ou par mois, et donc le taux de disponibilité.
   
9. Calculez pour chaque semaine ou mois le nombre de jours planifiés.
   Faites la somme, pour chaque semaine et chaque mois, du nombre de jours planifiés dans votre calendrier projet.
   
   Vous pouvez commencer par faire la somme totale pour votre projet, puis refaire l'exercice pour chaque ressource ou chaque compétence identifiée.
   
10. Vérifiez que le calendrier projet est cohérent avec la disponibilité des ressources.
    Enfin, comparez entre elles ces deux sommes.
    
    Si le nombre de jours planifiés est supérieur aux jours disponibles, alors votre planning est trop optimiste, et vous n'êtes pas en mesure de le tenir. Vous avez deux possibilités : décaler le planning dans le temps en tenant compte de la disponibilité de chacun, ou renforcer votre équipe projet en appelant du renfort.
    
    Si le nombre de jours disponibles est supérieur au nombre de jours planifiés, alors vous pouvez peut-être optimiser votre planning, ou à défaut faire travailler votre équipe projet sur d'autres sujets. Vous pouvez également décider de vous garder cette marge de manœuvre en cas de retard sur le projet.
    

Vous pouvez répéter les étapes 8 à 10 pour chaque collaborateur de votre équipe projet si vous souhaitez faire un capacity planning de type projet.

Si vous préférez faire un plan de charge individuel, dans ce cas inutile de répéter les étapes. Suivez le plan d'action des étapes 1 à 10.

Comment calculer le taux de charge d'une ressource ?

Le taux de charge d'une ressource se calcule en divisant le total des heures planifiées par le total des heures disponibles, et en multipliant le tout par 100 pour obtenir un pourcentage.

Taux de disponibilité d'une ressource (%) = ( Total des heures planifiées / Total des heures disponibles ) * 100

Voici comment je procède :

1. Pour chaque mois ou semaine, je calcule le nombre de jours ouvrés.
   Je soustrait les weekends ainsi que les jours fériés non travaillés dans l'organisation.
2. Je retire ensuite du total les jours Off connus pour cette personne.
   Congés, RTT, arrêt maladie programmé, formation, déplacement, etc...
3. J'indique sur le plan de charge tous les jours de travail planifiés.
   Affectation sur un projet, réunions d'équipe, temps dédié à l'administratif, etc...
4. Je fais la somme des heures planifiées.
   J'additionne le temps de travail planifié à l'étape 3.
5. Je calcule le total des heures disponibles.
   Je prends le nombre de jours ouvrés dans un mois ou une semaine, et j'y soustrais le nombre de jours Off.
   
6. Je calcule le taux de disponibilité de la ressource.
   Je fais alors le calcul suivant : ( Total des heures planifiées / Total des heures disponibles ) * 100 = Taux de disponibilité en %.
   

Comment calculer la charge d'un projet ?

Pour calculer la charge d'un projet, il est nécessaire de connaître les prérequis suivants :

• Liste des tâches à réaliser.
  
• Estimation de la durée pour chaque tâche.
  
• Planification des tâches dans le temps, en tenant compte des dépendances.
  
• Affectation de chaque tâche à une ressource ou à un pôle de compétence.
  

On va alors procéder de la manière suivante :

1. Calculer pour chaque semaine ou chaque mois le nombre de jours planifiés.
   On fait tout simplement la somme des différents jours de travail liés au projet.
   
2. On compare ce total au total des jours disponibles.
   Si le nombre de jours disponibles est plus élevé, bonne nouvelle le cadencement du projet est réaliste.
   
   Si le total des jours planifiés est plus élevé, mauvaise nouvelle : le calendrier projet ne peut pas être tenu.
   
3. On calcule alors le nombre de jours travaillés par ressource ou par compétence.
   On fait la somme des jours planifiés dans la semaine ou dans le mois pour chaque membre de l'équipe projet.
   
4. Pour chaque collaborateur, on compare les jours planifiés versus les jours disponibles.
   Cela vous permettra de savoir si votre planning projet est cohérent et réaliste avec la disponibilité de l'ensemble de vos ressources.
   
   Vous vous rendrez peut-être compte qu'il est nécessaire d'avoir des renforts (internes ou externes) sur une semaine ou un mois particulier pour mener à bien le projet. C'est notamment le cas si vous êtes contraint par les délais, et que vous ne pouvez pas repousser l'échéance du projet (par exemple, l'organisation d'un événement).