Un projet, ça peut vous occuper à plein temps pendant de nombreux mois, ou au contraire vous demander un effort de quelques heures / jours sur une petite période de temps.
Alors pour s'occuper, on se rajoute des projets et en un claquement de doigts, vous voilà à gérer du multi-projets.
Le problème, c'est qu'il n'y a souvent pas assez d'heures dans une journée pour faire tout ce que vous êtes censé faire. Vous ne pouvez pas réussir tous vos projets, et certains peuvent même devenir hors de contrôle.
Se pose alors la question légitime : combien de projets peut-on gérer en parallèle avant que ça devienne trop pour un seul chef de projet ?
C'est ce que nous allons voir ensemble dans cet article. Je vous livrerai également mes meilleurs conseils pour gérer efficacement plusieurs projets en parallèle.
Combien de projets peut-on gérer en parallèle ?
Un chef de projet peut gérer jusqu'à 6 projets à la fois, soit 3,5 jours de travail par mois pour 6 projets à charge de travail égale. Cela varie en fonction de la taille du projet, sa complexité, sa durée, le niveau de risques, l'expérience du chef de projet, etc...
Je recommande aux chefs de projet junior de rester sous la barre des 3 projets en parallèle, afin de se faire la main et de se dégager du temps pour apprendre le métier, et consacrer le temps nécessaire au pilotage et au suivi d'avancement du projet.
7 critères pour déterminer le nombre de projets à gérer en multi-projets
Afin de déterminer précisément combien de projets un chef de projet peut gérer en même temps, on tient compte des critères suivants :
- La taille du projet.
Si le projet a été vendu à un client, les jours/homme de chef de projet ont déjà été estimés. Sinon il faut le faire afin de déterminer l'effort à fournir par le chef de projet pour le mener à bien. - La durée du projet.
Mais savoir combien de jours on doit travailler sur un projet n'est pas suffisant. Il faut savoir comment ces jours s'étalent dans le temps.
Si j'ai 20 jours de pilotage projet, ces 20 jours doivent-ils être réalisés dans un mois (donc à temps plein), ou se répartissent-ils sur une durée de plusieurs mois ? - La complexité du projet.
Plus il y a d'actions à réaliser, plus les objectifs sont ambitieux, plus il y a d'incertitudes, plus le projet est complexe. Un projet complexe demandera toujours plus de temps de pilotage au chef de projet qu'un projet "simple et cadré". - Les risques et les impacts.
Si vous identifiez des risques avec un degré élevé de survenance et des impacts énormes, pas le choix, il va falloir les traiter. Ce qui vous demandera de passer plus de temps que prévu sur le projet. - Le nombre de parties prenantes impliquées.
Les parties prenantes désignent toutes les personnes impliquées dans le projet. Plus il y a de personnes, de services ou de sociétés d'impactés, plus la gestion des parties prenantes en sera compliquée.
Le temps accordé au pilotage du projet augmente en même temps que le nombre de parties prenantes impliquées dans le projet. - L'expérience du chef de projet.
Forcément, un chef de projet junior sera moins qualifié pour gérer un portefeuille de plusieurs projets qu'un chef de projet expérimenté ou encore un directeur de projet. - Son propre plan de charge.
Avant d'attribuer un nouveau projet à un chef de projet, on va regarder le plan de charge du projet, et le mettre en parallèle du plan de charge du chef de projet.
Par exemple, si le nouveau projet demande un effort de 10 jours homme au mois de Mai, alors que le chef de projet est déjà occupé sur d'autres projets et qu'il ne lui reste que 2 jours homme de libre, ce n'est probablement pas le bon candidat.
Un chef de projet doit-il forcément faire de la gestion multi-projets ?
Un chef de projet est amené à gérer plusieurs projets en parallèle dans la grande majorité des cas. Il n'y a cependant aucun caractère obligatoire. Un chef de projet peut très bien gérer un seul et unique projet durant son temps de travail.
Tout dépend de la taille, de la complexité, et du séquencement dans le temps du projet. C'est pour cela qu'une analyse fine de la charge de pilotage du projet et son étalement dans le temps est indispensable.
Le chef de projet va donc se servir au quotidien d'un plan de charge indiquant pour chacun de ses projets le temps qu'il va devoir y consacrer, semaine après semaine, ou mois après mois. Il saura ainsi s'il est en mesure d'absorber un nouveau projet dans son portfolio ou non.
La gestion multi-projets est plus courante dans les cabinets de conseil ainsi que les sociétés de services.
Comment faire lorsqu'on a trop de projets à gérer en même temps ?
Les projets s'accumulent, vous enchaînez les heures mais malgré tout vous n'arrivez pas à faire ce que vous devriez faire... Le pilotage de vos projets laisse à désirer, les tâches prennent du retard... Pas de doute, vos projets vont droit dans le mur.
Il est temps de faire quelque chose !
Oui mais quoi ?
Dans ce cas de figure, le mieux serait d'en parler avec votre responsable afin de voir les options qui s'offrent à vous. Généralement, cela consiste à :
- Dé-prioriser certains projets et les décaler dans le temps.
- Rogner sur le périmètre ou la qualité du projet. Toutefois, c'est rarement une bonne idée.
- Affecter le projet à quelqu'un d'autre de plus disponible.
