10 conseils pour gérer plusieurs projets en même temps

Si vous êtes amené à gérer plusieurs projets en même temps dans votre portfolio, il va falloir vous organiser intelligemment pour ne pas vous faire déborder, et éviter de passer 12 heures par jour au bureau.

La gestion de projet multi-projets, ça ne s'improvise pas, et ça demande une rigueur encore plus importante.

Et je crois qu'on est tous d'accord pour dire qu'on a une vie en dehors du bureau à consacrer à la famille ou aux loisirs.

Voici mes 10 meilleurs conseils pour gérer plusieurs projets en parallèle sans perdre la tête.

10 conseils pour gérer plusieurs projets en même temps

1 ) Prenez en compte le coût de "switch" d'un projet à l'autre

Plus vous devez gérer de projets en parallèle, plus vous devez jongler entre eux lors de vos journées. passer d'un sujet à l'autre, c'est ce qu'on appelle le "switch".

Et à chaque fois que ça se produit, il y a un coût. Notre cerveau est très mauvais pour faire du multitâches. Ainsi, chaque fois que l'on bascule d'un projet à l'autre, le cerveau a besoin d'un temps afin de :

• Se remémorer les actions à réaliser sur le projet.
  
• Se replonger dans le bain, dans le contexte spécifique du projet.
  
• Se concentrer sur le pilotage du projet.
  
• Passer d'une réflexion stratégique à une résolution de problématiques techniques, et inversement.
  

D'après les travaux de recherche de NeuroImage, le mode multitâche consomme plus de ressources cérébrales que le mode séquentiel (faire les tâches les unes à la suite des autres).

Je vous recommande pour limiter cet effet et limiter le nombre de "switchs", de regrouper toutes les tâches concernant un projet sur une même journée.

2 ) Cartographiez les parties prenantes

Les projets ont la particularité d'amener un grand nombre de personnes de divers horizons à travailler ensemble. On parle ainsi de parties prenantes du projet.

Chef de projet, acteurs projet, équipe projet, sponsor, client, utilisateurs finaux, services métiers impactés, etc... ça commence à faire beaucoup de monde à gérer.

Et c'est précisément pour cela que vous devez lister l'ensemble des parties prenantes d'un projet dans un registre, en indiquant leur rôle, leur degré d'implication et de motivation concernant le projet, et s'ils sont vos alliés ou non.

Je vous explique en détails dans cet article comment cartographier les parties prenantes sur un projet spécifique.

Si vous travaillez à plein temps sur un seul et unique projet, vous pouvez vous en passer, bien que je vous recommande tout de même de faire l'exercice.

Mais dès qu'on est en mode multi-projets, cela devient indispensable. Plus besoin de vous remémorer qui fait quoi, le document est là pour vous. ça vous aide également à vous plonger bien plus vite dans le projet, et donc vous minimisez le "coût de switch" lorsque vous basculez d'un projet à l'autre.

3 ) Déterminez les canaux de communication pour chaque projet

Chaque projet a ses spécificités, et la communication n'y fait pas exception. 

En fonction des parties prenantes impliquées, en fonction de l'équipe projet, de son organisation, de son expérience et sa maturité, en fonction de la méthodologie projet choisie, vous aurez différents canaux de communication à gérer.

Je vous conseille de travailler sur les sujets suivants lors de la phase de préparation du projet, afin de gagner de précieuses heures par la suite :

• Le plan de communication.
  Ce document indispensable liste les différentes communications à envoyer durant le projet. Il indique qui doit envoyer quoi à qui, quand et sous quel format. Il permet notamment de faire de l'accompagnement au changement.
  
• La charte de l'équipe.
  Le but est de décider en équipe de la manière dont vous allez vous organiser, travailler ensemble et communiquer. Il s'agit en quelque sorte des règles de fonctionnement de l'équipe, à respecter ensuite pendant le projet.
  
• Les règles de communication avec le client.
  Je vous conseille d'acter en réunion de lancement la manière de communiquer entre vous et votre client. Préférez-vous l'usage du mail ? Du téléphone ? Comment se passe les demandes d'évolution ? Sous quel format envoyer les comptes-rendus de réunion ? Qu'en est-il de la validation des documents ?

Plus vous serez précis au démarrage du projet sur ces règles de fonctionnement, plus vous gagnerez de temps par la suite. Et clairement, lorsque vous gérez plusieurs projets en parallèle, la dernière chose dont vous avez envie est de perdre du temps.

Il faut donc tout mettre en place pour être le plus efficient possible au quotidien.

4 ) Réservez-vous des blocs de temps par projet dans votre agenda

Il y a plusieurs façons de gérer plusieurs projets en parallèle, mais toutes ne se valent pas :

• Traiter les tâches au jour le jour.
  Vous êtes dans l'opérationnel, mais vous perdez la vision d'ensemble. En plus, à chaque fois que vous basculez d'un projet à l'autre, vous engendrez un "coût de switch" non négligeable.
  
• Faire 1 projet par jour.
  Si vos calendriers projet le permettent, tant mieux, c'est l'idéal. Mais dans les faits, c'est rarement le cas et cette organisation ne tient pas dans le temps, et ne permet pas de s'adapter et de réagir rapidement face à une problématique.
  
• S'attribuer des blocs de temps par projet.
  La méthode des blocs de temps ininterrompus est selon moi la meilleure. Cela vous permet d'être efficace et efficient sans perdre en agilité.
  

Alors concrètement, comment faire pour mettre en place ces blocs de temps ?

Il y a la méthode rigide et la méthode agile. Vous vous doutez bien sûr de celle que je recommande : la seconde, clairement.

Chaque semaine, j'estime le temps nécessaire à consacrer à chacun de mes projets, et sur quelles journées. Je vais ensuite planifier les créneaux horaires directement dans mon agenda, afin d'éviter de me faire polluer par d'autres choses, comme des réunions.

Mais je reste flexible.

Par exemple, si j'avais prévu de travailler sur le projet #3 le Mardi de 10h à 12h, mais qu'un événement urgent survient sur le projet #1, pas de problème. Je décale le bloc de temps "projet #3" de 2 heures le Mardi après-midi ou le Mercredi matin, par exemple.

Au final, à la fin de la semaine, j'aurais bien respecté mes blocs de temps par projet, même si la planification a pu bouger un peu.

5 ) Assurez une bonne gestion des risques

Un bon pilotage de projet commence toujours par un bon pilotage des risques. 

L'idée, c'est d'identifier et de suivre tout ce qui pourrait arriver et impacter négativement le projet, et de faire en sorte que ça ne se produise pas.

Ces risques peuvent être techniques, organisationnels, économiques, législatifs, etc...

Pour bien gérer vos risques projets, voici ce que vous devriez faire :

• Identifier le niveau de survenance du risque.
  C'est la probabilité que le risque soit vrai et apparaissent en cours de projet. Plus le niveau de survenance est haut, plus vous devrez piloter ce risque au quotidien.
  
• Anticiper les impacts.
  Demandez-vous pour chaque risque ce qui arriverait si ce risque est avéré. Cherchez tous les impacts négatifs que ça pourrait engendrer sur le projet.
  
• Créer un registre des risques.
  Consignez vos risques projet dans un document unique, afin de vous faciliter la gestion et le pilotage de ceux-ci.
  
• Mettre en place un plan de mitigation.
  Lancez un plan d'action pour éviter que ces risques se produisent. Commencez par ceux ayant un niveau de survenance élevé, avant de traiter les autres.
  
• Suivre les risques.
  La gestion de risques, c'est quelque chose qui s'effectue tout au long du cycle de vie du projet. C'est un travail quotidien et l'une des responsabilités d'un chef de projet.
  

6 ) Employez des modèles de documents réutilisables

L'une des clés du multi-projets et d'utiliser les mêmes modèles de documents d'un projet à l'autre. Vous vous simplifiez ainsi le pilotage et le suivi d'avancement des projets.

Je vous conseille de vous créer une base de documents contenant des modèles prêts à l'emploi et réutilisables pour chaque nouveau projet.

Si vous ne savez pas par où commencer, je vous invite à aller voir la page "Ressources", où je vous propose en téléchargement libre les modèles de documents projet que j'utilise au quotidien.

7 ) Préparez un calendrier projet pour l'ensemble de votre portfolio

A ce stade, vous devriez avoir un planning projet pour chacun des projets que vous pilotez. Il se peut même que vous disposiez d'un diagramme de Gantt complet.

Mais ce qui vous manque, c'est un calendrier projet global.

En effet, cela vous permettra de visualiser concrètement le cadencement et l'enchaînement dans le temps de l'ensemble de vos projets.

On parle d'ailleurs d'un programme de projets, ou encore d'un portfolio. 

8 ) Ayez une vision claire des priorités et des actions à venir

Pour ne pas vous faire surprendre, je vous recommande de connaître les grandes étapes, les jalons et les tâches à réaliser pour chacun de vos projets, au moins pour la semaine à venir.

Cela vous permettra d'anticiper et de vous organiser en conséquence.

Vous gardez ainsi de cette manière une vision d'ensemble sur chacun de vos projets, ainsi que sur votre portfolio.

Attention toutefois à ne pas multiplier inutilement les todo list à rallonge.

9 ) Adoptez un outil spécialisé en gestion de projet

Si gérer de multiples projets en parallèle devient la nouvelle norme, je vous recommande de passer au niveau supérieur.

Abandonnez vos fichiers Excel et vos modèles de documents Microsoft, et passez sur une application spécialisée en gestion de projet.

Il en existe des dizaines, les plus connues étant Monday.com, ClickUp, Asana, ou encore Wrike. Vous découvrirez d'ailleurs dans cet article le top des meilleurs applications de gestion de projet.

Pourquoi est-ce pertinent ?

Car vous pourrez passer d'un projet à l'autre en un clic de souris. Car vous bénéficiez d'une vue générale permettant d’avoir un tableau de bord couvrant l'intégralité de vos projets.

Mais surtout parce que vous avez des fonctionnalités avancées de reporting, de planification et de suivi qui sont directement intégrées aux outils.

Si ce n'est pas encore fait, allez-y, sautez le pas. En plus, tous ces outils sont testables gratuitement, alors pourquoi s'en priver !

10 ) Réalisez un plan de charge

Enfin, je vous recommande de faire un plan de charge pour l'ensemble de vos projets.

Il s'agit d'un document qui liste pour votre portfolio de projets, quelle charge de travail vous devez fournir et comment celle-ci s'étale dans le temps.

En prenant également en compte vos autres missions, le temps passé en réunions d'équipe (hors projet) ou encore vos congés, vous serez ainsi en mesure de dire précisément à votre responsable si vous êtes en mesure ou non d'absorber un projet supplémentaire.

Ce document permet également de visualiser la surcharge de travail en cours ou à venir, et donc de prendre les décisions nécessaires pour prioriser ou dé-prioriser, ou pour réaffecter certains projets.

Comment faire lorsqu'on a trop de projets à gérer en même temps ?

Les projets s'accumulent, vous enchaînez les heures mais malgré tout vous n'arrivez pas à faire ce que vous devriez faire... Le pilotage de vos projets laisse à désirer, les tâches prennent du retard... Pas de doute, vos projets vont droit dans le mur.

Il est temps de faire quelque chose !

Oui mais quoi ?

Dans ce cas de figure, le mieux serait d'en parler avec votre responsable afin de voir les options qui s'offrent à vous. Généralement, cela consiste à :

• Dé-prioriser certains projets et les décaler dans le temps.
  
• Rogner sur le périmètre ou la qualité du projet. Toutefois, c'est rarement une bonne idée.
  
• Affecter le projet à quelqu'un d'autre de plus disponible.