Qu’est-ce qu’un kick-off meeting ? Définition, Conseils, Utilité

Le kick-off projet est un passage obligé pour tout chef de projet qui se respecte. Sans réunion de lancement de projet, il y a toutes les chances que votre projet soit un échec retentissant.

Vous le verrez, le concept de réunion de lancement de projet est simple à comprendre, mais plus complexe à mettre en pratique. Il y a des subtilités à connaître et maîtriser.

Mais pourquoi se donner tant de mal au démarrage du projet ? Car c'est le terreau fertile à une collaboration fructueuse et basée sur la confiance.

Dans cet article, je vais revenir sur les notions de base du kick-off meeting, et vous donner mes conseils pour bien organiser votre réunion de lancement, basé sur plus de 15 ans d'expérience.

Qu'est-ce qu'un kick-off meeting ?

Le kick-off meeting, ou réunion de lancement projet, est la première réunion qui a lieu entre l'équipe projet et le client. Elle permet de valider les enjeux et objectifs de la réunion, le plan d'action, le planning ainsi que la manière de s'organiser et communiquer avec les parties prenantes.

Cette réunion, qui n'a lieu qu'une fois par projet, marque la fin de la phase d'initialisation du projet et le commencement de la phase de planification. 

Elle a un rôle préparatoire, aide à clarifier les objectifs, définit la manière de fonctionner de l'équipe projet et la manière dont la collaboration s'effectue avec les parties prenantes. En un sens, elle impose le tempo pour la suite du projet.

C'est l'occasion d'effectuer une revue des enjeux, des objectifs, du plan d'action, du calendrier projet, des échéances, du budget prévu, des contraintes métiers, des risques, des bonnes pratiques d'organisation et de communication, des livrables ainsi que des instances de réunion projet.

Le kick-off meeting se clôture par une séance de questions / réponses, et permet ainsi à toutes les parties prenantes d'avoir le même niveau d'information sur le projet.

Elle est ensuite suivi d'un compte-rendu de réunion, comme toute réunion projet.

Pourquoi la réunion de lancement est un passage obligé ?

La réunion de lancement projet marque la fin de la phase d'initialisation et le début de la phase de planification du projet. C'est l'occasion de présenter le projet dans sa globalité à l'ensemble des parties prenantes d'un projet. Il s'agit d'un élément indispensable dans toute méthodologie de gestion de projet.

Cette réunion de lancement, ou kick-off meeting, apporte de nombreux bénéfices à plus d'un titre. Elle est utile pour l'ensemble des participants : chef de projet, membres de l'équipe projet, client, sponsor du projet, parties prenantes.

Voici les principaux avantages d'une réunion de lancement projet :

• Établir un lien de confiance entre le chef de projet, l'équipe projet et les parties prenantes.
  Une réunion de lancement bien préparée et bien menée met de suite en confiance les parties prenantes. C'est aussi l'occasion d'échanger de manière formelle et informelle avec le client et d'autres parties prenantes, avant de faire face aux éternelles difficultés et imprévues.
  
• Mettre au même niveau d'information l'ensemble des parties prenantes.
  Tous les éléments du projet sont passés en revue et sont validés en séance, par l'ensemble des acteurs autour de la table. A la fin de la réunion, chacun a la même vision du projet, de ses enjeux, de ses objectifs et de la mnière de les atteindre.
  
• Lever les craintes et les doutes du client et des parties prenantes.
  Le kick-off du projet permet de répondre aux interrogations des parties prenantes et de dissiper les craintes et les doutes. C'est notamment le cas lorsqu'on aborde la discussion autour du calendrier projet et des risques identifiés.
  
• S'assurer que les enjeux, attentes et objectifs sont clairement définis.
  Cette réunion permet de valider une dernière fois avec le commanditaire du projet les enjeux, les attentes et les objectifs. On s'assure ainsi d'avoir bien compris le but du projet et de ne pas avoir laissé de zones d'ombre.
  
• Renforcer le moral et la motivation de l'équipe projet.
  La réunion de lancement projet explique où on doit aller, pourquoi il faut y aller et comment on prévoit de le faire. Avoir ce niveau d'information rassure les membres de l'équipe projet, et les fédère autour d'un objectif commun.
  
• Présenter et valider les modalités de collaboration.
  C'est l'occasion de proposer une manière de collaborer, en déterminant quel est le canal de communication préféré, qui appeler en cas de crise, jusqu'à quelle heure, etc...
  
• Planifier les instances de réunion projet.
  Les différentes instances de réunion (comité projet, comité de pilotage, comité stratégique, comité de crise) sont définis en terme de fréquence, lieu, participants et contenu.
  
• Valider le planning ainsi que le découpage projet.
  Le calendrier projet est ensuite abordé. On présente généralement un macro-planning, présentant les grandes étapes-clés du projet. On s'assure ainsi que ce planning soit cohérent avec les attentes du client et ses contraintes métiers.
  
• Faire une revue des risques identifiés avec le client.
  Les risques identifiés par l'équipe projet sont présentés en séance, avec le plan d'action associé pour mitiger voire supprimer ce risque. On s'assure qu'il n'y en a pas d'autres de relevé par les parties prenantes.
  
• Répondre aux interrogations des parties prenantes.
  Enfin, le kick-off est l'occasion de répondre à toutes les questions des parties prenantes, du client, des utilisateurs finaux. Tout doit être limpide pour l'ensemble des participants.
  

Quand planifier le kick-off meeting ?

La réunion de lancement projet doit être planifiée le plus tôt possible dans le projet, par le chef de projet, dès lors qu'il dispose des informations nécessaires suffisantes pour la préparer. Celle-ci marque la fin de la phase d'initialisation et le début de la phase de planification.

L'idéal est de planifier le kick-off meeting avant les actions techniques et opérationnelles. Je vous recommande de planifier la réunion de lancement 1 à 2 semaines après avoir été officiellement nommé chef de projet sur ce dossier.

Cela vous laisse le temps de sonder les acteurs projet pour grappiller de l'information, renseigner votre note de cadrage, et préparer votre réunion de lancement projet.

Petite précision : la réunion de lancement  n'a pas lieu avant le démarrage du projet. C'est une erreur de dire cela. Le projet a débuté dès la phase d'initialisation. La réunion de lancement a lieu avant la phase de planification et de mise en œuvre du projet.

Doit-on faire le kick-off meeting en présentiel ou à distance ?

Une réunion de lancement projet peut se tenir aussi bien en présentiel qu'à distance en visioconférence. Je vous recommande toutefois, en tant que chef de projet, de rencontrer physiquement votre client.

Les membres de l'équipe projet et les autres parties prenantes peuvent quant à eux rester en visioconférence si cela leur facilite la vie.

Vous vous éviterez ainsi des problématiques de logistique : une salle de réunion suffisamment grande, des billets de train ou d'avion pour les sites distants, etc...

En tant que chef de projet, je vous invite vivement à rencontrer votre client lors du kick-off meeting. C'est l'occasion de créer du lien et d'établir une relation de confiance entre vous.

Qui anime le kick-off du projet ?

Le chef de projet prépare, planifie, anime et est responsable de la réunion de lancement du projet. Il est également en charge de la rédaction du compte-rendu de réunion.

Il s'assure enfin que l'ensemble des acteurs autour de la table ont évoqué tous les sujets qui leur tenaient à cœur.

Qui inviter à la réunion de lancement du projet ?

C'est une question qui revient régulièrement chez les chefs de projet : qui inviter à la réunion de lancement ? L'ensemble des acteurs projet doivent-ils participer au kick-off meeting ? Ou ne dois-je en inviter que quelques-uns ? Et si oui, qui ?

Pour faire simple, le kick-off du projet doit réunir à minima le chef de projet, le client, ainsi que toutes autres parties prenantes dont la présence est nécessaire ou souhaitée.

En fonction du type de projet, il peut s'agir d'experts techniques, de partenaires, de prestataires, de représentants des services métiers clients, d'utilisateurs finaux, etc...

Je vous ai préparé un tableau pour vous y retrouver plus facilement, entre les personnes qui doivent obligatoirement y participer, et les personnes à inviter avec une présence facultative.

Peut-on réaliser des actions opérationnelles avant le kick-off meeting ?

Le chef de projet peut décider, pour les besoins du projet, de lancer quelques actions techniques ou opérationnelles en amont de la réunion de lancement projet. Il doit s'agir d'actions à la marge, qui ne pourrait pas être réalisée plus tard sans  engendrer un décalage important du planning projet.

Par exemple, sur un projet de migration de serveurs informatiques vers un datacenter pour un client, je lance toujours en avance de phase la commande des liens télécoms, parfois plusieurs semaines avant la planification du kick-off meeting.

Pourquoi ?

Sans ces liens, on ne peut rien faire. Et les opérateurs télécoms comme orange, SFR, Bouygues, etc... nous annoncent en général une date de livraison à + 16 semaines. Oui oui, presque 4 mois. 

J'aborde donc ces sujets lancés avec le client en amont de la réunion de lancement, puis on fait le point le jour J, afin de vérifier l'avancée des travaux et l'impact sur le reste du projet.

Doit-on faire une seule réunion de lancement par projet ?

La réunion de lancement projet est unique au projet, et a lieu à la fin de la phase d'initialisation et avant le début de la phase de planification.

Toutefois, le chef de projet peut décider pour des besoins pratiques d'organiser deux réunions de projet :

• Une réunion de lancement projet interne.
  Cette réunion réunit le chef de projet, tous les membres de l'équipe projet, les prestataires, les fournisseurs et partenaires, afin de discuter de comment ils vont s'organiser ensemble en groupement pour répondre au besoin du client.
  
  Cette réunion interne a généralement lieu avant la réunion de lancement officielle avec le client. On peut également la voir comme une réunion préparatoire ou un point de synchronisation pour caler les derniers détails avant la réunion de lancement avec le client.
  
• Un kick-off externe.
  Il s'agit de la réunion de lancement officielle. Sont conviés le chef de projet, le client, les parties prenantes, les représentants des fournisseurs et partenaires, ainsi que les représentants des utilisateurs finaux et/ou des services métiers côté client.
  

Que se passe t-il après le kick-off meeting ?

Une fois la réunion de lancement déroulée, le chef de projet envoie un compte-rendu de réunion, souvent sous 48 heures ouvrées. Il passe ensuite à la phase de planification, et travaille avec l'équipe projet à l'établissement du planning détaillé et du diagramme de Gantt.

Jusqu'à la clôture du projet, les instances de réunion (Comité Projet, Comité de Pilotage) sont planifiées à la fréquence déterminée en réunion de lancement.

L'équipe projet avance quant à elle sur les actions opérationnelles à mener, et déroule son plan d'action afin d'atteindre les objectifs du projet.

13 erreurs à éviter lors du kick-off meeting du projet

Vous souhaitez réussir votre prochaine réunion de lancement projet ? Voici les 13 erreurs les plus courantes à ne pas reproduire pour que ça se passe bien.

• Ne pas suffisamment se préparer.
  Votre interlocuteur doit vous sentir préparé et confiant. Il ne doit pas avoir l'impression que vous débarquez et que vous découvrez le sujet en séance avec lui.
  
• Inviter la terre entière.
  Plus vous invitez de monde, plus la réunion risque d'être chaotique. Comme toute réunion. Sans compter les problématiques logistiques que ça engendre. Limitez les participants à 10-15 grand maximum, et tirez parti de la visioconférence, pour les intervenants ponctuels.
  
• Zapper le tour de table.
  Avant de rentrer dans le détail du projet, un tour de table est bénéfique pour faire connaissance, savoir à qui on s'adresse, et définir clairement les rôles et responsabilités de chacun.
  
• Oublier de rappeler les enjeux et le contexte du projet.
  Le contexte du projet influence les objectifs souhaités, le plan d'action, le calendrier projet, etc... Oublier d'en parler, c'est oublier de donner du sens à son projet.
  
• Présenter un planning tout sauf réaliste.
  Le planning présenté est un planning macro, il présente les étapes-clés et les jalons du projet. Néanmoins, il doit être réalisable, et correspondre aux attentes du client.
  
• Passer à côté de certaines demandes et attentes du client.
  Il n'y a rien de pire que de se faire rappeler à l'ordre par le client. Et c'est précisément ce qui arrivera si vous oubliez de prendre en compte certaines parties de son cahier des charges. Prenez bien le temps de lire et relire le cahier des charges pour être certain de n'être passé à côté de rien.
  
• Rester trop vague sur ce qui est présenté.
  Entretenir un flou sur ce qui a déjà été fait, ce qui est en cours et ce qui doit arriver est dommageable. Vous serez vu comme une personne peu professionnelle, et vous engendrerez de la méfiance chez votre interlocuteur.
  
  Soyez transparents, même face à des difficultés. Et mettez en avant une possible solution B dès que vous en avez l'occasion.
  
• Ne pas planifier les points d'avancement futurs.
  Les acteurs réunis autour de la table sont ceux qui participeront aux comités de pilotage, et autres comités projet. Ce serait une erreur de ne pas profiter de la réunion de lancement pour en discuter.
  
• Oublier de mentionner les risques et contraintes du projet.
  Les risques et les contraintes sont inhérents à tout projet. Et non, ce n'est pas parce que vous ne faites pas de gestion de risques qu'il n'y a aucun risques. ça veut juste dire que vous n'êtes pas suffisamment préparé. Prenez le temps de faire un focus sur les risques lors de la réunion de lancement.
  
• Ne pas prévoir les situations de crise en amont.
  On évite de parler des situations de crise et comités de crise, de peur de froisser le client. Mais il faut justement en discuter en réunion de lancement, afin de savoir comment s'organiser le jour où ça arrivera.
  
  Et de rassurer ensuite le client en expliquant qu'on mettra tout en œuvre pour éviter d'en arriver là.
  
• Prendre un engagement à la volée sans s'assurer qu'il puisse être tenu.
  Attention aux engagements pris trop facilement. Tenez tous les engagements pris en réunion de lancement. Cela établira une relation de confiance entre vous et votre client.
  
• Oublier de se relire.
  Ne laissez pas de fautes grossières dans votre support de présentation PowerPoint. Relisez vous, et vérifiez que les informations inscrites sont bien cohérentes. Sinon, vous perdrez en crédibilité et donc en confiance.
  
• Ne pas envoyer de compte-rendu de réunion.
  Le compte-rendu est indispensable à toutes les réunions projet. La réunion de lancement n'y fait pas exception. Il doit rappeler tout ce qui a été dit en séance, ainsi que les décisions prises.
  
  Il doit être envoyé sous 24 à 48 heures maximum.