Aujourd'hui, la gestion de projets est devenue un indispensable. Mais ce n'est pas parce que tout est projet qu'il n'y a pas quelques règles à respecter.
Primo, pour qu'un projet existe, il faut qu'il réponde à un objectif bien précis, voir mon article sur l'art de bien définir une expression de besoin.
Secundo, un projet est limité dans le temps. ça ne peut pas durer éternellement ou jusqu'à la fin du monde.
Un projet sans date de fin définie, c'est un truc mal branlé dès le départ, une vraie perte de temps pour tout le monde, car ça n'aboutira jamais.
Bien maintenant qu'on est d'accord sur ce point, on est d'accord pour dire qu'un projet ça a un début, un milieu et une fin. Oh allez, on peut rigoler un peu non ? 😉
Ce qui se passe entre la date de début d'un projet et la date de fin c'est ce que l'on appelle le cycle de vie du projet. Ce cycle est composé de 4 grandes étapes et c'est vous, en tant que chef de projet, qui avez pour mission de piloter le projet durant tout son cycle de vie.
Les 4 grandes Étapes d'un projet
Sans plus tarder, les 4 grandes étapes d'un projet sont :
- La phase de cadrage
- La phase de conception
- La phase de réalisation
- La phase de clôture
La phase de cadrage
Cette première phase peut aussi s'appeler phase d'initialisation, ou encore phase de démarrage du projet. Certains l'appellent même avant-projet, car cette phase de cadrage peut être menée par une équipe de commerciaux ou d'avant-vente, le chef de projet pouvant parfois n'arriver qu'à partir de la phase suivante.
Lorsqu'un besoin est identifié (autrement dit un problème en attente de solution), le projet est initialisé.
On définit alors un objectif (le but à atteindre, déclenchant l'existence même du projet). Une analyse est menée afin d'identifier la meilleure façon de travailler, et la meilleure réponse à apporter.
En fonction de la complexité du problème, cette phase peut s'étaler sur plusieurs dizaines de jours.
Elle se termine classiquement par une réunion appelée GO / NO GO. Le nom est plutôt évocateur mais pour les non-anglophones de la salle, le but de cette réunion est simple.
L'objectif est de savoir si oui ou non on continue à travailler sur le projet ou si on s'arrête là.
Un GO déclenche la nomination de l'heureux élu : le chef de projet, la femme ou l'homme de la situation. Et on constitue dans la foulée l'équipe projet.
Si c'est un NO GO, alors 2 possibilités :
- C'est catégorique, et le projet est annulé, la décision est irrévocable.
- C'est un "revoyez votre copie et on en reparle". Dans ce cas on repart sur une phase d'analyse, on revoit sa copie, on traite les objections et on repasse devant le jury en espérant obtenir un GO.
La phase de conception
Le chef de projet entame la préparation du projet. Il travaille de concert avec l'équipe projet pour tout définir jusqu'au moindre détail :
- Ce qui doit être fait
- Par qui
- Quand
- Dans quel ordre
- Avec quels moyens
- etc ...
Les jalons sont planifiés dans le temps, les dépendances entre les différentes tâches sont identifiées et ordonnancées, les
livrables à fournir d'ici la fin du projet sont tous définis, les méthodes de travail de l'équipe sont choisies, et les risques et impacts sont identifiés.
Et oui, la phase de préparation c'est beaucoup de boulot. Il s'agit de la phase la plus importante d'un projet, où on définit stratégie et plan d'action.
Un projet réussi c'est avant tout une stratégie intelligente, qui est ensuite bien mise en œuvre.
La phase de réalisation
Maintenant que la stratégie a été définie et que vous avez le plan d'action détaillé avec tout ce qu'il y a à faire, par qui et quand ; Maintenant que tout est planifié et que vous avez votre équipe projet au grand complet, alors vous pouvez démarrer la phase de réalisation.
L'objectif est simple : suivre le plan, résoudre les imprévus s'il y en a, et atteindre l'objectif fixé, coûte que coûte.
Le chef de projet suit l'avancée des tâches et du projet, il gère (surtout) les inévitables merdes qui vont lui barrer la route, et adapte le plan en conséquence.
Et oui, même si la phase de préparation est indispensable et ne doit pas être bâclée, il y a toujours un gap entre théorie et pratique.
C'est comme ça, va falloir vous y faire.
Cette phase prend fin lorsque tous les livrables ont été fournis et ont été validés, et que le résultat obtenu correspond au besoin initial.
Si c'est le cas, alors là c'est champagne direct !
La phase de clôture
Et la quatrième phase alors ? Si l'objectif est déjà atteint, elle sert à quoi ?
Et bien à clôturer proprement le projet, mon ami.
On en profite pour voir s'il n'y a pas des bugs à corriger qui seraient passés à la trappe avant.
Et on fait un bilan projet, de l'organisation mise en place, du plan d'action, de l'équipe projet.
Vous faites comme votre professeur en primaire quand il corrigeait les dictées : une petite note sur 10, vous entourez les fautes, vous soulignez quand c'est bien et qu'on n'est pas tombé dans le piège, et vous rendez la copie.
Sauf que l'objectif ici n'est pas de passer du CM1 au CM2, mais de capitaliser sur l'expérience acquise.
Je m'explique.
On analyse ce qui a bien marché durant le projet, ce qui n'a pas fonctionné, là où on s'est lamentablement vautré, et pourquoi.
Si nécessaire, vous pouvez faire le point avec l'équipe projet, avec le client, avec les prestataires si vous en aviez sur le projet.
Vous consignez tout ça dans un bilan de synthèse projet, afin de garder en mémoire les points forts, les points faibles et les leçons à tirer de cette nouvelle expérience.
Mais si c'est pour les faire et les laisser moisir dans un carton au sous-sol, je vous arrête tout de suite ça ne sert à rien.
Le principe de ces bilans projets, c'est de les ressortir lorsque vous attaquez un projet similaire pour voir les pièges à éviter, et apprendre des expériences précédentes.
Et on conclut tout ça en faisant la fête. On s'organise une petite sauterie, souvent un dernier repas d'équipe, voire même avec le client, la direction ou les utilisateurs-clés. Et on célèbre la victoire !
Finalement on y a droit à notre champagne ! 😉
Conclusion
En résumé, un projet s'articule en 4 phases :
- La phase de cadrage, pour définir le besoin et l'objectif à atteindre via le projet.
- La phase de conception, pour préparer plan d'action détaillé et stratégie, et mettre les bonnes personnes aux bons endroits aux moments les plus opportuns.
- La phase de réalisation, pour dérouler le plan d'action choisi et l'adapter face aux imprévus.
- La phase de clôture, pour faire le bilan et célébrer la victoire.
Faites-nous part de votre retour d'expérience :
Avez-vous suffisamment de temps pour bien préparer votre projet, ou la phase de conception est-elle systématiquement raccourcie car "il faut avancer" ?
Et concernant la phase de clôture, vous laisse t-on le temps nécessaire pour faire un bilan projet, et célébrer la fin du projet avec l'équipe ?
Et ces fameux bilans projet, qu'est-ce qui en est fait ensuite dans votre boîte ?
