Quel type de planning choisir pour quelle situation ?

La planification d'un projet est incontournable pour qui souhaite préparer correctement son projet et donc le réussir. Nous sommes tous d'accord sur ce point.

Mais en ce qui concerne les plannings à utiliser, les divergences commencent à arriver.

Comment savoir quel type de planning utiliser, et quand ? Y a t-il des situations où certains plannings sont plus utiles que d'autres ? Réponse dans l'article.

Les différents types de planning qui peuvent être utilisés sur un projet

Lorsqu'on parle planification de projets, on pense tout de suite aux fameux diagrammes de Gantt hyper détaillés et mettant en évidence les liens entre les tâches. Mais en fait, il existe de nombreux plannings, chacun ayant une utilité. C'est parti pour un tour d'horizon :

1 ) Le planning directeur

Le planning directeur est un planning "vision haute" du projet, simple à mettre en œuvre. Il peut s'agir d'une simple ligne de temps sur laquelle vous positionnez quelques jalons-clés concernant votre projet.

Ce type de planning s'exprime généralement en mois, ou en relatif (M+1 pour dire "un mois plus tard" par exemple). La notation des délais en relatif peut notamment être intéressante dans le cas où vous n'êtes pas certain de la date de démarrage du projet.

Cette chronologie projet est généralement établie en tout début de projet, et est suivie par la direction et les comités de pilotage.

2 ) Le macroplanning

Le macroplanning est un planning simplifié qui représente les principales étapes du projet, ainsi que les dates de début et de fin pour chacune de ces activités. Ce planning doit être synthétique, facile à lire et à maintenir, et tient généralement sur une feuille A4.

Le macroplanning vise à synthétiser les activités prévues dans le cadre du projet, et sert notamment à communiquer auprès des parties prenantes ou des partenaires externes. Il est également suivi et réactualisé si besoin lors des comités de pilotage projet.

Je vous invite à consulter cet article pour découvrir comment réaliser un bon macroplanning en 5 étapes.

3 ) Le rétro-planning

Le rétroplanning est un planning "inversé", qui consiste à partir de la date de fin du projet et de remonter dans le temps en positionnant les activités les unes après les autres. Il permet ainsi d'identifier les dates "au plus tard" auxquelles les actions doivent être réalisées pour tenir l'échéance de fin de projet.

Le rétro-planning s'effectue généralement au niveau opérationnel et permet de challenger le macroplanning ainsi que le planning directeur. Il permet de se rendre assez rapidement de si vous avez le temps nécessaire pour accomplir l'ensemble des activités demandés dans les délais impartis, ou pas.

Je vous invite à consulter cet article pour construire un rétro-planning efficace en 9 étapes.

4 ) Le planning de lot

Le planning de lot est un planning à granularité fine qui détaille l'ensemble des activités et tâches à réaliser dans le cadre d'un lot d'un projet, ou d'une phase. 

Par exemple sur un projet de BTP, le gros œuvre pourrait être contenu dans un seul lot. Le planning de ce lot serait donc le planning détaillé de toutes les tâches "gros œuvre" à réaliser dans le cadre du projet.

Le planning de lot reste optionnel : si vous n'avez qu'un seul lot ou si vous préférez avoir une vision détaillée de l'ensemble du projet, vous pouvez très bien réaliser directement un planning détaillé.

5 ) Le planning détaillé

Le planning détaillé est un planning qui répertorie l'ensemble des tâches à réaliser sur un projet et qui indique généralement pour chaque tâche la date de début et la date de fin, ainsi que la personne en charge de la réalisation de la tâche.

Le planning détaillé est le planning qui est suivi au quotidien par le chef de projet lors de la phase de mise en œuvre du projet, afin de vérifier "qu'on est bien dans les clous".

Ce planning est hyper complet, hyper détaillé, et forcément c'est celui qui demande le plus de temps à réaliser. 

6 ) Le planning chemin de fer

Le planning chemin de fer est un planning principalement utilisé dans le monde du BTP lors de la construction d'infrastructures : autoroutes, bâtiments, voies ferrées, etc. Il s'agit d'un planning géo-temporel, le temps étant sur un axe et la représentation de l'espace (zones de chantier, différents étages, etc) sur le second axe.

Contrairement au diagramme de Gantt où chaque ligne est représentée sur une tâche, le planning chemin de fer utilise la ligne pour représenter l'enchaînement des tâches sur une zone précise du chantier. Les couleurs définissent alors les équipes en charge des tâches.

7 ) Le planning à barres (diagramme de Gantt)

Le diagramme de Gantt, ou planning à barres, est probablement le plus connu et le plus utilisé. Il permet de visualiser de manière graphique l'enchaînement des différentes tâches du projet, ainsi que leurs liens de dépendance.

En effet, certaines tâches doivent être terminées avant que l'on puisse commencer les suivantes. Cela n'est pas forcément visualisable simplement sur les autres types de planning, et c'est précisément là qu'entre en jeu le diagramme de Gantt.

Il est généralement construit en prenant comme base le planning détaillé ou le rétro-planning, selon le niveau de granularité (la finesse) que vous souhaitez.

Ce diagramme de Gantt peut également servir de support quotidien dans le pilotage de votre projet.

8 ) Le planning t0

Le planning t0 est un planning prévisionnel relatif, en fonction d'une date de début appelée t0. 

Ce type de planning est choisi pour représenter le déroulement du projet lorsqu'on ne connaît pas encore la date de démarrage exacte du projet.

Il prend généralement la forme d'un macro-planning, et s'utilise principalement dans les propositions commerciales, réponses à appel d'offres et réponse aux marchés publics.

Planning prévisionnel, planning de référence, planning enveloppe : Quelles différences ?

Planning enveloppe : Définition

Le planning enveloppe est un planning "grosse maille", principalement utilisé sur des projets BTP et dans des marchés publics. Il sert à donner une estimation du planning aux candidats répondant au cahier des charges. 

Dans le BTP, on considère que le planning enveloppe indique les bornes imposées à chaque entreprise pour la réalisation des travaux.

Planning prévisionnel : Définition

En phase d'étude de prix ou d'études des candidatures, on parle alors de planning prévisionnel. Ces plannings sont généralement réalisés par les prestataires pour démontrer le sérieux de leur candidature, et le fait qu'ils ont pensé à tout. Dans le cadre d'un projet interne, le planning prévisionnel est le planning produit lors de l'étape de préparation du projet.

A noter que ce planning prévisionnel étant plus "fin" et plus réfléchi que le planning enveloppe, ce dernier peut être remis en cause.

En effet, le planning prévisionnel soulève souvent des difficultés ou des incohérences dans le planning enveloppe. Le plus souvent, il s'agit d'un délai de livraison sous-estimé par le commanditaire, qui impose de driver le projet par le planning plus que la qualité, ce qui sera désastreux à terme.

Planning de référence : Définition

Le planning de référence correspond au planning arrêté par l'ensemble des parties prenantes. C'est ce planning qui sera donc pris comme référence pour le reste du pilotage du projet, et donc pour mesurer l'état d'avancement du projet et constater d'éventuels retard.

Les plannings doivent-ils être cohérents entre eux ?

Même s'il s'agit de représentations d'un travail parfois totalement différentes, ces différents plannings ont tout de même un objectif commun : cadrer le plus possible le projet. Il va donc de soi que ces plannings doivent être cohérents les uns avec les autres si vous en utilisez plusieurs.

Par exemple, un retard pris sur un planning d'exécution, ou un planning détaillé, doit être répercuté sur le macro-planning ainsi que sur le planning directeur.

Dans quel ordre réaliser ces plannings ?

L'approche Top-Down est une approche habituelle en planification de projets. Elle consiste par établir le planning directeur en premier, puis de décliner les objectifs dans le macro-planning, pour enfin réaliser les plannings de lots et le planning détaillé.

Cette approche permet ainsi de découvrir le projet progressivement et de ne rentrer dans un détail fin "à la tâche" que lorsque cela est réellement utile.

Toutefois, pour que cette approche fonctionne correctement, il faut également qu'une vérification soit effectuée par le terrain. C'est ce qu'on appelle une vérification remontante, ou approche Bottom-Up.

Pour tout comprendre aux approches Top-Down et Bottom-Up, je vous invite à consulter cet article.

Et le planning poker dans tout ça ?

Le planning poker est un faux-ami. Il ne s'agit pas d'un planning projet, mais d'une pratique agile permettant de déterminer collectivement l'effort nécessaire pour réaliser une tâche ou une fonctionnalité sur un projet. On peut le considérer comme une technique d'estimation.