Le diagramme de Gantt, c’est l’outil de planification ultime du chef de projet, qu’on dégaine dans toutes les situations.
Mais un bon diagramme de Gantt, ça ne s’improvise pas.
Dans cet article, je vous explique quelles sont les 10 erreurs fréquentes lors de l’élaboration ou de la présentation d’un Gantt, et ce qu’il faut faire à la place.
10 erreurs à éviter avec les diagrammes de Gantt
1 ) Diagramme de Gantt illisible
C’est certainement le problème le plus répandu lorsqu’un diagramme de Gantt est partagé avec différentes parties prenantes.
On veut tellement bien faire qu’on ajoute toutes les tâches et activités dans le Gantt. Résultat ? Des milliers de lignes qui se succèdent, avec une temporalité trop étendue.
Le diagramme est tout simplement illisible et incompréhensible.
En voici un bon exemple :
En 2015, j’ai connu un projet dans une banque française comme ceci:
- Un diagramme de Gantt hyper détaillé de toutes les activités sur 3 ans.
- Des milliers de lignes à suivre.
- Le tout imprimé sur des pages A3 qui se succédaient. Pratique en réunion pour tout suivre.
J’ai juste envie de demander : Pourquoi ? Pourquoi s’infliger ça en tant que chef de projet ? Pourquoi l’infliger aux autres ? N’y a t-il pas des alternatives plus intéressantes pour présenter le planning ? Et pourquoi vouloir détailler toutes les tâches et activités du projet sur 3 années complètes alors qu’on sait très bien que tout peut évoluer en 3 mois ?
Pour éviter cette erreur courante, plusieurs options s’offrent à vous :
- Réduire le nombre de ligne.
Pas besoin de détailler toutes les tâches. Une liste des activités peut déjà suffire. - Penser le diagramme par phase.
Un projet est découpé en différentes phases. Pourquoi ne pas faire un Gantt par phase projet, plutôt que de perdre du temps à le faire et le mettre à jour pour l’intégralité du projet ? - Définir la bonne temporalité.
Savoir tout ce qui est censé se passer sur les 3 prochaines années, ça ne sert à rien. Ce qui m’intéresse, ce qui intéresse les parties prenantes, c’est ce qui va se passer ces 3 prochains mois.
2 ) La date du jour n’est pas indiquée
La deuxième erreur avec un Gantt, c’est de ne pas afficher la date du jour.
Sans ce repère visuel, on perd un temps précieux à comprendre où on en est dans le Gantt, quelles sont les activités en cours et les prochaines actions.
Si vous utilisez un outil digital comme Monday.com ou ClickUp, cette fonctionnalité est intégrée nativement.
Mais si vous êtes sur Excel ou sur un Gantt physique (imprimé et collé sur un tableau blanc par exemple), là il va falloir vous retrousser les manches, et tracer un trait rouge pour indiquer la date du jour, ou utiliser une bande magnétique.
Pour vous éviter de réinventer la roue, j’ai créé un modèle de diagramme de Gantt sur Excel, 100% personnalisable et modifiable. Pour le télécharger, cliquez ici.
3 ) Le statut des tâches n’est pas visuel
Les tâches peuvent avoir 4 statuts possibles :
- Non commencée.
La tâche n’a pas démarré. - En cours.
La tâche est en cours de réalisation. - En retard.
La tâche n’a pas été terminée à temps, elle est donc en retard par rapport au prévisionnel. - Terminée.
La tâche est 100% réalisée.
Le statut des tâches doit apparaître de manière évidente sur le Gantt.
Vous pouvez pour cela utiliser un code couleur ou tout autre moyen visuel pour informer les parties prenantes sur le statut de vos tâches.
Par exemple :
- Vert pour « Terminée ».
- Jaune ou bleu pour « En cours ».
- Rouge pour « En retard ».
- Gris pour « Non commencée ».
4 ) Ignorer les dépendances entre tâches
Les dépendances, ce sont les liens qui peuvent exister entre plusieurs tâches.
Par exemple, la tâche B ne peut pas commencer tant que A n’est pas terminée.
Lorsque vous construisez votre Gantt, il est indispensable de repérer ces dépendances et d’en tenir compte. Cela vous donnera un planning « en cascade », où chaque tâche commence lorsque la précédente se termine.
Si vous ignorez les dépendances entre tâches, alors :
- Votre planning ne sera pas réaliste.
Les tâches qui s’exécutent visuellement en parallèle sur votre planning s’enchaînent les unes à la suite des autres dans la rélaité. Votre Gantt est une vision idéalisée du projet mais ne correspond en aucun cas à la réalité. - Votre projet subira des retards.
Les engagements que vous annoncerez sont intenables dès le début, puisque votre Gantt ne reflète pas la réalité. Vous vous exposez à des difficultés de gestion, et des discussions tendues avec vos clients. - Vous perdrez en confiance et en crédibilité.
L’équipe arrêtera de perdre du temps sur votre fichier, puisqu’il est faux, et fera son propre planning, à sa sauce, sans vous en avertir. Bonne change pour piloter votre projet dans ce cas.
5 ) Ne planifier le projet qu’avec un Gantt
Si votre diagramme de Gantt est le seul élément que vous utilisez pour planifier votre projet, alors on a un GROS problème.
Le Gantt, c’est l’artefact (c’est à dire le document) qui résulte de la phase de préparation et de planification de votre projet.
Mais si vous êtes sérieux sur la planification du projet, vous devriez avoir à côté :
- Un plan de management du projet.
C’est à dire un plan d’action complet de ce que vous allez faire pour atteindre les objectifs. - Un diagramme de PERT.
Pour identifier le chemin critique du projet et les dépendances entre tâches. - Un registre des risques.
Chaque activité, chaque tâche comporte des risques. Ceux-ci sont répertoriés et gérés dans un registre des risques.
En plus de ces éléments, je vous invite fortement, pour chacune des tâches et activités qui composent votre projet, à avoir des dates de début et de fin au plus tôt et au plus tard.
6 ) Traçabilité manquante du document
Une erreur basique mais ô combien importante.
Le diagramme de Gantt, c’est un fichier vivant. En effet, en fonction de vos apprentissages et de vos avancées sur le projet, en fonction des obstacles et des opportunités rencontrés, le planning va évoluer.
Vous allez donc devoir mettre à jour et réviser votre Gantt de façon régulière.
Indiquez le versioning de votre fichier. Par exemple :
- Mis à jour le jj/mm/aa.
On connaît la date de dernière mise à jour du fichier. - Version 1 / 2 / 3.
Le versioning est églaement noté dans le fichier, ce qui permet de s’assurer que tout le monde travaille bien sur la bonne version.
Je vous déconseille par contre de nommer vos fichiers « gantt_v3.xlsx ». On finit par s’y perdre, et on multiplie inutilement les fichiers. Pareil, évitez les « dernière version », « version finale », etc.
Préférez plutôt utiliser un seul fichier, et notez la version et la date de mise à jour sur la page de garde. les fonctions d’Office365 permettent de créer automatiquement un historique des précédentes versions, si jamais vous avez besoin de revenir en arrière.
7 ) Les tâches à discuter ne sont pas mises en avant
Cette erreur est généralement commise lorsqu’il s’agit de présenter le diagramme de Gantt aux parties prenantes, par exemple en revue de planning.
L’animateur de la réunion (c’est à dire vous, chef de projet) n’utilise pas de repères visuels pour mettre en avant les points importants qu’il souhaite partager lors de la réunion.
La solution est pourtant simple :
- Utilisez un code couleur.
Les tâches ainsi mises en avant ressortent visuellement. ça vous permet d’appuyer votre discours ou de diriger efficacement l’attention. - Utilisez des post-it.
Pour décrire en quelques mots le problème, par exemple pour une tâche bloquée.
Attention cependant à ne pas tomber dans l’excès. Evitez de colorier tout votre Gantt, sinon ce sera illisible. Pareil, ne le surchargez pas de post-it.
8 ) Ne pas utiliser de planning de référence
Lorsque la première version du planning est validée, généralement lors de la réunion de lancement projet, on crée ce qu’on appelle un planning de référence.
Ne pas le faire, c’est vous exposer à des problèmes plus tard.
Et oui. Comment pouvez-vous savoir si vous êtes en avance ou en retard dans votre planning, si celui-ci a été mis à jour et que vous n’avez aucune référence avec laquelle comparer ?
Le planning de référence sert précisément à ça :
- Comparer le réel vs le prévisionnel.
Cela nous permet de faire de sprojections, d’en tirer des conclusions et d’adapter notre plan d’action. - Faire un bilan projet.
Pour réaliser un bilan projet, on va comparer comment le projet s’est déroulé avec le planning de référence (le prévisionnel) que l’on avait acté au démarrage, et justifier les écarts.
9 ) Construire le Gantt sans l’équipe
Le planning n’est pas le document du chef de projet. C’est celui de l’équipe.
Ce n’est pas le chef de projet qui doit imposer le contenu ou le formalisme du Gantt. Ce document est co-construit par l’équipe, et idéalement c’est aussi l’équipe qui le met à jour quotidiennement, pour les statuts des différentes tâches.
SI vous construisez le Gantt sans l’équipe, vous prenez le risuqe que le fichier soit faux. Vous prenez également le risque de démotiver les membres de l’équipe projet, qui auront l’impression que vous savez mieux qu’eux quoi faire, et que vous faites du micro-management.
- Co-construisez le diagramme de Gantt avec l’équipe projet.
Contenu des activités, liste des tâches, estimations et durée des tâches, dépendances. Tous ces éléments se travaillent à plusieurs. - Organisez des revues de planning.
C’est l’occasion de faire le poin sur l’avancement de l’équipe, de vérifier si il est nécessaire de procéder à des adaptations de planning ou pas. C’est aussi le moment de faire une mini rétrospective et de voir comment on pourrait collectivement s’améliorer pour la suite.
10 ) Ne pas indiquer les jalons projet
Les jalons projet correspondent à des points d’étape, des objectifs intermédiaires du projet.
Il s’agit de moment où l’on va prendre du recul, valider le passage d’une étape projet à une autre, prendre une décision, valider un livrable, etc.
Il est donc primordial de les représenter sur votre diagramme de Gantt.
Généralement, ils prennent la forme de losanges ou de « diamants ».
De la même manière, je vous recommande d’indiquer les réunions, comme les comités projets (COPROJ) et les comités de pilotage (COPIL) sur votre Gantt.
