Vous travaillez sur la planification de votre projet et l'ordonnancement de vos tâches, et vous avez la sensation d'oublier quelque chose ? Avez-vous pris en compte les dépendances qui existent entre vos tâches ?
Il est rare qu'un projet ne dispose d'aucune dépendance. La plupart du temps, les tâches sont liées entre elles par des dépendances, et vous devez prendre en compte cette contrainte dans votre planification en tant que chef de projet.
Laissez-moi vous expliquer quelles sont les différentes dépendances qui existent, en quoi c'est important, et comment les visualiser concrètement.
Qu'est-ce qu'une dépendance entre tâches ?
Une dépendance, ou liaison, décrit la relation qui existe entre deux tâches en gestion de projet. Cela indique que ces tâches doivent être gérés et planifiés en tenant compte de cette relation : elles ne peuvent pas être gérées de manière indépendante.
Un projet n'est pas une succession de tâches indépendantes, mais plutôt un ensemble de tâches liées entre elles. Chaque tâche doit être traitée selon un ordre précis, autrement c'est la porte ouverte aux difficultés techniques, aux erreurs et au fait de devoir refaire plusieurs fois le même travail.
Les tâches qui précèdent d'autres tâches sont appelées prédécesseurs, alors que celles qui succèdent à d'autres sont appelées successeurs.
On parle parfois de prérequis pour décrire les dépendances : la tâche Y ne peut pas commencer tant que la tâche X n'est pas terminée.
Mais dans les faits, c'est un peu plus compliqué que ça.
Les 4 types de dépendances en gestion de projet
Il existe 4 dépendances différentes pour lier les tâches entre elles :
- Fin à Début (FD).
Il s'agit de la dépendance la plus courante, où la tâche de gauche doit être terminée avant de pouvoir commencer celle de droite. Ces tâches s'enchaînent généralement en cascade et se traitent les unes à la suite des autres. On parle également de prérequis, ou encore de lien d'antériorité.
Par exemple, il faut acquérir les licences d'utilisation d'un produit avant de le déployer sur les ordinateurs des collaborateurs. - Début à début (DD).
La tâche Y ne peut démarrer que si la tâche X est elle-même débutée (mais pas forcément terminée). Dès que la tâche X est lancée, la tâche Y peut débuter à n'importe quel moment.
Par exemple, le développement d'un jeu vidéo est lancé (mais pas terminé), la promotion marketing peut alors démarrer. - Fin à fin (FF).
La tâche Y ne peut pas être achevée tant que la tâche X n'est pas terminée. Avec une nuance : elles ne sont pas obligées de se terminer en même temps. La tâche Y peut se terminer n'importe quand après la fin de la tâche X.
Par exemple, vous ne pouvez pas terminer la réservation des hôtels pour un roadtrip de plusieurs semaines tant que vous n'avez pas décidé du programme. - Début à fin (DF).
La tâche Y ne peut pas être clôturée tant que la tâche X n'a pas démarré (mais pas forcément terminée). Dès que la tâche X est lancée, la tâche Y peut se terminer à n'importe quel moment. Il s'agit de la liaison la plus rare, que l'on considère généralement comme un lien de prudence.
Par exemple, lors d'une migration complète d'un système informatique d'une entreprise, on souhaite éviter à tout prix de se retrouver sans informatique. On va donc créer une liaison DF entre l'arrêt de l'ancien système et le démarrage du nouveau système informatique.
Type de dépendance | Description | Représentation graphique |
|---|---|---|
Liaison FD | B ne peut pas démarrer avant la fin de A |  |
Liaison DD | B ne peut pas débuter tant que A n'est pas démarré |  |
Liaison FF | B ne peut pas finir tant que A n'est pas fini |  |
Liaison DF | B ne peut pas finir avant que A débute |  |
Quel est l'intérêt de gérer les dépendances entre tâches ?
On l'a vu, un projet n'est jamais une succession de tâches indépendantes les unes des autres. Au contraire, c'est un ensemble de tâches liées entre elles par différentes liaisons, qu'il faut traiter comme un tout.
Mais pourquoi du coup ? Quels sont les avantages à procéder ainsi ?
- Un planning et un plan d'action cohérent et réaliste.
Les dépendances entre tâches permettent d'ordonnancer les tâches entre elles dans le bon ordre, et de les planifier dans le temps. Les dépendances s'inscrivent ainsi parfaitement dans la devise : "La bonne tâche au bon moment par la bonne personne". - Connaître le temps minimum nécessaire pour achever le projet.
Additionner le temps nécessaire à la réalisation de chaque tâche nous donne une idée du temps de travail nécessaire à la réalisation du projet. Mais les dépendances permettent de voir quelles tâches peuvent se chevaucher ou pas. On connaît ainsi avec précision le temps minimum nécessaire pour aller au bout du projet. - Calculer le chemin critique.
Le chemin critique vise à identifier la plus longue séquence de tâches à réaliser. Il permet entre autre la réduction des délais et de l'incertitude liée au projet. - Anticiper les risques.
Réfléchir aux dépendances qui existent entre les tâches, c'est se poser à chaque fois la question de l'impact de telle ou telle action, et du risque associé à telle ou telle action. Connaître avec précision l'ordonnancement des tâches permet de mieux anticiper et maîtriser les risques du projet. - Éviter les conflits de ressources.
Vous aviez réservé David toute la semaine pour travailler sur votre projet, mais pas de bol il est pris ailleurs. Les dépendances entre tâches permettent de limiter ce genre de situation. Pourquoi ?
Car vous savez précisément quand David doit intervenir dans la semaine. Vous ne réservez que le créneau de 2h nécessaire plutôt que de voir trop large, de parasiter les autres projet et de vous faire parasiter par la même occasion. - Éviter les retards sur le projet.
Si l'on ne sait pas ce qui doit être fait, comment ce doit être fait et dans quel ordre, on a alors toutes les chances d'accumuler du retard sur le projet.
Il vaut mieux prendre plus de temps lors de la phase de planification du projet pour bien réfléchir aux dépendances et penser en conséquence son planning et son plan d'action, plutôt que de tout découvrir le jour J. - Éviter de refaire 2 fois le même travail.
Comme vous connaissez avec précision l'ordonnancement de vos tâches, il est quasi impossible de faire des actions trop tôt et de devoir repasser derrière pour tout refaire. - Optimiser le planning projet.
Enfin, connaître les dépendances avec précision vous permet de voir quels sont les délais incompressibles sur le projet, et de voir où vous pouvez gagner du temps. Cela vous donne de précieux indices sur la manière d'optimiser votre planning.
Comment visualiser les dépendances de projet ?
Le diagramme de Gantt est le meilleur outil pour visualiser les dépendances qui existent entre les tâches d'un projet. Il permet non seulement de représenter graphiquement le calendrier projet dans le temps, mais il met également en évidence les liaisons entre tâches (FD, DD, FF, DF).
Les outils spécialisés de gestion de projet peuvent permettre d'autres manières de visualiser les dépendances (sous forme de listes par exemple), mais toutes ces vues restent moins pratiques et moins visuelles qu'un diagramme de Gantt.
C'est vraiment LE planning que je vous recommande pour visualiser vos dépendances, parmi tous les types de planning disponibles.
8 astuces pour bien gérer les dépendances entre vos tâches
Pour éviter de vous perdre dans les dépendances, ou de devoir passer 3 heures par jour pour revoir et adapter votre planning, voici 8 astuces pour bien gérer les liaisons de vos tâches :
- Utilisez un logiciel de gestion de projet spécialisé.
Faire des plannings sur Excel, ça peut fonctionner pour de petits projets. Mais vous n'avez aucun moyen de connaître et de représenter les liaisons entre vos tâches. Cette situation peut générer une forte charge mentale.
Préférez l'utilisation d'un logiciel de gestion de projet spécialisé, comme Monday, ClickUp ou Microsoft Project. - Cherchez les impacts et risques potentiels pour chacune des tâches.
Posez-vous toujours la question du risque et de l'impact liés à une action. Cela peut mettre en évidence des liaisons que vous n'auriez pas identifié autrement. - Sollicitez les experts.
Ne réalisez jamais un planning et un ordonnancement de tâches dans votre coin. Sollicitez les experts de votre équipe projet. A plusieurs, il y aura moins de risques d'erreurs et d'oubli. - Incitez les parties prenantes à donner leur avis.
Il n'y a pas que les experts qui ont voie au chapitre. Les parties prenantes peuvent également avoir leur mot à dire. N'hésitez pas à les solliciter, notamment par rapport à tout ce qui concerne leur domaine métier. - Assurez-vous que votre plan d'action prend en compte ces dépendances.
Pas le choix, si vous souhaitez avoir un plan d'action réaliste et cohérent. Cela vous évitera de refaire 2 fois ou plus le même travail, et cela vous évitera donc bien des retards. - Insérez des zones tampons dans votre calendrier projet.
Toujours utile, notamment pour absorber des retards ou des imprévus. On parle aussi de buffers. - Réalisez un diagramme de Gantt.
Le diagramme de Gantt est le meilleur moyen de représenter graphiquement un calendrier projet tout en faisant apparaître les dépendances existantes entre les différentes tâches. C'est un must-have ! - Faire toujours au plus simple.
Enfin, gardez toujours en tête que plus votre planning sera complexe, plus vous aurez de dépendances, moins votre diagramme de Gantt sera lisible, et plus ce sera compliqué de le maintenir et le mettre à jour. Allez toujours au plus simple, dès que c'est possible.
Existe t-il d'autres dépendances en gestion de projet ?
Outre les liaisons entre les tâches, il existe plusieurs autres types de dépendances sur un projet :
- Dépendances de ressources ou de disponibilité.
Vous êtes dépendant de la disponibilité des ressources.
Par exemple, Max, l'ingénieur réseau ayant les compétences nécessaires pour votre projet, n'a aucune disponibilité avant 3 semaines. Vous devez donc vous adapter. - Dépendances entre projet.
Vous êtes dépendant de la réalisation d'un autre projet afin de pouvoir finir le vôtre. Cela arrive principalement lorsque le projet en question fait partie d'un programme ou d'un portefeuille de projets.
Par exemple, pour migrer un de mes clients sur un datacenter informatique, il fallait le migrer sur une infrastructure Vmware version 6.5. Mon entreprise n'était qu'à la version 6.0, il a donc fallu opérer la migration de 6.0 vers 6.5 avant que je puisse terminer mon projet. - Dépendances internes.
Il s'agit d'une dépendance interne à l'équipe ou à l'entreprise. Par exemple, le plan d'action du projet doit être revu et approuvé par le RSSI de l'entreprise, afin de s'assurer que le niveau de sécurité attendu est conforme. - Dépendances externes.
Vous êtes dépendant d'une personne, d'une action ou d'une situation sur laquelle votre entreprise n'a pas la main.
Par exemple, un fournisseur qui rencontre des difficultés d'approvisionnement et de livraison.
Comment fonctionnent les dépendances dans les équipes agiles ?
Tout comme avec les méthodes prédictives, un projet agile ne peut s'effectuer de façon totalement autonome. Chaque projet dispose de dépendances.
On retrouve alors les mêmes types de dépendances en agilité. Ce qui diffère sera notamment la manière de visualiser et de représenter ces dépendances.
Brook Appelbaum, directrice du marketing produit chez Planview, en parle en détails dans cet article.
