Macro-planning, rétroplanning, planning directeur, planning détaillé, diagramme de Gantt… Il existe une multitude de plannings. C’est parfois difficile de s’y retrouver et de savoir lequel utiliser dans quelle situation.
Aujourd’hui, nous allons voir ensemble les différences entre un planning classique et un diagramme de Gantt, et je vais également vous expliquer dans cet article lequel choisir en fonction de votre situation.
Accrochez vos ceintures, c’est parti !
Un bref rappel des notions
Avant de rentrer dans le vif du sujet, voici 3 définitions rapides qu’il est important de connaître. Si vous n’êtes pas familier avec ces outils, je vous invite à les approfondir via les articles compagnons avant de continuer celui-ci.
1 ) Qu’est-ce qu’un planning ?
Le planning projet décrit les différentes actions à réaliser dans le temps, avec une date de début et une date de fin. Il fait également apparaître les phases principales du projet ainsi que les jalons.
Pour aller + loin : Découvrez les différents types de planning dans cet article.
2 ) Qu’est-ce qu’un calendrier projet ?
Le calendrier projet est un planning projet présenté sous le format d’un calendrier. Les tâches sont réparties par journée, et possèdent généralement un code couleur pour montrer leur appartenance à telle ou telle phase du projet.
Pour aller + loin : Consultez cet article pour savoir comment créer un calendrier projet en partant de zéro.
3 ) Qu’est-ce qu’un diagramme de Gantt ?
Le diagramme de Gantt est une représentation visuelle du planning projet dans le temps. Les tâches et phases sont affichées sous forme de barre horizontale, leur longueur indiquant la durée dans le temps. Les losanges représentent les jalons du projet, et les dépendances peuvent également apparaître.
Pour aller + loin : Consultez cet article pour découvrir en détails ce qu’est un diagramme de Gantt.
Planning vs Calendrier vs Diagramme de Gantt
Quels sont les avantages et inconvénients du planning projet, du calendrier projet et du diagramme de Gantt ? Comment les différencier ? Et comment savoir quand les utiliser ?
Voici un tableau récapitulatif pour vous permettre de mieux vous y retrouver.
| Critères | Planning projet | Calendrier projet | Diagramme de Gantt |
|---|---|---|---|
| Usage | Visualiser les tâches et phases importantes d’un projet | Visualiser le cadencement d’un projet dans le temps | Visualiser toutes les tâches de façon détaillée et la manière dont elles s’enchaînent |
| Aspect | Libre, le plus souvent dans un fichier Excel | Sous forme de calendrier traditionnel | Diagramme à barres horizontales représentant les tâches, la longueur étant égale à la durée |
| Destinataires | Membres du comité de pilotage et Direction | Comité de pilotage, Direction, équipe projet | Equipe projet, comité projet, parties prenantes |
| Granularité (Niveau de détails) | Planning macro « simplifié » | Planning macro « simplifié » | Planning micro détaillé |
| Facilité de réalisation | Simple | Moyenne | Complexe |
| Facilité d’utilisation | Simple | Simple | Complexe |
| Adapté au multi-projet | Dépend de la forme du planning, le plus souvent non. | Non | Oui |
| Visibilité du chemin critique | Non | Non | Oui |
| Visibilité des dépendances | Non | Non | Oui |
| Visibilité des buffers | Non | Non | Oui |
| Visibilité des chevauchements de tâches | Non | Non | Oui |
| Visibilité du taux de progression | Non | Non | Oui |
Comment et quand choisir entre un planning, un calendrier et un Gantt ?
Planning, calendrier, diagramme de Gantt ? Votre cœur balance entre ces trois options et vous avez du mal à vous décider. Lequel serait le plus adapté à votre projet ?
Mettons fin tout de suite à ce suspense insupportable, et analysons ensemble les cas d’utilisation pour ces trois types de planning.
5 situations où utiliser un planning
Voici 5 situations dans lesquelles je vous recommande de privilégier le planning projet type macro-planning ou rétroplanning aux autres options.
Macroplanning réalisé sous Excel
1 ) Avoir un aperçu des dates et étapes-clés d’un projet
Plus un planning est simple et épuré, plus il est intuitif.
C’est ainsi un excellent moyen d’obtenir un aperçu des dates importantes sur un projet, ainsi que des jalons et des étapes-clés.
On peut également apercevoir rapidement les dates de début et de fin des principales étapes du projet.
Le planning projet est parfait pour garder un œil sur le déroulé du projet, ou pour présenter le projet dans les grandes lignes aux parties prenantes ou à sa propre direction.
2 ) Visualiser le cadencement d’un projet dans le temps
Il permet également de visualiser concrètement comment les phases s’enchaînent entre elles.
En fonction du niveau de granularité du planning, on peut y apercevoir des dates de début et de fin précises, ou alors raisonner en semaines ou en mois.
Cela permet aux parties prenantes d’avoir une idée du déroulement du projet, et de valider ce cadencement par rapport à leurs propres contraintes métiers.
3 ) Partager un planning simple à comprendre avec les parties prenantes
L’un des plus gros avantages du planning projet est sa simplicité d’utilisation. On comprend immédiatement ce à quoi on a affaire et on lit intuitivement le planning sans avoir besoin d’une aide extérieure.
C’est ce qui le rend parfait pour le partager avec les parties prenantes dans un mail ou lors du comité de pilotage.
4 ) Avoir une vision haute du projet
Il permet également de maintenir une « vue hélicoptère » ou une vision haute du projet.
En effet, le chef de projet peut ainsi visualiser le projet dans son ensemble sans être tenté de se concentrer sur le détail des tâches techniques à réaliser.
Ce document est souvent utilisé dans les rapports d’avancement, ou pour suivre l’état d’avancement du projet au quotidien et en COPIL.
5 ) Réaliser et maintenir le planning simplement
Réaliser un planning de qualité et le maintenir dans le temps, c’est compliqué et c’est vraiment consommateur en temps. parole de chef de projet !
Si vous souhaitez éviter de passer plusieurs heures chaque semaine pour mettre à jour votre planning, je vous recommande vivement de réaliser un macro-planning ou un rétroplanning.
Le maintien quotidien sera l’affaire de quelques minutes seulement.
5 cas de figure où choisir le calendrier projet
Voici 5 situations dans lesquelles je vous recommande de dégainer votre plus beau calendrier projet.
Calendrier projet réalisé avec l’application Asana
1 ) Visualiser dates et tâches importantes
Le calendrier projet est l’outil idéal pour visualiser les dates et les tâches importantes qui vont avoir lieu dans les prochains jours, semaines et mois.
Chaque tâche possède un code couleur qui permet de la relier à la phase d’un projet, et peut également posséder un indicateur de réalisation (à faire, en cours, terminé) ainsi que le nom de la personne à qui elle est affectée.
2 ) Savoir quand les actions vont être réalisées et par qui
Contrairement au planning projet, le calendrier projet rentre un peu plus dans le détail du projet.
Il permet ainsi d’afficher pour chaque tâche qui en est responsable et quel est le statut actuel de la tâche.
Ces informations permettent aux parties prenantes ainsi qu’au chef de projet de pouvoir suivre au quotidien le déroulé d’un projet.
3 ) Partager un document simple à comprendre avec les acteurs projet
L’un des plus gros avantages du calendrier projet est sa simplicité d’utilisation. Tout le monde sait se servir d’un calendrier, tout le monde comprend immédiatement comment le lire.
C’est ce qui le rend parfait pour le partager avec les parties prenantes dans un mail ou lors du comité de pilotage, tout en évitant des discussions opérationnelles à cause d’une granularité trop fine comme le diagramme de Gantt.
4 ) Avoir une vision opérationnelle des prochaines semaines
Il permet également de rentrer un peu plus dans le détail des actions à réaliser, contrairement au planning projet. Le calendrier projet apporte ainsi une vision opérationnelle sur les jours, semaines et mois à venir.
Cela en fait donc également l’outil parfait en comité projet pour suivre l’avancement des tâches et discuter des prochaines actions.
5 ) Planifier une réunion projet
Enfin, cet outil visuel permet également d’identifier rapidement les journées chargées et les journées où les intervenants sont disponibles, afin de programmer un atelier de travail ou encore un comité projet.
5 cas d’utilisation pour le diagramme de Gantt
Voici 5 situations dans lesquelles je vous recommande d’utiliser un diagramme de Gantt, bien qu’il s’agisse d’un planning demandant plus de temps de réalisation que les deux autres.
Calendrier projet réalisé avec l’application ClickUp
1 ) Obtenir une vision détaillée de tout le projet
L’un des plus gros avantages d’un diagramme de Gantt est d’afficher de manière ultra détaillée toutes les tâches d’un projet, tous les jalons et toutes les phases.
Attention cependant, plus votre projet est long et complexe, plus il contiendra de tâches, moins votre diagramme de Gantt complet sera lisible.
Je vous recommande donc de le visualiser par phase, afin que la lecture reste agréable pour vous et les parties prenantes.
2 ) Visualiser avec précision l’enchaînement des tâches
Il permet également de montrer via des flèches quelles sont les dépendances entre les tâches, ainsi que les buffers (les zones tampons pour absorber un retard), et les éventuels chevauchement entre plusieurs tâches.
Vous obtenez ainsi une compréhension fine du déroulement du projet, et de comment les actions s’enchaînent entre elles.
3 ) Afficher le chemin critique du projet
Seul le diagramme de Gantt peut vous permettre de voir le chemin critique de votre projet.
En quoi est-ce utile, me direz-vous ?
Cela vous permet d’identifier la plus longue séquence ininterrompue de tâches sur votre projet. Autrement dit, le moindre retard sur l’une de ces tâches entraînera inévitablement un retard sur l’ensemble de votre projet.
Vous savez ainsi à l’avance sur quels points porter votre attention.
4 ) Voir les écarts et anticiper la dérive des objectifs
Autre point à mon sens très intéressant, la capacité quasi en temps réel de voir les écarts entre ce qui était prévu et ce qui est réalisé.
Vous pouvez visualiser le taux de progression par phase, mais également par tâches.
Cela est utile, notamment pour anticiper la dérive des objectifs et le décalage incontrôlé dans le temps de votre projet.
5 ) Gérer plusieurs projets en parallèle
Enfin, le diagramme de Gantt vous permet de gérer plus simplement plusieurs projets en parallèle.
Si vos projets font partie d’un même programme, vous pouvez même décider de tous les regrouper dans le même diagramme.
C’est également utile lorsqu’on switche d’un projet à l’autre pour se rappeler dans les moindres détails les tâches en cours et à venir sur un projet, et où on en est exactement.
Pour aller + loin : Découvrez dans cet article 15 alternatives crédibles au diagramme de Gantt, et dans quelle situation les préférer.
