15 alternatives crédibles au diagramme de Gantt

Le diagramme de Gantt, c'est un peu la Rolls Royce de la gestion de projet.

C'est long à créer et maintenir, c'est lourd à lire, ça peut vite devenir un casse-tête sans nom. Mais c'est un passage quasi obligé pour tout chef de projet qui se respecte.

Pourtant, il existe plusieurs alternatives intéressantes au diagramme de Gantt, qui permettent de bien gérer votre planning projet tout en vous demandant moins de temps pour les créer.

Quels sont les inconvénients du diagramme de Gantt ?

Bien que le diagramme de Gantt soit un outil précis et efficace dans le cas de projets complexes, il comporte tout de même plusieurs inconvénients majeurs :

• Long et complexe à produire.
  Créer un diagramme de Gantt implique de connaître l'intégralité des tâches à réaliser, leur durée, leurs dépendances, leur affectation, et ainsi de suite. Réaliser un Gantt est extrêmement consommateur en temps et énergie pour le chef de projet.
  
• Lourd à lire et comprendre.
  Pour quelqu'un qui n'a pas l'habitude, un Gantt peut être complexe à lire. On enchaîne les feuilles A3, on les met bout à bout pour essayer de comprendre l'enchaînement des activités. C'est fastidieux et parfois même décourageant.
  
• Souvent trop détaillé et pas adapté à la réalité du projet.
  Tous les projets ne se valent pas, en terme de durée et de complexité. Et le diagramme de Gantt n'est parfois tout simplement pas le meilleur outil ni le plus efficace.
  
• Il n'est pas collaboratif.
  On ne peut pas créer le Gantt en collaboratif. L'équipe projet peut faire des sessions de travail en amont pour estimer la durée des tâches, les dépendances, qui fait quoi, etc... Mais la saisie du Gantt ne peut être réalisée que par le chef de projet.
  

15 alternatives efficaces au diagramme de Gantt

Voici 15 alternatives valables et efficaces au diagramme de Gantt, que je vous encourage d'utiliser dans le pilotage de vos projets.

Pour chacune de ces alternatives, je vous indique dans quelle situation vous pourriez être amené à les dégainer de votre boîte à outils.

1 ) Chronologie projet

La chronologie de planification de projet, ou la timeline du projet, est une frise chronologique de votre projet. Elle représente une séquence d'évènements cadencés dans le temps, du plus récent au plus éloigné.

Vous pouvez utiliser cet outil de 2 possibilités différentes :

1. Représenter les phases, jalons et étapes-clés de votre projet sur une frise chronologique couvrant l'intégralité du cycle de vie de votre projet.
   
2. Représenter des éléments plus détaillés concernant une phase ou une étape précise de votre projet. Par exemple, une migration de données.
   

Dans quelle situation l'utiliser ?

La chronologie projet est un outil pratique dans le cadre de discussions avec les parties prenantes du projet. Elle permet d'avoir une bonne visibilité sur le projet, sans trop rentrer dans les détails et en ayant une vision d'ensemble.

On se concentre ainsi sur le planning et sur les dates-clés, en mettant de côté les affectations des tâches, les liens de dépendance, les limitations de ressources, les buffers, etc...

2 ) Calendrier projet

Le calendrier projet est un outil utile et compréhensible par tous. Il consiste à représenter sous forme de calendrier les tâches à réaliser. Chacun peut voir les tâches qui lui sont affectées et quand les réaliser, alors que le chef de projet a la visibilité sur l'ensemble des tâches du projet.

C'est un outil facile à utiliser, flexible et compréhensible instantanément par tous, y compris les parties prenantes les moins habituées au mode projet.

Dans quelle situation l'utiliser ?

Cette alternative au classique diagramme de Gantt permet d'avoir une vision détaillée d'un projet et de son cadencement dans le temps. La simplicité de l'outil met tout le monde d'accord, y compris les parties prenantes les plus récalcitrantes.

Le calendrier projet est particulièrement adapté en phase d'exécution du projet, où l'équipe projet déroule son plan d'action. ça peut être un bon support pour animer un comité de suivi projet.

3 ) Chronogramme

Le chronogramme projet, ou minutier, est un tableur (le plus souvent Excel) listant les activités à réaliser dans le cadre d'un événement précis, et indiquant qui en est responsable, quel est le statut de l'action, quelle est sa durée, et le minutage précis du début et de la fin de l'action.

Dans quelle situation l'utiliser ?

Le chronogramme permet de lister les actions à réaliser, minute par minute, ou heure par heure, en fonction de la granularité choisie, dans le cadre d'une opération importante.

Par exemple, lors d'une migration de serveurs informatiques, je l'utilise souvent pour communiquer qui fait quoi, à quelle heure, quelle minute, et le statut de l'action.

C'est un document collaboratif permettant d'échanger facilement avec l'ensemble des acteurs projet et des parties prenantes, et permettant de suivre facilement et rapidement une migration complexe.

4 ) Diagramme de Gantt simplifié

Le diagramme de Gantt simplifié reprend la même représentation graphique qu'un diagramme de Gantt classique, mais en éliminant les liens de dépendances entre tâches, l'affectation des tâches, les zones tampons, les réserves, les dates de début / fin au plus tôt / au plus tard.

Il se rapproche de la chronologie projet, et permet d'afficher les activités dans le temps.

Dans quelle situation l'utiliser ?

Le planning de Gantt simplifié permet de visualiser un planning détaillé sans s'encombrer de détails nuisant à la lisibilité de l'ensemble. 

On peut ainsi visualiser les tâches s'exécutant en parallèle ou de manière séquentielle, et utiliser des codes couleurs pour représenter l'affectation d'une tâche à une personne, ou l'appartenance d'une tâche à une phase ou à un chantier précis.

5 ) Macro-planning

Le macro-planning est un planning "vue hélicoptère" qui permet d'avoir une vision d'ensemble du projet, sans rentrer dans les détails opérationnels. Il se concentre notamment sur l'organisation des phases, étapes et jalons du projet.

Dans quelle situation l'utiliser ?

Le macro-planning permet d'avoir une vision stratégique du projet, et est souvent utilisé en comité de pilotage afin de suivre l'avancement du projet.

Il est également créé et présenté par le chef de projet lors de la réunion de lancement (ou kick-off), afin que l'ensemble des parties prenantes puissent se caler sur le même niveau d'information.

6 ) Rétroplanning

Le rétroplanning consiste à partir de la date de fin du projet, et à remonter dans le temps afin d'identifier la date au plus tard à laquelle doit être réalisée une activité, un jalon ou une phase.

Dans quelle situation l'utiliser ?

Cet outil permet de déterminer les dates "au plus tard" à respecter si l'on souhaite tenir l'échéance de fin du projet. Le rétroplanning permet ainsi de savoir si le temps dont on dispose pour réaliser le projet est juste, réaliste ou large.

Il s'agit d'un outil d'aide à la décision, à la fois pour le chef de projet, le commanditaire, le sponsor et les autres parties prenantes.

7 ) Tableau Kanban

Le tableau Kanban est un outil de management visuel agile lié à la méthode Kanban. Il a été inventé et mis en œuvre au Japon chez Toyota, et permet de visualiser le flux de travail d'une équipe, ou le processus de fabrication d'un produit.

Le tableau Kanban responsabilise les équipes et les pousse à "tirer des cartes" à elles, sans attendre que le travail arrive.

Dans quelle situation l'utiliser ?

Le tableau Kanban permet de visualiser le flux de travail d'une équipe. C'est un outil que je recommande particulièrement pour les projets débouchant sur une exploitation courante par la suite. Par exemple, la maintenance d'un logiciel, ou la fourniture de services suite à un hébergement de serveurs informatiques.

Cet outil visuel permet de voir instantanément où en est l'équipe, et si elle est en difficulté quelque part.

Le kanban board est également adapté à la gestion de petits projets, de moins de 3 mois.

8 ) Scrumboard

Le Scrumboard est un outil de travail visuel agile, utilisé par toutes les équipes Scrum. Il représente le backlog du produit, mis à jour et raffiné par le product owner, ainsi que les éléments dans le sprint backlog et leur état (à faire, en cours, terminé, etc...)

Dans quelle situation l'utiliser ?

Le Scrumboard est un outil indispensable dès lors que vous suivez la méthodologie de gestion de projet agile Scrum. 

Il permet à l'équipe Scrum de suivre avec précision le travail restant à effectuer dans le cadre d'une itération (un sprint). Il permet également au product owner de travailler le backlog de produit afin de préparer les futurs sprints.

9 ) Liste de contrôle (checklist)

Une liste de contrôle, ou checklist, permet de vérifier que le travail réalisé a été bien fait dès la première fois, et que rien n'a été oublié. Elle prend souvent la forme d'un document Word, avec des cases à cocher à chaque fois que le point de contrôle est vérifié et valide.

Dans quelle situation l'utiliser ?

Cet outil est indispensable pour contrôler le travail réalisé et s'assurer de la qualité et du respect des exigences du cahier des charges.

Je vous recommande notamment de contrôler les livrables en interne avant de les fournir au client pour validation.

10 ) Liste de tâches (todolist)

La liste de tâches, ou todolist, est une liste ordonnée des actions à réaliser dans le cadre du projet. Chaque action peut avoir une date de début et de fin, un statut, être affecté à quelqu'un, etc...

Dans quelle situation l'utiliser ?

Cet outil est indispensable pour lister et ordonner les activités, tâches et lots de travaux à faire dans un projet. La todolist permet au chef de projet d'avoir une vision opérationnelle détaillée du projet, et de suivre l'avancement des tâches au quotidien.

11 ) Diagramme du chemin critique

Le diagramme du chemin critique découpe le projet en activités liées entre elles par des dépendances. Il permet ainsi de visualiser le chemin critique, c'est à dire le plus long enchaînement de tâches ininterrompu sur le projet.

Dans quelle situation l'utiliser ?

Le diagramme du chemin critique est utilisé pour identifier le chemin critique (en rouge sur l'image), ainsi que les tâches critiques du projet. Il permet ainsi au chef de projet de savoir où porter son attention afin de respecter les échéances du planning.

En effet, si l'une de ces activités prend du retard, alors l'intégralité du projet prendra du retard.

12 ) Mindmap

La mindmap, ou carte mentale, est un outil visuel permettant de représenter rapidement l'information et les liens entre deux informations. C'est un outil plébiscité et facile à lire, qui reproduit le fonctionnement de notre cerveau.

Dans quelle situation l'utiliser ?

La mindmap permet de manager un projet de manière visuelle, et de représenter visuellement les activités des projets entre elles. 

Cet outil tire toute sa puissance lorsqu'il est couplé avec l'une des alternatives décrites dans cet article.

Si vous êtes visuel, je vous recommande d'essayer de piloter votre projet grâce à une carte mentale, cela pourrait vous faciliter la vie.

13 ) Diagramme de réseau de projet

Le diagramme de réseau de projet, ou Project Network Diagram, est un outil indispensable pour cadrer un projet complexe. 

Il permet en peu de place d'indiquer les dates de réalisation au plus tôt et au plus tard d'une activité, sa durée, mais également les dates de fin au plus tôt et au plus tard, ainsi que le nombre de jours "en rab'" dont on dispose sans repousser l'échéance finale du projet.

Dans quelle situation l'utiliser ?

Cet outil est utilisé afin de cadrer des projets complexes, de déterminer un chemin critique, et également de planifier les tâches d'un projet au plus tôt et au plus tard.

Le diagramme de réseau de projet peut ainsi servir à l'établissement d'un rétroplanning, d'un planning détaillé, d'un diagramme de Gantt ou d'autres types de plannings projet.

14 ) Diagramme de PERT

Le diagramme de PERT est un autre diagramme permettant de représenter le projet par activité, de le cadrer et d'identifier son chemin critique. Il a tendance à être de moins en moins utilisé, au profit des autres diagrammes et plannings.

Dans quelle situation l'utiliser ?

On peut utiliser ce type de diagramme pour cadrer un projet et identifier son chemin critique, et la latitude dont on dispose en cas de retard sur des tâches, sans repousser la date de fin du projet.

Personnellement, je lui préfère le diagramme de réseau de projet, plus simple à réaliser, les deux parvenant au même résultat : l'identification du chemin critique.

15 ) Logigramme transversal

Le logigramme transversal, ou flow chart en anglais, est un outil visuel représentant un processus ou les activités à réaliser sur un projet, ainsi que leurs dépendances.

Les activités et les phases se succèdent du haut vers le bas, alors que les responsabilités liées à ces activités se lisent de gauche à droite.

Dans quelle situation l'utiliser ?

Le logigramme transversal est particulièrement adapté pour représenter des processus d'entreprise, des circuits de décision, des procédures de migration, des plans d'action, etc...

C'est l'outil idéal pour qui veut représenter visuellement les enchaînements de tâches et d'évènements, les responsabilités de chacun, et les actions suivantes à réaliser en fonction du résultat de la tâche.

Le diagramme de Gantt est-il indispensable ?

Le diagramme de Gantt n'est indispensable, peu importe la méthodologie de gestion de projet utilisée. Cependant, il reste très utile pour visualiser le planning détaillé du projet, les échéances, les responsabilités et rôles, ainsi que les dépendances entre tâches.

Personnellement, je vous recommande de réaliser un diagramme de Gantt plutôt sur des projets longs et complexes, et de préférer l'une des alternatives ci-dessus pour des projets de quelques semaines seulement.

Si vous travaillez en mode agile, vous pouvez oublier tout de suite le diagramme de Gantt. Cet outil n'est prévu que pour les projets en mode séquentiel. Le concept même d'agilité et de périmètre dynamique à chaque sprint met à mal le diagramme de Gantt.