Comment faire un bon macro-planning ?

Réaliser un planning, c'est la base de la gestion de projet. Il n'y a pas de projet sans planning. Mais saviez-vous qu'il existe plusieurs types de planning ?

Dans cet article, nous allons nous concentrer sur le macro-planning, qui est probablement le premier que vous serez amené à créer en tant que chef de projet.

Qu'est-ce qu'un macro planning ?

Le macro-planning est un planning simplifié qui représente les jalons-clés du projet, ainsi que les dates de début et de fin pour chacune de ces activités. Il doit être synthétique, facile et rapide à lire, et est le plus souvent présenté lors de la réunion de lancement projet.

Le macro-planning est créé lors de la phase d'initialisation du projet, il est donc le premier planning à "sortir de terre". Ce planning est maintenu à jour par le chef de projet durant tout le cycle de vie du projet.

Il vise à synthétiser les activités prévues dans le cadre du projet, et sert notamment à communiquer auprès des parties prenantes ou des partenaires externes. Il est également suivi et réactualisé si besoin lors des comités de pilotage projet.

En effet, le planning classique tel que vous l'avez en tête est trop complexe pour être discuté en détails avec les décideurs en COPIL. Le macro-planning permet d'avoir une vue d'ensemble, ou "vue hélicoptère" comme disent certains. 

C'est pour cela que le chef de projet doit tout faire pour que le macro-planning tienne sur une seule page.

Différences entre macro planning et planning détaillé

Le macro-planning est une vision d'ensemble du projet, qui se concentre sur les activités principales  et les jalons-clés du projet. Ce planning doit garder une vision haute et permettre à une personne qui n'est pas dans le quotidien de l'équipe projet de visualiser quelles sont les prochaines étapes.

Le planning détaillé, ou micro-planning, rentre dans le détail en profondeur. Chaque tâche y apparaît, ainsi que ses dépendances avec les autres tâches. Ce type de planning extrêmement détaillé prend forcément beaucoup plus de temps à créer pour le chef de projet, et demande une attention de tous les instants. En effet, le moindre imprévu oblige le chef de projet à réactualiser le planning détaillé, ce qui peut vite prendre plusieurs heures.  

Différences entre macro planning et diagramme Gantt

Un macro-planning est ce qu'on appelle un calendrier projet. En soit, ce n'est pas si différent d'un diagramme de Gantt, puisque la finalité est la même : planifier et suivre son projet.

La principale différence se fait toutefois sur l'aspect visuel. Un calendrier projet permet de mettre en avant les différentes échéances d'un coup d’œil, alors que le diagramme de Gantt s'attarde sur les dépendances entre les différentes activités.

On aura donc tendance à privilégier le diagramme de Gantt lorsqu'on souhaite un peu plus rentrer dans le détail que le macro-planning.

Le macro-planning peut se réaliser sous Excel ou PowerPoint, alors que le diagramme de Gantt vous demandera un logiciel de gestion de projet spécialisé.

Avantages et inconvénients du macro planning

Le macro-planning est un outil certes efficace et indispensable, mais qui n'est pas prévu pour toutes les situations.

Voici les principaux avantages et inconvénients à l'utilisation d'un macro-planning :

Modèle de macro-planning gratuit

Vous utilisez la suite Office (Word, Excel, PowerPoint) et vous recherchez des modèles prêts à l'emploi pour faire votre macro-planning projet ?

Je vous propose les modèles gratuits ci-dessous, gratuitement téléchargeables. Vous êtes libre de les adapter à vos besoins.

Comment faire un planning macro-planning ?

Pour construire votre macro-planning pendant la phase d'initialisation du projet, vous devrez respecter le plan en 5 étapes ci-dessous :

1. Quelle est l'échéance du projet ?
   Pour commencer votre macro-planning, vous devez savoir quelle est la date de démarrage du projet, et quelle est l'échéance prévue. Si l'échéance n'est pas connue à ce stade, l'étape d'estimation nous permettra de la calculer.
   
2. Quels sont les principaux jalons du projet ?
   Découpez votre projet en jalons et en phases (ou grandes étapes), afin de mieux visualiser les activités qui s'enchaîne dans le calendrier projet.
   Par exemple, sur un projet de migration d'architecture informatique, je pourrais avoir les phases suivantes : Conception architecture / Tests & Recette / Déploiement pilote / Déploiement en production à grande échelle.
   
3. Existe t-il des dépendances entre ces différentes phases ?
   Autrement dit, faut-il terminer une phase pour en démarrer une autre, ou peut-on en mener certaines en parallèle ?
   Attention : on parle bien ici des phases projet, et non des dépendances entre les tâches. Je vous invite à vous rapprocher des experts qui vous permettront de mieux identifier le plan d'action à dérouler.
   
4. Quel est le temps nécessaire pour accomplir ces phases ?
   Profitez du savoir des experts afin d'estimer avec eux le temps nécessaire à la réalisation de chaque phase projet.
   Cette information couplée aux dépendances vous permettra d'identifier pour chaque phase la date de début et la date de fin.
5. Renseignez votre macro-planning.
   Vous n'avez plus qu'à reporter ces informations dans votre logiciel préféré, afin de créer votre macro-planning.
   

Quel logiciel pour faire un macro planning ?

L'écrasante majorité des logiciels de gestion de projet vous permettent de faire une vue générale du projet et de générer votre macro-planning en quelques clics seulement.

Je vous recommande l'un des trois logiciels de gestion de projet suivant, réputés pour leur fiabilité, leurs fonctionnalités et surtout leur simplicité d'utilisation :