Le suivi de l'avancement d'un projet passe nécessairement par la mise en place de réunion projet afin d'échanger avec le client ou les parties prenantes. Ces temps forts rythment le projet.
Mais quelles sont les différentes instances de réunion existantes ? Et comment savoir quelle réunion mettre en place ? Qui inviter ? Quels sont les enjeux ? A quelle fréquence les planifier ?
Vous trouverez dans cet article des réponses précises sur les différentes instances de pilotage d'un projet.
Instances de réunion - Définition et concept
Qu'est-ce qu'une instance de réunion ?
Une instance de réunion est une réunion projet d'information et de décision, organisée à intervalles réguliers tout au long du cycle de vie du projet. Les plus connues sont les comités de pilotage (COPIL) et les comités projet (COPROJ).
Chaque instance de réunion possède son propre objectif et peut être planifiée à une fréquence différente des autres.Les objectifs, les participants, la fréquence et les modalités de mise en oeuvre d'une réunion sont généralement actés avec le client lors de la réunion de lancement du projet.
Certaines instances comme les comités projet permettent d'avoir des échanges réguliers sur des sujets opérationnels, alors que d'autres comme les comités de pilotage permettent d'adopter une vision haute et de faire un point d'avancement sur le projet dans son ensemble.
Que signifie la comitologie ?
La comitologie désigne la procédure décrivant les différentes instances de réunion prévues dans le cadre du projet. Cette procédure décrit les objectifs de chacune des instances de réunion, ainsi que les modalités de mise en œuvre de celles-ci.
Par extension, la comitologie désigne l'ensemble des réunions, comités et ateliers de travail prévus et réalisés sur le projet.
Pourquoi les réunions projet sont indispensables ?
Les réunions projet cadrent et rythment les projets. Elles permettent de réunir les acteurs principaux, l'équipe projet, les parties prenantes, afin de partager l'information, de prendre des décisions impactant le projet, et d'établir la liste des actions à mener afin de concrétiser le projet.
Les différentes instances de réunion
Il existe 8 instances de pilotage projet, que voici :
Instance | Thématique | Objectif | Fréquence | Durée | Participants |
|---|---|---|---|---|---|
Réunion de lancement - Kick Off meeting | Gouvernance | Donner contexte et enjeux du projet, fixer les objectifs et les modalités de gestion de projet | Unique, au démarrage du projet | 2 heures | Toutes les personnes impliquées dans le projet |
Comité projet - COPROJ | Opérationnel | Faire un point détaillé sur l'avancement du projet, traiter les difficultés opérationnelles | Hebdomadaire | 30 minutes à 1 heure | Chef de projet MOE, Chef de projet MOA, autres acteurs invités sur demande |
Comité de pilotage - COPIL | Gouvernance | Suivre l'avancement du projet, planifier les jalons-clés et arbitrer les décisions | Mensuelle | 2 heures | Chef de projet MOE, Chef de projet MOA, Client, Décideurs |
Comité stratégique - COSTRAT | Stratégique | Définir la stratégie de l'entreprise ou du client, S'assurer que les projets sont en accord avec la stratégie | Trimestrielle | 2 heures | Direction, Chef de projet MOE, Chef de projet MOA, Client, Décideurs |
Comité de crise | Stratégique | Traiter et résoudre une situation de crise lorsque le COPIL ne suffit plus | Exceptionnel, uniquement en cas de crise | 1 à 2 heures | Direction, Chef de projet MOE, Chef de projet MOA, Client, Décideurs |
Comité de suivi maintenance - CORUN | Opérationnel | Suivre les actions d'exploitation et de maintenance, traiter les difficultés opérationnelles rencontrées | Hebdomadaire | 30 minutes | Équipes opérationnelles, Service Delivery Manager |
Atelier de travail - Workshop | Opérationnel | Apporter une solution à une problématique spécifique identifiée | Ponctuel en fonction des besoins | 1 à 2 heures | Chef de projet MOE, Chef de projet MOA, tout autre acteur concerné (technique, métier, ...) |
Réunion de clôture projet | Gouvernance | Remercier les acteurs projet, clôturer le projet et assurer une transition vers l'équipe RUN | Unique, à la fin du projet | 2 heures | Chef de projet MOE, Chef de projet MOA, Client, Acteurs techniques ou métiers |
1 ) La réunion de lancement - Kick-Off meeting
La réunion de lancement projet, ou kick-off meeting, est la première réunion entre le client et l'équipe projet, organisée au démarrage du projet. L'objectif est de se mettre d'accord sur les enjeux et objectifs du projet, le périmètre, le plan d'action et les modalités de gestion de projet : méthodologie, instances de réunion et fréquences, validation des compte-rendus.
Il s'agit d'une réunion unique, généralement planifiée par le chef de projet, qui lance le projet. On parle également parfois de réunion de cadrage projet, car c'est l'occasion de :
- Faire un tour de table, se présenter et faire connaissance.
- Rappeler la finalité du projet, ses enjeux et ses objectifs.
- S’assurer que chacun partage une vision commune.
- Décider des jalons-clés du projet.
- Se mettre d'accord sur le macro-planning.
- Acter de l'organisation projet à mettre en place.
- Diffuser le plan de communication du projet.
- Présenter les risques identifiés.
Toutes les personnes qui sont impliquées dans le projet doivent participer au kick-off meeting, et plus particulièrement le chef de projet MOE (maîtrise d’œuvre), le chef de projet MOA (maîtrise d'ouvrage), et le client (commanditaire).
2 ) Le comité projet - COPROJ
Le comité projet, ou COPROJ, est une instance de réunion projet hebdomadaire d'une durée de 30 minutes à 1 heure, organisée par les chefs de projet, qui consiste à réaliser un point opérationnel d'avancement sur le projet et coordonner les actions à réaliser dans le cadre du projet.
Le comité projet peut également être utilisé afin de prendre des décisions opérationnelles, telles que changer le plan d'action de migration envisagé suite à un obstacle technique rencontré.
Cette instance de pilotage réunit les chefs de projet (maîtrise d’œuvre et maîtrise d'ouvrage), et éventuellement d'autres acteurs projet, soit métiers soit techniques, en fonction de l'ordre du jour du comité projet.
3 ) Le comité de pilotage - COPIL
Le comité de pilotage, ou COPIL, est une instance de gouvernance généralement mensuelle d'une durée de 2 heures, qui consiste à suivre l'état d'avancement global du projet, à prendre des décisions, et à vérifier que le projet se déroule selon les exigences du client en terme de qualité, coûts et délais.
C'est l'occasion de :
- Vérifier que le planning projet est bien respecté, ou d'expliquer les écarts constatés.
- Planifier les jalons-clés du projet.
- Décider des orientations stratégiques à mener.
- D'analyser les propositions remontées par les chefs de projet.
- De modifier, réduire ou étendre le périmètre du projet.
- Valider les livrables projet.
- S'assurer que le projet respecte les exigences de qualité, coûts et délais.
Les participants d'un comité de pilotage sont le plus souvent les chefs de projet (maîtrise d'oeuvre et maîtrise d'ouvrage), le client, les décideurs éventuels, le sponsor du projet, et les représentants des parties prenantes (référent métiers, key users, etc). Les membres du COPIL peuvent également inviter sur demande un acteur projet spécifique, en fonction des points mis à l'ordre du jour de la réunion.
4 ) Le comité stratégique - COSTRAT
Le comité stratégique, ou COSTRAT, est une instance de gouvernance mensuelle ou trimestrielle d'une durée de 2 heures, qui consiste à déterminer la stratégie de l'entreprise, la déclinaison de cette stratégie en objectifs et qui consiste à suivre l'avancement des projets qui sont en accord avec cette stratégie.
Les participants sont généralement les chefs de projet (maîtrise d’œuvre et maîtrise d'ouvrage), le client, les décideurs et la direction. Les profils opérationnels ne sont pas conviés afin de garder une "vision haute" du projet.
5 ) Le comité de crise
Le comité de crise se réunit de manière exceptionnelle afin de faire face à une situation critique de toute nature qui n'a pas pu être anticipée ni traitée lors du comité de pilotage. Le comité de crise continue de se réunir sur une base régulière tant que la crise en question n'est pas résolue.
Les participants sont généralement les chefs de projet (maîtrise d’œuvre et maîtrise d'ouvrage), le client, les décideurs et la direction.
6 ) Le comité de suivi des activités de maintenance - CORUN
Le comité de suivi des activités de maintenance et d'exploitation, ou CORUN, est une réunion hebdomadaire d'une durée de 30 minutes qui consiste à vérifier que l'exploitation courante d'une solution est conforme aux exigences de qualité et aux engagements de service pris.
Par exemple, j'ai planifié avec mes prestataires informatiques tous les lundi un point de 30 minutes afin de discuter des incidents des derniers jours, des difficultés rencontrées, prendre des décisions lorsque cela s'avère nécessaire, et remonter toute information utile aux différentes parties prenantes.
Ce comité de suivi RUN permet ainsi de s'assurer que la prestation commandée est dans les clous et qu'il n'y a pas d'écart constaté. Cela évite d'attendre un comité de pilotage trimestriel pour se rendre compte que la situation s'est dégradée.
7 ) L'atelier de travail - Workshop
L'atelier de travail, aussi appelé workshop, est une réunion de travail ponctuelle d'1 à 2 heures déclenchée pour répondre à une problématique précise sur un projet. Un atelier de travail peut être une réunion de passation de connaissances, une réunion de brainstorming, ou encore un point de synchronisation entre différents acteurs.
Bien que cette instance de réunion soit initiée par les chefs de projet, tout le monde peut être convié à celle-ci : référent technique, utilisateur clé, référent métier, etc...
8 ) La réunion de clôture du projet
La réunion de clôture est une instance de réunion unique, généralement d'une durée de 2 heures, qui est planifiée à la fin du projet. Elle a pour objectif de vérifier la conformité des livrables avec l'attendu, de remercier les acteurs projet, de transférer officiellement le dossier vers l'exploitation RUN, et de marquer la fin du projet.
On invite généralement à la réunion de clôture du projet les mêmes personnes qui participent aux comités de pilotage, c'est à dire : les chefs de projet (maîtrise d'oeuvre et maîtrise d'ouvrage), le client, les décideurs éventuels, le sponsor du projet, et toute autre personne invitée par les membres du COPIL.
Doit-on rédiger un compte-rendu à chaque instance de réunion ?
Il est préférable de rédiger un compte-rendu pour chaque réunion de pilotage d'un projet, afin de tracer les informations remontées et les décisions prises, et également de suivre les actions à réaliser.
La forme du compte-rendu peut cependant varier selon l'instance de réunion : un compte-rendu de comité de pilotage sera plus formel qu'un compte-rendu de comité projet.
Vous pouvez vous appuyer sur la méthode RIDA pour rédiger des compte-rendus rapides et efficaces, ou alors vous lancer dans la rédaction d'un compte-rendu plus formel en suivant cet article.
Peut-on exprimer son désaccord en réunion ?
Oui, c'est même une pratique à encourager, car elle favorise le débat et le dialogue. Ce n'est pas parce que le client ou le boss a une idée que c'est forcément la meilleure.
Encourager le débat, cela permet bien souvent de trouver une meilleure solution, de meilleure qualité, avec moins de difficultés, moins de risques, parfois même qui demande moins de temps pour être mise en œuvre.
Ce n'est pas parce qu'une personne qui détient une autorité parle qu'elle a forcément raison. Plutôt que de voir des injonctions systématiques, voyez plutôt cela comme des propositions qui attendent d'être débattues et amendées afin d'être améliorées.
