Qu’est-ce qu’une réunion Go/No go projet ?

Bien souvent, lorsqu'on doit prendre une décision concernant un projet, on déclenche ce qu'on appelle une réunion Go / No go projet. 

Bien qu'il s'agisse d'une pratique courante, celle-ci n'est pas formellement définie dans les méthodologies de gestion de projet telles que PMBOK et PMP.

Dans cet article, je vous explique ce qu'est une réunion Go / No go, comment l'organiser, et comment je l'utilise pour piloter à bon escient mes projets.

Qu'est-ce qu'une réunion Go/No Go projet ? Définition

Une réunion go/no go est une instance de gouvernance dont l'objectif est d'étudier la viabilité d'un projet ou la conformité d'un livrable, et de décider si l'on poursuit le projet (go) ou pas (no go).

On la considère souvent comme un processus de prise de décision.

Go est un terme anglais signifiant "allez", ou "top départ". A l'inverse, no go signifie "ne pas y aller". Il faut donc prendre l'expression littérale pour comprendre l’intérêt de cette réunion.

Ce type de réunions peut être utilisé plusieurs fois par projet, mais on la retrouve généralement en phase d'avant-projet, afin de juger de la viabilité d'un projet, ou en cours de projet, principalement pour valider une phase de test, de recette ou de pilote.

La réunion go / no go est un jalon important en gestion de projet, qui marque généralement la fin d'une phase et le début d'une autre.

C'est par exemple le cas lorsqu'un client valide un déploiement tests d'une application sur une dizaine d'ordinateurs, et donne son "go" pour un déploiement généralisé dans l'entreprise.

Ce type de réunion fonctionne très bien dans un projet de type phase gate, où chaque phase du projet doit être revue, validée puis clôturée avant de passer à la suivante. On parle également dans ce cas de projets séquentiels.

Quel est l'objectif d'une réunion Go / No go ?

Une réunion go / no go est une réunion de décision, afin d'acter si l'on souhaite poursuivre la réalisation du projet, ou pas.

Elle fait donc généralement office de jalon ou d'étape clé, pour le passage d'une phase projet à une autre.

Trois décisions peuvent être prises dans le cadre de cette réunion :

1. Go : Tout est ok.
   Dans ce cas, les décideurs valident sans réserve la viabilité du projet ou la conformité d'un livrable. Tout est conforme, et la rentabilité du projet est là, le projet peut donc se poursuivre comme prévu.
   
2. No go : il faut revoir la copie.
   La viabilité du projet n'est pas certaine, ou les livrables ne sont pas conformes. Des réserves sont émises, mais l'équipe projet doit revoir le travail fourni afin de proposer une v2, une version plus aboutie. Celle-ci sera à nouveau soumise à un go / no go.
   
3. No go : on s'arrête là.
   Le projet ne peut pas être rentable et n'apporte pas de réels bénéfices, ou de trop nombreux écarts sont constatés, en terme de qualité, délais et coûts. Le projet est arrêté prématurément.
   

A noter que les méthodologies PMP et Prince2 prévoient toutes les deux l'arrêt prématuré et l'annulation d'un projet. Il est donc sain d'arrêter un projet lorsqu'il s'avère que les coûts surpassent les bénéfices et retours sur investissement attendus.

Réunion Go / No go vs Comité de pilotage : Quelles différences ?

Une réunion go / no go a comme objectif de prendre une décision quant à l'avenir d'un projet. Il peut s'agir d'acter le passage d'une phase à une autre, ou de valider la viabilité d'un projet. 

Le comité de pilotage a comme objectif de contrôler l'avancement du projet, et de s'assurer que celui-ci sera fini dans les temps, et dans les coûts impartis.

Un point Go / No go peut très bien être inclus dans le déroulement d'un comité de pilotage.

Comment s'organise une réunion go no go ?

La réunion Go / No go s'organise généralement en 5 temps :

1. Présentation des données, faits et résultats.
   La synthèse des actions menées ou des études de faisabilité, d'opportunité et de marché sont présentées à l'ensemble des participants. Les résultats obtenus sont également annoncés.
   
2. Discussion entre les différentes parties prenantes sur les implications.
   Un échange de type questions / réponses a ensuite lieu. Le chef de projet répond généralement aux questions des différents participants, afin de clarifier son propos, de donner des éléments de contexte, etc.
   
3. Analyse des impacts et risques.
   Les participants analysent ensuite les impacts positifs et négatifs ainsi que les risques et opportunités que leur décision apportera. Ils font cela aussi bien pour la décision "go" que pour la décision "no go", de manière objective.
   
4. Rappel de la décision à prendre.
   Le chef de projet rappelle alors la décision à prendre, et fait un résumé des échanges précédents.
   
5. Arbitrage.
   Enfin, la réunion se clôture sur une prise de décision. "Go" signifie que le projet peut continuer, alors que "no go" signifie qu'il est nécessaire de retravailler quelque chose, ou carrément d'arrêter prématurément le projet.
   

Quand planifier un Go / No go ?

Une réunion go / no go peut se planifier à deux moments dans la vie du projet :

1. Lors de la phase d'avant-projet, afin de valider la viabilité du projet.
   L'étude de faisabilité, l'étude d'opportunité et l'étude de marché sont passées au crible afin de déterminer si le projet est réalisable en l'état et quels bénéfices il peut apporter pour l'entreprise.
   
2. Lors de la phase d'exécution, afin de valider une étape.
   Cette réunion permet d'approuver des livrables ou la fin d'une phase et le passage à une autre. Elle est souvent utilisée en informatique pour valider un test avant de généraliser le plan d'action à l'ensemble de l'organisation.
   

Qui inviter à une réunion Go / No go ?

Les participants d'une réunion go / no go sont généralement les mêmes que ceux du comité de pilotage, à savoir : le chef de projet, le commanditaire et le sponsor projet, les référents métiers, utilisateurs finaux, et de manière générale toutes les parties prenantes clés du projet.

Doit-on faire un compte-rendu après une réunion go no go ?

La réunion de go / no go doit donner lieu à un compte-rendu écrit, comme toute réunion projet. Celui-ci doit mettre l'accent sur les décisions prises lors de la séance.

Je vous recommande de le rédiger et de l'envoyer dès que la réunion est terminée, et de relancer vos interlocuteurs pour qu'ils valident bien le compte-rendu.

Cela permet de garder une trace écrite de la décision prise en réunion, qui sera utile en cas de futures incompréhensions ou de conflits.