Comment rédiger un compte-rendu de réunion ? Conseils + Exemples

En gestion de projet, les réunions sont inévitables. Réunion de lancement, comités projet, comités de pilotage, réunions de crise, ateliers de travail, etc...

Pour se souvenir de ce qui a été dit et de qui doit faire quoi, les comptes-rendus sont donc vos meilleurs amis.

Dans cet article, je vous livre mes conseils et bonnes pratiques pour rédiger un compte-rendu de réunion exhaustif et de qualité, sans que ça vous prenne des heures.

Qu'est-ce qu'un compte-rendu de réunion ?

Un compte-rendu de réunion, abrégé en CR,  est un document écrit synthétisant les discussions qui ont eu lieu pendant la réunion, les décisions qui ont été prises, les questions posées et éléments soulevées, ainsi que le plan d'action à dérouler post-réunion.

Ce document est le plus souvent rédigé par le chef de projet, qui est l'animateur des réunions projet. Il peut également être rédigé par un assistant chef de projet. 

Une fois rédigé, il est envoyé à l'ensemble des participants de la réunion, et peut être mis à disposition, sans obligation, de toutes les parties prenantes du projet.

Son plus grand intérêt est de garder une trace écrite du déroulement de la réunion et de ce qui s'est dit. ça peut être utile notamment en cas de conflits ultérieurs, pour prouver ce qui s'est réellement dit.

Le compte-rendu de réunion est rédigé au plus tôt à la sortie de la réunion. Il peut adopter un format libre, ou respecter un format imposé, comme un modèle de document existant dans l'entreprise.

Quels sont les objectifs d'un compte-rendu de réunion ?

Les objectifs d'un compte-rendu de réunion sont les suivants :

• Donner les grandes lignes des échanges ayant eu lieu en réunion.
  
• Garder une trace des discussions.
  
• Communiquer sur les décisions et arbitrages pris en séance.
  
• Informer sur l'avancée d'un travail ou communiquer des informations générales.
  
• Fixer des objectifs et tâches, en fonction d'un plan d'action, en attribuant un responsable et une échéance par tâche.
  

Comment j'ai planté un projet en oubliant de faire un CR

Rédiger un CR de réunion peut sembler long, rébarbatif, pompeux et sans intérêt. Je peux vous assurer que son intérêt est sous-estimé.

Personnellement, je ne l'ai compris que quand j'ai planté un projet en ayant oublié de rédiger un compte-rendu. Un seul compte-rendu absent, et le projet est parti en vrille. J'aurais pu gagné de nombreux mois si j'avais tracé ce jour-là les décisions prises par le client. 

Quelques mois plus tard, il est revenu sur ce qu'il avait dit, mais je n'avais aucun moyen de le prouver, et lui n'avait pas envie d'être honnête. Le projet s'est enlisé, et ce qui devait durer 3 mois a duré 1 an et demi. Et ça s'est fini par une bataille d'avocats, après que plusieurs personnes y aient laissé leur santé.

Depuis, j'ai compris l'importance de rédiger en temps et en heure les comptes-rendus de réunion.

Quel est l'intérêt d'un compte-rendu de réunion ?

Voici pourquoi il est important de systématiquement rédiger vos CR de réunion :

• Synthétiser les échanges.
  Les paroles s'envolent, les écrits restent. On peut se dire beaucoup de chose en 1 ou 2 heures de réunion. Et lorsqu'on commence à les enchaîner, il est facile d'oublier 2 jours plus tard ce qui s'est dit.
  
  Un compte-rendu archive par écrit les discussions ayant eu lieu en séance.
  
• Garder une trace des décisions actées.
  Toutes les décisions prises en réunion sont inscrites au compte-rendu. Cela permet d'avoir une référence archivée à laquelle on peut ultérieurement se référer, notamment si quelqu'un revient sur une décision ou si le périmètre du projet évolue.
  
• Faire un suivi des actions à réaliser post-réunion.
  Souvent, un plan d'action est déterminé en réunion projet. Le compte-rendu de réunion permet de synthétiser qui doit faire quoi, pour quand et comment.
  
• Communiquer le même niveau d'information aux participants et aux absents.
  Le CR de réunion est généralement envoyé aux participants de la réunion, qu'ils aient été présents ou absents. Il est également déposé dans le dossier projet. Ainsi, toutes les parties prenantes du projet dispose du même niveau d'information, ce qui facilite la communication.
  
• Éviter les réunions de type "redites".
  Il permet également d'éviter en réunion de se rappeler ce qu'on s'est dit il y a un mois. On est donc plus efficace, et on gagne tous collectivement du temps.
  
• Éviter les incompréhensions.
  Même après 1 heure de discussion, on n'est jamais à l'abri de mauvaise interprétation de ce qu'il faut faire de tel ou tel participant. Le compte-rendu permet d'acter clairement ce qui a été dit en réunion, et évite ainsi les incompréhensions entre acteurs projet.
  
• Étouffer dans l’œuf les situations de crise et les tensions.
  Parfois, suite à une évolution de périmètre du projet, des tensions peuvent naîtrent, chaque partie campant sur ses positions et accusant l'autre. Le compte-rendu est impartial et permet à tout le monde de se rappeler ce qui s'est dit et ce qui a été acté il y a plusieurs semaines ou mois.
  

13 bonnes pratiques pour rédiger un compte-rendu de qualité

Voici 13 conseils et bonnes pratiques qui vont vous aider à rédiger vos comptes-rendus sans rien oublier, et sans y passer 2 heures, tirés de mon expérience de chef de projet :

1. Faites figurer les informations obligatoires.
   
2. Prenez des notes en réunion.
   
3. Collectez les notes de l'ensemble des participants.
   
4. Rédigez le CR sans attendre, immédiatement à la fin de la réunion.
   
5. Envoyez votre compte-rendu dans un format non modifiable.
   
6. Faites apparaître clairement les décisions prises en réunion.
   
7. indiquez clairement le plan d'action, avec qui doit faire quoi pour quand.
   
8. N'y passez pas plus de temps que la durée de votre réunion.
   
9. Ajoutez une mention indiquant que le compte-rendu sera automatiquement validé après une date limite.
   
10. Relisez-vous toujours avant envoi.
    
11. Envoyez le compte-rendu au plus tard 24 heures après la réunion.
    
12. Archivez le document dans un répertoire partagé accessible à l'ensemble des parties prenantes.
    
13. Créez-vous un modèle de compte-rendu pour gagner du temps.
    

1 ) Faites figurer les informations obligatoires

Bien que le format d'un compte-rendu est libre, celui-ci doit tout de même comporter plusieurs mentions obligatoires :

• Le nom du projet.
  Pour savoir plus facilement de quoi on parle.
  
• Le nom du chef de projet ou rédacteur du compte-rendu.
  Il s'agit du référent auquel les destinataires du compte-rendu peuvent s'adresser pour demander des précisions ou des modifications du document.
  
• La date de la réunion.
  Je vous recommande d'indiquer également l'heure de début et l'heure de fin, car cela arrive d'avoir plusieurs réunions la même journée pour le même projet.
  
• L'objet de la réunion.
  Indique quel était l'objectif de la réunion. Par exemple : "Réunion de travail migration messagerie Exchange vers Office 365".
  
• L'ordre du jour.
  L'ordre du jour a été envoyé en avance aux participants et se trouve dans votre invitation de réunion. Cela permet de rappeler aux destinataires du compte-rendu les points abordés en réunion, mais ça vous permet également de structurer facilement votre compte-rendu.
  
• Le nom des participants.
  Listez l'ensemble des personnes invités à la réunion, qui était présent, et qui était "excusé" (absent si vous préférez).
  
• Les décisions / arbitrages pris en séance.
  Listez dans cette section l'ensemble des décisions actées en réunion. S'il n'y en a aucune, indiquez N/A, mais c'est plutôt rare.
  
• La synthèse des échanges.
  Reprenez votre ordre du jour, et synthétisez le plus clairement possible la teneur des discussions qui ont eu lieu en réunion.
  
• Un tableau de suivi des actions.
  Ce tableau permet de récapituler qui doit faire quoi, pour quand, pourquoi et comment.
  
• La date de la prochaine réunion.
  S'il s'agit d'une réunion récurrente comme un comité de pilotage, indiquez la date de la prochaine réunion.
  

2 ) Prenez des notes en réunion

Si vous comptez sur votre mémoire, je peux vous garantir que vous allez non seulement oublier des sujets, mais également vous triturer les méninges et vous fatiguer très vite. 

Notez tout ce qu'il se dit d'important :

• Qui a dit quoi dans les échanges.
  
• Quelles sont les décisions actées.
  
• Qui est d'accord ou pas avec ces décisions.
  
• Quel est le plan d'action retenu.
  
• Qui doit faire quoi, pour quand, et pourquoi.
  

Cela vous facilitera grandement la vie pour la suite. Vous n'aurez plus qu'à reprendre vos notes pour rédiger votre compte-rendu en un temps record.

Je vous recommande d'utiliser une carte mentale, ou des techniques de prise de note.

3 ) Collectez les notes des participants

Si d'autres personnes que vous ont pris des notes en réunion, faites tout votre possible pour les récupérer. Vous pourrez ainsi comparer avec vos notes, et ajouter dans votre compte-rendu les sujets que vous n'avez pas noté.

C'est d'ailleurs une technique intéressante à adopter en comité de pilotage, en comité stratégique, ou encore en réunion de crise. 

En effet, le chef de projet est souvent accompagné par le sponsor du projet, ou l'un des directeurs ou dirigeants de l'organisation. 

Si chacun se concentre sur un aspect dans la prise de note, ça peut vraiment être bénéfique.

Je l'ai fait plusieurs fois sur un dossier compliqué, et pendant que je me concentrais sur tout ce qui était opérationnel, le directeur commercial notait les points organisationnels et stratégiques, et l'avant-vente s'occupait des points d'architecture et commerciaux.

4 ) Rédigez le compte-rendu immédiatement après la fin de la réunion

Pourquoi attendre pour rédiger le compte-rendu alors que les informations sont fraîches dans votre tête ? Vous savez ce qu'un dit : plus c'est frais, plus c'est bon.

Et bien c'est pareil avec votre compte-rendu. Plus vous attendrez pour le rédiger, plus vous y passerez de temps pour vous rappeler qui a dit quoi. Et plus les risques d'erreurs et d'oublis sont élevés.

Réservez-vous 30 minutes immédiatement après votre réunion pour vous occuper du compte-rendu, avant d'enchaîner sur une autre réunion. Ainsi, vous serez toujours à jour dans vos comptes-rendus.

Je vais vous avouer 2 choses qui me sont déjà arrivées :

• J'ai perdu mes notes, et 48 heures après, c'était compliqué de me rappeler avec exactitude tout ce qui avait été dit.
  Les erreurs de sauvegarde, les suppressions accidentelles, ça arrive.
  
• J'ai déjà pris des notes tellement vite que j'étais incapable de me relire.
  Sérieusement, j'avais l'impression d'être devant des hiéroglyphes. Encore une fois, si la réunion n'est pas fraîche dans votre tête, c'est impossible de s'en sortir dans ce cas-là.
  

5 ) Envoyez le compte-rendu dans un format non modifiable

Un compte-rendu peut prendre de nombreux formats. Mais le plus souvent, on les rédige sur Word, parce que c'est plus simple, parce que l'entreprise dispose déjà d'un modèle de document prêt à l'emploi.

Le problème, c'est que si vous envoyez tel quel le document à un client pour validation, il peut très bien vous retourner une version légèrement modifiée à son avantage, et la valider. Si vous ne faites pas attention, vous pouvez facilement vous laisser piéger.

L'astuce, c'est de transformer votre compte-rendu en fichier PDF avant de l'envoyer au client. Le format n'étant pas modifiable, cela règle le souci.

6 ) Faites apparaître clairement les décisions prises en réunion

D'un coup d’œil sur votre compte-rendu, quelqu'un qui n'a pas participé à la réunion doit identifier les décisions qui ont été prises. 

Pour cela, créez une section dans votre compte-rendu nommée "Décisions" ou "Arbitrages", et créez un tableau des décisions prises en séance. 

Il faut à minima les informations suivantes :

• Arbitrage à réaliser.
  En quelques mots, décrivez la problématique à résoudre et le choix à effectuer.
  
• Solutions possibles.
  Si vous avez identifié plusieurs solutions possibles, listez-les ici succinctement.
  
• Solution retenue.
  Indiquez ensuite le choix qui a été fait lors de la réunion.
  
• Raisons de ce choix.
  Précisez pourquoi c'est ce choix qui a été retenu.
  
• Impact estimé de la solution retenue.
  Indiquez également quels sont les impacts positifs et négatifs estimés sur le projet pour ce choix.
  
• Nom des décideurs.
  Enfin, dressez une liste des participants de la réunion en faveur de ce choix.
  

7 ) Indiquez qui doit faire quoi, pour quand et comment

On décide souvent en réunion d'un plan d'action à mettre en place une fois la réunion terminée. Chacun a sa liste de tâches et ses échéances et sait sur quoi il doit travailler.

Oui mais. Pour être sûr que personne ne passe à côté de quelque chose ou n'oublie ce qu'il doit faire, un compte-rendu doit comporter un tableau de suivi des actions, avec les colonnes suivantes :

• Action : Le détail de l'action à réaliser.
• Qui : La personne à qui l'action a été affectée.
• Quand : L'échéance au plus tard pour laquelle l'action doit être finie.
• Comment : Seulement s'il est nécessaire de donner un mode opératoire ou de faire un lien vers une procédure.
• Informe : Le nom de la personne à informer lorsque l'action est réalisée, et la manière de l'informer. Par exemple : "mail à envoyer à Michel".

Ainsi, chacun sait ce qu'il a à faire, pour quand, et connaît également les tâches des autres participants.

C'est un excellent moyen de synthétiser ce qui s'est dit en réunion et de s'assurer que celle-ci a été utile.

8 ) N'y passez pas plus de temps que la réunion

Un compte-rendu, ça doit être clair et concis, précis, rapide à lire mais surtout rapide à écrire.

Si vous passez autant de temps que votre réunion ou + à rédiger votre compte-rendu, c'est que vous avez un problème.

Soit vos notes ne sont pas complètes, soit vous vous y prenez trop tard, soit vous tentez de faire des formulations alambiquées, soit vous n'avez rien écouté en séance.

Arrêtez avec les phrases à rallonge. Oubliez le langage corporate inutilement lourd et complexe. Préférez les phrases courtes et les mots simples.

Vous n'êtes même pas forcés de faire une phrase complète. Tant que c'est compréhensible et qu'il y a zéro ambiguïté, ça me va.

9 ) Validez automatiquement le CR après une date précisée à l'avance

On court tout le temps après les participants pour s'assurer qu'ils ont bien reçu le document, qu'ils l'ont bien lu, qu'ils l'ont bien validé. Quelle perte de temps ! Alors qu'on a 36 714 autres choses à faire en tant que chef de projet. 

Je vous conseille d'intégrer une mention au début de votre compte-rendu, ainsi que dans votre mail, indiquant que sans retour, le compte-rendu sera automatiquement validé à telle date.

Je relance 1 fois 48 heures après envoi du compte-rendu, et si personne ne revient vers moi d'ici cette date, tant pis pour eux : le compte-rendu est validé.

Voici à quoi ça pourrait ressembler :

"Sans réserves émises de votre part, ce compte-rendu de réunion sera réputé validé automatiquement 5 jours ouvrés après la date d'envoi".

J'applique la méthode "pas de nouvelles, bonnes nouvelles". Nous sommes tous grands, nous sommes tous pro, nous savons tous quoi faire. Si vous ne répondez pas à mon mail c'est que tout va bien et que rien ne vous dérange. 😉

10 ) Relisez-vous toujours avant envoi

Bien sûr, il faut être rapide dans la rédaction et l'envoi du compte-rendu. Mais prenez quand même le temps de vous relire.

On n'est jamais à l'abri d'une faute de frappe, ou même d'une énormité qui se cache au beau milieu du document.

Relisez-vous à voix haute pour vérifier que c'est clair et facilement compréhensible, et faites un dernier tour sur vos notes pour vous assurer que vous n'avez rien oublié.

C'est ok pour vous ? Top, vous pouvez l'envoyer tel quel !

11 ) Envoyez le compte-rendu au plus tard 24 heures après la réunion

Plus vous tardez à envoyer votre compte-rendu, moins le sujet sera frais dans la tête des destinataires. C'est le même problème que lorsque vous devez rédiger rapidement le compte-rendu, en sortant de la réunion. 

Débrouillez-vous pour envoyer le compte-rendu au plus tard 24 heures après la réunion. Et encore, je trouve déjà ça trop tard. Mais ça reste un engagement pris dans de nombreuses sociétés de consulting et prestataires de service. 

Personnellement, je l'envoie sous 2 heures, pour éviter d'y passer plus de temps que nécessaire.

12 ) Archivez le document dans un répertoire partagé

Un compte-rendu de réunion est un document projet à garder précieusement durant tout le cycle de vie du projet. 

ça m'est déjà arrivé de ressortir des comptes-rendus 12 mois plus tard pour prouver ce qui avait été acté par le client à cette fameuse réunion.

Je vous invite donc à archiver ce document et ses différentes versions (y compris la version validée), dans un répertoire partagé, accessible par l'ensemble des acteurs projet.

Cela contribue à votre devoir de transparence sur le projet, et vous vous limitez ainsi les interrogations à ce sujet. Si quelqu'un a besoin d'une information, il y a directement accès. 

Mais surtout, cela vous permet d'être réactif en cas de conflits pour ressortir d'un claquement de doigt le précieux compte-rendu. Il est validé, il fait foi et vous vous évitez de nombreuses prises de tête.

13 ) Créez un modèle de compte-rendu

Enfin, comme tous les documents projet, créez-vous un modèle de document personnalisé, afin d'éviter de tout refaire de zéro à chaque fois. 

Je vous conseille de partir de ce modèle de compte-rendu, que je mets gratuitement à votre disposition. Vous êtes ensuite libre de le customiser selon vos besoins.

Quand rédiger un compte-rendu ?

Le compte-rendu doit être rédigé le plus tôt possible en sortant de la réunion, et envoyé dans les 24 heures, afin que les participants puissent le relire et le valider.

Au-delà de 24 heures, il y a de fortes chances que les destinataires du document soient déjà passé à autre chose, ou qu'ils se soient engagés dans une mauvaise voie, malgré ce qui s'est dit en réunion, et malgré le plan d'action retenu.

Je vous recommande de vous réserver 30 minutes immédiatement après votre réunion afin de rédiger votre compte-rendu. Les sujets étant encore chaud dans votre tête, vous gagnerez ainsi du temps.

Quel format utiliser pour un compte-rendu de réunion ?

Le format d'un compte-rendu est libre. Le plus souvent, il s'agit d'un document Word mis au format PDF avant envoi, mais il peut également prendre la forme d'un mail, d'un fichier PowerPoint, d'un fichier partagé OneNote, ou encore d'une carte mentale type mindmap.

Personnellement, j'utilise la mindmap en réunion pour prendre des notes, puis je fais une note synthétique des échanges, décisions et du plan d'action retenu dans Word.

Je mets ensuite le document au format PDF, puis je l'envoie à l'ensemble des destinataires pour validation. Sans retour de leur part sous 5 jours ouvrés, je considère le compte-rendu comme étant validé.

Qui rédige le compte-rendu de réunion ?

Le compte-rendu est généralement rédigé par l'initiateur et l'animateur de la réunion. Le plus souvent, il s'agit du chef de projet ou de l'assistant chef de projet.

Ils peuvent prendre des notes pendant la réunion, ou désigner quelqu'un d'autre pour les prendre, ou encore collecter les notes des différents participants pour synthétiser tout cela.

Encore une fois, libre à vous de vous organiser selon vos besoins.

A qui s'adresse le compte-rendu de réunion ?

Le compte-rendu s'adresse aux membres participants de la réunion, ainsi qu'aux excusés et aux parties prenantes clés du projet. Il est généralement adressé par mail, puis est stocké dans un répertoire partagé permettant à tous les acteurs projet d'y accéder.

Faut-il obligatoirement signer le compte-rendu ?

Signer un compte-rendu indique que l'on est d'accord avec son contenu. On parle alors de compte-rendu validé. Signer un compte-rendu pour le valider est donc une situation idéale mais ce n'est pas obligatoire.

En effet, il est rare d'avoir des retours suite à l'envoi de CR aux participants. Même après relance, vous n'aurez que très peu de personnes validant explicitement le compte-rendu.

Pour contrer cela, j'indique systématiquement dans mes comptes-rendus et mes mails que sans retour de la part des participants, le compte-rendu sera considéré comme validé au bout de 5 jours ouvrés.

Cela évite aussi des débats stériles 6 mois plus tard où un client de mauvaise foi peut vous dire qu'il ne souhaite pas entendre parler du compte-rendu car il ne l'a pas validé.

Modèle compte-rendu de réunion

Cliquez sur le bouton ci-dessous pour télécharger un modèle de compte-rendu de réunion prêt à l'emploi sous Microsoft Word ou tout autre outil de traitement de texte.

Exemple de CR de réunion

Voici quelques exemples de comptes-rendus de réunion qui peuvent vous inspirer.

Alternatives au compte-rendu de réunion

Si vous jugez qu'écrire un compte-rendu est trop formel et demande trop de temps par rapport à votre réunion projet, vous avez plusieurs alternatives qui s'offrent à vous :

• Utiliser un RIDA.
  RIDA est un sigle signifiant Relevé Information Décision Action. Il s'agit d'un outil remplaçant avantageusement le compte-rendu, notamment pour des réunions rapides ou des ateliers de travail où le formalisme n'est pas de mise.
  
• Partager vos notes brutes.
  Envoyer ses notes brutes, sans reformuler ou réorganiser celle-ci se fait également, notamment lors de réunions internes. En enlevant le formalisme, on peut ainsi gagner un temps précieux.