Le comité projet est probablement l'une des instances de réunion projet les plus connues, ex æquo avec le comité de pilotage projet.
Mais celle-ci se distingue du comité de pilotage sur sa vocation. Là où le COPIL porte une vision stratégique du projet, le comité projet a une vocation plus opérationnelle et rentre dans le détails du quotidien.
Dans cet article, nous allons voir ensemble ce qu'est un comité projet, quels sont ses objectifs, qui y participe et comment il se déroule.
Qu'est-ce qu'un comité projet ? Définition
Un comité projet, ou COPROJ, est une réunion projet hebdomadaire qui permet de suivre l'avancement des tâches du projet et de prendre des décisions opérationnelles. Le COPROJ est animé par le chef de projet et dure généralement 30 minutes.
Le COPROJ est un élément-clé dans le succès d'un projet. Sans comité projet, les équipes opérationnelles de part et d'autre n'arriveront pas à se coordonner, ce qui amènera inévitablement à des tensions et des conflits.
Cette réunion projet se concentre sur la vision opérationnelle du projet. Elle consiste à suivre la réalisation des tâches techniques et opérationnelles, et à faire le point sur ce qui est fait et ce qui va venir avec les autres chefs de projet.
Thèmes | COPROJ - Comité Projet |
|---|---|
Description | Réunion de suivi opérationnel du projet |
Objectif | - Suivre la réalisation des tâches opérationnelles du projet. - Identifier et lever les difficultés techniques. |
Vision | Opérationnelle |
Synonymes | Comité technique, Comité de suivi, Comité opérationnel, COPRO |
Participants | Chef de projet Chef de projet client Chef de projet prestataire Acteurs techniques projet (en fonction des besoins) Utilisateurs (en fonction des besoins) |
Animateur | Chef de projet |
Durée | 30 minutes (à adapter en fonction de la taille et de la durée du projet) |
Fréquence | Hebdomadaire ou bi-hebdomadaire |
Activités | - Suivre l'avancement des tâches - Prendre des décisions techniques - Coordination des équipes opérationnelles - Suivi de l'analyse des risques - Remontée des imprévus et difficultés |
Support de présentation | Non obligatoire |
Compte-rendu | Informel (mail, partage de la prise de note, RIDA, carte mentale, ...) |
Comité projet vs Comité de pilotage : Quelles différences ?
Le comité de pilotage est une réunion généralement mensuelle permettant de suivre l'avancement global du projet et de prendre des décisions stratégiques. Le comité projet est une réunion hebdomadaire permettant de suivre l'avancement des tâches : il a une vocation opérationnelle.
La vision du projet, les objectifs, les participants, et même la manière de conduire ces deux réunions diffère.
Ces deux instances de gouvernance projet sont chacune indispensable au bon déroulement du projet, et font partie des facteurs-clés de succès d'un projet.
Quels sont les objectifs du comité projet ?
Le comité projet, ou COPROJ, a comme objectif d'assurer la bonne réalisation des tâches opérationnelles du projet. Cette instance de gouvernance permet aux différents chefs de projet et acteurs techniques de se synchroniser sur l'état d'avancement des différentes tâches.
Ainsi, le COPROJ a pour principales missions et responsabilités les éléments suivants :
- Faire un point d'avancement / réalisation sur les tâches projet.
Le comité projet sert avant tout à faire un suivi régulier de la réalisation des tâches associées au projet. Les participants rentrent ainsi dans le détail technique des tâches, et suivent le planning détaillé du projet. - Coordination des équipes opérationnelles et métiers.
Les différentes équipes opérationnelles (client, prestataires, partenaires, ...) se synchronisent de façon hebdomadaire entre elles.
On prépare les ateliers de travail, on attribue et priorise des tâches, on définit la suite des actions selon les disponibilités, on traite les imprévus, et on s'accorde sur la qualité des livraisons. - Suivi de l'analyse de risques.
Les risques sont l'affaire du quotidien en gestion de projet. Une revue des risques en comité projet est ainsi indispensable. On se concentre généralement sur les risques opérationnels, les risques stratégiques étant revus en comité de pilotage. - Résoudre des problèmes, difficultés et imprévus.
Ce comité aide et accompagne les équipes opérationnelles sur les difficultés rencontrées au quotidien. Les chefs de projet prennent des décisions opérationnelles afin de tenter de les résoudre. - Remontée des arbitrages relevant du COPIL.
Si certains points ne peuvent être résolus en comité projet, soit parce que les participants ne possèdent pas du pouvoir décisionnaire, soit parce qu'une tension ou un conflit émerge, ce point doit être remonté en comité de pilotage projet pour arbitrage.
Qui participe au comité projet ?
Le comité projet réunit le chef de projet principal, ainsi que son ou ses homologues côté client, prestataires, etc... Le directeur de projet peut également être convié, ainsi que les acteurs techniques du projet et les utilisateurs, en fonction des besoins.
Je vous invite à rester le plus possible en petit comité sur cette réunion, afin de tenir le timing souvent serré (30 minutes hebdomadaires).
Personnellement, je fais appel aux sachants techniques uniquement lorsque je ne peux pas faire autrement. Je préfère généralement prendre 5 minutes avec eux avant la réunion pour noter les points à remonter, et comment expliquer telle ou telle problématique.
Cela leur permet de continuer à travailler sur les tâches du projet, sans être interrompus par le comité projet.
Qui anime le COPROJ ?
L'animation du COPROJ, ou comité projet, revient au chef de projet principal. Le comité projet est une réunion plus informelle, prenant plus la forme d'une discussion que d'une présentation.
Si vous êtes plusieurs chefs de projet sur votre projet et que vous vous partagez les tâches, faites en sorte que ce soit toujours le même qui anime le comité projet.
Quel est le rôle du chef de projet en comité projet ?
Lors d'un comité projet, le chef de projet a les rôles suivants :
- Préparer et animer le COPROJ.
Le chef de projet doit préparer et animer le comité projet, en relation avec l'équipe projet et les acteurs techniques. - Établir un état des lieux concernant les tâches du projet.
Il doit faire un point de situation sur l'avancement projet, et la réalisation des tâches opérationnelles. - Remonter les difficultés techniques et opérationnelles rencontrées.
Il remonte également toutes les problématiques rencontrées, en exposant les impacts que cela a engendré. Il propose des solutions opérationnelles ou en discute avec les autres participants afin de voir une solution émerger. - Prendre des notes tout au long de la réunion.
Le chef de projet doit être capable de prendre des notes des échanges qui ont lieu en COPROJ, en plus de l'animer. - Rédiger un compte-rendu exhaustif.
Enfin, le chef de projet doit rédiger un compte-rendu de COPROJ relatant le déroulé du comité de suivi projet ainsi que les décisions prises.
Combien de temps dure le comité de suivi projet ?
Un comité de suivi projet dure généralement 30 minutes, ce qui permet de faire un point de suivi sur la réalisation des tâches du projet, et de prendre des décisions opérationnelles.
En fonction de votre projet, de sa taille, sa cadence et sa complexité, et en fonction de l'organisation projet mise en place, vos comités projet pourraient être plus ou moins longs.
Je vous recommande toutefois de ne pas dépasser les 30 minutes, pour éviter que la réunion s'éternise et que des débats stériles voient le jour.
Personnellement, sur de petits projets de quelques semaines, je fais des points de 15 minutes hebdomadaire, alors que pour des projets plus conséquents, je reste sur un point de synchronisation de 30 minutes.
S'il est nécessaire d'échanger plus, c'est que l'on va probablement parler technique dans le détail. Dans ce cas, un atelier de travail spécifique est probablement le plus approprié.
A quelle fréquence faire un COPROJ sur son projet ?
Le comité projet se tient généralement toutes les semaines. Cette fréquence peut varier en fonction de la cadence de votre projet, mais je vous recommande de rester sur des échanges hebdomadaires, quitte à avoir des réunions plus courtes.
Personnellement, j'aime bien partir sur une fréquence par défaut d'1 comité projet par semaine de 30 minutes, puis d'adapter en fonction des besoins et des projets.
- Vos COPROJ ont tendance à s'éterniser ?
Limitez-les à 30 minutes, et sortez les échanges purement techniques de ce comité pour les mettre dans un atelier de travail spécifique. - Vous vous répétez trop souvent lors de vos comités projet et les participants ont l'impression que rien n'avance ?
Tentez de les espacer un peu plus, par exemple tous les 15 jours plutôt que de les faire chaque semaine. - Vous faites face à une problématique que vous ne pouvez pas solutionner, une décision doit être prise et cela ne peut être le cas qu'en comité de pilotage ?
Vous devez remonter ce point bloquant aux membres du comité de pilotage. Vous pouvez également déclencher un comité de pilotage extraordinaire, pour prise de décision rapide.
Comment se déroule un comité projet ?
Le comité projet est une réunion moins formelle que les comités de pilotage. Le format est donc assez libre.
Certains s'appuient sur un support de présentation pour l'animer, mais je vous déconseille de le faire. Vous passerez sinon un temps monstrueux à la préparation et vos COPROJ auront tendance à s'éterniser.
Je préfère voir les comités projet comme des discussions autour des tâches projet.
Voici comment je réalise mes comités projet :
- Tour de table.
C'est l'occasion de noter les présents et absents à la réunion, et de se présenter si de nouvelles personnes participent au comité projet. - Rappel du précédent COPROJ.
Je rappelle rapidement ce qui s'est dit lors du dernier comité projet, afin de donner un peu de contexte aux participants. - Validation des prérequis.
Optionnel. Je n'aborde ce point que s'il y a des prérequis manquants parmi ceux demandés, et qui vont nous bloquer rapidement dans le planning. - Suivi des livrables.
J'indique les livrables en cours de construction, ceux livrés, et ceux qui doivent être validés. Au besoin, on peut ré-échanger sur les éléments devant composer ces livrables. - Suivi du planning détaillé.
Focus sur le planning détaillé du projet, les tâches en cours de réalisation, celles terminées depuis le dernier COPROJ, et celles à venir. - Discussions opérationnelles.
S'il est nécessaire d'avoir des échanges complémentaires pour prendre une décision opérationnelle, c'est le bon moment.
Attention cependant à ne pas rentrer dans un débat technique qui pourrait durer plusieurs dizaines de minutes, le comité projet n'est pas le lieu pour cela. - Suivi de l'analyse de risques.
Revue des risques opérationnels du projet et des plans d'action mis en place pour les éviter. - Prochaine réunion.
Enfin, avant de dissoudre l'assemblée, c'est le bon moment pour fixer la date de la prochaine réunion, si celle-ci n'a pas encore été planifiée.
N'oubliez pas que tout ceci doit tenir dans un créneau de 30 minutes. Vous devrez donc être efficace et éviter de trop rentrer dans le détail si cela n'est pas vraiment nécessaire.
Faut-il utiliser un support de présentation en COPROJ ?
Je ne vous recommande pas d'utiliser un support de présentation spécifique en comité projet. Cela vous demanderait un temps de préparation trop conséquent, et votre réunion risquerait de s'éterniser.
Sauf si vous débutez dans le métier !
A la place, je vous recommande de projeter le tableau de suivi des livrables, le tableau de suivi des tâches, ou encore le planning détaillé, et d'axer vos discussions autour de ces éléments.
Doit-on obligatoirement rédiger un compte-rendu de comité projet ?
Le comité projet doit systématiquement donner lieu à un compte-rendu, rédigé par le chef de projet. Celui-ci peut être synthétique et prendre la forme d'un RIDA (relevé information décision action).
Vous pouvez également décider d'envoyer vos notes directement par mail, les insérer dans un fichier OneNote, créer et envoyer une mindmap, etc...
Pour avoir essayé de nombreux formats, celui qui marche le mieux pour un compte-rendu de comité projet est le format RIDA.
Pour les plus valeureux, vous pouvez toujours rédiger un compte-rendu formel, en utilisant votre modèle de compte-rendu, mais je vous le déconseille, cela demandant un temps non négligeable chaque semaine.
