Découvrez les 15 facteurs-clés de réussite d’un projet

Quels sont les facteurs-clés de succès d'un projet ?

Selon plusieurs études scientifiques, les 3 facteurs de succès les plus importants d'un projet sont une définition claire des objectifs du projet et du travail à accomplir, un engagement du client, et le soutien de la haute direction.

Ce n'est pas étonnant. C'est ce que j'ai constaté moi-même sur les projets que j'ai pu gérer ou accompagner pour mes clients. 

A chaque fois qu'un projet est parti en vrille, ça s'est vérifié : soit le cadrage du projet était flou et ambigu, soit le client était dans l'incapacité de fournir les infos nécessaires ou de travailler sur le projet, soit la direction était absente et le chef de projet livré à lui-même.

Depuis maintenant plus de 20 ans, le taux de réussite des projets est stable à seulement 29%.

Pourquoi si peu ? Probablement à cause de facteurs humains qui ne sont pas assez pris en compte, quand ils ne sont pas purement et simplement oubliés.

15 leviers pour améliorer vos chances de succès

Je me suis longtemps demandé comment augmenter les chances de réussite d’un projet.

J’ai analysé plusieurs dizaines de bilans projet, aussi bien des projets réussis que des échecs retentissants et j’ai fini par en ressortir les 15 facteurs-clés qu’il faut absolument respecter pour améliorer ses chances de succès sur ses projets.

1 ) Un chef de projet compétent et rigoureux

La bonne réussite d'un projet passe d'abord par le chef de projet. C'est lui qui est garant du projet. C'est lui qui donne le "La" dans l'équipe.

Ses compétences et son expérience doivent être adaptées à la complexité du projet : le chef de projet doit faire preuve d'une rigueur exemplaire, doit être en mesure de fédérer une équipe autour d'un objectif commun, et doit avoir les épaules suffisamment large pour porter le projet.

2 ) Un objectif clair, formalisé et compris de tous

Un projet ne peut pas exister sans un objectif à atteindre.  ça paraît évident.

Mais j'irais plus loin : Un objectif flou, c'est l'assurance de rater son projet et d'en faire un échec retentissant.

Le besoin doit être formulé de la manière la plus claire possible dans le cahier des charges. C'est le commanditaire du projet qui est en charge de la définition de l'expression de besoin, qu'il s'agisse d'un directeur en interne ou d'un client.

Cet objectif doit alors être partagé avec l'ensemble des parties prenantes du projet. Tous ceux qui sont amenés à intervenir de près ou de loin sur le projet doivent comprendre quelle est la raison d'être du projet.

Pour fournir du travail de qualité, il faut comprendre le sens de ce que l'on fait. 

3 ) Une méthodologie de projet et des outils adaptés

Il existe de nombreuses méthodologies projet, chacune avec ses avantages et inconvénients. Certaines sont très connues et largement utilisées, d'autres sont plus rares.

Les méthodologies de gestion de projets les plus courantes sont : Cycle en V, Scrum, Kanban, Prince2, Pmbok, Agile, ...

Faire le tri dans ces méthodes pour choisir la meilleure méthodologie de gestion de projets peut être compliquée. C'est pourquoi j'ai rédigé un guide complet sur le sujet pour vous assister dans le choix de la méthodologie la plus adaptée à votre projet.

Il en est de même pour les outils : il y en a tellement sur le marché qu'on ne sait plus où donner de la tête. Ne révolutionnez pas les choses : choisissez un outil de gestion de projet simple d'utilisation, rapide à mettre en œuvre, et efficace avant tout.

4 ) Des contraintes respectées (budget, délais, qualité)

Un projet réussi, c'est avant tout un projet qui respecte les contraintes fixées dès le départ lors de la phase d'initialisation du projet.

C'est le rôle du chef de projet d'identifier et de recenser l'ensemble de ces contraintes, afin d'en tenir compte pour la suite du projet. C'est également son rôle de s'assurer que ces contraintes vont être respectées.

Mais quelles sont ces contraintes projet au juste ?

• Le budget du projet
  
• Les échéances (les délais)
  
• Le temps passé sur le projet
  
• Le niveau de qualité attendu
  
• Les congés et indisponibilités des parties prenantes (par exemple : le client qui ferme tout le mois d'Août)
  
• Les contraintes métiers (par exemple : un arrêté comptable qui empêche une migration d'un système informatique)
  

5 ) Un séquencement pertinent du projet

Un projet bien séquencé est un projet qui devrait bien se dérouler. 

Il est rare de faire toutes les tâches d'un projet les unes après les autres, sans temps mort ou sans contrôle. On découpe généralement un projet en jalons, ou milestone en anglais. Ces jalons sont des points d'étape intermédiaire, afin de valider le travail réalisé jusqu'ici avant de passer à la suite.

Par exemple dans un projet informatique, il est de coutume de programmer une phase de recette (ou de test) sur un périmètre réduit avant de réaliser une migration de grande envergure qui pourrait potentiellement impacter des milliers de personnes.

Le jalon qui séparer ces deux phases est généralement appelé un jalon go/nogo. Si la recette est validée, alors on déclenche le début de la migration. Sinon on revoit sa copie.

6 ) Une planification sans temps mort

L'ordonnancement intelligent des tâches est l'une des clés pour assurer les échéances fixées par le client. 

Le but du jeu est d'éviter de faire le travail deux fois sur deux créneaux différents, mais également d'éviter que des intervenants attendent les bras croisés que le copain d'à côté finisse sa tâche pour qu'ils puissent commencer.

Pour maîtriser le budget et les échéances du projet, il est crucial d'éviter de payer des ressources à ne rien faire.

Logiquement, on ne va pas commencer la peinture et la décoration intérieure dans une maison si l'électricien n'a pas encore posé ses prises. Et pourtant, c'est quelque chose que j'ai encore vu récemment.

Bilan de l'histoire : des saignées à faire dans les murs pour passer les câbles, et du travail supplémentaire de maçonnerie et de peinture à faire. Que de temps et d'énergie perdu bêtement.

7 ) L'affectation de la bonne ressource à la bonne tâche

Vous souhaitez vous assurer de la qualité et de la réussite de votre projet ? Affectez les bonnes tâches aux bonnes personnes.

Comment savoir quelle est la bonne ressource pour une tâche ? En s'assurant que cette personne dispose des compétences et de l'expertise nécessaires pour réaliser le travail. Mais ce n'est pas suffisant. Cette personne doit également être disponible au bon moment pour réaliser cette tâche.

Combien de fois ais-je vu des projets stagner et prendre du retard parce que le super expert qui a été choisi n'était pas disponible lorsqu'on avait besoin de lui. 

Ne faites pas cette erreur !

8 ) Des ressources humaines adaptées à la taille et à l'ampleur du projet

Le chef de projet a beau être celui qui pilote le projet et qui garantit son succès, il ne peut pas tout faire seul.

Comme un chef d'orchestre a besoin de son orchestre, le chef de projet a besoin de son équipe.

Il lui faut une équipe compétente, taillée spécifiquement pour le projet. Les membres de l'équipe sont généralement recrutés en interne mais il arrive de faire appel à des prestataires externes. C'est d'ailleurs pour cette raison que l'on parle de management transversal pour qualifier la gestion d'équipe réalisée par le chef de projet.

On essaye généralement de garder ds équipes projet à taille humaine. J'apprécie particulièrement la règle des 2 pizzas de Jeff Bezos, qui dit qu'une équipe devrait être rassasié en commandant 2 pizzas.

La taille idéale d'une équipe projet se situe ainsi entre 3 et 10 personnes.

9 ) Des risques et des impacts identifiés, anticipés et maîtrisés

L'étape d'identification et de suivi des risques est une étape qui saute bien souvent dans les projets. 

Les raisons le plus souvent évoquées pour éviter de mener l'analyse de risques ?

• C'est long, c'est fastidieux.
  
• ça ne sert à rien, on perd son temps à imaginer des choses qui ont de bonnes chances de ne pas arriver.
  
• Se concentrer sur des éléments négatifs qui pourraient survenir c'est imaginer que le projet est un échec avant même de commencer.
  

Sauf qu'en fait c'est tout l'inverse.

Identifier les risques, les suivre, corriger les problèmes avant qu'ils ne surviennent, c'est ça qui permet d'éviter que le projet explose en vol.

10 ) Un sponsor du projet disponible et pas trop envahissant

Le sponsor du projet est l'un des facteurs clés les plus importants. C'est encore plus vrai sur de gros projets de transformation interne d'une entreprise ou par exemple d'une fusion entre deux sociétés. 

Si le sponsor est aux abonnés absents, le chef de projet est livré à lui-même et rencontre tout un tas de difficultés : négociations compliquées pour les ressources en interne, manque de communication, personne pour réaliser les arbitrages nécessaires, ...

J'ai connu cette situation et je peux vous dire que ce n'est pas du tout confort.

Au contraire, si le sponsor est trop présent voire envahissant, cela est rapidement problématique.

Le chef de projet n'a plus aucune marge de manœuvre, toute décision doit systématiquement passer par le sponsor, et le chef de projet a la sensation de n'être qu'un simple exécutant.

Sans autonomie et sans prise d'initiative possible, le chef de projet est alors incapable de mener à bien la conduite du projet.

11 ) Une équipe projet soudée, motivée et impliquée

Un projet c'est avant tout un travail d'équipe. Travailler en mode projet est synonyme de collaboration et de coopération.

Une équipe soudée, motivée et impliquée dans le projet et dans sa réussite communiquera sensiblement mieux qu'une autre équipe. Les membres n'hésiteront pas à s'entraider sans que le chef de projet intervienne systématiquement.

Collaborer permet de confronter ses idées, de voir des erreurs que les autres ont pu laisser passer et les corriger avant qu'il ne soit trop tard, ou encore de réfléchir collectivement aux meilleures manières de faire.

Je peux vous garantir que les migrations de systèmes d'information qui se sont le mieux passées sont celles sur lesquelles l'équipe a collaboré à 100%. C'est en confrontant les idées et les visions que l'on a pu about à un plan d'action original et efficace.

Je vous ai concocté un guide complet sur l'art et la manière de composer une bonne équipe projet. N'hésitez pas à le consulter pour découvrir sur quels critères je recrute les profils qui intègrent mon équipe projet.

12 ) L'implication des parties prenantes du projet

L'implication de l'ensemble des parties prenantes d'un projet est un indispensable à sa réussite.

Qu'est-ce que j'entends par parties prenantes ? Le commanditaire du projet, le client, les utilisateurs finaux du produit, les commerciaux, etc... En résumé, tous ceux qui interviennent sur le projet, qui prennent part à celui-ci ou qui sont directement concernés par le résultat du projet.

Exemple : un client commande le développement d'un nouvel outil informatique moderne pour gérer le process de facturation. Le service informatique (le client) discute avec le prestataire chargé du développement. Ils se mettent d'accord sur un cahier des charges.

Après quelques mois, une première version de l'outil est livrée. Le client est satisfait. Mais pas les utilisateurs finaux. Le service financier râle, et à juste titre : ils n'ont jamais été sollicités dans le développement et l'outil ne correspond pas à leur manière de travailler.

Comment éviter cet écueil ? En impliquant l'ensemble des parties prenantes du projet.

13 ) Une évolution du besoin maîtrisée

Pour qu'un projet soit viable, le besoin doit être clair et bien défini à la base.

On pourrait être tenté de figer le périmètre du projet pour éviter des surprises en cours. ça se comprend : cela permettrait de figer le périmètre du projet et donc de rester en pleine maîtrise du sujet.

Mais je vous le déconseille. Pourquoi ? Car en agissant ainsi, vous vous fermez des portes. Aucune place aux évolutions. Aucune place pour l'innovation.

Au contraire, si vous dites oui à toutes les évolutions, vous vous retrouverez avec un projet coûteux et ne se terminant potentiellement jamais.

Ce que vous ne voulez pas non plus.

Un projet réussi, c'est un projet sur lequel vous maîtrisez son besoin et ses évolutions potentielles.

Plutôt que de rajouter de nouvelles fonctionnalités à la demande du client, négociez. Vous pouvez négocier un report des échéances, l'ajout de cette fonctionnalité contre le retrait d'une autre, etc...

14 ) Un système de communication efficace

La communication est la base de tout. Et en matière de gestion de projet la communication est la clé de voûte du succès d'un projet. 

Un projet est un travail d'équipe, qui implique des personnes en provenance de plusieurs services internes, de sociétés externes, etc... Comment travailler en équipe dans ce cas si l'on est incapable de communiquer ?

Comment mettre en place un changement si l'on est dans l'incapacité d'expliquer pourquoi ce changement est nécessaire et quels en sont les impacts ?

15 ) L'application d'une méthodologie d'accompagnement au changement

Un projet amène nécessairement un changement, qu'il s'agisse de la production d'un nouveau produit ou d'un nouveau service, d'une refonte d'un processus interne, d'une fusion entre deux sociétés, d'une transformation interne de la société, ... 

Et non, un changement n'est pas synonyme de douleurs, de sueur et de larmes. ça peut aussi bien se passer.

Mais pour piloter le changement, ça ne s'improvise pas. Il existe plusieurs méthodologies de conduite du changement, mais elles se mettent tous d'accord sur un point : un changement ça se prépare.

• On commence par expliquer pourquoi il est nécessaire de changer aux principaux intéressés.
  
• On détaille ensuite ce qui va se passer, quels vont être les impacts.
  
• Puis on met en œuvre le changement.
  
• Et on accompagne en parallèle : communications, formations, réponses aux objections, ...