Quelles sont les ressources que l’on peut affecter à un projet ?

Un projet ne peut pas être concrétisé sans ressources, qu'elles soient financières, matérielles ou humaines. 

Au démarrage du projet, le chef de projet doit donc nécessairement identifier ses besoins en ressources et s'organiser pour les affecter au projet.

Dans cet article, je vous explique ce qu'est une ressource, quels sont les différents types de ressources auxquelles vous pouvez faire appel, comment et pourquoi.

Enfin, je vous livrerai mes conseils pour déterminer, planifier et gérer vos ressources projet avec succès.

Qu'est-ce qu'une ressource projet ?

Une ressource projet est un élément affecté à un projet, permettant la réalisation d'une tâche ou d'une activité. Il peut s'agir d'un collaborateur, d'un actif matériel, d'un outil, d'un logiciel, d'un brevet ou encore d'un budget.

Il existe 3 types de ressources principales :

1. Les ressources humaines.
   Il s'agit des hommes et des femmes participant au projet.
   
2. Les ressources matérielles.
   Outils, matériels physiques, licences applicatives, salles de réunion louées, etc...
   
3. Les ressources financières.
   Il s'agit du budget alloué au projet.

Généralement, le chef de projet détermine au début du projet de quelles ressources il a besoin, puis les négocie avec le sponsor du projet, sa direction et les managers opérationnels.

Il les affecte ensuite à son projet, et les planifie et les gère dans le temps, jusqu'à la livraison finale de celui-ci.

Les capacités de performance, d’innovation et de stratégie d’une organisation et d'un projet sont ainsi déterminées en fonction des éléments suivants :

• Les ressources disponibles à un instant T.
• Les compétences acquises par le collectif (les membres du projet ou les collaborateurs de l’entreprise).
• Le budget alloué à la réalisation d’un travail.
• La rareté d’une ressource.

L'importance d'identifier les ressources projet

Identifier et gérer correctement les ressources est indispensable pour un pilotage projet de qualité.

Voici les avantages qu'une bonne gestion des ressources projet apporte :

• Anticipation des risques et difficultés du projet.
  Prévoir ses ressources en amont des actions permet d'anticiper les risques et difficultés. Et lorsqu'un aléa arrive, on sait d'avance comment y faire face, et avec quelles ressources.
  
• Gain d'efficacité.
  Affecter la bonne ressource au bon moment et disposer des moyens suffisants pour mener à bien le projet permet d'être efficace dans la réalisation des tâches et l'atteinte des objectifs.
  
• Meilleure maîtrise des coûts.
  Le temps, c'est de l'argent. En gagnant en efficacité au quotidien, on évite de perdre du temps. On a donc moins de gaspillage d'argent. Le pilotage du budget n'en est qu'amélioré.
  

6 types de ressources que l'on peut affecter à un projet

Il existe 3 types de ressources principales : les ressources humaines ou les collaborateurs membres de l'équipe projet, les ressources matérielles regroupant tous les actifs matériels de l'organisation, et les ressources financières, correspondant au budget alloué au projet.

Au total, il existe 6 types de ressources projets différentes :

1. Les ressources humaines.
   
2. Les ressources matérielles.
   
3. Les ressources logicielles.
   
4. Les ressources financières.
   
5. Les ressources intellectuelles.
   
6. Les ressources informationnelles.
   

1 ) Les ressources humaines

Les ressources humaines regroupent l’ensemble des acteurs travaillant de concert à la réussite d’un projet commun. Ces personnes possèdent les compétences, l’expérience, le savoir-faire ainsi que le savoir-être indispensables à la réalisation du projet.

Les ressources humaines sont donc un élément indispensable à la bonne santé et à la réussite des entreprises et des projets.

Le chef de projet doit ainsi savoir s'entourer des bons profils, et réunir autour de lui une équipe pluridisciplinaire pour se donner toutes les chances d’atteindre les objectifs fixés.

Il existe deux types de ressources humaines :

• Les ressources internes.
  La « force brute » de l’entreprise, autrement dit ses salariés. Les ressources humaines internes désignent des collaborateurs de l'entreprise qui sont affectés temporairement à une équipe projet.
• Les ressources externes.
  Il peut s’agir de prestataires, de consultants, d’entreprises partenaires, de fournisseurs, etc...

2 ) Les ressources matérielles

Les ressources matérielles correspondent au matériel ou bien possédé ou loué par l’entreprise. Elles peuvent être touchées ou vues, et existent donc dans l'espace physique.

Cela comprend entre autres :

• Tout le matériel électronique et informatique : ordinateurs portables, tablettes, téléphones portable, téléphones sur IP. 
• Le matériel vidéo et de photographie.
  
• Outils et machines physiques.
• Équipements de protection.
  
• Véhicules.
  
• Matériaux de construction.
• Bâtiment, salles, terrains.

3 ) Les ressources logicielles

Les ressources logicielles correspondent aux outils numériques et aux applications utilisées par l'équipe projet. L'acquisition ou la location mensuelle de licences d'utilisation de ces applications rentrent dans ce type de ressources.

Cela comprend :

• Outils et applications numériques.
  
• Licences d'utilisation.
  

4 ) Les ressources financières

Les ressources financières correspondent au budget alloué à un projet. Ce budget doit permettre de couvrir l’ensemble des coûts et dépenses liés à un projet. Celui-ci étant limité par nature, le chef de projet doit composer avec et est amené à faire des choix pour mener à bien son projet.

Cela comprend entre autres :

• Les salaires des membres de l’équipe projet.
• Le coût des prestations des intervenants externes.
• L’achat / location de ressources matérielles.
• L’acquisition de licences pour des logiciels numériques.
• Les frais de déplacement.
• Les frais de fonctionnement de la structure.
• Les éventuelles formations si cela s’avère nécessaire.

5 ) Les ressources intellectuelles

Une ressource intellectuelle est un actif immatériel de la société, faisant référence à la matière intellectuelle présente au sein de l’entreprise. Cette ressource ne peut être ni touchée ni vue.

Il peut s’agir par exemple de :

• Droits d’auteur.
• Secrets de fabrication et recettes.
• Brevets et marques.
• Base de données clients.
• Carnet d’adresses.
• Partenariats.

6 ) Les ressources informationnelles

Une ressource informationnelle est une information stratégique dont peut disposer l’entreprise sur le contexte d’un projet, un secteur d’activité ou un marché précis.

Dans un monde VUCA complexe et incertain comme le nôtre, disposer de la bonne information au bon moment et savoir l’utiliser correctement est un avantage certain encore trop sous-estimé.

Comment déterminer les ressources nécessaires pour un projet ?

Pour identifier les ressources à allouer à votre projet, vous pouvez commencer par découper votre projet en de plus petits bouts grâce à la technique WBS - Work Breakdown Structure, ou SDP (Structure de Découpage du Projet) en français.

Cette technique permet le découpage hiérarchique d'un projet en livrables spécifiques des travaux à exécuter, selon le corpus de connaissances PMBOK.

Découvrez ci-dessous les différentes manières de déterminer les ressources humaines, matérielles et financières de votre projet.

1 ) Ressources Humaines

Les ressources humaines nécessaires à la réalisation d'un projet sont déterminées à partir du découpage d'un projet en activités et tâches, et d'une matrice de compétences par tâches. L'expertise et la disponibilité des collaborateurs dicte qui rejoindra ou non l'équipe projet.

Les ressources humaines sont la clé de voûte d’un projet. Il faut en effet disposer de la bonne ressource au bon moment, avec les bonnes compétences et la bonne expertise, afin de traiter des tâches et d’avancer sur le projet.

Une bonne ressource humaine, c’est une personne :

• Qui est disponible.
• Qui possède des compétences nécessaires pour traiter des tâches ou des problématiques présentes sur votre projet.
• Qui a une forte expertise sur les domaines attendus.

On comprend aisément que les ressources humaines sont les ressources les plus précieuses d’un projet. A ce titre, il est totalement normal de passer plus de temps à déterminer des ressources humaines dont on va avoir besoin.

2 ) Ressources Matérielles

Les ressources matérielles allouées à un projet sont déterminées en fonction des tâches à réaliser sur ce projet, des délais fixés, du budget alloué mais également du niveau de qualité désiré par le commanditaire du projet.

L’entreprise peut ainsi mettre à disposition de l’équipe projet certains moyens matériels : téléphones, ordinateurs, etc. Mais il peut être nécessaire de louer des équipements précis dans le cadre du projet ou encore d’en acheter.

Par exemple, dans le cadre d’un projet de construction, il sera nécessaire d’acheter des matériaux. En fonction du budget et du niveau de qualité et de finition attendu sur le projet, le chef de projet pourra décider de se tourner vers des matériaux hauts de gamme ou au contraire des matériaux de qualité inférieure.

3 ) Ressources Financières

Le budget est généralement fixé par le client ou le commanditaire interne du projet, le plus souvent dans l’expression de besoin initiale, via le cahier des charges.

En matière de budget, la règle d’or est : ni trop ni trop peu. En effet, allouer un budget insuffisant au projet est la meilleure manière d’aller droit dans le mur.

Le budget doit être à la hauteur de l’ambition.

Les ressources financières permettent donc de financer les moyens humains et matériels du projet.

Le chef de projet doit donc tenir compte du budget alloué au projet afin de staffer au mieux son équipe projet et de produire un plan de management du projet cohérent avec les ressources dont il dispose.

Il devra également établir un budget prévisionnel pour le projet, prévoir des marges de manœuvre, suivre au quotidien le budget consommé réel, et éventuellement négocier une rallonge budgétaire si les sommes allouées au démarrage du projet s’avèrent insuffisantes pour le mener à bien.

Comment planifier et gérer les ressources d'un projet ?

La planification des ressources consiste à affecter les ressources humaines, financières et matérielles à des phases et des activités projet. On la considère comme l'un des facteurs importants de réussite d'un projet. 

Elle est de la responsabilité du chef de projet, et consiste généralement à :

1. Estimer la durée totale des activités et tâches, et les planifier dans le temps.
   La durée de chaque tâche est estimée, et les dépendances entre les tâches sont identifiées et prises en compte dans le planning global du projet.
   
2. Identifier les ressources requises, selon les besoins et les compétences.
   Le chef de projet détermine les besoins matériels pour chaque phase, activité et tâche du projet. Il passe les commandes nécessaires, et détermine la date au plus tard pour laquelle ces ressources doivent être disponibles.
   
   Il identifie également les compétences nécessaires pour réaliser les tâches grâce à une matrice de compétences.
   
3. Affecter des ressources à chaque tâche, activité et phase projet.
   Une fois son équipe projet constituée, chaque collaborateur est affecté à une ou plusieurs tâches et activités, en fonction de son profil, son expertise et sa disponibilité.
   
4. Clarifier les rôles et responsabilités de chacun.
   Grâce à la matrice RACI, les rôles et responsabilités de chaque personne sont identifiés et clarifiés. Chacun sait ainsi ce qu'il a à faire, et qui est responsable de quoi.
   
5. Élaborer un diagramme de Gantt détaillé.
   Le planning projet est peaufiné et optimisé, et donne lieu à une version détaillée appelée diagramme de Gantt.
   
6. Déterminer le budget prévisionnel.
   Le budget prévisionnel du projet est calculé en fonction du coût des ressources matérielles, et du coût des ressources humaines selon le planning déterminé.
   

Que faire si l'on dispose de ressources limitées sur un projet ?

Si vous disposez de ressources limitées sur votre projet, vous devrez vous adapter en conséquence, en optimisant le planning projet, et en faisant des concessions sur le périmètre du projet ou encore le niveau de qualité et de finition attendu.

Par exemple, cela peut se gérer avec les techniques suivantes :

• En évitant de doubler les ressources indispensables « au cas où ».
• En optimisant l’usage des ressources disponibles grâce au lissage et au nivellement des ressources dans le planning.
• En diminuant la durée du projet et en restreignant le périmètre de celui-ci.
• En achetant des matériaux de moindre qualité.
  

Conclusion

Piloter et mener à bien un projet sans ressources, c’est impossible.

La bonne gestion des ressources humaines, financières et matérielles est considérée comme l’une des clés de la réussite d’un projet.

En tant que chef de projet, vous devez donc dès la phase d’initialisation du projet établir la liste des ressources dont vous aurez besoin. Vous aurez ensuite la responsabilité de la gestion de ces ressources :

• Ressources financières. Établissement d’un budget prévisionnel, suivi des achats et dépenses sur le projet (le budget consommé réel), négociation pour une rallonge budgétaire, etc.
  
  
• Ressources matérielles. Gestion des actifs de l’entreprise, suivi des contrats de location, etc.
  
  
• Ressources humaines. Recrutement des membres de l’équipe projet, planification et ordonnancement des tâches, gestion de la disponibilité et de l’optimisation des ressources, relations avec les intervenants externes, fédération de l’équipe projet, etc.

Le chef de projet peut également capitaliser sur les ressources intellectuelles (brevets et marques, secrets de fabrication) et sur les ressources informationnelles (informations stratégiques dont dispose l’entreprise) pour prendre les meilleures décisions concernant son projet.