22 conseils pour rédiger un plan de management de projet efficace

Le plan de management de projet est un passage obligé pour préparer et planifier son projet, et s'assurer de sa réussite. 

Dans cet article, je vous livre 12 conseils pour bien rédiger votre plan de projet, sans que cela vous prenne des jours.

12 étapes pour rédiger un plan de management de projet efficace

Le plan de management de projet agit comme une ébauche détaillée du projet. Il décrit dans ses moindres détails le projet, ses objectifs et les résultats souhaités, ainsi que tout le travail mis en place pour pouvoir y répondre. 

Il s'agit d'un livrable obligatoire et formel, réalisé lors de la phase de planification du projet, qui permet le cadrage de l'entièreté du projet.

Voici mes 12 meilleurs conseils pour bien rédiger votre plan de projet :

1. Rassembler les informations nécessaires.
   
2. Écrire un résumé du projet.
3. Détailler la portée du projet.
   
4. Structurer le projet et définir les dates butoirs.
   
5. Définir les ressources.
   
6. Indiquer le calendrier.
   
7. Inclure le budget prévisionnel.
   
8. Détailler l'organisation mise en place.
   
9. Indiquer le plan de communication.
   
10. Proposer un plan de gestion des risques.
    
11. Préciser comment sont gérés les changements.
    
12. Faire valider le PMP.
    

1 ) Rassembler les informations nécessaires

Vous ne pouvez pas commencer la rédaction du plan de management de votre projet sans réunir au préalable toutes les informations nécessaires. 

Vu que ce document est créé lors de la phase de préparation et de planification du projet, vous pouvez (et devez) donc vous appuyer sur les éléments sortants de la phase précédente : la phase d'initialisation du projet.

Concrètement, vous devez réunir les documents suivants, qui possèdent toutes les informations nécessaires pour rédiger votre plan projet :

• La charte du projet, ou la note de cadrage.
  La charte projet décrit la raison d'être du projet, ses principaux objectifs et les résultats à atteindre. Elle contextualise le projet.
  
• Le cahier des charges.
  Le cahier des charges décrit les besoins et exigences du commanditaire du projet.
  

2 ) Écrire un résumé du projet

Avant de me lancer dans la production de dizaines de pages, j'aime bien créer un brief, un résumé de ce que je vais dire. 

Et je vous conseille de faire de même pour créer le plan projet.

Commencez par rédiger la feuille de route de votre projet, d'une à deux pages maximum. 

Cela vous force à aller à l'essentiel, et à décrire synthétiquement votre projet, votre gestion de risques, et les dates-clés de votre planning.

Si l'une des parties prenantes de votre projet n'a pas le temps de consulter les dizaines de pages et documents de votre plan projet, ce résumé permet à cette personne de comprendre aisément de quoi il est question, de la même manière que les études scientifiques comportent une synthèse des tests menés et des conclusions.

3 ) Détailler la portée du projet

La portée ou le périmètre du projet définit le travail à réaliser dans le cadre du projet afin d'atteindre les objectifs fixés. 

Il est primordial de détailler de manière exhaustive ce travail et d'en fixer les limites, afin d'éviter la surqualité et la perte de temps sur des sujets considérés comme hors périmètre.

Je vous recommande d'y intégrer les éléments suivants :

• Le WBS - Work Breakdown Structure, ou l'Organigramme des Tâches (OT).
  Cette technique de découpage de projet permet de structurer un projet complexe en plusieurs activités et sous-activités, ce qui en facilite l'estimation de la durée et du budget, ainsi que la gestion.
  
• La liste des tâches à effectuer.
  Cette liste de tâches permet de définir précisément le travail à réaliser. Tout ce qui n'est pas listé est considéré comme étant hors périmètre.
  
• Le tableau des livrables à fournir.
  Le tableau de maîtrise des livrables liste l'ensemble des produits, résultats et documents que l'équipe projet doit livrer au commanditaire tout au long du projet.
  
• Le niveau de qualité souhaité, et les critères de réussite du projet.
  Afin d'éviter la surqualité, il est nécessaire d'identifier précisément quelles sont les attentes client concernant le niveau de qualité et de finition souhaité. Un budget serré implique souvent de faire des concessions sur les finitions.
  

4 ) Structurer le projet et définir les dates butoirs

Le plan de projet doit également proposer une structuration du projet en différentes phases, lots ou chantiers. C'est ce qu'on appelle le lotissement du projet. 

Certaines de ces phases peuvent s'enchaîner de manière séquentielle. Par exemple :

• La phase 1 consiste à tester l'intégration d'un nouveau logiciel de comptabilité dans l'entreprise, sans bousculer les habitudes de tout le monde.
• La phase 2 consiste à faire un test grandeur nature avec un petit nombre de personnes des services métiers.
• La phase 3 consiste à généraliser le déploiement de ce logiciel dans l'entreprise.
  

Il peut également être utile de raisonner par lot ou chantier, ce qui permet de lancer et superviser plusieurs chantiers en parallèle, tant que ceux-ci ne sont pas directement dépendants.

En définissant vos phases, vous devez également définir vos échéances au plus tard : les dates butoirs. Cela vous permet de cadencer votre projet dans le temps, et d'identifier les grandes étapes-clés du projet : les jalons.

SI je reprends mon exemple ci-dessus, les jalons pourraient être :

• Jalon n°1 : Nouveau logiciel installé et configuré, prêt pour être testé.
  
• Jalon n°2 : Test de fonctionnement interne au service informatique concluant.
  
• Jalon n°3 : Test pilote concluant (avec un petit panel d'utilisateurs).
  
• Jalon n°4 : Test grandeur nature concluant.
  
• Jalon n°5 : Déploiement finalisé dans toute l'entreprise.
  

5 ) Définir les ressources

Il est également nécessaire d'indiquer pour chaque tâches et activités du projet quelles sont les compétences et les ressources nécessaires pour leur bonne réalisation. 

Le plus simple pour cela est d'utiliser une matrice de compétences, afin de constituer l'équipe projet. 

Il est également nécessaire de définir précisément quels sont les rôles et responsabilités de chacun, et qui est responsable de quoi. Pour cela, vous pouvez vous appuyer sur une matrice de responsabilité RACI, ou l'une de ses alternatives.

Je vous recommande donc d'intégrer les documents suivants à votre plan de projet :

• Matrice de compétences.
  
• Annuaire de l'équipe projet.
  
• Matrice de responsabilité RACI.
  

6 ) Indiquer le calendrier projet

Un plan de management de projet n'est rien sans un planning en bonne et due forme, afin de visualiser le cadencement du projet dans le temps.

Vous avez le choix sur la manière de présenter l'échéancier projet, mais je vous recommande l'utilisation de ces trois types de planning :

• Le macro-planning.
  Le macro-planning permet de montrer les principales échéances de votre projet. Il présente les jalons et les différentes phases de votre projet, et garde une vision haute du projet. Ce planning est particulièrement apprécié des décideurs, qui ne suivent pas le projet au quotidien.
  
• Le rétroplanning.
  Le rétroplanning peut être un planning "macro" ou un planning détaillé en fonction des besoins. Sa particularité est de partir de la date butoir de fin de projet communiqué par le commanditaire, puis de planifier chaque tâche et activité "au plus tard", en partant de la fin du projet.
  
  Cela permet d'identifier les échéances au plus tard à laquelle commencer et terminer chaque tâche et activité. C'est en quelque sorte le planning dernier délai.
  
• Le diagramme de Gantt.
  Le diagramme de Gantt est un planning visuel détaillé, représentant les tâches sous la forme de barres horizontales, liées entre elles par des flèches représentant les dépendances. Il est intéressant pour avoir une vision détaillée du travail à réaliser et de comment les choses s'enchaînent.

7 ) Inclure le budget prévisionnel

Le plan de management de projet doit également inclure une section sur le budget du projet. 

Pour calculer le budget prévisionnel de votre projet, il est nécessaire de prendre en compte l'intégralité des coûts du projet. Cela comprend :

• Achats uniques.
• Licences logicielles. 
• Abonnements : outils, locations de salles, etc. 
• Prestations et externalisations de service
• Coût à l'heure ou au jour de vos ressources humaines.
  

Idéalement, ce budget prévisionnel doit être découpé selon les différentes phases du projet, et les activités définies dans le cadre du WBS.

8 ) Détailler l'organisation mise en place

Il est maintenant temps de détailler l'organisation qui va être mise en place pendant la réalisation du projet. 

Cela inclus :

• La méthodologie de gestion de projet utilisé.
  Celle-ci peut en effet ajouter des processus et étapes décisives particulières, en fonction de la méthodologie choisie.
  
• Les règles d'organisation et de fonctionnement de l'équipe.
  Il s'agit des règles qui définissent le bon fonctionnement et la collaboration de l'équipe. Elles sont généralement définies par l'équipe projet avec l'appui du chef de projet, et apparaissent dans une charte d'équipe.
  
• Le processus de validation des livrables.
  Ce processus décrit toutes les étapes nécessaires à la validation de la conformité d'un livrable projet avec les besoins et attentes du commanditaire. Les règles de validation et les critères de réussite y sont réunis, ainsi que la manière d'établir les procès-verbaux.
  
• La gestion des situations de crise.
  Même si on fait tout pour les éviter, il est nécessaire de décrire son processus de gestion de crise, la manière de composer la cellule de crise et les moyens que l'on met en place pour éviter cela.
  

Vous pouvez bien sûr y ajouter toute autre donnée utile à l'organisation de votre projet.

9 ) Indiquer le plan de communication

Le plan de communication est un document détaillant les moyens de communication, ainsi que l'ensemble des communications passées, présentes et futures à réaliser dans le cadre du projet.

Il comprend généralement :

• Les modalités de réunion et d'échanges.
  C'est l'occasion de décrire les instances de pilotage utilisées, qui y participe et la fréquence de réunion.
  
• Les moyens de communication utilisés.
  On décrit ici les outils de communication retenus par l'équipe projet, ainsi que les règles de communication (par exemple: préférence pour l'email).
  
• Les communications orales et écrites à faire passer.
  On indique pour chaque communication quel est l'objectif du message, le détail du message, le canal de communication utilisé, à qui il s'adresse, et quand il faut l'envoyer.
  

10 ) Proposer un plan de gestion des risques

Le plan de gestion des risques consiste à identifier, catégoriser, suivre et traiter les risques inhérents au projet. 

Ceux-ci peuvent être de plusieurs types : stratégiques, opérationnels, organisationnels, réglementaires, législatifs, économiques, financiers, sociaux, etc...

Une fois identifié, chacun de ces risques doit donner lieu à la mise en place d'un plan d'action, afin d'éviter qu'il ne se produise. En commençant bien sûr par les risques les plus élevés. C'est ce qu'on appelle des plans de mitigation et d'atténuation.

Le plus simple est d'intégrer votre registre des risques dans votre plan de management de projet.

11 ) Préciser comment sont gérés les changements

Il est parfois nécessaire de procéder à des modifications du périmètre de projet.Parce que le marché a évolué, que le besoin client a été affiné, suite à un retour des utilisateurs finaux, à l'analyse d'un concurrent, etc...

Mais afin d'éviter une dérive des objectifs, il est nécessaire de déterminer dans quel cadre ces changements peuvent avoir lieu. Cela passe nécessairement par un processus de gestion des demandes de modification.

Concrètement, le client peut faire à tout moment une demande de modification du projet. Le chef de projet réceptionne la demande, et l'analyse, afin de déterminer le temps nécessaire pour la réaliser, son coût budgétaire, les risques associés ainsi que l'impact pour le projet si la demande est acceptée.

Il émet ses conclusions au board de pilotage du projet, qui prendra la décision finale en connaissance de cause.

Voici l'un des nombreux processus de gestion des changements que vous pouvez mettre en place.

12 ) Faire valider le plan de management de projet

Enfin, votre plan de projet doit impérativement être validé par les principales parties prenantes de votre projet lors de la phase de préparation et de planification de celui-ci. 

En effet, la validation du plan de management de projet est un jalon marquant la fin de cette étape de préparation et le début de l'étape de mise en œuvre du projet.

Cela agit aussi comme un garde fou. ça permet de s'assurer que l'ensemble des parties prenantes sont d'accord sur le plan d'action à suivre, et que l'ensemble des acteurs projet dispose du même niveau d'information.

10 erreurs à éviter lors de la création du plan de management de projet

Voici les 10 erreurs les plus courantes que j'ai constaté (et que j'ai fait) lors de la rédaction d'un plan de management de projet, et ce que vous pouvez faire à la place afin d'éviter de tomber dans ces pièges.

1. Ne pas assez détailler le contenu du plan projet.
   
2. Oublier certains éléments indispensables.
   
3. Tout faire soi-même en tant que chef de projet.
   
4. Démarrer la phase d'exécution sans valider ce document.
   
5. Ne pas tenir compte des avis de l'équipe projet.
   
6. Penser le document en taille plutôt qu'en contenu.
   
7. Ne pas se mettre dans la peau de ceux qui liront le document.
   
8. Bâcler la phase d'identification et de traitement des risques.
   
9. Ne pas tenir compte des dépendances et des disponibilités dans le planning projet.
   
10. N'imaginer qu'un seul scénario pour le plan d'action.
    

1 ) Ne pas assez détailler le contenu du plan projet

Plus c'est détaillé, mieux c'est.

Derrière ce nom un peu pompeux se cachent généralement plusieurs documents de pilotage projet, tels que le plan de communication.

Moins vous détaillerez les informations y figurant, plus vous augmenterez le flou régnant autour du projet et plus vous aurez de difficultés à le piloter au quotidien.

2 ) Oublier certains éléments indispensables

Même en ayant l'habitude d'en faire, on peut parfois passer à côté d'un élément, ou l'oublier. Par inattention, par manque de temps, par pression... 

Pour éviter ça, je vous conseille de vous créer un modèle de document ou une checklist avec l'intégralité des éléments à mettre dans votre plan de management de projet.

Cela vous évitera des oublis et vous fera gagner du temps.

3 ) Tout faire soi-même

Si vous pensiez devoir produire l'intégralité de ces documents vous-même en tant que chef de projet, je vous rassure. Ce n'est pas le cas.

D'ailleurs, disposez-vous de l'expertise nécessaire pour déterminer la liste exhaustive des tâches à réaliser et les liens de dépendances ? Je ne crois pas. Et c'est normal.

Le plan de management de projet est un travail d'équipe, entre le chef de projet et les experts membres de l'équipe projet.

4 ) Démarrer la phase d'exécution projet sans valider ce document

Lancer les premières actions du projet sans attendre la validation du document, c'est comme commencer un nouvel emploi sans avoir signé le contrat de travail. Vous n'avez aucune assurance d'être payé derrière.

Une fois le plan de management de projet livré au commanditaire, je vous recommande de déclencher une réunion Go/Nogo, dont l'objectif est d'obtenir formellement la validation du plan de projet, sans réserves, à l'oral et à l'écrit.

Cela permet d'acter officiellement le démarrage de la phase d'exécution du projet.

5 ) Ne pas tenir compte des avis d'experts

SI vous sollicitez les experts, tenez compte de leurs avis, même si ceux-ci sont dit de manière un peu virulente. Éliminez la forme, et intéressez-vous au fond.

Pour l'anecdote, ça m'est arrivé de travaillé avec un ingénieur qui passait son temps à râler, à alerter, à "penser négatif" selon mes collègues.Il n'avait pas sa langue dans sa poche, et adorait jurer à grand renfort de gros mots.

Mais contrairement à d'autres qui refusaient de l'écouter, j'ai prêté l'oreille, et j'ai écouté ce qu'il avait vraiment à dire. Ma gestion de risques n'a jamais été aussi précise.

Mon conseil est donc le suivant : tenez compte de l'avis de vos experts.

6 ) Penser le document en taille plutôt qu'en contenu

Un plan de management de projet doit faire la taille nécessaire  pour être exhaustif. Ni plus, ni moins.

Contrairement à d'autres types de livrables, il n'est pas limité en taille. D'ailleurs, celle-ci dépend fortement de la taille, la durée et la complexité du projet.

Pour un projet de quelques semaines seulement, votre plan projet fera probablement une dizaine de pages, un peu plus ou moins en fonction du sujet et des objectifs fixés.

Pour un projet plus ambitieux et s'étalant sur plusieurs mois ou années, on peut aisément dépasser la centaine de pages.

7 ) Ne pas se mettre dans la peau de ceux qui liront le document

Le piège dans lequel ne pas tomber, c'est écrire un document remplit de jargon qui ne peut être lu et compris uniquement par des experts. 

Au contraire, mettez-vous dans la peau de quelqu'un qui ne comprend pas la technique, mais qui doit tout de même comprendre et évaluer le projet.

Utilisez de préférence des mots simples. Et lorsque vous n'avez pas d'autres choix que d'utiliser du jargon technique ou des sigles, définissez-les dans un lexique au début du document.

8 ) Bâcler la phase d'identification et de traitement des risques

L'identification et le traitement des risques est un sujet qui ne doit pas être pris à la légère. 

En effet, moins vous y passez de temps, plus vous augmentez les chances d'avoir des écarts sur votre projet. Pire, un risque qui se produit peut avoir des conséquences financières désastreuses. 

Tout le principe de la gestion de risques est de tout mettre en œuvre pour éviter que les risques identifiés se produisent.

Prenez donc le temps nécessaire pour produire des analyses qualitatives et quantitatives pour les différents types de risques (stratégiques, opérationnels, organisationnels, ...).

9 ) Ne pas tenir compte des dépendances et des disponibilités pour le planning

Les dépendances sont des liens existants entre les tâches, indiquant qu'une tâche B ne peut pas démarrer tant que la tâche A n'est pas terminée.

Cela permet de créer des diagrammes de Gantt et des plannings détaillés. Mais ça n'est pas suffisant.

En effet, on rencontre de plus en plus des acteurs projet qui sont affectés à plusieurs projets à la fois, ou qui ne travaille pas à 100% sur celui-ci.

Il est donc aujourd'hui crucial de tenir compte également de leur disponibilité dans vos plannings.

C'est exactement ce que propose la méthode de la chaîne critique, qui tient compte à la fois des dépendances logiques et des dépendances implicites de ressources (disponibilité, multi-tâches, ...).

10 ) N'imaginer qu'un seul scénario pour le plan d'action

Enfin, je vous conseille d'imaginer plusieurs scénarios pour la mise en œuvre du projet, en fonction des hypothèses retenues.

Prenons un exemple.

Lors d'un projet de migration du système informatique d'un client d'un datacenter à un autre, mon équipe avait défini un plan d'action précis pour réaliser la migration via des outils de transferts de données (un peu comme un copier coller sur votre pc). Il s'agit du scénario A. 

Celui-ci comportait plusieurs inconnues que nous ne pouvions pas lever avant de commencer le travail. On a donc imaginé un second scénario, plus long à mettre en œuvre, pour sécuriser au cas où le premier. Une copie des données a été effectué sur disque dur, et celui-ci a été envoyé par transporteur d'un datacenter à l'autre. Il s'agit du scénario B.

Enfin, on a imaginé un plan de retour arrière, au cas où l'on rencontre de nombreuses difficultés techniques (on ne sait jamais). L'objectif ici était de rétablir le système informatique sur le premier datacenter, pour que le client puisse travailler dans les plus brefs délais. Ce scénario C a été imaginé en détails, mais ne serait pas déclenché, sauf si on n'avait aucun moyen de faire autrement.

Par où commencer pour rédiger son plan projet ?

Le plan de projet se base sur les besoins et exigences décrits au cahier des charges, ainsi que sur le contexte et la raison d'être du projet décrits dans la charte de projet ou la note de cadrage. 

Tout découle de là.

Avant de vous lancer tête baissée dans la rédaction du plan de management de votre projet, je vous invite donc à :

• Vérifier que les besoins du commanditaire sont bien définis dans un cahier des charges.
  
• Vous assurer que le projet a été correctement cadré, via une note de cadrage ou une charte de projet.
  
• Poser des questions pour chasser les zones d'ombre qui peuvent persister sur le projet.