Qu’est-ce qu’une feuille de route ou roadmap projet ?

La feuille de route du projet est une étape indispensable pour qui souhaite réussir son projet, qui complète bien les plannings et diagrammes de Gantt.

Dans cet article, je vous explique en détail ce qu'est une feuille de route (ou roadmap en anglais), ainsi que les avantages que ça peut vous apporter. Je vous livre également les bonnes pratiques pour créer une roadmap projet de qualité.

Définition d'une feuille de route projet

Une feuille de route, ou roadmap projet, est un document synthétique qui donne l'aperçu global du projet, en terme d'objectifs principaux, de jalons, d'activités et de livrables. Elle est créé lors de la phase de préparation du projet, et aide à la création du plan projet, du calendrier ainsi que du diagramme de Gantt.

La feuille de route doit rester relativement simple et est volontairement non détaillée. On peut la voir comme une synthèse du plan projet.

Mais contrairement à la fiche projet qui synthétise la raison d'être du projet, la feuille de route projet se concentre sur le travail à réaliser afin d'atteindre les objectifs du projet, ainsi que les principales échéances à respecter.

Ce document propose ainsi une projection réaliste, logique et structurée des principales étapes d'un projet, ainsi que de son cycle de vie.

La feuille de route projet est créé le plus tôt possible dans le projet, et partagé avec les parties prenantes clés, ce qui permet au chef de projet de donner le prévisionnel du projet.

Différences entre roadmap projet et diagramme de Gantt

La roadmap projet est un document synthétisant le travail à réaliser pour atteindre les objectifs projet. Le diagramme de Gantt, quant à lui, offre une vision détaillée de la planification du projet, permettant de voir graphiquement les enchaînements et dépendances entre tâches.

La roadmap projet offre ainsi une vision haute et macro du projet, alors que le diagramme de Gantt ou le planning détaillé offrent quant à eux une vision opérationnelle et détaillée du projet.

Différences entre feuille de route projet et plan projet

Le plan projet est un document ou un ensemble de documents détaillant les activités à réaliser pour répondre aux objectifs d'un projet. La feuille de route ou roadmap projet est une vision macro et synthétique du plan projet.

Il est courant de détailler les différents scénarios de travail envisagé dans un plan projet, en expliquant par exemple quels sont les plans A, B et C, ainsi que les conditions menant à l'exécution de ces différents scénarios. 

Pourquoi la feuille de route est-elle importante ?

La feuille de route d'un projet est un élément crucial pour la réussite d'un projet, qui prévoit les grandes étapes d'un projet, hiérarchise l'allocation des ressources et des moyens, s'assure que les objectifs fixés sont réalistes, permet d'évaluer la compétitivité d'une stratégie, et qui offre une vision d'ensemble du projet.

Avantages d'une feuille de route projet

La feuille de route d'un projet apporte de nombreux avantages à un gestionnaire de projet ou un chef de projet, parmi lesquels voici les plus importants :

• Un meilleur alignement des équipes.
  Ce document donne une vision de ce que doit être le projet, et du travail à réaliser. Il permet à l'équipe projet de se projeter dans le temps, et de mieux s'aligner avec les objectifs projet fixés.
  
• Une meilleure compréhension des objectifs à atteindre.
  En explicitant les objectifs à atteindre, et en reprenant les grandes étapes du projet, on comprend mieux ce que l'on cherche à accomplir. Le choix de tel scénario de travail plutôt que tel autre donne de précieux indices à l'équipe projet sur les points importants du projet.
  
• Amélioration de la collaboration au sein de l'équipe projet.
  Plus vous partagerez d'informations sur le projet, plus vous donnerez une vision d'ensemble aux différents membres de l'équipe projet, plus vous améliorerez la communication au sein du groupe. Tout cela grâce à la cohésion d'équipe et au fait de les fédérer autour d'un objectif commun.
  
• Facilitation de la communication avec les parties prenantes.
  La roadmap projet est un élément particulièrement utile lorsqu'il s'agit d'échanger avec le client final, les utilisateurs métiers ou toute autre partie prenante impactée par le projet et impliquée dans celui-ci.
  
• Amélioration de la précision du suivi projet.
  Ce document donne au chef de projet une vision macro de comment le projet doit se dérouler. Il peut ainsi au jour le jour comparer l'état d'avancement et la progression de son projet avec ce qui est prévu dans la feuille de route.
  
• Avoir une vision d'ensemble du projet.
  En synthétisant le plan projet, la feuille de route ou timeline projet donne une vision haute (vue hélicoptère) au chef de projet, ce qui facilite la prise de décisions stratégiques.
  

Qui est responsable de la timeline projet ?

Le gestionnaire de projet est responsable de la feuille de route projet et la rédige le plus souvent. il peut s'agit d'un chef de projet, d'un directeur de projet, d'un directeur de programme ou encore d'un gestionnaire de portefeuille, en fonction de la topologie, la taille et la complexité du projet.

Dans tous les cas, je vous invite vivement à faire relire et valider votre document par le sponsor projet, ainsi que le commanditaire du projet s'il ne s'agit pas de la même personne.

Peut-on faire une feuille de route pour plusieurs projets ?

Chaque projet a sa propre feuille de route projet. Sauf dans un cas précis. Si le projet appartient à un programme ou un portefeuille de projets, alors la roadmap projet peut concerner l'ensemble du programme ou du portefeuille de projet.

Dans les faits, je préfère créer une feuille de route pour chacun de mes projets, et d'en créer une supplémentaire pour le programme ou le portefeuille.

Cette seconde roadmap me permet de voir comment les différents projets du programme ou du portefeuille s'agencent dans le temps, et comment ils sont liés entre eux.

Quels sont les éléments qui composent la roadmap ?

Une roadmap projet est composée à minima des éléments suivants :

• Objectifs à court terme et long terme.
  Pour comprendre le cadencement du projet dans le temps et les activités à réaliser, il est nécessaire de connaître les objectifs principaux à atteindre, à court, moyen et long-terme.
  
• Tâches, jalons et dépendances.
  Les étapes-clés du projet sont dévoilées, ainsi que les principaux jalons et les tâches importantes ou critiques. Le chemin critique peut également être révélé. Attention toutefois à ne pas trop détailler.
  
• Ressources nécessaires.
  La feuille de route peut également indiquer quelles sont les ressources et moyens nécessaires mis à disposition du projet.
  
• Chronologie du cycle de vie du projet.
  Elle contient également un planning macro du projet, pour visualiser les jalons importants du projet.
  
• Risques potentiels.
  Les risques principaux du projet sont présentés, ainsi que la manière d'y répondre : on parle alors de plans d'aténuation ou de plans de mitigation.
  
• Prérequis.
  Il arrive parfois que des prérequis doivent être respectés pour que le projet puisse démarrer. S'ils existent, ils sont listés dans la roadmap projet.
  

11 conseils pour créer une feuille de route projet

Si vous souhaitez créer votre propre roadmap projet, je vous encourage à suivre ces bonnes pratiques :

1. Identifier les phases et jalons du projet.
   Découpez votre projet en différentes phases ou séquences, selon les étapes-clés qui vous paraissent pertinentes.
   
2. Établir le calendrier prévisionnel.
   Pour chacune de ces étapes, identifiez une date de début et de fin afin de construire votre calendrier projet et votre macro-planning.
   
3. Définir les livrables et le périmètre.
   Listez les livrables que vous devez fournir pour réaliser le projet, et identifiez clairement ce qui rentre dans le périmètre du projet, quelles en sont les limites, et ce qui est considéré comme du hors périmètre.
   
4. Identifier tout risque stratégique potentiel.
   Si vous identifiez des risques sur votre projet avec un fort impact ou une forte probabilité de survenance, vous devrez faire évoluer votre plan pour en tenir compte et éviter que cela se produise.
   
5. Tenir informé les parties prenantes.
   La feuille de route projet n'est utile que si celle-ci est partagée avec l'ensemble des acteurs projet, qu'il s'agisse de votre équipe projet, du client, des utilisateurs métiers, etc...
   
6. Utiliser des informations concises, précises et factuelles.
   Assurez-vous d'utilisez des informations factuelles, plutôt que de vous baser sur des hypothèses non vérifiées pour construire votre feuille de route. Cela aidera à la prise de décision.
   
7. Formuler des objectifs smart.
    Cette technique de formulation des objectifs permet de les rendre quantifiable, mesurables, et réalistes.
   
8. Maintenir la feuille de route projet à jour.
   La roadmap projet doit être maintenue à jour constamment en fonction des progrès constatés (ou non) sur le projet.
   
9. Éviter les détails qui peuvent amener de l'incompréhension.
   Faites l'effort de rendre votre document le plus clair et le plus simple possible. Plus vous rajouterez de détails, plus vous aurez de chance de créer de l'ambiguïté et de l'incompréhension.
   
10. Ne pas négliger les phases de test et de feedback.
    De nombreux projets comportent des phases de retours utilisateur, de recettes ou encore de tests. Tenez-en compte dans votre roadmap, et ne les sous-estimez pas. Ces phases existent pour une bonne raison : elles sont gages de qualité sur votre projet.
    
11. S'assurer que la roadmap est accepté de tous les acteurs projet.
    Enfin, avant de vous engager tête baissée dans la réalisation des actions, assurez-vous que tout le monde a bien pris connaissance de la feuille de route, et que tout le monde l'accepte en l'état. Cela vous évitera des tensions et conflits ultérieurs.
    

Quels sont les différents types de feuilles de route ?

Il existe deux principaux types de feuilles de route, chaque type pouvant être décliné en plusieurs formes, en fonction de l'audience à laquelle s'adresse la feuille de route et en fonction de son contenu :

• La feuille de route interne.
  La roadmap interne permet à l'organisation d'aligner ses collaborateurs autour d'un même objectif. Elle est souvent utilisée pour visualiser le cadencement de plusieurs projets dans le temps, notamment des projets faisant partie du même programme ou du même portefeuille.
  
• La feuille de route externe.
  Elle est conçue à destination des clients, et donne une vision d'ensemble des nouvelles fonctionnalités, nouveaux produits et services prévus sur l'année, ou encore de l'agencement des différentes phases d'un projet.
  

Exemples de timeline projet

Voici quelques exemples de timeline projet qui peuvent vous inspirer afin de vous créer votre propre version de ce document.