Matrice RACI : Comment définir les rôles et responsabilités sur un projet

Lancement d'un nouveau produit, migration d'un système d'information, transformation de l'organisation, ... Peu importe votre projet, sa réussite passe par une définition claire des responsabilités de l'ensemble des acteurs du projet. C'est d'autant plus le cas lorsque plusieurs sociétés interviennent sur le projet.

C'est là qu'intervient la matrice RACI.

Qu'est-ce qu'une matrice RACI ? Définition

La matrice RACI est un outil de gestion de projet permettant de définir de manière claire et précise les rôles et responsabilités de chacun concernant les jalons, livrables et tâches pour un projet. Cette matrice RACI prend généralement la forme d'un tableau.

Les tâches, jalons et livrables sont traditionnellement représentés sur les lignes du tableau, alors que les parties prenantes (acteurs internes, acteurs externes, équipe projet, référents métiers, etc) apparaissent sur les colonnes du tableau. La matrice RACI est donc une matrice à double entrée.

En fonction de la taille, de la complexité du projet et du nombre d'intervenants, la matrice RACI peut être très simple à lire, comme très complète. ça m'est déjà arrivé d'avoir des matrices RACI à 20 colonnes et plus de 300 lignes.

exemple de matrice RACI à partir de situation du seigneur des anneaux

Exemple de matrice RACI

Que signifie l'acronyme RACI ?

Le nom de cette matrice d'affectation des responsabilités est en réalité un acronyme. RACI veut dire :

  • R pour Responsable, ou Responsible.
    Cette personne est en charge de la tâche et la réalise. Le R est obligatoire. Il peut y avoir plusieurs R par tâche.
  • A pour Approbateur, ou Accountable.
    Cette personne supervise la tâche, prend des décisions si nécessaire et rend des comptes. Le A est obligatoire. Il ne peut y avoir qu'un seul A par tâche.
  • C pour Consulté, ou Consulted.
    Cette personne conseille ou est consultée. Le C est optionnel, une tâche peut ne pas en avoir.
  • I pour Informé, ou Informed.
    Cette personne est informée. Le I est optionnel, une tâche peut ne pas en avoir.
Les 4 responsabilités d'une matrice RACI

Vu sur systemproject.fr

A noter que dans la langue de Shakespeare, on parle de matrice RAM, qui est également un acronyme qui signifie Responsability Assignment Matrix.

Quels sont les 4 rôles de la matrice RACI ?

Rôle RACI

Signification française

Signification anglaise

Définition

Particularité

R

Réalisateur

Responsible

Personne qui réalise la tâche et est responsable de son achèvement.


Une tâche peut être affectée à plusieurs responsables..

A

Approbateur

Accountable

Personne qui approuve l'achèvement d'une tâche, prend des décisions et est l'autorité unique sur cette tâche.


Il ne peut y avoir qu'un seul A par tâche.

C

Consulté

Consulted

Personne qui conseille avant une décision.


Il s'agit souvent de profils experts, sollicités pour avis et opinions.


Optionnel. Il peut aussi y avoir plusieurs C par tâche.

I

Informé

Informed

Personne informée d'une décision, d'une action ou du suivi de l'avancement d'une action.


Cette personne n'intervient pas directement dans la réalisation de la tâche.


Optionnel. Il peut y avoir aussi plusieurs I par tâche.

Pourquoi utiliser un RACI ?

La matrice RACI permet de cartographier les rôles et responsabilités en amont du projet pour chacune des parties prenantes du projet. En ce sens, c'est un outil de cadrage de projet et un outil de communication. La matrice RACI permet ainsi d'éviter qu'on se demande qui fait quoi en cours de projet.

Une matrice RACI dispose ainsi d'un certain nombre d'avantages non négligeables :

  • On sait qui fait quoi. On ne se pose plus de questions. Au lancement du projet, tout le monde sait quelle personne, quel service, quelle direction et quelle société est encharge de quoi.
  • Elle évite les doublons de responsabilité. Deux personnes qui travaillent sur un même sujet sans le savoir et qui se mettent des bâtons dans les roues. ça vous parle ? Si vous souhaitez éviter cela, passez un peu plus de temps pour définir votre matrice RACI.
  • Elle évite les trous de responsabilité. Il n'y a rien de pire que de se retrouver face à une situation critique et de se demander qui doit réaliser l'action. Pour éviter ce genre de situation stressante, le chef de projet peut et doit établir un tableau RACI.
  • La communication dans l'équipe projet est simplifiée. Au démarrage du projet, chaque membre de l'équipe sait qui fait quoi. Ainsi, en cours de projet on ne se pose pas de question : on sait vers qui se tourner en fonction de l'information souhaitée.
  • Le tableau RACI cadre le projet. Au même qu'une note de cadrage projet, la matrice RACI permet de cadrer le projet. Elle donne des indications précieuses sur qui est responsable de quoi, qui réalise quoi, qui peut conseiller, et qui est informé.

Les avantages d'une matrice RACI

L'utilisation d'une matrice RACI possède de nombreux avantages.

  • Décrire clairement toutes les étapes du projet.
    On sait ainsi quelles sont les actions nécessaires à la bonne réalisation du projet.
  • Identifier toutes les personnes impliquées.
    On peut connaître les acteurs projet et les liens entre collaborateurs.
  • Visualiser clairement les rôles et responsabilités de chacun.
    Grâce au tableau RACI, le chef de projet sait d'un coup d’œil qui doit faire quoi et qui est responsable de quoi.
  • Responsabiliser l'ensemble des parties prenantes.
    Tous les acteurs du projet savent ainsi quelles sont les responsabilités de chacun. Chacun sait de quoi il est responsable, c'est acté, et écrit noir sur blanc. Personne ne pourra ainsi se défausser de sa responsabilité.
  • Améliorer la communication.
    Chacun étant au clair sur qui fait quoi, la communication s'en trouve facilitée, et les échanges entre parties prenantes sont plus fluides.

Quand recourir à la matrice RACI ?

La matrice RACI étant un outil de coordination et de communication entre les différentes parties prenantes d'un projet, il s'agit d'un outil indispensable à maîtriser et à créer en tant que chef de projet.

Certaines personnes vous recommanderont de ne créer une matrice RACI que sur les gros projets complexes. Ce n'est pas mon cas. Mon conseil est de réaliser de manière systématique une matrice RACI sur votre projet. Même si celle-ci est hyper simple.

Pourquoi ? Parce que ce qui est clair et précis pour vous ne l'est pas forcément pour quelqu'un d'autre. Parce cela cadre le projet. Et parce que vous prenez l'habitude de le faire et devenez meilleurs à chaque fois.

La matrice RACI est universelle. Vous pouvez (et devez) l'utiliser sur tous vos projets, peu importe leur taille, leur complexité, le nombre d'acteurs projet et le secteur d'activité.

Modèle RACI à télécharger

Vous souhaitez créer votre premier tableau RACI mais vous ne savez pas par où démarrer ? J'ai la solution !

J'ai préparé pour vous un modèle prêt à l'emploi. Vous êtes libre de le télécharger, de l'utiliser sur vos projets, et de le modifier pour qu'il corresponde exactement à vos attentes.

image modèle de matrice RACICapture d'écran du modèle de Matrice RACI

Comment construire une matrice RACI pour répartir les responsabilités ?

Construire une matrice RACI en partant de zéro n'est en soit pas compliqué. Par contre ça demande du temps. 

Vous pouvez suivre ce mode opératoire afin de développer un tableau RACI de qualité, en partant du modèle ci-dessus.

1 ) Listez les acteurs participant au projet

Commencez par identifier l'ensemble des acteurs qui vont intervenir directement ou indirectement sur le projet. Il peut s'agir de personnes nominatives, d'organisations, de directions ou de services, aussi bien interne qu'externe.

Listez les acteurs dans les colonnes du tableau RACI (1 acteur par colonne).

2 ) Listez les tâches du projet

Indiquez ensuite les jalons, les livrables et les tâches de votre projet. Attention cependant à ne pas trop rentrer dans le détail concernant les tâches.


Listez les actions dans les lignes du tableau RACI (1 action par ligne).

3 ) Indiquez l'approbateur de la tâche

Pour chaque tâche, vous devez définir qui est la personne "responsable" de la tâche, autrement dit qui est en capacité d'approuver la tâche et qui veille au bon déroulement de cette tâche. 

On parle alors d'Approbateur afin d'éviter des confusions avec le R en français, ou d'Accountable en anglais.

Attention : Il ne peut y avoir qu'un seul A par action. Mais le A est obligatoire. Il peut s'agir de la même personne qui réalise la tâche.

Attribuez la lettre A à l'acteur projet concerné.

4 ) Définissez qui réalise la tâche

Pour chaque action, demandez-vous qui est en charge de la réalisation de cette action.

Attention : Il y a toujours au minimum 1 R par action, mais il peut aussi y en avoir plusieurs. Le R peut également être la même personne que le A.

Attribuez la lettre R aux profils concernés.

5 ) Définissez les personnes consultées

Pour chaque action, demandez-vous s'il existe des personnes qui peuvent (ou doivent) être consultées ? Il s'agit souvent de profils experts, sollicités pour donner un avis ou une opinion. Le A qui incarne l'autorité unique sur une action, décide de prendre en compte ou non ces avis.

Attention : Le C n'est pas obligatoire, et il peut y en avoir plusieurs également.

Attribuez la lettre C aux profils concernés.

6 ) Définissez qui sont les personnes informées

Pour chaque action, y a t-il des personnes qui doivent être informées d'une décision ou d'une action ou encore du suivi de l'avancement d'un sujet particulier ?

Attention : Le I n'est pas obligatoire, et il peut également y en avoir plusieurs.

Attribuez la lettre I aux acteurs concernés.

Quelles sont les règles d'utilisation d'une matrice RACI ?

Bien qu'il s'agisse d'un concept simple, la matrice RACI répond à certaines règles d'utilisation que vous devrez vous aussi respecter :

  • Chaque tâche doit avoir un A - Approbateur.
    Il est en mesure de valider la conformité du travail effectué.
  • Il ne peut y avoir qu'un seul A par tâche.
    Cette règle permet d'éviter de diluer les responsabilités, et d'avoir des personnes se défaussant de leurs responsabilités sur d'autres.
  • Chaque tâche doit avoir au moins un R - Réalisateur.
    Il s'agit de la personne en charge de l'exécution de la tâche ou de l'activité.
  • Il peut y avoir plusieurs R - Réalisateur par tâche.
    Dans certains cas, plusieurs personnes peuvent œuvrer à la réalisation d'une tâche.
  • Le R - Réalisateur et le A - Approbateur peuvent être la même personne pour une tâche donnée.
    C'est notamment le cas sur des tâches techniques où la personne en charge de sa réalisation et également la plus à même de dire si le travail effectué est de qualité.
  • Le C - Consulté et le I - Informé sont optionnels.
    Il est tout à fait possible de n'avoir ni C ni I pour une tâche donnée.
  • Il peut y avoir plusieurs C - Consulté et I - Informé par tâche.
    On peut consulter et informer le nombre nécessaire de personnes, sans restriction. Limitez quand même autant que possible leur nombre, afin de réduire la complexité.

5 conseils pour améliorer la mise en place de votre matrice RACI

Voici 5 conseils pour vous aider à établir votre première matrice RACI.

  • Communiquez et partagez la matrice RACI aux parties prenantes.
    Tous les acteurs projet auront ainsi le même niveau d'information, et chacun sera au fait des responsabilités qui lui incombent.
  • Validez la matrice par l'ensemble des parties prenantes.
    Ne décrétez pas unilatéralement de qui doit faire quoi. C'est le meilleur moyen pour démotiver l'équipe, et pour avoir des discussions ultérieures et des désaccords sur les rôles et responsabilités de chacun.
  • Ne rentrez pas dans le détail technique, sauf cas particuliers.
    Pour éviter de vous retrouver avec une matrice de 5 000 lignes (on ne va pas se mentir, personne ne la lira), trouvez le juste milieu en terme de granularité. La bonne pratique est de se référer aux work pacakages de votre WBS. Ces activités font entre 8 heures et 8 jours, ce qui permet de garder un niveau de détail lisible.
  • Distinguez bien le R - Réalisateur et le A - Approbateur.
    Le R (Responsable) et le A (Approbateur) sont les deux rôles les plus confondus. Le R n'est pas le responsable d'une tâche au sens "prendre ses responsabilités", mais celui qui exécute ou réalise la tâche. Pour éviter les confusions, je préfère la traduction française qui considère le R comme le Réalisateur.
  • Limitez le nombre de personnes affectées par tâche.
    Vous ne devriez avoir qu'une seule personne qui est responsable et est en capacité d’approuver le bon déroulement de l'action (rôle A - Approbateur). Concernant les R et les C, limitez-les autant que possible, bien que vous puissiez en avoir plusieurs par activité. En effet, plus vous aurez d'intervenants, plus la communication entre eux sera compliquée.

5 pièges de la matrice RACI à éviter

Bien que la matrice RACI reste un outil simple à comprendre et à appréhender, il y a toutefois quelques pièges à connaître pour mieux les éviter.

  • Négliger de communiquer et partager la matrice RACI.
    Un tableau RACI ne sert strictement à rien si le chef de projet le garde uniquement pour lui. Comme tous les outils projet, il est fait pour être communiqué et partagé aussi bien avec les membres de l'équipe projet qu'avec l'ensemble des parties prenantes.
  • Oublier de la faire valider par l'ensemble des parties prenantes.
    L'ensemble des personnes et organisations concernées par la matrice RACI doivent la valider. Cela évite des discussions ultérieures sur les responsabilités des uns et des autres.
  • Trop rentrer dans le détail.
    Plus vous rentrez dans le détail, plus votre matrice de responsabilités contiendra de lignes, plus elle sera fastidieuse à lire. Vous pouvez commencer par les jalons, puis les détailler. Si vous êtes arrivé au niveau des tâches et sous-tâches, vous êtes probablement allé trop loin.
  • Se tromper entre les différents rôles.
    Le R (Responsable) et le A (Approbateur) sont les plus confondus. Le R n'est pas le responsable d'une tâche au sens "prendre ses responsabilités". Le R indique qui doit réaliser la tâche. Pour éviter les confusions, gardez en tête que le R est le Réalisateur.
  • Affecter trop de personnes à la même tâche.
    Vous ne devriez avoir qu'une seule personne qui est responsable et est en capacité d’approuver le bon déroulement de l'action (lettre A). Concernant les R et les C, limitez-les autant que possible. Plus vous aurez d'intervenants, plus la communication entre eux sera compliquée.

Quel outil pour réaliser une matrice RACI ?

Bien que les logiciels de gestion de projet spécialisés vous permettent de réaliser des matrices RACI de qualité, ils sont souvent bien trop complexe pour cette tâche. Je vous recommande donc d'utiliser un simple tableau Excel ou Google Sheets pour le réaliser. 

Vous pouvez d'ailleurs télécharger mon modèle de matrice RACI pour gagner du temps.

Quelles sont les alternatives au RACI ?

Bien que la matrice RACI reste le modèle d'affectation des responsabilités le plus utilisé, il existe des alternatives toutes aussi valables et intéressantes.

Les 2 variantes les plus connues sont la matrice RACI-VS, ainsi que la matrice RASCI.

Matrice de responsabilité

Description

Caractéristiques

RACI

R - Réalisateur
A - Approbateur
C - Consulté
I - Informé

N/A

RACI-VS

R - Réalisateur
A - Approbateur
S - Support
C - Consulté
I - Informé

Ajoute la fonction Support qui fournit les ressources physiques et matérielles nécessaires au rôle R pour réaliser la tâche.

RASCI

R - Réalisateur
A - Approbateur
C - Consulté
I - Informé
V - Validateur
S - Signataire

Le A supervise les rôles R et V.
Le V valide la conformité de la tâche réalisée par R.
Le S signe le procès-verbal de recette attestant que tout est conforme.

Pour aller + loin : Je vous invite à consulter cet article pour découvrir plus en détails les différentes alternatives existantes au RACI.

RACI vs RIDA : Quelles différences ?

Vous l'avez compris, la matrice RACI permet au lancement du projet de cadrer les rôles et les responsabilités de l'ensemble des acteurs projet.

Le RIDA est un relevé d'informations, de décisions et d'actions, qui s'apparente à un compte-rendu de réunion pour tracer qui a dit quoi, qui a pris quelle décision et qui doit faire quoi.

Élément

Description

RACI

Cadre les rôles et responsabilités de l'ensemble des acteurs projet pour les activités et tâches.

RIDA

Relevé d'informations, décisions et actions traçant qui a dit quoi, qui a pris quelle décision et qui doit faire quoi. Similaire à un compte-rendu de réunion.

Pour aller + loin : Je vous invite à consulter cet article pour découvrir en détail comment transformer vos comptes-rendus en RIDA, afin de gagner du temps.

Exemple de matrice RACI

Voici un exemple de tableau RACI, concernant un projet de migration d'un système d'information. 

Oui, je me suis amusé un peu pour la construire. 😉

exemple de matrice RACI à partir de situation du seigneur des anneauxExemple de matrice RACI