Qu’est-ce qu’un rétroplanning ? Définition et concept

Thibault Baheux

12 mai 2022 - minutes de lecture

Je mets ma main à couper que vous avez sûrement déjà entendu parler de rétro planning dans votre entreprise. Bon, je vous l'accorde, ce terme est utilisé à toutes les sauces, et bien souvent mal utilisé.

Mais qu'est-ce qu'un rétroplanning précisément ? En quoi est-ce différent d'un planning classique ? Quel est l'intérêt, et comment bien le construire, étape par étape ? Je réponds à toutes vos questions.

Qu'est-ce qu'un rétroplanning ?

Un rétroplanning est une méthode de planification de projet inversée, qui consiste à élaborer un planning en partant de la date de fin d'un projet. Il permet d'identifier les dates "au plus tard" auxquelles les actions doivent être réalisées pour tenir l'échéance de fin de projet. Il donne généralement lieu à un diagramme de Gantt à l'arrivée.

Le rétroplanning se prête particulièrement bien aux projets qui ont une deadline non négociable. Le chef de projet doit donc se débrouiller pour faire en sorte que l'ensemble des activités rentrent dans le planning, sans repousser l'échéance du projet.

En partant de la date d'achèvement "au plus tard" du projet, il peut ainsi remonter dans le temps afin de caler les dates auxquelles les différents jalons et tâches clés devront absolument être terminés. Cela lui permet d'identifier si l'ensemble des activités rentrent dans la période de temps donné, ou s'il faut déjà faire des arbitrages.

C'est pour ces raisons que l'on compare parfois le rétroplanning à un planning inversé.

A noter que comme tout planning, le rétroplanning se construit en fonction des estimations de la durée de réalisation des tâches et jalons. Il est donc nécessaire de soigner ses estimations afin d'avoir le rétroplanning le plus réaliste possible. Je vous recommande d'utiliser la méthode d'estimation à trois points, qui a largement fait ses preuves.

exemple rétroplanning

Concept du rétroplanning expliqué en image : On part de la date de fin, puis on remonte dans le temps et on positionne les tâches au fur et à mesure.

Différences entre planning et rétroplanning

Le planning et le rétroplanning sont deux notions tout aussi similaires qu'opposés. In fine, il s'agit de deux méthodes de planification projet et on obtient bien deux calendriers projets à l'arrivée, de la date de début du projet jusqu'à la date d'échéance.

Là où ces deux plannings se distinguent, c'est sur la manière de les construire :

  • Un planning est construit à partir de la date de début du projet. Dans ce cas, un dépassement de planning peut être toléré et accepté. Le client peut préférer améliorer la qualité d'un produit quitte à repousser l'échéance finale.
  • Un rétroplanning est construit à partir de la date butoir "au plus tard" du projet. Dans ce cas, l'échéance finale est non négociable : elle est fixe et ne peut être repoussée. 

Exemple de rétroplanning pour le lancement d'un produit

Quand faire un rétroplanning ?

Le rétroplanning est une méthode de planification de projet particulièrement utile dans les contextes ou l'échéance de fin de projet n'est pas négociable. Par exemple : L'organisation d'un événement ou d'un projet événementiel : mariage, fête, festival, ...

Comme les autres méthodes de planification de projet, le rétroplanning est créé par le chef de projet lors de la phase de planification du projet.

Quel est l'intérêt du rétroplanning ?

Bien que le rétroplanning ne soit pas adapté à toutes les situations et toutes les typologies de projet, il dispose néanmoins de nombreux avantages :

  • Il permet de s'assurer de la faisabilité d'un projet. Faire un rétroplanning permet de s'assurer que l'ensemble des activités identifiées (jalons, tâches, sous-tâches, livrables, etc) sont réalisables dans le délai imparti. Si tout ne rentre pas dans le délai donné, le projet ne peut pas être considéré comme viable ou réalisable.

  • Il permet d'identifier la marge de manœuvre dont dispose l'équipe projet. Réaliser le rétroplanning identifie les dates d'achèvement "au plus tard" pour chacune des tâches, et permet de visualiser le temps supplémentaire dont on dispose "au cas où" pour tenir la date butoir du projet. C'est ce temps supplémentaire que l'on appelle ma marge de manœuvre.

  • Il permet de déterminer avec précision la date de début du projet. En réalisant ce planning inversé, et en remontant dans le temps pour inscrire chaque tâche dans le calendrier, on identifie ainsi avec précision la date "au plus tard" à laquelle il est nécessaire de démarrer le projet pour tenir les délais. Mon conseil : si vous le pouvez démarrez un peu avant la date prévue par la rétroplanning pour vous donner une marge de temps supplémentaire. On n'est jamais à l'abri des imprévus et des difficultés techniques.
  • Il permet d'identifier les dates de livraisons intermédiaires. Le rétroplanning identifie avec précision les dates de livraisons intermédiaires (les jalons-clés si vous préférez).
  • Il permet de déterminer avec précision des ressources nécessaires pour réaliser le projet. En connaissant exactement les dates de début et de fin "au plus tard" pour chaque tâche, le chef de projet est en mesure d'identifier précisément les ressources et compétences dont il a besoin pour mener à bien ce projet. Il peut se reposer sur la matrice de compétences afin de former son équipe projet.

Toutefois, même si le rétroplanning est un outil projet efficace pour cadrer et gérer un projet à fortes contraintes, comme le respect d'une date de livraison ferme, le rétroplanning ne peut pas vous fournir à lui seul les garanties pour tenir un délai.

En effet, de nombreux autres facteurs rentrent en compte et peuvent influer sur la réussite ou non de votre projet : la qualité de vos estimations, la qualité de votre plan d'action, les difficultés rencontrées en chemin, le chemin critique du projet, la complexité des tâches à réaliser, etc...

Pour aller + loin : J'ai d'ailleurs rédigé un article complet sur les facteurs-clés de succès d'un projet, et les leviers dont vous disposez pour améliorer vos chances de réussite.

Comment construire un bon rétroplanning ?

Pour construire un rétroplanning efficace, je vous invite à suivre les étapes ci-dessous, l'une après l'autre :

  1. Identifiez la date d'achèvement au plus tard du projet.
  2. Listez les jalons ainsi que les échéances clés du projet.
  3. Définissez l'ensemble des tâches à réaliser dans le cadre du projet.
  4. Listez pour chaque tâche qui en est le responsable.
  5. Estimez la durée de réalisation de chaque tâche, par exemple via la méthode des 3 points.
  6. Identifiez les dépendances qui peuvent exister entre les différentes tâches.
  7. Représentez les dépendances entre tâches via un diagramme PERT.
  8. Identifiez le chemin critique du projet.
  9. Construisez le rétroplanning en partant de la fin du projet.
Pour aller + loin : Pour aborder dans le détail les différentes étapes de construction d'un rétroplanning, je vous invite à consulter cet article que j'ai également écrit sur le sujet.

Que faire si toutes les tâches ne rentrent pas dans le rétroplanning ?

Vous avez tout testé mais malgré tout, l'ensemble des tâches identifiées sur le projet ne rentrent pas dans le calendrier projet. Si vous souhaitez absolument tenir l'échéance projet, selon votre rétroplanning, vous auriez déjà dû commencer il y a plusieurs semaines.

Cette situation vous parle ? ça arrive, c'est normal. Tôt ou tard, il y a toujours un projet qui sort du lot de la mauvaise manière, comme celui-là.

Mais que peut-on faire en tant que chef de projet face à ce cas-là ?

  1. Vérifiez vos estimations. Peut-être avez-vous surévalué certaines estimations. Prenez un moment pour vérifier tout ça.
  2. Optimisez votre planning projet, en parallélisant des tâches.Vous pouvez optimiser votre planning via le nivellement et le lissage des ressources ou encore la parallélisation. J'attire votre attention sur le fait que cela peut sensiblement augmenter le niveau de risque du projet.
  3. Négociez avec le client ou le commanditaire afin de revoir le périmètre du projet. Revoir le périmètre du projet à la baisse est une solution afin de pouvoir respecter le calendrier projet, si le décalage de la date butoir n'est pas une option. C'est d'ailleurs la solution que je préfère utiliser lorsque je me trouve dans ce cas-là.
  4. Demandez à repousser l'échéance du projet, l'actuelle n'étant pas réaliste. Si le client ne souhaite pas réduire le périmètre du projet, l'option suivante est de repousser l'échéance du projet afin de pouvoir avoir le temps de traiter l'ensemble des activités identifiées.
  5. Vérifiez s'il est possible d'obtenir une rallonge budgétaire ou d'augmenter le nombre de personnes dans l'équipe. Attention toutefois à ne pas faire exploser la taille de l'équipe. Gardez aussi en tête que ce n'est pas parce qu'on double le personnel qu'on mettre deux fois moins de temps à réaliser les tâches. Certaines durées sont incompressibles. Reprenez votre planning et votre plan d'action afin d'identifier les tâches sur lesquelles vous pourriez gagner du temps en ajoutant des ressources supplémentaires.
  6. Améliorez votre plan de mise en œuvre du projet. Parfois, retravailler le plan d'action prévu permet d'identifier de nouvelles façons de faire, plus efficaces et plus rapide. Prenez un moment avec votre équipe projet pour vérifier s'il n'existe pas une autre manière de faire le projet.
  7. Prononcez la non faisabilité du projet en l'état actuel. Si aucune de ces solutions n'est envisageable, le projet ne pourra pas être mené à terme avec les contraintes actuelles. Déclarer la non faisabilité du projet maintenant, c'est éviter un échec certain demain.
  8. Ne revoyez jamais à la baisse vos estimations pour faire tenir vos tâches dans le calendrier. ça peut être tentant de revoir les estimations à la baisse pour réussir son rétroplanning. On fait plaisir comme ça au client ou à sa direction. Mais soyons honêtes : si ça ne logeait pas sur la première version, ça coincera forcément sur le terrain. Avoir un rétroplanning qui fonctionne c'est bien, encore faut-il qu'il reflète la réalité. Pour faire simple :

Ne revoyez jamais vos estimations à la baisse, même si vous êtes sous pression.

Exemple de rétroplanning événementiel

Quel logiciel pour un rétroplanning ?

Vous l'avez compris, un rétroplanning est un planning inversé. Tous les logiciels de gestion de projet permettant de réaliser des plannings projet peuvent vous assister pour créer un rétroplanning.

Si vous utilisez déjà un logiciel comme Asana, Monday, ou Clickup, vous pouvez créer votre rétroplanning directement sur ceux-ci.

Si vous ne disposez pas d'un logiciel de gestion de projet spécialisé, vous pouvez créer votre rétroplanning sous Excel, qui se prête également bien à la création d'un calendrier.

Vous pouvez d'ailleurs vous appuyer sur le modèle suivant.

Insert Image

Est-ce que la méthode du rétroplanning fonctionne vraiment ?

Comme tout outil de planification de projet, le rétroplanning n'est pas une science exacte. Il dépend en effet à la fois  du plan d'action que vous envisagez pour mener à bien le projet, et à la fois de vos estimations. 

Si vous êtes en mesure d'améliorer votre plan de mise en œuvre du projet en identifiant une nouvelle manière de travailler, ou si vous êtes en mesure d'affiner vos estimations, votre rétroplanning n'en sera que de meilleure qualité.

Le rétroplanning reste donc un outil de planification de projet utile et important, notamment dans le cadre de projets qui dispose d'une échéance fixe non négociable dans le temps. il permet de donner une indication sur les dates d'achèvement "au plus tard" des jalons du projet, et permet donc d'identifier si le projet est réalisable en l'état ou non.

Cependant, il reste soumis aux imprécisions du plan d'action et des estimations. Il est donc préférable d'inclure une marge de sécurité dans votre planning afin que la première difficulté rencontrée ne remette pas en cause l'intégralité du projet.

capture écran article lemonde

Par exemple, malgré un rétroplanning détaillé et complet, cela n'a pas empêché ce projet d'être repoussé à de multiples reprises.


Rejoignez la communauté "Réussir Ses Projets"

Et recevez mes meilleurs conseils directement dans votre boîte mail, afin de vous améliorez en gestion de projet. Vous pouvez vous désinscrire à tout moment.


Hello!

Moi, c'est Thibault

Chef de projet IT depuis 2008, j'ai travaillé sur des projets à plusieurs millions d'euros.
J'ai décidé de dépoussiérer la gestion de projet.
Exit les méthodologies complexes, exit les outils lents, lourds, complexes à utiliser.
Mon objectif ? Vous donner les clés pour piloter vos projets avec efficacité.


Articles Similaires


Cet article vous a plu ? Dites-le nous !

Votre adresse mail est et restera confidentielle. Les champs avec une astérisque (*) sont obligatoires.

{"email":"Email address invalid","url":"Website address invalid","required":"Required field missing"}