Quelle est la taille idéale d’une équipe projet ?

En gestion de projets, on cherche à maximiser l'efficacité de l'équipe, afin de livrer le projet le plus rapidement possible tout en limitant le coût qu'engendre le recrutement des ressources humaines. C'est cet équilibre qui définit la taille d'une équipe. 

Dans cet article, nous allons voir quelle est la taille idéale d'une équipe projet, aussi bien pour une gestion de projet classique que pour une équipe agile.

Quelle est la taille idéale d'une équipe projet ?

La taille idéale d'une équipe projet se situe entre 3 et 9 personnes, en fonction de la complexité du projet.

Une équipe de 4 à 6 personnes est idéale pour accomplir la plupart des tâches. Cependant, une équipe projet ne devrait jamais compter plus de 10 membres.

Tous les experts s'accordent sur le fait qu'une équipe idéale est une équipe entre 3 et 10 membres, aussi bien concernant les méthodes prédictives que les méthodes agiles. Mais ils ne sont pas tous d'accord sur le chiffre magique idéal pour une équipe. 

• J. Richard Hackman estime qu'une équipe de 4 à 6 personnes est idéale pour accomplir la plupart des tâches sur un projet. Dans tous les cas, une équipe ne devrait jamais avoir plus de 10 membres. J. Richard Hackman est un expert reconnu dans la dynamique et la performance des équipes, et a mené plus de 50 ans de recherche.
  
• Chez les forces spéciales américaines, un commando est formé de 4 membres, chacun ayant sa spécialité.
  
• Chez Google, 7 est le nombre magique pour la taille d'une équipe.
  
• Jeff Bezos, le patron d'Amazon, a fait circuler une note indiquant qu'une équipe projet devait pouvoir se nourrir et être rassasiée avec 2 pizzas. Sinon c'est qu'elle est probablement trop grande.
  
• D'après le livre Team Genius, une équipe optimum se situe entre 5 et 7 membres.
  

Quelle est la taille conseillée pour une équipe Scrum agile ?

La taille conseillée pour une équipe Scrum se situe entre 3 et 9 membres, hors Product Owner et Scrum Master, d'après le Scrum Guide.

En dessous de 3 membres, l'équipe n'est pas assez diversifiée et peut rencontrer des obstacles.

Au-dessus de 9 membres, la coordination et la communication se complexifient et l'équipe risque de perdre en agilité.

Le Product owner et le Scrum Master ne sont généralement pas comptés dans les membres de l'équipe pour ce calcul, bien qu'au sens de Scrum, ces deux rôles font partie intégrante de l'équipe Scrum.

Il existe cependant une exception : vous pouvez compter le Product Owner et le Scrum Master dans l'équipe si ces personnes se voient attribuer des tâches présentes dans le backlog de sprint.

Gardez en mémoire que plus les membres de l'équipe sont nombreux, plus le niveau de complexité de la collaboration augmente, et ce de manière exponentielle.

Comment calculer le niveau de complexité de la collaboration dans l'équipe ?

Plus il y a de personnes dans l'équipe, plus le nombre de relations à créer et maintenir est important. Logiquement, plus l'équipe est grande, plus la collaboration, la coordination et la communication entre les membres de l'équipe sont complexes.

Avec un petit bémol. Lorsqu'on ajoute une personne à l'équipe, on n'ajoute pas qu'une seule relation. 

C'est ce qu'on appelle la Loi de Brooks.

La formule utilisée pour calculer le nombre de relations en fonction de la taille de l'équipe est la suivante : N * (N-1) / 2, N étant le nombre de membres de l'équipe.

Sur le schéma ci-dessous, on peut voir que la complexité de l'équipe et le nombre de relations à maintenir augmente exponentiellement, à chaque fois qu'on ajoute une personne supplémentaire dans l'équipe.

Je vous ai également fait un petit récapitulatif tableau pour y voir plus clair.

Pourquoi agrandir l'équipe n'est pas toujours la bonne solution

"Si on peut faire le travail à 4 en 6 mois, il suffit de doubler la taille de l'équipe pour le faire en 3 mois."

Ce raisonnement est logique, non ? Mais un peu simpliste quand même.

Pourtant les cabinets de consulting utilisent encore trop souvent ce raisonnement imparfait pour estimer le nombre de personnes à positionner sur un projet ainsi que les échéances de livraison dudit projet.

Laissez-moi vous dire que ça ne marche absolument pas.

D'ailleurs, faire grandir l'équipe est souvent la pire idée qui soit.

Je vous explique pourquoi : Tout le travail n'est pas parallélisable. Certaines tâches ont des dépendances et ne peuvent être réalisées qu'une fois les éléments prédécesseurs traités.

Je vais prendre un exemple bien connu dans le monde de l'agilité.

Une femme peut accoucher d'un enfant en neuf mois. Mais neuf femmes ne peuvent pas accoucher ensemble d'un bébé en un mois.

De la même manière, si un boulanger peut cuire un pain dans son four en 1 heure, 10 boulangers ne pourraient pas nécessairement cuire dix pains en une heure dans le même four. Cela dépend de la capacité du four.

La variable "nombre de personnes dans l'équipe" n'est donc pas le seul élément à prendre en compte en gestion de projet.

Mais j'ai d'autres arguments en stock pour que vous évitiez que votre équipe devienne un mastodonte incontrôlable.

7 inconvénients au fait d'avoir une grosse équipe

• Nombre de relations inter-équipe volumineux.
  Plus les membres d'une équipe augmente, plus les relations se complexifient. Plus il y a de relations, plus le coût de coordination entre les différents membres de l'équipe est important, ce qui impacte négativement la productivité individuelle et collective.
• La communication, la collaboration et la coopération demandent plus d'efforts.
  Un groupe volumineux rend plus difficile la communication, la collaboration et la coopération dans l'équipe. Les procédures et processus sont plus difficiles à respecter, la communication est fractionnée, des personnes sont amenées à travailler ensemble alors qu'elles ne se connaissent quasiment pas.
  
• La prise de décision est ralentie.
  Plus l'équipe est grande, plus il y a d'avis à prendre en compte. Prendre une décision devient plus compliqué. Et l'appliquer encore plus. La conduite du changement liée à cette décision sera plus complexe et consommatrice en temps à mesure que l'équipe grossit.
  
• Risque accru de conflits et tensions.
  Ajoutez des personnes dans un groupe et vous verrez apparaître des dissensions, des tensions entre membres de l'équipe et même des conflits. Pourquoi ? Car le groupe est devenu trop large et doit se scinder en deux groupes plus petits. Les problèmes interpersonnels et relationnels augmentent ainsi en fonction de la taille de l'équipe.
  
• Excès de confiance.
  Il existe une tendance à sous-estimer de plus en plus le temps d'achèvement d'une tâche au fur et à mesure que l'équipe se développe, selon les chercheurs Bradley Staats, katherine Milkman et Craig Fox (Source). D'après les expériences menées, une équipe plus grosse mettrait 44% plus de temps à accomplir une tâche qu'une petite équipe !
  
• Perte de sens et de motivation.
  Plus il y a de membres dans l'équipe, plus il est compliqué de partager un vision commune et de travailler sur les mêmes objectifs. Cela amène une perte de sens et de motivation chez quelques membres de l'équipe. Selon Maximilien Ringelmann, plus il est compliqué d'identifier les contributeurs à une action, moins les gens s'impliquent dans l'action.
  
• Ajouter un membre dans l'équipe fait baisser la productivité.
  Il ne suffit pas d'ajouter une personne pour gagner en jour homme et donc en productivité. Il est nécessaire que cette personne prenne connaissance du projet, des méthodes de travail de l'équipe, et apprenne à collaborer avec les autres membres. Ajouter un membre dans l'équipe, c'est presque toujours une mauvaise idée.
  

4 avantages au fait d'avoir une petite équipe

• Cohésion d'équipe préservée.
  Il est plus facile de se sentir intégré dans une petite équipe qu'au sein d'un grand groupe. C'est vrai aussi bien au travail que dans votre vie personnelle. On se connaît vraiment, on apprend à travailler ensemble, on se respecte mutuellement et on développe un sentiment d'appartenance à l'équipe.
• Performance optimale.
  En étudiant 491 projets de développement logiciels informatique, Putnam et Myers se sont aperçus que de petites équipes (entre 3 et 7 personnes) mettent entre 40% et 44% moins de temps à réaliser des projets similaires que des équipes plus volumineuses. (Source)
  
• Flexibilité et souplesse au top.
  Une petite équipe peut plus rapidement faire preuve d'agilité et s'adapter au contexte. Une équipe trop volumineuses est alourdie par des processus et procédures en tout sens.
  
• Estimations plus pertinentes.
  Les petites équipes ont tendance à être réalistes quand à leurs estimations, qui s'avèrent plus pertinentes. Les grosses équipes pêchent par excès d'optimisme sur le temps que prendrai le travail et finissent systématiquement en retard.
  

Comment synchroniser plusieurs équipes qui travaillent sur le même projet ?

Tout d'abord, si votre équipe fait plus de 9 membres, je vous conseille de la scinder en deux équipes distinctes. 

Mais du coup, comment peut-on faire pour synchroniser deux équipes qui travaillent sur le même projet ?

La place me manque pour développer en détail des méthodologies de gestion de projets Agile@scale (agilité à l'échelle) comme Safe, mais vous pouvez déjà adopter ces quelques astuces :

1. Faites en sorte que le travail de chaque équipe soit indépendant.
   Vous voulez éviter que l'équipe B se tournent les pouces en attendant que l'équipe A ait fini son job.
   
2. Attribuez le développement de fonctionnalités différentes à chaque équipe.
   Vous éviterez ainsi les problématiques de dépendance et de synchronisation quotidienne.
   
3. Nommez un coordinateur.
   Ou faites en sorte que les chefs de projet de chaque équipe discute entre eux de manière régulière.
   
4. Mettez en commun le travail des deux équipes.
   Avant mise en production ou livraison au client. Cela vous permettra d'anticiper les problématiques de compatibilité ou les bugs.
   
5. Adoptez une méthodologie "à l'échelle".
   Pour faire travailler ensemble plusieurs petites équipes projets.