Combien y a t-il d’étapes dans un projet ? 4, 5 ou 6 ?

Thibault Baheux

12 janvier 2023 - minutes de lecture

Pour mener un projet à bien, il est nécessaire de le découper en phases, ou en différentes étapes, afin de mieux maîtriser le déroulement du projet.

Ces phases rythment le cycle de vie du projet, et ont chacune un objectif précis. 

Combien de phases projet existe t-il ? Quelles sont-elles ? Et à quoi elles servent ? Décortiquons cela ensemble dans l'article.

Combien y a t-il de phases dans un projet ?

Un projet est généralement défini en 5 phases, selon la méthodologie PMP : l'initialisation, la planification, l'exécution, le contrôle et la clôture. Certains projets contiennent 4 phases : l'exécution et le contrôle sont alors réunis ensemble. D'autres contiennent 6 phases : une phase d'avant-projet est ajoutée.

Comment choisir dans ce cas entre un phasing projet à 4, 5 ou 6 étapes ? Voici comment je procède :

  • Découpage à 4 étapes.
    Plus simple à comprendre lorsque l'équipe projet n'est pas rodée à la gestion de projet. Pratique également pour de petits projets de quelques semaines à quelques mois.
  • Découpage à 5 étapes.
    Phasing idéal, et celui que l'on rencontre le plus. Il est décrit dans les méthodologies PMP et Prince2, 2 méthodologies de gestion de projet parmi les plus connues. S'adapte parfaitement aux projets longs et complexes.
  • Découpage à 6 étapes.
    Idéal pour les projets complexes lorsqu'il est nécessaire de conduire une phase d'avant-projet, comprenant une étude de marché, une étude de faisabilité ou de viabilité du projet, un POC (Proof Of Concept), ...

Les 5 phases ou étapes de la gestion de projet

Quelles sont les 5 étapes d'un projet ?

Un projet se découpe en 5 grandes étapes : la phase de cadrage ou d'initialisation, la phase de conception ou de planification, la phase de réalisation ou de mise en œuvre, la phase de contrôle ou de monitoring, et enfin la phase de clôture du projet.

Chacune de ces étapes implique de réaliser des tâches spécifiques, de fournir des livrables particuliers et d'atteindre des objectifs définis.

Voyons cela ensemble plus en détails.

1 ) Phase d'initialisation

Thèmes

Phase d'initialisation

Description

Étape de lancement du projet.

Objectif

Cadrer et délimiter le projet.

Durée

Quelques heures à plusieurs dizaines de jour, en fonction de la complexité du projet.

Tâches à réaliser

Cadrer le projet, allouer le budget, déterminer les contraintes de temps et métiers à respecter, déterminer le périmètre du projet.

Livrables

Note de cadrage projet.

Jalon

Réunion Go / No Go

La phase d'initialisation permet de démarrer le projet et de poser les fondements du projet :

  • Les objectifs à atteindre. Qu’est-ce que la portée d’un projet + Comment la définir ?
    Il s'agit de la raison d'être du projet, de ce que l'on souhaite accomplir en réalisant ce projet.
  • Les critères de réussite.
    Les éléments qui feront dire que le projet est une réussite ou au contraire un échec.
  • Le budget alloué au projet.
    Le budget n'est jamais illimité. Il faut donc le définir pour savoir jusqu'où on peut aller.
  • Les échéances à respecter.
    Les contraintes de temps à respecter. Par exemple, l'organisation d'un mariage à une échéance que l'on ne peut pas reporter. Un projet doit absolument avoir une date de début et de fin.
  • La portée du projet.
    Il s'agit du travail à réaliser dans le cadre du projet. On définit ce qui est inclus et ce qui est hors-périmètre.
  • Les contraintes métiers.
    On identifie les contraintes métiers spécifiques dont il faudra tenir compte dans le projet, par exemple un arrêté comptable.

C'est avant-tout une phase d'échanges et de cadrage pendant laquelle le chef de projet va poser de nombreuses questions aux différentes parties prenantes afin de bien définir le projet, et de le rendre clair et limpide pour tous. Voici quelques questions indispensables à se poser :

  • A quel besoin le projet répond t-il ?
  • Quels sont les objectifs du projet ?
  • Ce projet est-il en accord avec l'orientation stratégique de l'entreprise ?
  • Sommes-nous capable de le réaliser ?
  • Quel bénéfice va t-on en tirer ?
  • Quelles sont les contraintes (délais, budget, métiers) dont il faut tenir compte ?
  • Quel est le périmètre du projet, et quelles en sont les limites ?

Lors de cette phase d'initialisation, le chef de projet peut également conduire des études de marché, études de faisabilité, ... Il arrive d'ailleurs que dans certains projet, cette phase d'initialisation soit découpée en 2 : la phase avant-projet d'un côté, et la phase de cadrage de l'autre.

En fonction de la complexité du problème que l'on cherche à résoudre, cette phase d'initialisation peut durer de quelques heures à plusieurs dizaines de jour.

Cette phase d'initialisation donne lieu à une note de cadrage projet, un document explicitant et délimitant le projet. Ainsi, toutes les parties prenantes impliquées se mettent d'accord sur ce qui est dans le périmètre projet et ce qui est hors-périmètre, et l'écrivent dans la note de cadrage.

Enfin, cette étape de lancement du projet se termine par une réunion appelée Go / NoGo, qui consiste à déterminer si le projet vaut le coup de continuer le travail ou s'il vaut mieux s'arrêter là.

  • Le "Go" est choisi.
    Le projet est viable et peut continuer. Le chef de projet constitue alors son équipe, et avance sur la phase de planification.
  • Le "No Go" est choisi.
    le projet n'est pas viable ou pas rentable, il vaut mieux s'arrêter là avant de perdre plus d'argent.

2 ) Phase de planification

Thèmes

Phase d'initialisation

Description

Étape de conception et de planification du projet.

Objectif

Concevoir le plan projet et créer le planning projet.

Durée

Quelques jours à plusieurs dizaines de jour, en fonction de la complexité du projet.

Tâches à réaliser

Identifier le plan d'action, Concevoir le plan projet, Estimer les charges, Identifier les dépendances, Créer le planning, Identifier et suivre les risques.

Livrables

Plan projet

Planning projet

Diagramme de Gantt

Registre des risques

Jalon

Réunion de lancement

La phase de planification permet de préparer convenablement le projet, afin d'éviter au maximum les surprises, difficultés techniques et imprévus. 

Cette phase dure plus longtemps que la phase d'initialisation du projet, et pour cause : le chef de projet et son équipe devront fournir de multiples livrables à la fin de cette phase :

  • Un plan projet.
    Le plan projet est un document décrivant tout ce qui est mis en œuvre pour assurer la réussite du projet. On y retrouve notamment le plan d'action choisi par l'équipe pour mener à bien le projet.
  • Un planning projet.
    Il existe différents types de plannings projet, chacun avec ses avantages et inconvénients. Vous devez cependant fournir à minima un macro-planning, mais si possible un rétroplanning ou encore un planning détaillé.
  • Un diagramme de Gantt.
    Le diagramme de Gantt est une représentation graphique du planning détaillé. Cet outil de planification est utile, notamment pour partager de manière visuelle le planning avec les différentes parties prenantes du projet.
  • Un registre des risques.
    Ce livrable liste les différents risques pouvant survenir au cours du projet, leurs impacts, leur probabilité de survenance, ainsi que les plans d'actions mis en place pour éviter qu'ils se produisent.
  • Un plan de communication.
    Ce document liste les principales communications devant être délivrées au cours du projet, et décrit les moyens de communication mis en place pour assurer la réussite du projet.
  • La liste des livrables à fournir en cours de projet.
    Une liste exhaustive des livrables à fournir tout au long du projet, ainsi que leurs échéances, est fournie à la fin de cette phase. Vous pouvez vous aider d'un tableau de suivi des livrables pour cela.
  • La liste des jalons.
    La mise en œuvre du projet est également découpée en tâches, sous-tâches et jalons. Les jalons sont des étapes-clés apparaissant sur le planning, et marquant le passage d'une étape à une autre.

Cette étape est souvent bâclée, à tord. Le temps que l'on passe à la préparation d'un projet n'est pas perdu, bien au contraire ! C'est ce qui permet de s'assurer par la suite de la réussite du projet.

Je vous recommande de vous donner plusieurs jours pour travailler sereinement sur cette étape, sans être contraint par une pression extérieure.

Vous avez en effet fort à faire, et vous devrez définir lors de cette étape qui fait quoi, quand, dans quel ordre, de quelle manière et avec quels moyens.

C'est également le bon moment de planifier des jalons, des étapes-clés de votre projet et de les faire apparaître dans votre planning.

Enfin, le chef de projet doit synthétiser tous ces éléments dans le support de réunion de la réunion de lancement. Cette réunion, qui réunit les principaux acteurs du projet, et notamment le commanditaire ou le client, marque la fin de la phase de planification et le début de la phase d'exécution.

Pour aller + loin : Découvrez dans cet article comment bien découper votre projet, en cliquant ici.

3 ) Phase de réalisation

Thèmes

Phase d'initialisation

Description

Étape pendant laquelle les actions opérationnelles sont réalisées.

Objectif

Exécuter le plan projet et produire les livrables nécessaires pour atteindre les objectifs du projet.

Durée

Aussi longtemps que nécessaire. Peut se compter en jours, semaines, mois, voire même années pour les projets les plus gros.

Tâches à réaliser

Réaliser les tâches opérationnelles listées dans le planning détaillé du projet.

Livrables

Résultat du travail mené. 
Tout autre livrable nécessaire au projet.

Jalon

Acceptation sans réserve du procès-verbal de recette définitive.

La phase de réalisation, ou d'exécution du projet, consiste à mener à bien le plan projet, défini lors de la précédente phase. L'équipe projet déroule son plan d'action pour atteindre les objectifs projet fixés. 

Il s'agit de la phase la plus longue d'un projet, qui peut s'étaler de quelques jours à plusieurs années, en fonction de la complexité du projet.

Pour maintenir une communication satisfaisante entre tous les acteurs projet, le chef de projet organise donc à intervalles réguliers des comités projet (COPROJ) opérationnels, ainsi que des comités de pilotage projet (COPIL).

Les méthodes de travail ainsi que les moyens de communication ont été préalablement choisis et validés lors de la phase de planification.

L'équipe projet doit livrer, au terme de cette phase d'exécution, le résultat fonctionnel et opérationnel du travail réalisé : les livrables projet. Par exemple, si le projet est de créer un nouveau logiciel de comptabilité, le résultat du projet est :

  • Un logiciel de comptabilité fonctionnel.
    Si le logiciel n'est pas opérationnel, il n'est d'aucune utilité. Les objectifs projet ne sont dans ce cas pas atteints, la phase d'exécution continue donc.
  • Une documentation utilisateur exhaustive.
    Un logiciel fonctionnel, c'est bien. Mais savoir s'en servir, c'est mieux. La documentation peut prendre de multiples formes : documentation écrite, FAQ, tutoriels vidéos, etc...
  • Une documentation administrateur complète.
    Il s'agit de la documentation permettant le maintien en condition opérationnelle de l'application, s'adressant au service informatique du client.

Bien sûr, les livrables à fournir lors de cette phase sont adaptés à votre projet. Il vous suffit de reprendre votre liste de livrables précédemment établie lors de la préparation de votre projet, et de vous assurer qu'ils sont bien tous fournis au commanditaire du projet.

Lorsque tous les livrables ont été fournis, le chef de projet s'assure donc que le client les valident sans réserves. Il envoie pour cela un procès-verbal de recette définitive, à retourner complété et signé.

La signature sans réserves, et donc l'acceptation complète des livrables, marque la fin de la phase de réalisation.

4 ) Phase de contrôle

Thèmes

Phase d'initialisation

Description

Étape parallèle à la phase de réalisation, consistant à s'assurer que le projet avance et est sous contrôle.

Objectif

Contrôler et monitorer le projet.

Durée

Même durée que la phase de réalisation du projet. De quelques jours à quelques années.

Tâches à réaliser

Superviser et piloter le projet, Contrôler le niveau d'avancement du projet, Traiter les difficultés et imprévus rencontrés, produire des rapports d'avancement, animer les instances projet.

Livrables

Tableau de bord à jour. 

Rapports d'avancement projet.

Supports et comptes-rendus des comités projet et comités de pilotage.

Jalon

Procès-verbal de recette définitive.

La phase de contrôle du projet est un peu particulière, puisqu'elle se déroule en même temps que la phase de réalisation. Cette étape consiste à s'assurer que le projet reste bien dans les rails et à vérifier l'état d'avancement et la progression du projet.

Pour cela, le chef de projet est en contact régulier avec les différentes parties prenantes du projet, et réalise les actions suivantes :

  • Suivi de la progression des tâches et du projet.
    Grâce au planning détaillé et au diagramme de Gantt, le chef de projet suit l'avancée du projet, et discute au quotidien avec les experts techniques pour savoir s'ils rencontrent des difficultés ou non.
  • Production des rapports d'avancement.
    A intervalles réguliers ou à la demande, le chef de projet produit des rapports d'avancement projet précis. Il met également son tableau de bord projet, qu'il peut partager avec les parties prenantes.
  • Gestion et suivi des risques.
    Il utilise également le registre des risques initié lors de la phase de planification pour suivre les risques et les plans d'action associés.
  • Remontée des difficultés et imprévus pour arbitrage.
    Toute difficulté non résoluble par l'équipe projet, qu'elle soit technique, opérationnelle, ou organisationnelle, est remontée en comité de pilotage pour arbitrage par le chef de projet.
  • Gestion de l'équipe projet au quotidien.
    Le chef de projet manage son équipe de façon transversale. Il les soutient, et est en communication avec elle au quotidien.
  • Résolution de problèmes.
    Chaque projet a son lot de difficultés, même après avoir passé du temps en phase de planification à essayer de les anticiper. Le chef de projet applique donc des techniques de résolution de problèmes, telles que la méthode des 5 pourquoi.
  • Animation des comités projet et comités de pilotage.
    A intervalles réguliers, le chef de projet anime les différentes instances de pilotage projet, afin de tenir informés les parties prenantes, et de présenter succinctement quelle est l'avancée du projet, ainsi que les projections en terme de délais et budget.

Étant donné que la phase de contrôle s'effectue en parallèle que la phase de réalisation, la durée est la même, ainsi que le jalon marquant la fin de cette phase.

A la signature du procès-verbal de recette définitive, les livrables sont validés à 100% par le client. Le projet peut donc passer à sa dernière phase : la phase de clôture.

5 ) Phase de clôture

Thèmes

Phase d'initialisation

Description

Étape de finalisation du projet.

Objectif

Clôturer le projet.

Durée

Quelques heures à quelques jours.

Tâches à réaliser

Organiser la réunion de clôture projet, remercier et libérer l'équipe, réaliser le bilan projet ainsi que le retour d'expérience projet.

Livrables

Bilan projet.

Jalon

Réunion de clôture projet.

La phase de clôture du projet consiste, comme son nom l'indique, à clôture proprement le projet. C'est l'occasion de remercier les acteurs projet pour leur participation et leur implication, et de faire un bilan des actions menées. 

Le bilan projet consiste à faire le point sur l'organisation mise en place, le plan d'action choisi et la manière dont s'est déroulé le projet. En adoptant un point de vue objectif bien sûr. Cette auto-critique vise à ensuite identifier des axes de progrès pour s'améliorer. 

Ce bilan projet est ensuite archivé pour garder en mémoire les points forts, les points faibles et les leçons à tirer de cette expérience.

Le chef de projet organise alors une réunion de clôture projet avec les différents acteurs pour les remercier, leur présenter les résultats atteints dans le cadre du projet, ainsi que pour présenter le bilan projet. Il s'agit d'un moment de convivialité et de célébration.

Enfin, s'il juge que c'est utile, le chef de projet peut préparer un RETEX projet, ou un retour d'expérience. C'est l'occasion de mettre en avant ce qui s'est bien passé pour le transformer en bonnes pratiques à reproduire, et d'insister sur ce qui s'est mal passé pour pouvoir le corriger et s'améliorer.

Quelle phase dure le plus longtemps sur un projet ?

L'étape la plus longue d'un projet est la phase de réalisation, qui consiste à mettre en œuvre le plan d'action et le planning préalablement défini par le chef de projet et son équipe.

Il s'agit de la concrétisation de tout le travail réalisé jusqu'à alors. C'est à cette étape que l'on construire quelque chose de visible et de tangible pour le client.

Quelle est la phase la plus importante d'un projet ?

L'étape la plus importante d'un projet est la première phase : la phase d'initialisation ou de cadrage. Elle permet de définir la portée du projet, les délais et budget à respecter, ainsi que les objectifs à atteindre.

La phase de planification est primordial au bon déroulement d'un projet, comme l'ensemble des 5 étapes projet, mais si votre projet n'est pas cadré, vous avez toutes les chances qu'il soit un échec. 

C'est pour cela que le cadrage projet est une étape indispensable.


Thibault Baheux

Tour à tour chef de projet puis manager d'équipe depuis 2008, je suis aujourd'hui directeur de projet indépendant.

J'ai décidé via ce site de démocratiser la gestion de projets et de la rendre accessible à tous.

Mes certifications : Prince2 Foundation, CompTIA Project+ certified, PSM1, Lean Six Sigma Green Belt.


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