ça y est, vous arrivez au bout de votre projet. Plus qu'une étape : le clôturer proprement.
Dans cet article, je vous explique comment fonctionne la phase de clôture projet, et comment clôturer efficacement vos projets, étape par étape.
Qu'est-ce que la clôture d'un projet ?
La phase de clôture de projet est la dernière étape du cycle de vie d'un projet, et permet d'analyser les performances du projet, de proposer des axes d'amélioration pour les futurs projets, et de clôturer officiellement le projet.
Elle intervient après l'achèvement de toutes les activités planifiées et la réalisation de 100% des livrables.
Pourquoi c'est important de clôturer vos projets ?
La clôture de projet est une phase cruciale du cycle de vie d'un projet et revêt plusieurs importances.
Voici les raisons principales pour lesquelles la clôture de projet est essentielle :
- Évaluation des Objectifs.
La phase de clôture permet d'évaluer si les objectifs initiaux du projet ont bien été atteints. Cela offre une occasion de mesurer la réussite du projet par rapport aux attentes initiales. - Feedback et Amélioration continue.
En recueillant des retours d'expérience, les équipes peuvent identifier ce qui a bien fonctionné et ce qui pourrait être amélioré pour les projets futurs. Cela contribue à l'apprentissage organisationnel et à l'amélioration continue des processus. - Libération des Ressources.
La clôture signifie la libération des ressources, humaines et matérielles, qui étaient dédiées au projet. Cela permet de réaffecter ces ressources à d'autres projets ou activités dans l'entreprise. - Évaluation de la Performance.
La phase de clôture offre l'opportunité d'analyser les performances du projet par rapport à ce qui était initialement prévu. Cela permet d'identifier les écarts, d'en comprendre les raisons et de tirer des enseignements pour des projets similaires à l'avenir. C'est aussi l'occasion de calculer la rentabilité du projet. - Clôture Administrative.
La clôture administrative inclut la résolution de tous les aspects contractuels, financiers et administratifs liés au projet. On envoie les factures, on règle le solde, on met fin aux contrats des prestataires, etc, dans le respect des obligations contractuelles.
Comment savoir quand un projet est terminé ?
Pour savoir si un projet est vraiment terminé, et si vous pouvez le clôturer officiellement, voici quelques questions à vous poser :
- Tous les livrables ont-ils été fournis ?
- Tous les livrables sont-ils validés sans réserves par les parties prenantes ?
- Les objectifs projet ont-ils été atteints ?
- Peut-on déjà mesurer des résultats concrets suite à la réalisation du projet ?
- La documentation projet est-elle complète ?
- Les informations nécessaires ont-elles été transmises aux équipes en charge de la maintenance ou de l'exploitation courante ? (Transition build vers run)
- Tous les paiements ont-ils été effectués ?
- Tous les contrats sont-ils terminés ?
- Toutes les obligations légales et réglementaires ont-elles été respectées ?
Si vous répondez oui à l'ensemble de ces questions, alors félicitations! Votre projet est bien terminé.
Si vous avez un ou plusieurs non à ces questions, vous savez ce qu'il vous reste à faire. 😉
Quels sont les outils pour clôturer un projet ?
Lors de la phase de clôture, les chefs de projet s'appuient sur 4 outils, afin d'être sûr de ne pas passer à côté de quelque chose :
- La checklist de clôture projet.
Cette checklist de clôture projet vous permet de vérifier point par point si tout a été respecté, et si vous pouvez considérer votre projet comme officiellement clôturé. - Le bilan projet.
Le bilan projet vise à faire une analyse de la performance du projet, des écarts entre ce qui était initialement planifié et ce qui a été réellement effectué, et de proposer des axes de progrès dans une optique d'amélioration continue. - La réunion de clôture.
La réunion de clôture du projet sert à acter officiellement la fin du projet, à célébrer les succès obtenus avec l'ensemble des parties prenantes, et à remercier ces personnes pour leur travail, leur engagement et leur implication. - Le rapport de clôture de projet.
Le rapport de clôture projet a comme objectif d'acter officiellement la fin du projet. C'est la dernière communication que le chef de projet envoie aux différentes parties prenantes.
10 étapes pour bien clôturer vos projets
Il est glorieux de commencer une entreprise, mais il est plus glorieux encore de la mener à son terme.
Henry Wadsworth Longfellow
1 ) Assurez-vous que tout le travail est terminé
Avant toute chose, il est indispensable de s'assurer que tout ce que vous deviez faire pendant le projet a bien été effectué, et que l'ensemble des livrables à produire ont bien été réalisés et livrés.
Je vous conseille de réaliser des tests ou des contrôles pour vous assurer de la conformité des livrables aux besoins, exigences et standards de qualité, avant d'aller plus loin dans la phase de clôture de projet.
2 ) Contrôlez l'existence des procès-verbaux
Chaque livrable doit faire l'objet d'un procès-verbal complété et signé, qui atteste que :
- Le livrable / produit / document a bien été fourni.
- Il est conforme aux attentes.
- Il est validé sans réserves.
Un mail ne suffit pas. C'est le procès-verbal qui fait foi, et fait office de preuve écrite.
3 ) Réglez les derniers détails administratifs
C'est maintenant le moment de vous concentrer sur les dernières tâches administratives :
- Mise à jour des documents de pilotage projet.
Notamment pour les documents de suivi de la charge de travail, des délais et du budget. Cela vous servira de base pour réaliser votre bilan projet. - Signature des documents projet.
S'il reste des documents projet à valider et/ou signer, faites le tour des parties prenantes pour obtenir leur gri-gri en bas de page. - Retour des prêts de matériel / équipements.
Si vous aviez loué des équipements ou matériaux pour le bien de votre projet, il est temps d'arrêter le contrat de location et de retourner ce matériel. - Arrêt des contrats.
Clôturez tous les contrats avec d'éventuels fournisseurs, prestataires, sous-traitants, dans le respect des obligations contractuelles.
4 ) Réalisez le transfert du Build vers le Run
Bien souvent, une fois le projet terminé, d'autres équipes prennent la relève.
Prenons l'exemple d'une application fraîchement développée.
Le projet s'arrête quand l'application est développée, fournie et mise en production.
Mais ensuite, il faut la faire vivre. Faire évoluer le paramétrage. La mettre à jour. Résoudre les bugs et problèmes gênants.
Tout cela se fait via les équipes d'exploitation ou de maintenance. Et ces équipes doivent avoir la connaissance nécessaire pour maintenir la disponibilité de l'application au quotidien.
C'est là qu'entre en jeu la transition Build vers Run. Elle consiste à ce que l'équipe projet (Build) transmette ses connaissances, les bonnes pratiques et la documentation nécessaire pour permettre à l'équipe d'exploitation (Run) de pouvoir être autonome sur le maintien en condition opérationnelle de cette application.
5 ) Analysez la manière dont le projet s'est déroulé
La phase de clôture d'un projet implique d'analyser la façon dont le projet s'est déroulé dans son ensemble, et notamment :
- La manière dont le groupe projet a fonctionné.
On va notamment s'attarder sur la façon dont les différents membres de l'équipe projet ont collaboré et communiqué entre eux, ainsi que leurs méthodes de travail. - La cohérence des solutions proposées.
Les choix métiers et techniques effectués dans le cadre de ce projet ont-ils porté leurs fruits ? Les scénarios imaginés (migration, retour arrière, tests, etc...) étaient-ils les meilleurs, avec le recul ? - La qualité de la communication avec les parties prenantes.
Les communications ont-elles été suffisantes et satisfaisantes ? Quel est le feedback des parties prenantes clés et des utilisateurs sur le sujet ? - L'efficacité de la méthodologie projet adoptée.
Le processus de gestion de projet retenu était-il adapté au contexte du projet ? A t-il porté ses fruits, ou au contraire a t-il ralenti l'équipe projet dans son travail ? - Les écarts entre les estimations initiales et le réel.
Ici, on va comparer les estimations initiales en terme de charge de travail,d e délais et de budget, et les comparer à ce qui est consommé à la fin du projet. Tous les écarts positifs ou négatifs doivent être justifiés.
6 ) Identifiez les leçons apprises
A partir de l'analyse du déroulement du projet et de l'anayse des écarts constatés (délais, charge de travail, budget), vous pourrez en déduire plusieurs leçons, que l'on appelle les leçons apprises.
Celles-ci sont de deux types :
- Le renforcement des bonnes pratiques.
Il s'agit ici d'identifier ce qui s'est bien déroulé pendant le projet, et que l'on peut renforcer ou partager avec le reste de l'organisation. L'objectif est de s'assurer que ces éléments deviennent des bonnes pratiques pour les projets futurs. - Les axes de progrès.
Il s'agit ici d'identifier tout ce qui s'est mal passé pendant le projet, ou qui pourrait être amélioré, en vue de s'améliorer continuellement de proejts en projets.
7 ) Rédigez et partagez le bilan projet
Maintenant que vous avez tout ces éléments en votre possession, il est grand temps de vous attaquer à la rédaction du bilan projet.
Ce document recense l'ensemble des analyses effectués, des justifications et conclusions de ces analyses, et l'ensemble des axes d'amélioration à mettre en oeuvre pour de futurs projets.
Il a vocation à être partagé, aussi bien avec les parties prenantes qu'avec d'autres membres de votre entreprise.
Si vous le jugez nécessaire (notamment dans le cas où le projet n'a pas été une promenade de santé), je vous invite à organiser un RETEX, ou retour d'expérience, pour expliquer aux participants les difficultés rencontrées, ce que vous avez mis en oeuvre pour les contourner, et ce que vous en tirez comme leçons.
8 ) Organisez la réunion de clôture et célébrez les succès
La réunion de clôture de projet est le dernier moment officiel qui réunit l'équipe projet, le client, les parties prenantes clés, etc...
C'est l'occasion de revenir sur le déroulement du projet, ainsi que les résultats obtenus jusque là .
Vous pouvez également partager et discuter les leçons apprises, les axes d'amélioration identifiés, tout en abordant les opportunités pour la suite, post-projet.
C'est aussi un moment pour reconnaître les efforts fournis par chacun et remercier tout le monde pour son implication, peu importe la façon dont le projet s'est déroulé.
9 ) Réaffectez l'équipe projet
Il ne vous reste plus qu'à libérer officiellement les membres de l'équipe projet, afin qu'ils voguent vers de nouvelles occupations.
En effet, une équipe projet est montée spécifiquement pour l'occasion, et n'existe que tant que le projet est en cours. Puisque que votre projet se clôture, l'équipe n'a donc plus de raison d'exister.
Chacun repart donc dans son service ou sa direction respective, ou sur de nouveaux projets.
10 ) Clôturez formellement le projet
Enfin, il vous reste une toute dernière tâche : envoyer votre dernière communication offiicielle à l'ensemble des parties prenantes, ainsi qu'à votre direction : le rapport de clôture de projet.
Il s'agit d'un document synthétique rappelant les objectifs du projet et les résultats obtenus, et attestant que l'ensemble des livrables a bien été fourni et que le projet est officiellement clôturé.
Doit-on obligatoirement organiser une réunion de clôture ?
L'organisation d'une réunion de clôture dans le cadre d'un projet n'est pas une obligation absolue, mais plutôt une recommandation.
La nécessité de cette réunion dépend de plusieurs facteurs, comme la taille et la complexité du projet, le nombre de parties prenantes impliquées, les politiques internes de l'organisation et les objectifs de communication.
Pour les projets de petite envergure ou moins complexes, ça peut être acceptable de ne pas organiser de réunion de clôture formelle.
Cependant, pour les projets plus importants, impliquant plusieurs équipes ou parties prenantes, je vous recommande de planifier une réunion de clôture, qui s'avèrera bénéfique pour consolider les informations, partager les retours d'expérience et célébrer les succès obtenus.
Elle offre une occasion formelle de présenter les résultats du projet, de discuter des leçons apprises et des axes de progrès, et peut également servir à remercier et à reconnaître les membres de l'équipe pour leurs efforts et leur implication tout au long du projet.
En l'absence d'une réunion de clôture, je vous invite quand même à renseigner la documentation de fin de projet (bilan projet, rapport de clôture, ...), afin de tracer tout ça par écrit pour capitaliser sur les expériences passées et améliorer votre manière de faire sur les futurs projets.
La clôture projet me demande du temps mais il n'a pas été chiffré en avant-vente : Que faire ?
Bien que cette phase de clôture soit primordiale, les chefs de projet sont parfois amenés à négliger cette étape pour les raisons suivantes :
- Manque de sensibilisation.
Le chef de projet n’a pas été encore complétement formé à la gestion de projet (expertise technique, leadership naturel, etc.) et ne connais pas l’importance de cette étape - Limitation budgétaire.
Il n’y a plus de budget, réduire les coûts en omettant cette étape semble une bonne idée, uniquement sur le court terme - Un nouveau projet arrive.
il n’y a pas le temps de faire cette étape, les ressources étant déjà allouées ailleurs
Si vous travaillez dans une entreprise de service, en tant qu'expert technique ou consultant, vous avez sûrement remarqué qu'en phase d'avant-vente, on ne valorise que le temps de pilotage de projet associé à la préparation, à la planification et au suivi du projet.
Le temps nécessaire pour clôturer efficacement un projet et rédiger un bilan projet digne de ce nom n'est jamais pris en compte.
Conclusion : la clôture de projet dans ces conditions est systématiquement bâclée.
A cause de la pression de la direction et du management, les chefs de projet font en sorte de passer le moins de temps possible sur le bilan projet. On perd donc tout l'intérêt d ce document et de cette phase.
Au lieu de ça, on est condamné à reproduire les erreurs du passé et à faire face encore et encore aux mêmes problématiques. Ce qui au final nous fait perdre bien plus de temps que de passer quelques heures ou jour pour clôturer proprement un projet.
Encore une fois, la vision court-termiste a frappé...
5 pièges à éviter lors de la phase de clôture projet
En plus des précédents conseils, voici 5 erreurs dans lesquelles les chefs de projet junior tombent souvent :
- Bâcler la phase de clôture.
Prendre quelques jours pour analyser et clôturer votre projet, ce n'est pas du temps de perdu. Bien au contraire. Les leçons que vous en ressortirez vous permettront d'éviter bien des obstacles sur vos futurs projets. Vous gagnerez au bas mot 3 fois plus de temps, par futur projet piloté. - Ne pas remercier les équipes.
Un projet n'est rien sans les "petites mains" qui le réalise. Prenez le temps de remercier tous les acteurs projet pour leur engagement, leur travail et leur implication, indépendamment de comment s'est passé le projet ou de si l'ensemble des objectifs ont été atteints. - Se concentrer uniquement sur les aspects négatifs.
Lors de l'analyse du projet, on a tendance à se concentrer sur ce qui n'a pas bien fonctionné et qu'on peut améliorer. Ne regardez pas uniquement le verre à moitié vide. Il y a toujours des aspects positifs, qui ont très bien marché, et que l'on peut chercher à renforcer et à transformer en bonnes pratiques au sein de l'organisation. - Chercher un coupable.
Face à un écart, par exemple une tâche qui a mis plus de temps que prévue à être finalisée, la solution facile est de chercher un coupable pour lui taper sur les doigts. Abstenez-vous. Il y a plein de raisons qui peuvent expliquer cela. Gardez en tête que les imprévus ça arrive, et que les estimations initiales ne sont que des approximations. - Analyser uniquement l'aspect financier du projet.
Lorsqu'on analyse la performance du projet, on va forcément se demander si il était rentable. Mais les aspects financiers ne font pas tout. Un projet peut améliorer le bien-être des employés, peut assurer la rétention d'un client, déclencher de nouvelles opportunités, etc...
La performance financière se mesure toujours sur le long-terme, le temps de voir les résultats suite aux actions menées.
