Leçons apprises en gestion de projet : Principes de fonctionnement

Il y a deux moments-clés pour se concentrer sur les leçons apprises du projet :

• A la clôture d'un projet.
  Votre projet est sur la fin ? Alors c'est le bon moment pour identifier des bonnes pratiques à renforcer, et des points à corriger et améliorer. En réalisant ce travail en équipe, vous vous assurez que les futurs projets se dérouleront encore mieux que celui-ci.
  
• Au lancement d'un nouveau projet.
  A l'initialisation d'un projet, je vous encourage à consulter les leçons apprises des projets précédents, afin de ne pas réinventer la roue, et de prendre en compte les remarques et axes d'amélioration dans votre plan de projet. Vous n'en serez que plus efficace.
  

Pour documenter ces enseignements tirés de l'expérience, un bon chef de projet utilisera les stratégies suivantes :

• Décider des indicateurs à utiliser dans les rapports.
  On se base généralement sur un comparatif entre les résultats réels par rapport aux résultats attendus, sur un comparatif entre ce qui était initialement planifié vs ce qui a réellement été fait, des éléments exploitables, factuels et quantifiables ou encore des opportunités identifiés pendant le projet.
• Demander à l’équipe ce qui s’est bien passé et ce qui peut être amélioré.
  Vous pouvez pour cela organiser une session de travail brainstorming, afin de récolter réponses et avis de chaque membres de l'équipe. L'objectif n'est pas d'identifier un coupable, mais de comprendre comment on peut collectivement s'améliorer.
• Organiser ces réponses dans un document facile à lire et à référencer.
  Vous devriez faire un rapport spécifique pour les leçons apprises, afin de faciliter vos retours d'expérience en interne. Dans tous les cas, ces enseignements devront également apparaître dans le bilan de votre projet.
• Recueillir et stocker ces documents à des fins de référence dans les futurs projets.
  Ce n'est pas tout de faire un bilan et d'identifier des axes d'amélioration, encore faut-il les stocker, savoir où ils se trouvent, et les consulter. Faites en sorte qu'ils soient accessibles à l'ensemble des membres de l'entreprise.

Vous pouvez vous appuyer sur un modèle standardisé de rapport de leçons apprises, comme celui ci-dessous :

Pour éviter les échecs sur vos projets, voici quelques bonnes pratiques à mettre en place dans votre organisation :

• Consulter les précédents bilans projet au lancement d'un nouveau projet.
  Cette pratique devrait être systématique, car elle vous permet de vous inspirer des succès et des échecs des expériences passées, afin de gagner en efficacité.
  
• Organiser fréquemment des sessions de retours d'expérience.
  Afin de ne pas oublier les axes de progrès identifiés, organisez des retours d'expérience (REX ou RETEX) à la fin des projets, puis régulièrement (base mensuelle par exemple). Cela permet d'essaimer les bonnes pratiques tout en réalisant le suivi des leçons apprises.
  
• Etablir un processus et des outils standardisés.
  Vous vous assurez ainsi que les mêmes techniques et outils sont utilisés pour analyser les expériences passées et en tirer des enseignements.
  
• Utiliser les enseignements de la gestion des risques.
  Cela vous permettra de parfaire votre management de risques, et de réagir de façon adaptée face à des risques critiques déjà rencontrés sur de précédents projets.
  
• Faire appel à une équipe projet qui a déjà tiré les leçons de son expérience.
  Je vous encourage enfin à faire appel aux précédents chefs de projet et exeprts techniques, afin de comprendre comment et pourquoi ils ont identifié ces leçons précises. Ce sera sans nul doute très instructif.
  

• Prise de décision améliorée.
  Des décisions éclairées basées sur les expériences passées et les leçons apprises conduisent à de meilleurs résultats, en évitant de reproduire les erreurs des précédents projets.
• Atténuation des risques.
  Vous pouvez identifier et traiter à l’avance les risques et les défis potentiels d'un projet, en vous référant aux précédents projets ressemblant à l'actuel.
• Amélioration de l'efficacité.
  Vous évitez les efforts redondants, comme refaire quelque chose qui existe déjà, et vous minimisez les erreurs coûteuses. Vous gagnez donc du temps et de l'argent sur votre projet, et vous améliorez vos chances de succès.
• Partage des connaissances.
  Cette pratique favorise une culture de partage des connaissances et des bonnes pratiques, et d’apprentissage organisationnel.
• Amélioration continue.
  Enfin, vous encouragez le perfectionnement continu des processus et des approches, dans l'optique d'atteindre l'excellence opérationnelle.

• Résistance au changement.
  Certains membres de l’équipe peuvent résister à l’intégration des leçons dans leurs pratiques. Cela peut être vécu comme une remise en cause profonde de leur expertise et connaissances.
• Surcharge de documentation.
  Une documentation excessive sans valeur claire peut être contre-productive. Vous devez retenir les leçons qui sont pertinentes pour votre projet actuel et votre contexte.
• Manque de suivi.
  Les leçons qui sont identifiées en fin de projet peuvent manquer de suivi et ne pas forcément être mise en place par l'organisation, par manque de temps, désorganisation, etc... C'est pour cela que je vous invite à les consulter systématiquement au démarrage d'un projet.
• Demande d'investir du temps.
  Changer une méthode de travail ou un processus ne se fait pas d'un claquement de doigts. Cela nécessite du temps et des efforts pour collecter, analyser et diffuser efficacement les enseignements.