Le bilan projet est un "must" en gestion de projet. C'est une source formidable pour apprendre, pour comprendre, pour s'améliorer, individuellement et collectivement.
Pourtant, 99% des chefs de projet ne le font pas. Par manque de temps. D'envie. De compréhension.
Ne soyez pas comme eux.
Dans cet article, je vous explique à quoi sert un bilan projet, quand le réaliser et surtout comment le réaliser.
Qu'est-ce qu'un bilan projet ? Définition
Un bilan projet est la dernière étape du projet, qui consiste à faire le bilan du déroulement projet, l'analyse des écarts au périmètre, aux délais et au budget, et à noter des axes de progrès.
Ce document se réalise lors de la phase de clôture du projet, et permet de capitaliser sur les expériences passées, et de s'améliorer continuellement et collectivement.
On peut ainsi :
- Exploiter ses réussites (ce qui s'est bien passé et qu'on peut renforcer)
- Exploiter ses difficultés (ce qui s'est mal passé et qu'on peut corriger ou améliorer)
- Apprendre des enseignements acquis (partage et mise en place des axes d'amélioration)
C'est une étape clé et obligatoire d'un projet, que celui-ci soit un succès ou non.
Quelle est l'utilité d'un bilan à la fin d'un projet ?
Réaliser un bilan à la fin d'un projet fait partie du processus classique de gestion de projet.
C'est même une étape obligatoire dans toutes les méthodologies de gestion de projet, y compris PMBOK et Prince2.
Voici les raisons principales pour lesquelles faire un bilan projet est essentielle :
- Évaluation des Objectifs.
La phase de clôture permet d'évaluer si les objectifs initiaux du projet ont bien été atteints. Cela offre une occasion de mesurer la réussite du projet par rapport aux attentes initiales. - Feedback et Amélioration continue.
En recueillant des retours d'expérience, les équipes peuvent identifier ce qui a bien fonctionné et ce qui pourrait être amélioré pour les projets futurs. Cela contribue à l'apprentissage organisationnel et à l'amélioration continue des processus. - Libération des Ressources.
La clôture signifie la libération des ressources, humaines et matérielles, qui étaient dédiées au projet. Cela permet de réaffecter ces ressources à d'autres projets ou activités dans l'entreprise. - Évaluation de la Performance.
La phase de clôture offre l'opportunité d'analyser les performances du projet par rapport à ce qui était initialement prévu. Cela permet d'identifier les écarts, d'en comprendre les raisons et de tirer des enseignements pour des projets similaires à l'avenir. C'est aussi l'occasion de calculer la rentabilité du projet. - Clôture Administrative.
La clôture administrative inclut la résolution de tous les aspects contractuels, financiers et administratifs liés au projet. On envoie les factures, on règle le solde, on met fin aux contrats des prestataires, etc, dans le respect des obligations contractuelles.
5 mauvaises raisons de ne pas faire le bilan d'un projet
Quand je demande autour de moi qui fait des bilans projet, il y a 3 réactions qui reviennent tout le temps :
- La personne rougit, bafouille quelque chose d'incompréhensible, puis cherche vite un moyen de se cacher.
- On me répond : "C'est quoi un bilan projet ?"
- On me sort une mauvaise excuse pour justifier de ne pas l'avoir fait.
Oui, même les chefs de projet expérimentés.
Voici le top 5 des (mauvaises) excuses qui reviennent le plus souvent :
1 ) J'ai pas le temps je suis surchargé
Toujours la même histoire des personnes qui s'épuisent à pousser la charrette avec des roues carrées et qui n'ont pas le temps de les changer avec des roues rondes.
On ne peut pas espérer des résultats différents en faisant encore et toujours la même chose.
Si vous ne prenez pas le temps de le faire, vous êtes condamnés à faire face aux mêmes problèmes, à enchaîner les urgences, et à cumuler tellement de stress que vous ne finirez pas centenaire.
Il faut parfois savoir prendre du recul pour mieux avancer derrière.
2 ) ça ne sert à rien, de toute façon personne ne le lit
Pour dire qu'un bilan projet ne sert à rien, il faut être de sacré mauvaise foi.
Sans ça, il n'y a pas d'amélioration continue possible. Il est au cœur même des processus de gestion de projet.
Vous préférez quoi ? Un projet qui se déroule bien, où les risques sont anticipés et où il n'y a quasi aucune urgence à gérer ? Ou enchaîner les urgences les unes après les autres, et vous épuiser à résoudre des problèmes qui n'auraient jamais dû arriver ?
Et imaginons que personne ne le lise dans votre entreprise. C'est tout de même utile. Au moins pour vous.
Vous savez quelle a été la performance du projet, ce qui a bien marché et ce qui a clairement foiré. Vous savez comment vous améliorer vous, dans votre façon de communiquer, de piloter les projets, d'animer l'équipe.
Et vous pouvez également guider votre future équipe afin de la sensibiliser sur les pièges à éviter.
Non vraiment, vous avez tout à y gagner.
3 ) C'est pas dans le chiffrage, on n'a pas le budget
Grand classique des sociétés de service : le bilan projet n'est pas valorisé, il n’apparaît pas dans les charges de pilotage de projet, et n'est pas vendu aux clients.
Conclusion : ça baisse la rentabilité de l'entreprise et la performance du projet. Prière donc de ne pas le faire, ou d'y passer le moins de temps possible.
Ce que ces organisations ne voient pas, c'est que justement, en prenant le temps de faire un bilan projet, les projets clients se passeraient mieux, elles pourraient en rentrer plus et donc améliorer le CA et la rentabilité.
Mais ça implique de lever les yeux de son nez, et d'arrêter les politiques court-termistes totalement débiles, pour réfléchir long-terme et amélioration constante.
4 ) Le projet est un flop, faut pas le crier sur tous les toits
Parce que le projet est planté, il faudrait vite l'enterrer pour ne plus jamais en entendre parler. Et ne faire des bilans que pour les projets "successful", pour montrer à quel point on est fortiche.
Mais ça, ce n'est pas faire un bilan, ni pratiquer l'amélioration continue. ça s'appelle flatter un ego mal placé.
La vérité, c'est que c'est d'autant plus important de faire un bilan lorsqu'un projet a fait un flop : on a beaucoup à apprendre. Et les futurs projets peuvent directement en bénéficier.
5 ) Je ne suis pas formé, je ne sais pas comment faire
Parce qu'on n'est pas formé, il vaudrait mieux ne rien faire plutôt que de ne pas faire parfaitement.
Ok, alors laissez-moi vous poser trois questions :
- Comment capitalisez-vous sur les expériences passées dans ce cas ?
- Comment pouvez-vous apprendre et vous former si vous ne faites pas l'exercice ?
- Comment ça se passe dans les autres domaines de votre vie ?
On n'est pas formé à devenir parent. Jusqu'à le devenir.
La peur de mal faire est normale. Mais elle ne devrait pas vous paralyser, mais plutôt vous pousser dans l'action, dans l'optique de s'améliorer.
Si vous faites du mieux que vous pouvez, chaque jour, alors on ne pourra jamais rien vous reprocher.
Quand réaliser le bilan projet ?
Le bilan projet se réalise lors de la dernière phase du cycle de vie d'un projet : la phase de clôture.
L'idéal est de réaliser ce bilan "à froid", et de ne pas enchaîner directement la réalisation des dernières tâches avec ce bilan.
Cela vous laisse le temps de "faire le deuil" du projet, et de ne pas être dans l'émotionnel, notamment dans le cas où vous avez eu de nombreuses difficultés.
Je vous conseille pour vous faciliter la vie de faire des bilans intermédiaires, après chaque jalon.
Les éléments sont encore frais dans votre tête, vous gagnerez du temps et n'aurez pas besoin de faire des fouilles archéologiques dans votre boîte mail.
Qui inviter au bilan ?
Même si le chef de projet en est le responsable, il n'est pas la seule personne à intervenir sur le bilan projet.
Évaluer les performances d'un projet, analyser les résultats obtenus et émettre des recommandations et axes de progrès pour les projets futurs, c'est un travail d'équipe.
Vous pouvez inviter l'équipe projet et les parties prenantes clés à une réunion de travail pour débriefer ensemble de la manière dont le projet s'est déroulé.
Par contre, ça implique que la parole soit libérée au sein de l'équipe.
Si ce n'est pas le cas, vous pouvez tenter l'approche individuelle, en tête à tête, en expliquant votre démarche et en insistant sur le fait que vous ne recherchez pas de coupable.
Les sondages et feedbacks anonymes fonctionnent assez bien également.
12 étapes pour faire un bilan projet solide et efficace
1 ) Rappeler le contexte projet et les objectifs
On commence toujours le bilan projet par rappeler le contexte du projet. Même si ça vous paraît superflu parce que vous connaissez le projet comme votre poche, dans 6 mois ou 2 ans, ce sera une autre histoire.
Vous allez donc indiquer :
- La description du projet.
- La problématique à résoudre.
- Les objectifs à atteindre.
- Le contexte dans lequel s'est exécuté le projet.
- Le périmètre de travail retenu (et le hors-périmètre).
- Les contraintes à respecter.
2 ) Vérifier la conformité des procès-verbaux
Si vous réalisez votre bilan, c'est que l'ensemble des livrables que vous deviez ont bien été fournis au client. Normalement.
Sinon, arrêtez-vous tout de suite, et corrigez ça !
La fourniture de ces livrables a dû faire l'objet d'un ou de plusieurs procès-verbaux, qui ont été complétés et signés par vous-même et le client.
Ces procès-verbaux attestent que :
- Le client a bien reçu les livrables.
- Les livrables sont bien conformes aux attentes, besoins et exigences.
- Ils sont validés sans réserves.
3 ) Comparer les objectifs à atteindre vs objectifs réalisés
Il est maintenant temps de se pencher sur les objectifs.
Tous les objectifs principaux et secondaires, qualitatifs comme quantitatifs, ont-ils été atteints ?
Pour chacun d'entre eux :
Indiquez si ils ont été atteints ou non.
- Rappelez l'indicateur de mesure sur lequel vous vous basez.
- Si l'objectif n'a pas été atteint, expliquez pourquoi.
4 ) Identifier les résultats obtenus
Au démarrage du projet, vous aviez listé dans la charte de projet les gains espérés par le commanditaire du projet, ainsi que les différents horizons de temps associés.
- Avez-vous déjà obtenu une partie de ces résultats ?
- Sont-ils à la hauteur de vos espérances ?
- Comment peut-on les mesurer ?
- Quel est le prochain point de contrôle pour mesurer ces résultats ?
Si vous attendiez des résultats qualitatifs, donc non tangibles et non mesurables, cette étape peu être un peu "tricky".
Par exemple, si le résultat attendu était un meilleur bien-être des employés, vous pouvez mettre en place des sondages, afin de recueillir un avis et ainsi pouvoir mesurer globalement l'atteinte ou non de ce résultat.
Pour les résultats long-terme, c'est plus compliqué, et on ne peut pas se permettre de laisser ouvert un projet pendant deux ans le temps de voir si les résultats sont atteints ou pas.
Le mieux est d'indiquer quand on pourra mesurer ces résultats, et surtout comment. Et de refaire le point (hors projet) à ce moment-là.
5 ) Analyser les écarts de performance : délais, budget, effort
Vous allez maintenant vous atteler à l'analyse des performances du projet, sur les 3 aspects suivants :
- Le respect des délais.
Vous allez ici comparer le planning prévisionnel, créé au démarrage du projet, avec le planning réellement effectué. - Le respect du budget.
L'idée ici est de vérifier si le budget réel est dans les clous par rapport au budget prévisionnel. - Le respect de l'effort.
L'effort, ou la charge de travail, correspond au temps de travail estimé (et non vendu) pour la réalisation du projet et de chaque tâche.
Pour chacun de ces trois éléments, vous allez mener des analyses comparatives entre le prévisionnel (ce qui était initialement prévu) et le réel (ce qui a été vraiment réalisé) :
- Pour le projet dans sa globalité.
- Pour chaque phase de projet.
- Si besoin pour chaque activité et tâche.
L'idée est d'identifier l'ensemble des écarts entre prévisionnel et réel, qu'ils soient positifs ou négatifs.
Pour chacun des écarts constatés, vous allez ensuite devoir l'expliquer et le justifier.
L'idée n'est pas d'identifier un fautif, mais bien de comprendre ce qui s'est passé :
- Les estimations étaient-elles justes ou à côté de la plaque ?
- L'équipe a t-elle rencontré des obstacles en cours de route ?
- Les délais demandés par le client / la direction étaient-ils réalistes ?
- Les marges mises en place ont-elles portées leurs fruits ?
6 ) Faire un bilan de la gestion des risques
Lors des étapes précédentes du projet, vous avez identifié et suivi des risques grâce à votre registre des risques.
Dans le bilan projet, vous allez :
- Revenir sur les risques anticipés.
Pour chacun des risques, indiquez si ils ont effectivement eu lieu ou au contraire si vous les avez maîtrisés. - Analyser leur impact réel sur le projet.
Si les risques se sont produits, analysez en détail quel a été l'impact réel sur tous les aspects du projet, afin de le documenter. - Estimer la justesse de votre analyse.
Avec le recul, c'est toujours pertinent de vérifier si les niveaux d'impact et de probabilité de survenance que vous aviez noté étaient pertinents ou non. - Évaluer la pertinence des plans d'atténuation.
Les plans d'action mis en place pour limiter les impacts ou diminuer la probabilité qu'un risque arrive ont-ils été couronné de succès ? Avec le recul, pouvait-on mieux faire ? - Noter les imprévus rencontrés.
Pour chaque obstacle / problème rencontré, indiquez la solution de contournement appliqué, et demandez-vous s'il était possible d'anticiper ce problème, et si oui comment.
Cette analyse vous permettra ainsi de vous améliorer de projet en projet, aussi bien sur l'identification des risques que leur catégorisation (niveau d'impact et probabilité de survenance).
7 ) Étudier les aspects méthodologiques
Les aspects organisation et méthodologie doivent être également analysés.
Pour cela, vous allez étudier :
- Comment le projet s'est déroulé dans son ensemble.
- La pertinence des différents rôles et responsabilités durant le projet.
- La méthode de gestion de projet utilisée.
- La cohésion d'équipe et le travail collaboratif.
- Les outils de pilotage utilisés.
- La qualité et la pertinence des documents.
- La qualité des livrables fournis.
Cette section du bilan projet ne concerne pas que le chef de projet, mais bien le groupe projet dans son ensemble. C'est à dire : chef de projet, client, parties prenantes clé et bien sûr membres de l'équipe projet.
8 ) Vérifier l'adéquation des solutions techniques
Dans cette partie, l’exercice consiste à analyser si les choix techniques qui ont été faits pour répondre aux besoins exprimés dans le cahier des charges ont été les plus pertinents.
Vous pouvez vous concentrer :
- Sur les solutions techniques proposées pour répondre au besoin.
- Sur la pertinence des choix technologiques, en terme de sécurité, robustesse, évolutivité, etc.
- Les scénarios.
- Les plans de tests.
9 ) Analyser la communication et la conduite du changement
Dans cette section, vous vous attarderez sur tous les aspects de communication (oral et écrit) et de conduite du changement.
L'objectif est d'analyser :
- La qualité de la communication au sein de l'équipe projet.
- La qualité de la communication entre le chef de projet et les parties prenantes.
- La qualité de la communication entre l'équipe projet et les parties prenantes.
- La pertinence des techniques de conduite du changement utilisés.
- L'existence et l'exhaustivité du plan de communication.
Demandez-vous sur quels aspects il est possible de mieux faire et de vous améliorer, individuellement et collectivement.
Il est primordial de compléter cette partie du bilan projet en groupe de travail, ou de recueillir les feedbacks de l'équipe projet, du client et des parties prenantes clés.
10 ) Recueillir la satisfaction des parties prenantes
Respecter les délais, le budget et le périmètre du projet ne suffit pas pour le déclarer comme un succès.
Il faut avant tout s'assurer que les parties prenantes sont satisfaites du projet et des résultats obtenus.
Vous pouvez très bien respecter les échéances finales tout en ayant eu une gestion de projet chaotique et une communication aux fraises.
Prenez le temps de sonder les parties prenantes avec des questions ouvertes pour avoir leur niveau de satisfaction.
11 ) Lister les leçons apprises
A partir de l'analyse du déroulement du projet et de l'anayse des écarts constatés (délais, charge de travail, budget), vous pourrez en déduire plusieurs leçons, que l'on appelle les leçons apprises.
Celles-ci sont de deux types :
- Le renforcement des bonnes pratiques.
Il s'agit ici d'identifier ce qui s'est bien déroulé pendant le projet, et que l'on peut renforcer ou partager avec le reste de l'organisation. L'objectif est de s'assurer que ces éléments deviennent des bonnes pratiques pour les projets futurs. - Les axes de progrès.
Il s'agit ici d'identifier tout ce qui s'est mal passé pendant le projet, ou qui pourrait être amélioré, en vue de s'améliorer continuellement de projets en projets.
12 ) Rédiger une synthèse générale
Maintenant que vous avez l'ensemble des éléments à votre disposition, il ne vous reste plus qu'à rédiger une synthèse du bilan, en 2 ou 3 paragraphes.
Cette synthèse générale, ou executive summary, sera placé en tout début de document, afin de fournir une synthèse aux personnes les plus pressées, qui n'ont pas le temps de parcourir tout le document (comme les membres de la Direction).
Modèle à télécharger
Pour vous aider à réaliser votre bilan de projet, voici mon modèle de bilan projet à télécharger.
Vous y trouverez toutes les parties indispensables au bilan de votre projet, à savoir :
- Rappel du projet et du contexte.
- Analyse des écarts.
- Analyse de la gestion des risques.
- Bilan technique.
- Bilan méthodologique.
- Satisfaction des parties prenantes.
- Leçons apprises & Axes d'amélioration.
- Synthèse générale.
Exemple de modèle de bilan projet, réalisé sous Word
Comment partager la synthèse du bilan ?
Pour partager la synthèse de votre bilan projet, vous avez plusieurs possibilités qui s'offrent à vous :
- L'envoyer par mail.
Ne vous attendez pas à un taux d'ouverture exceptionnel. Vos interlocuteurs classeront le mail sans le parcourir. Si possible, préférer d'autres manières de le partager. - Le parcourir lors de la réunion de clôture projet.
Lors de la réunion de clôture du projet, vous pouvez parcourir la synthèse des écarts au périmètre, aux délais, et au budget, et les 3 axes d'amélioration les plus importants que vous avez identifié.
C'est aussi le moyen de recueillir un dernier feedback "à chaud" des parties prenantes, avant de se dire au revoir. - Le partager avec les membres de sa direction.
Rapprochez-vous du sponsor, et tentez de sensibiliser votre direction à l'importance du bilan projet. A la longue, cela fera bouger les lignes dans votre entreprise. - Organiser un RETEX.
Vous pouvez aussi organiser un RETEX, ou retour d'expérience, avec d'autres équipes, d'autres chefs de projet et au sein de votre entreprise. L'objectif est d'essaimer, et de répandre la bonne parole et les bonnes pratiques.
Bien sûr, tout le monde ne le lira pas. Certains ne seront pas d'accord avec les axes de progrès, notamment quand vous souhaitez faire évoluer leur façon de travailler (vous remettez en cause leur travail, en fait).
Votre objectif n'est pas de plaire à tout le monde (sinon rien ne change, et on continue à faire ce qu'on a toujours fait).
Votre objectif, c'est qu'au moins un axe d'amélioration identifié dans le bilan projet soit mis en place.
Et si il y en a plus, c'est jackpot !
