Faire un bilan projet, c'est bien. C'est même la base de la phase de clôture du projet. Mais encore faut-il qu'il soit utile.
Si c'est pour archiver un document, se dire qu'on l'a fait, mais ne pas s'en servir par la suite, c'est vraiment dommage.
Dans cet article, je vais vous expliquer pourquoi il est indispensable, au lancement d'un nouveau projet, de consulter les précédents bilans, avant de se lancer tête baissée dans la planification projet.
10 raisons de consulter les anciens bilans au lancement de votre projet
Voici 10 raisons qui vont vous convaincre d'aller consulter les bilans projet archivés, au lancement de chaque nouveau projet.
1 ) Ne pas réinventer la poudre
Pourquoi s'embêter à réinventer quelque chose qui a déjà été mis en place il y a quelques mois ? C'est idiot. Et c'est une méga perte de temps.
Les bilans projet servent justement à ça : réutiliser ce qui a fonctionné, s'inspirer de ce qui a déjà été fait, afin de gagner du temps derrière, et de ne pas réinventer la poudre.
2 ) Apprendre des expériences passées
Les bilans de projets antérieurs sont des mines d'informations sur ce qui a bien fonctionné et ce qui a moins bien fonctionné, la précision des estimations et de la planification, ou encore les problèmes rencontrés et la manière de les résoudre.
En les consultant, vous pouvez apprendre des erreurs passées, éviter de les reproduire et répliquer les succès.
3 ) Renforcer la cohésion de l'équipe
Partager et discuter des bilans de projets précédents peut renforcer l'apprentissage collectif, la cohésion et l'esprit d'équipe.
Cela permet aux membres de l'équipe de reconnaître leurs erreurs et succès communs et de s'engager ensemble vers l'amélioration continue de leur travail.
C'est aussi l'occasion de partager sur les bonnes pratiques des uns et des autres.
4 ) Améliorer la planification et la prédictibilité
Les informations historiques, telles que les performances réelles par rapport aux estimations, peuvent aider à améliorer la précision de la planification et de l'estimation pour les nouveaux projets.
Je vous conseille notamment de consulter les analyses d'écarts de performance, c'est à dire comprendre pourquoi il y a une différence entre les estimations initiales en terme de charge de travail, budget, délais, et ce qui a été réellement réalisé.
Ces informations vous permettront d'améliorer grandement vos estimations futures, et de créer un planning plus robuste et plus crédible.
Ce qui contribue à son tour à l'amélioration de la prédictibilité de votre projet.
5 ) Pratiquer l'amélioration continue au quotidien
En analysant les leçons apprises et les feedbacks des projets précédents, vous pouvez continuellement améliorer les processus de gestion de projet.
Cela permet d'éviter de répéter les mêmes erreurs et d'optimiser l'efficacité et l'efficience des futurs projets.
Vous pourrez reprendre à votre compte les leçons apprises et axes d'amélioration identifiés à la fin des anciens projets, et les mettre directement en place sur votre projet actuel.
6 ) Mieux anticiper les risques projet
Les anciens bilans peuvent révéler des risques potentiels ou des problèmes récurrents.
En les identifiant tôt, vous pouvez planifier des mesures d'atténuation ou de contournement pour les projets futurs.
Il y a quatre points spécifiques qui devraient vous intéresser dans les précédents bilans projet :
- Les risques identifiés.
Première étape, il s'agit de récupérer les risques qui avaient été identifiés sur les précédents projets qui ressemblent à l'actuel, afin de reprendre ceux qui sont cohérents avec votre contexte. - Les risques qui se sont réellement produits.
C'est ce qu'on appelle des problèmes. Cela vous permet de savoir sur quels risques porter votre attention. ça veut aussi dire que les plans d'atténuation qui avaient été imaginé à l'époque n'ont pas porté leurs fruits et qu'il va falloir les retravailler. - Les plans d'atténuation.
Il s'agit des plans d'action mis en œuvre pour éviter que les risques se produisent. Reprenez tous ceux qui ont fonctionné, et adaptez les autres. - L'analyse des écarts.
Il s'agit ici de comprendre pourquoi il y a un écart entre ce qui avait été identifié à l'origine, et ce qui s'est réellement passé. Par exemple, le niveau de probabilité ou d'impact du risque, le fait que ça se soit réalisé, etc...
7 ) Renforcer les bonnes pratiques
Dans la section leçons apprises du bilan projet, on retrouvera bon nombre d'axes d'amélioration, pour éviter de reproduire les erreurs du passé.
Mais on y pense moins, on y retrouve également des choses qui se sont bien passées sur les projets antérieurs et que l'on souhaite renforcer.
Si le chef de projet a bien fait son job, on doit également y retrouver des axes d'amélioration permettant de renforcer ces bonnes pratiques.
Je vous conseille de les recopier d'urgence et de discuter de leur implémentation avec l'équipe projet et les experts techniques.
8 ) Adopter une méthode de travail efficace
Toutes les recommandations, bonnes pratiques, leçons apprises, analyses et autres axes d'amélioration présents dans le bilan projet vont vous aider à faire évoluer vos méthodes de travail.
Plus particulièrement, cela va vous permettre d'améliorer les aspects suivants de votre pilotage de projet :
- Méthodologie de management de projets.
Vous pouvez étudier les outils et méthodes utilisés sur le dernier projet, afin d'en tirer des conclusions pour le vôtre, et vous adapter en conséquence. - Façon de communiquer.
Le plan de communication est analysé et commenté, aussi bien pour la communication au sein de l'équipe projet qu'avec les parties prenantes. Vous pourrez également vous en inspirer pour parfaire votre manière de communiquer avec l'ensemble des acteurs impliqués. - Méthodes de collaboration.
Comment le groupe projet a t-il collaboré ? Quels outils ont été utilisés ? Comment s'est passé la coopération avec le télétravail, les experts sur différents sites géographiques ? Vous pourrez répondre à toutes ces questions, et prendre les meilleures pratiques sur le sujet.
9 ) Améliorer la documentation
Les bilans sont une source précieuse de documentation qui peut aider à l'orientation et à la formation des nouveaux membres de l'équipe ou des gestionnaires de projet, leur permettant de monter rapidement en compétence.
Je vous conseille de récupérer les modèles de document projet qui ont fait leur preuve, de reprendre les trames de document qui pourraient vous servir, et même à recopier des paragraphes entiers de ces mêmes documents si cela est pertinent et vous fait gagner du temps.
Nul besoin de réinventer la roue.
10 ) Accroître la qualité et la satisfaction client
En fin, tous ces éléments vont vous permettre d'améliorer la qualité globale de vos livrables, de créer encore plus de valeur sur vos projets, et de facto d'augmenter la satisfaction client sur le long-terme.
Le corolaire de tout ça, c'est que le client verra que vous êtes un pro, et vous fera confiance par défaut, ce qui va faciliter beaucoup de choses, notamment au démarrage du projet.
