ça y est, vous venez de terminer la dernière tâche du projet, et vous avez fourni les livrables que vous deviez au client.
Votre projet est maintenant terminé. En réalité, pas tout à fait : il reste quelques actions à mener. Notamment passer par la case de clôture officielle du projet.
Dans cet article, je vous explique les 10 étapes à suivre pour clôturer efficacement votre projet.
Quand faut-il clôturer un projet ?
Un projet ne peut pas être clôturé tant que toutes les tâches n’ont pas été réalisées, et que le travail livré n’a pas été validé par le client.
Si le projet est trop rapidement clôturé, vous n’aurez pas suffisamment de recul pour mesurer et analyser les résultats, et savoir si le projet a porté ses fruits ou non.
Si la clôture est trop éloignée des dernières tâches réalisées, les participants auront oublié les détails, et ne pourront pas vous fournir autant de détails que vous le souhaiteriez concernant les points de blocage rencontrés et les leçons que l’on peut en tirer.
10 étapes pour clôturer correctement un projet
Ce n’est pas parce que vous avez réalisé l’intégralité du travail que l’on vous a confié que le projet est clôturé. Il reste encore quelques étapes à suivre avant de définitivement clôturer le projet.
Voici une checklist exhaustive des points à vérifier en tant que chef de projet, avant d’acter la clôture définitive d’un projet.
1 ) Vérifier que tout le travail est bien réalisé
La première étape avant toute autre chose est de s’assurer que votre projet est bien 100% terminé.
Voici quelques questions à vous poser :
- Tous les livrables ont-ils été fournis ?
- Les objectifs projet ont-ils été atteints ?
- Peuton déjà mesurer des résultats concrets suite à la réalisation du projet ?
- Tout le travail livré a t-il bien été validé par les parties prenantes ?
- La documentation projet est-elle complète ?
- Les informations nécessaires ont-elles été transmises aux équipes en charge de la maintenance ou de l’exploitation courante ?
- Tous les paiements ont-ils été effectué ?
- Tous les contrats sont-ils terminés ?
- Toutes les obligations légales et réglementaires ont-elles été respectées ?
Si vous répondez oui à l’ensemble d’entre elles, alors félicitations, votre projet est bien terminé.
Si par contre vous avez répondu non, alors je vous invite à revoir votre copie. Malheureusement, il vous reste des choses à finaliser.
2 ) Contrôler l’existence et la validation des procès-verbaux
Assurez-vous que tous les livrables fournis au client ont bien été accompagné d’un PV, ou Procès-Verbal.
Ce document permet d’attester que :
- Vous avez bien fourni le livrable au client.
- Que ce livrable répond bien aux exigences.
- Qu’il est bien validé par le client.
En listant vos procès-verbaux, vous devriez donc retrouver l’intégralité des livrables que vous deviez au client.
Pour chacun de ces livrables, le client a dû également les signer, et indiquer si le livrable est conforme, non conforme, ou conforme avec réserves (modifications mineures à apporter).
3 ) S’assurer que le transfert vers le RUN est effectif
Ce n’est pas parce que votre travail est fini et que le projet est sur la fin qu’il ne va rien se passer ensuite.
Il y a généralement une autre équipe qui prend le relais, pour s’occuper du RUN, de l’exploitation courante ou encore de la maintenance.
Cette équipe doit donc avoir reçu les informations, mots de passe, connaissances et formations nécessaires pour être autonome.
Le plus simple pour ça est de procéder comme avec le client : établir un procès-verbal de transition RUN, et le faire signer par l’équipe cible.
4 ) Identifier les bonnes pratiques à renforcer
Réunissez-vous maintenant avec l’équipe projet, afin de faire le point sur la manière dont le projet s’est déroulé, aussi bien sur les aspects techniques, que méthode de travail, communication, documentation, etc…
L’objectif est de lister tout ce qui s’est bien passé, afin d’en créer des bonnes pratiques pour les futurs projets, et d’essaimer et renforcer cette approche dans les autres équipes, grâce à un retour d’expérience REX.
5 ) Tirer des enseignements du projet
Continuez à lister vos observations avec l’équipe projet, cette fois en vous concentrant sur les aspects négatifs du projet : risques, problèmes rencontrés, diifficultés et obstacles en interne, urgences et situations de crise, etc…
Pour chacun des éléments listés, identifiez un ou plusieurs axes d’amélioration possibles, afin d’éviter que cela se reproduise dans le futur.
Ces enseignements, ou leçons apprises, vont vous permettre d’appliquer les principes d’amélioration continu, et pour vous, et pour l’équipe projet, et pour l’organisation toute entière.
6 ) Célébrer les succès
Célébrer les succès rencontrés est un aspect trop vite expédié, alors qu’il a toute son importance. Parfois même, il n’y a aucune célébration.
« Après tout, ils n’ont fait que leur travail, ils sont payés pour ça ».
Vous ne pouvez pas savoir à quel point cette phrase m’agace…
Laissez-moi vous expliquer pourquoi célébrer les succès est important en gestion de projet :
- Reconnaissance et motivation.
La célébration reconnaît le travail, les efforts et les réalisations de l’équipe. Cela augmente la motivation et le moral, encourageant les membres de l’équipe à continuer de travailler dur et à se consacrer à la réussite des projets futurs. - Renforcement positif.
Célébrer les succès sert de renforcement positif, enseignant à l’équipe que leurs efforts conduisent à des récompenses tangibles et à la reconnaissance. Cela encourage la répétition des comportements et stratégies qui ont conduit à ces succès. - Cohésion et esprit d’équipe.
Les célébrations peuvent renforcer l’esprit d’équipe et la cohésion en offrant un moment de partage et de détente commune. Cela aide à construire des relations plus fortes et une meilleure communication au sein de l’équipe. - Réputation et relation client.
Lorsque les succès sont célébrés et partagés avec les clients ou les parties prenantes, cela renforce la confiance, la satisfaction du client et peut conduire à de futures opportunités d’affaires ou recommandations.
Pas besoin non plus que le projet soit parfait à 100% pour le célébrer. Il y aura toujours des aspects améliorables. L’objectif d’une célébration est de dire :
« Ok, on en a bavé, tout n’a pas été rose, tout ne s’est pas passé comme prévu, mais on a donné le meilleur de nous-mêmes, on s’est impliqué sans compter, et on a fini par obtenir des résultats. »
7 ) Rédiger le bilan projet
Il est maintenant temps de rédiger le dernier document officiel de votre projet, avant de le clôturer : le bilan projet.
Ce document va vous permettre de consigner :
- Les analyses des résultats obtenus.
On compare les résultats actuels avec les gains et bénéfices espérés au lancement du projet, et on fait des projections pour les prochaines semaines / prochains mois. - Les analyses des écarts et variations.
Les charges, les délais, le budget, et les standards de qualité sont analysés afin de comparer ce qui a été réellement fait vs ce qui était initialement prévu. Tous les écarts, à la hausse ou à la baisse, doivent être expliqués et justifiés. - Les leçons apprises.
Elles permettent de renforcer ce qui s’est bien passé, et d’améliorer ce qui s’est moins bien passé, dans une optique d’amélioration continue pour les futurs projets.
Le bilan projet est remis aux parties prenantes clés du projet, et peut également être présenté lors de la réunion de clôture projet, ou lors de réunions REX (retours d’expérience).
Pour aller + loin : Découvrez dans cet article comment bien rédiger votre bilan projet, étape par étape.
8 ) Organiser la réunion de clôture projet
La réunion de clôture de projet est le dernier moment officiel qui réunit l’équipe projet, le client, les parties prenantes clés, etc…
C’est l’occasion de revenir sur le déroulement du projet, ainsi que les résultats obtenus jusque là.
Vous pouvez également partager et discuter les leçons apprises, les axes d’amélioration identifiés, tout en abordant les opportunités pour la suite, post-projet.
C’est aussi un moment pour reconnaître les efforts fournis par chacun et remercier tout le monde pour son implication, peu importe la façon dont le projet s’est déroulé.
La réunion de clôture projet permet d’acter officiellement la fin du projet, de libérer les ressources et de clôture les contrats.
S’il existe une phase de RUN, d’exploitation courante ou de maintenance qui fait suite au projet, alors la réunion de clôture projet acte la transition officielle du build (le mode projet) vers le run (l’exploitation courante).
Pour aller + loin : Je vous explique dans cet article Comment réussir votre transition Build/Run.
9 ) Archiver les données
Il est maintenant temps d’archiver toute votre documentation projet.
Je vous conseille de garder l’ensemble de vos documents de pilotage projet, mais d’éliminer toutes les versions intermédiaires. Ne gardez que la première version, ainsi que la dernière, afin de mener des comparaisons ultérieurement.
Archivez également votre bilan projet, c’est indispensable pour la suite, si vous souhaitez pouvoir le consulter lors du lancement de futurs projets.
Profitez également de ce moment pour créer des modèles de document à partie de ceux qui vous ont bien servi.
C’est aussi l’occasion de transformer des bonnes pratiques en processus pour l’équipe ou l’organisation. Mettez à jour les documentations internes, en intégrant les retours d’expérience de ce projet.
Enfin, concernant les documents temporaires et de travail de l’équipe, si ceux-ci n’ont pas besoin d’être consulté plus tard, supprimez-les.
10 ) Dissoudre l’équipe
Il ne vous reste plus qu’à rendre le matériel emprunté, couper les accès informatiques et les droits particuliers, et à dissoudre officiellement l’équipe.
En effet, une équipe projet est montée spécifiquement pour l’occasion, et n’existe que tant que le projet est en cours. Puisque que votre projet se clôture, l’équipe n’a donc plus de raison d’exister.
Chacun repart donc dans son service ou sa direction respective, ou sur de nouveaux projets.
