Le REX et le RETEX sont deux acronymes qui fleurissent de plus en plus souvent dans le monde des entreprises, et plus particulièrement dans le monde des organisations apprenantes.
Mais qu'est-ce qui se cache concrètement derrière ces notions REX et RETEX ? (Non, ce n'est pas un proche cousin du T-rex, je vous vois venir).
Dans cet article, nous allons explorer ce qu'est un RETEX, quels sont ses objectifs, comment réaliser un bon RETEX, et également comment le diffuser de la bonne manière en interne et comment capitaliser sur ces informations.
Qu'est-ce qu'un RETEX projet ?
Le RETEX projet, ou REX, est un retour d'expérience permettant d'analyser à posteriori les expériences positives et négatives vécues au cours du projet, et de proposer des axes d'améliorations pour les projets futurs, afin d'éviter de reproduire les mêmes erreurs et de capitaliser sur les points forts du projet.
Cette démarche s'inscrit dans une démarche globale d'amélioration continue, de qualité et de prévention des risques au sein de l'organisation, participe à l'amélioration de la qualité, au partage des bonnes pratiques, ainsi qu'à la recherche de l'excellence opérationnelle.
Un RETEX, ou REX, sert principalement à identifier et analyser les anomalies projet, les problématiques techniques et organisationnelles rencontrées, et les écarts au périmètre, aux délais et au budget. Mais il permet également de mettre en avant les points qui ont bien fonctionné, afin de renforcer les bonnes pratiques.
REX vs RETEX : Quelles différences ?
Il n'existe aucune différence entre le REX et le RETEX projet. Tous deux sont des acronymes signifiant retour d'expérience.
L'acronyme REX est le plus souvent utilisé dans le secteur de l'industrie, alors que le RETEX est plus souvent utilisé dans le secteur de la santé ainsi que dans les institutions publiques.
REX vs Rétrospective : Quelles différences ?
La rétrospective agile, qui clôture chaque sprint, peut être considérée comme un retour d'expérience projet sur le dernier sprint effectué. Ce rituel Scrum permet ainsi à l'équipe agile d'apprendre de l'expérience acquise et de continuellement s'améliorer sur la durée.
Quels sont les objectifs du retour d'expérience projet ?
Le retour d'expérience projet n'est pas un élément obligatoire des méthodologies de gestion de projet. Il est toutefois fortement recommandé, notamment lorsqu'on fait face à des situations de crise, pour les raisons suivantes :
- Partager une vision globale de l'événement.
Le RETEX permet de partager toute la chaîne d'événements ayant mené à une situation précise, de manière objective, avec l'ensemble des parties prenantes. - Repérer les bonnes pratiques et les diffuser.
Il met l'accent aussi bien sur les points à corriger et améliorer que sur les points positifs à renforcer. Il participe à la diffusion des bonnes pratiques de gestion de projet en interne. - Identifier des axes d'amélioration.
Le REX projet permet d'identifier des pratiques, méthodes, procédures et processus non efficients, qui peuvent être améliorés. - Repérer les vulnérabilités pour les corriger.
Il permet également d'identifier, d'analyser et de corriger les vulnérabilités et anomalies, qu'elles soient organisationnelles ou techniques. - Adopter une culture de prévention des risques.
Il participe au développement d'une culture de la sécurité, et de la prévention des risques. Il permet ainsi aux chefs de projet de renforcer leur attirail en matière d'identification, de gestion, de pilotage et de traitement des risques projet. - Développer une culture de la qualité et de l'amélioration continue.
Le retour d'expérience projet invite les parties prenantes à analyser objectivement et à froid ce qui s'est bien passé et mal passé afin d'en tirer des leçons pour l'avenir. Il contribue ainsi au développement de la qualité dans l'organisation. - Tirer des enseignements des événements positifs et négatifs survenus pendant le projet.
Il permet bien sûr de tirer des enseignements de tout ce qui est survenu en cours de projet, afin de renforcer ce qui a bien fonctionné, et d'améliorer ce qui a moins bien marché. - Valoriser l'expérience acquise pour la gestion des projets futurs.
Enfin, le RETEX projet permet de valoriser le travail effectué sur le projet et de prendre en compte l'expérience acquise pour les projets futurs. Cela participe à la mise en place d'une démarche de gestion de projet empirique. - Favoriser le partage de connaissances.
Le REX projet n'a d'utilité que s'il est partagé et diffusé auprès du plus grand nombre. Il favorise ainsi le partage de connaissances entre membres d'une même organisation, ainsi que la communication interne.
Qui rédige le REX projet ?
Le retour d'expérience projet est initié par le chef de projet soit à son initiative, soit à la demande du sponsor du projet. Le chef de projet collecte les données et informations, puis les analyse avec son équipe projet. Il rédige enfin le document RETEX du projet.
J'insiste sur un point : le retour d'expérience d'un projet ne peut pas être rédigé seulement par le chef de projet. Il s'agit d'un travail collaboratif, où tout le monde a droit à la parole.
Le chef de projet amorce le retour d'expérience projet, mais celui-ci doit ensuite être enrichi par les acteurs du projet :
- Les membres de l'équipe projet, qu'ils soient internes ou externes à l'organisation.
- Le sponsor du projet, ou la Direction.
- Les parties prenantes clés.
- Les partenaires, fournisseurs ou prestataires externes.
Quand peut-on réaliser un RETEX dans le cadre d'un projet ?
Le RETEX, ou retour d'expérience projet, est toujours réalisé à posteriori d'un événement, le plus souvent à la fin d'un projet. Il clôture le projet et valorise l'expérience acquise afin d'en tirer des leçons pour les projets futurs.
Le retour d'expérience projet peut parfois être réalisé en cours de projet. C'est par exemple le cas des situations suivantes :
- Retour suite à la fin d'une phase de test ou d'une phase pilote.
- Débriefing à la fin d'une phase projet.
- Après chaque jalon et étape-clé du projet.
Cela permet notamment de ne pas attendre la fin du projet, qui peut être lointaine, afin de s'améliorer.
Cependant, réaliser un ou plusieurs retours d'expérience en cours de projet demande de la rigueur et de la discipline, et nécessite de collecter l'information continuellement.
Si vous n'avez jamais fait de REX ou RETEX jusqu'à maintenant, je vous conseille de faire simple et de le faire à la toute fin de votre projet.
Faut-il faire un retour d'expérience pour chaque projet ?
Le retour d'expérience projet n'est pas une étape indispensable dans la gestion d'un projet. C'est toutefois recommandé, et plusieurs standards et méthodologies de management de projet l'ont intégré dans leur référentiel.
Personnellement, je réalise maintenant systématiquement un REX projet, même sur les plus petits projets, ou ceux qui se sont bien déroulés. Cela me permet de mettre en avant le travail bien fait de mes équipes, de partager les bonnes pratiques à d'autres équipes, et de toujours chercher LE truc qui fait qu'on va s'améliorer de projet en projet.
Voici les principales méthodologies de gestion de projet et la manière dont elles abordent le concept de retour d'expérience projet :
- Standard PMI.
L'institut PMI, au travers de son guide et référentiel des bonnes pratiques PMBOK (actuellement à la 7ème version), aborde le sujet du RETEX projet sous un processus dénommé "Gérer les connaissances du projet". - Méthodologie Prince2.
La méthodologie Prince2 a fait du retour d'expérience projet l'un de ses principes, nommé "Leçons tirées de l'expérience". - Framework Scrum.
Le REX projet, ou retour d'expérience, prend la forme d'une rétrospective. Il s'agit d'une réunion obligatoire qui a lieu à la fin de chaque sprint. L'équipe agile analyse le sprint passé, en tire les leçons et décide d'un plan d'action à mettre en œuvre sur le prochain sprint, afin de pratiquer l'amélioration continue. - Méthodologies agiles.
Les autres méthodologies et framework agiles utilisent également ce concept de rétrospective, qui remplace le retour d'expérience projet.
Comment faire un bon RETEX ?
Faire un RETEX projet ne s'improvise pas. Pour que votre retour d'expérience soit efficace et de qualité, je vous conseille de suivre cette méthodologie en 4 étapes :
- Collecte des données.
Je vous conseille de prendre du temps à chaque fois que vous rencontrez un incident, un imprévu, une difficulté, ..., afin de renseigner votre RETEX en mode brouillon, plutôt que de vous rafraîchir la mémoire une fois le projet terminé. Vous gagnerez du temps. - Analyse des données.
Pour chaque événement noté, analysez objectivement ce qui s'est passé. Vous pouvez faire appel à des méthodes connues, telles que la démarche DMAIC, la méthode 5M, la méthode des 5 pourquoi, ou encore la méthode 5S. - Exploitation des données.
Cette étape consiste à rédiger un compte-rendu de vos observations objectives, et de déterminer un plan d'action d'amélioration continue. - Partage des résultats.
Enfin, il vous reste à partager les résultats de votre RETEX. Vous pouvez envoyer un compte-rendu au plus grand nombre, planifier et animer un réunion de retour d'expérience, renseigner un wiki, ...
Quelles sont les limites et difficultés d'un RETEX ?
Bien qu'il soit d'utilité publique, le retour d'expérience projet comporte quelques limites à connaître et prendre en compte.
Ces limites expliquent d'ailleurs très bien pourquoi le déploiement du RETEX en entreprise est parfois compliqué, et pourquoi certaines organisations ont décidé (à tort) de s'en passer.
Voici les 3 limites et difficultés les plus importantes :
- On se concentre plus sur les points à améliorer que ce qui s'est bien passé.
Tendance classique en entreprise, on préfère se concentrer sur le verre à moitié vide que sur le verre à moitié plein. Je dirais même que c'est une question de culture occidentale. Mais il ne faut pas oublier que l'amélioration continue passe aussi par les points forts et les bonnes pratiques à détecter et renforcer. - Il faut faire quelque chose du RETEX, sinon ça ne sert à rien.
Si le RETEX projet est aussi vite oublié qu'il est archivé, alors il ne sert strictement à rien. Ce document liste les leçons apprises des expériences passées. Il devrait donc y avoir à minima un plan d'action d'identifié en interne. - La mise en œuvre des plans d'action peut prendre du temps.
Troisième difficulté, certains axes d'amélioration peuvent prendre beaucoup de temps pour être déployé en entreprise. Les équipes peuvent finir par se demander si ça vaut le coup de continuer les RETEX vu l'inertie et le temps nécessaire à l'amélioration de la moindre action.
Que se passe t-il après le RETEX ?
Une fois le RETEX projet rédigé, le chef de projet doit le partager au sein de son organisation, généralement en organisant une réunion de retour d'expérience projet et en invitant les parties prenantes concernées. Il peut également envoyer le compte-rendu RETEX par mail à l'ensemble des acteurs projet.
Une fois les leçons partagées avec l'ensemble des acteurs, je vous invite à susciter la discussion afin de décider ensemble du plan d’action à mettre en place dans les prochains jours, pour éviter que ces situations se répètent.
Choisissez au minimum une action d'amélioration à réaliser dans les prochains jours. Je vous invite à prioriser les différents plans d'action, et à choisir en premier ceux qui sont les plus simples et rapides à mettre en place tout en ayant le maximum d'impact positif.
Un RETEX projet sans partage de connaissances, sans diffusion, et sans action derrière est un retour d'expérience inutile.
Exemple de retour d'expérience projet
Un RETEX projet peut prendre quasiment n'importe quelle forme, de la plus formelle à la plus créative. Libre à vous de présenter votre retour d'expérience projet selon le format qui vous convient le mieux, tout en respectant les règles de votre organisation.
Voici pour vous aider quelques exemples de retours d'expérience :
Exemple de RETEX projet sous forme de fiches de retour d'expérience
