Faire un bilan projet, c'est primordial pour clôturer convenablement votre projet, capitaliser sur vos expériences passées, et éviter de refaire les mêmes erreurs ou de retomber dans les mêmes pièges.
Mais le faire "à froid", à la toute fin du projet, c'est rarement la manière la plus efficace.
Dans cet article, je vous donne mes conseils pour réaliser un bilan projet digne de ce nom, sans que ça vous prenne des plombes.
10 astuces pour faire des bilans projet plus efficaces
1 ) Planifier dès le début votre bilan projet
Le bilan projet, ce n'est pas quelque chose d'optionnel qu'on réalise lorsqu'on a le temps.
Un bilan projet fait partie intégrante du processus de gestion d'un projet. C'est donc une étape obligé, et vous devez, à ce titre, le planifier dès le démarrage de votre projet.
La date de réalisation peut glisser dans le temps, ce n'est pas bien grave, mais les différentes étapes de clôture du projet, dont la rédaction du bilan, doivent apparaître sur votre plan projet et votre planning / diagramme de Gantt.
2 ) Faites des bilans intermédiaires
Attendre la fin du projet pour faire le bilan, ce n'est pas la manière la plus efficace de s'y prendre.
Impossible de se souvenir de ce qui s'est passé en détails il y a 6 mois sur le projet. Vous passerez le plus clair de votre temps à vous triturer les méninges, à faire de l'archéologie dans votre boîte mail, ...
A la place, programmez des bilans intermédiaires, par exemple à la fin de chaque phase ou de chaque jalon, pour faire un point rapide sur votre projet, et notez toutes les informations qui vous serviront ensuite à faire l’analyse finale de votre projet.
3 ) Impliquez l'équipe et les parties prenantes
Un bilan projet, c'est avant tout un travail d'équipe.
Je vois trop souvent des chefs de projet dresser un bilan seul dans leur coin, en choisissant eux-mêmes les axes d'amélioration qui leur va bien, et en "cachant" ceux qui ne les arrange pas.
Sauf que... ça ne marche pas comme ça.
Pour qu'un bilan projet serve à quelque chose, il faut obtenir le feedback de l'ensemble des parties prenantes, et avoir leur avis et remarques sur tous les aspects du projet.
Ce n'est pas parce que le chef de projet décrète que la communication était fluide que c'était effectivement le cas.
4 ) Libérez la parole
Pour obtenir un feedback factuel de l'équipe projet et des parties prenantes, il faut réussir à libérer la parole.
Sinon, on pensera que vous êtes en plein dans la chasse aux sorcières, et que vous cherchez quelqu'un à accuser pour justifier les dérapages subis sur le projet.
Conclusion : C'est l'omerta, la loi du silence. Tout le monde se tait, de peur que ça se retourne contre eux.
Votre premier job en tant que chef de projet, c'est de créer un cadre sécurisant, un environnement où règne la confiance et la transparence, pour qu'ils puissent se confier.
Commencez par expliquer pourquoi il est nécessaire de faire le bilan projet, comment il faut aborder cet exercice, quelle est votre démarche, et à quoi il servira une fois le projet fini.
5 ) Tenez un journal de projet
On ne peut pas se souvenir de tous les événements qui se passent sur un projet de 3 mois. Alors imaginez sur des projets de plusieurs années...
La solution, c'est de tout tracer par écrit.
Qu'il s'agisse d'un journal de projet, d'un registre des événements, un registre des décisions et des problèmes, vous appelez ça comme vous voulez, mais vous devez avoir une trace écrite de tout ce qui se passe.
Vous préparez ainsi votre bilan avant l'heure, et vous vous facilitez la vie.
Notez :
- L'événement en question.
- Quand il s'est produit.
- Ses impacts négatifs et/ou positifs sur le projet (délais, charge de travail, périmètre, risques, budget).
- La source de l'événement.
- La réponse que vous avez apporté (comment vous avez contourné l'obstacle).
6 ) Prenez le temps de faire votre bilan
Prenez le temps de bien faire votre bilan projet, même si ce temps n'est pas vendu au client ou n'est pas valorisé dans votre temps de pilotage projet en interne.
C'est un grand classique des sociétés de service : le bilan de projet passe à l'as ou est bâclé, car ça baisse la rentabilité du projet.
Ce que ces organisations ne voient pas, c'est que justement, en prenant le temps de faire un bilan projet, les projets clients se passeraient mieux, elles pourraient en rentrer plus et donc améliorer le CA et la rentabilité.
Mais ça implique de lever les yeux de son nez, et d'arrêter les politiques court-termistes totalement débiles, pour réfléchir long-terme et amélioration constante.
7 ) Remerciez l'équipe
Prenez toujours le temps de remercier les acteurs projet, internes comme externes, pour leur participation, leur engagement et leur implication dans le projet au quotidien.
Indépendamment des résultats du projet. Et même si le projet a fait un flop retentissant.
Remercier l'équipe, c'est faire preuve de reconnaissance, c'est faire preuve de leadership. C'est humain. Et ça débloque beaucoup de portes.
Si vous devez retenir une chose de cet article, ce serait la suivante :
Ce n'est pas la planification méticuleuse d'un projet qui fait son succès. C'est l'humain et les connexions que vous tissez.
8 ) Célébrez les succès
Laissez-moi vous expliquer pourquoi célébrer les succès est important en gestion de projet :
- Reconnaissance et motivation.
La célébration reconnaît le travail, les efforts et les réalisations de l'équipe. Cela augmente la motivation et le moral, encourageant les membres de l'équipe à continuer de travailler dur et à se consacrer à la réussite des projets futurs. - Renforcement positif.
Célébrer les succès sert de renforcement positif, enseignant à l'équipe que leurs efforts conduisent à des récompenses tangibles et à la reconnaissance. Cela encourage la répétition des comportements et stratégies qui ont conduit à ces succès. - Cohésion et esprit d'équipe.
Les célébrations peuvent renforcer l'esprit d'équipe et la cohésion en offrant un moment de partage et de détente commune. Cela aide à construire des relations plus fortes et une meilleure communication au sein de l'équipe. - Réputation et relation client.
Lorsque les succès sont célébrés et partagés avec les clients ou les parties prenantes, cela renforce la confiance, la satisfaction du client et peut conduire à de futures opportunités d'affaires ou recommandations.
9 ) Organisez une réunion post-mortem
A quoi ça sert de faire un bilan projet si c'est pour le garder pour vous ?
Sa vocation, c'est d'être partagé.
Une fois le projet terminé, organisez une réunion post-mortem, afin de faire un retour d'expérience, pour l'équipe, voter direction, d'autres équipes et chefs de projet.
L'objectif est de partager ce qui a bien fonctionné pour vous, et que vous pourriez adopter en bonnes pratiques et renforcer au sein de l'entreprise.
Et aussi de partager les problèmes rencontrés, la manière dont vous les avez résolus, et ce qu'on peut faire à l'avenir pour éviter qu'ils se reproduisent.
10 ) Faites systématiquement un bilan à la fin d'un projet
Quand je demande autour de moi qui fait des bilans projet, il y a 3 réactions qui reviennent tout le temps :
- La personne rougit, bafouille quelque chose d'incompréhensible, puis cherche vite un moyen de se cacher.
- On me répond : "C'est quoi un bilan projet ?"
- On me sort une mauvaise excuse pour justifier de ne pas l'avoir fait.
Oui, même les chefs de projet expérimentés. Bouuuuuuuuuuuh.
Voici le top 5 des (mauvaises) excuses qui reviennent le plus souvent :
- J'ai pas le temps, je suis surchargé.
- ça ne sert à rien, de toute façon personne ne le lit.
- C'est pas dans le chiffrage, on n'a pas le budget.
- Le projet est un flop, faut pas le crier sur tous les toits.
- Je ne suis pas formé, je ne sais pas comment faire.
La vérité, c'est qu'il n'y en a aucune qui peut justifier de ne pas faire de bilan.
Cet exercice vous permet d'identifier des axes d'amélioration individuels et collectifs, pour vous améliorer constamment et faire en sorte que les prochains projets se passent mieux que celui-ci.
Le bilan projet, c'est l'équivalent de la rétrospective dans l'agilité : un temps pour l'équipe afin de faire le point et de s'améliorer collectivement, en vue d'atteindre l'excellence opérationnelle.
