Absence de clôture projet : Quelles conséquences ?

Lorsque le projet touche à sa fin, c'est tentant de se dire : "ça y est, on a terminé, on peut aller sur d'autres projets".

C'est une erreur.

Voici les conséquences de l'absence d'une véritable clôture de projet :

• Vous n'avez pas fait votre job jusqu'au bout et les parties prenantes perdent la confiance qu'ils avaient en vous.
  Comment savoir si le projet est réalisé à 100% si vous n'êtes pas passé par la case phase de clôture ? Vous n'en savez rien, puisque vous n'avez pas pris la peine de vérifier que tous les livrables ont été fournis et validés.
  
  Même si le projet s'est déroulé jusque là à la perfection, vous laisserez une note amère chez vos interlocuteurs. Celle qui dit que vous n'êtes pas une personne professionnelle, et encore moins digne de confiance.
  
• Vous êtes condamnés à reproduire les erreurs du passé.
  Si vous ne prenez pas le temps d'analyser comment votre projet s'est déroulé, vous ne pourrez jamais vous améliorer, et vous reproduirez les erreurs du passé et ferez face aux mêmes problèmes, avec les mêmes frustrations derrière.
  
• L'exploitation, l'utilisation et la maintenance du produit livré court à la catastrophe.
  La transition projet (Build) vers l'exploitation et la maintenance (Run) ne s'est jamais faite correctement. Il y a une perte de connaissances et de compétences, visibles par le client, ce qui ne peut conduire qu'à des bugs et autres problèmes pendant toute l'existence du produit.
  
• L'équipe projet se retrouve à cheval sur plusieurs projets, avec des queues de projet à traiter.
  Si vous réaffectez trop vite les membres de votre équipe projet sur d'autres projets, vous prenez le risque de vous retrouver avec des ressources à cheval entre deux. Qui vous dit qu'il n'y a plus rien à faire sur votre projet ? Personne, et aucune trace écrite ne l'atteste.
  
• Vous vous exposez à des risques juridiques liés aux contrats des prestataires.
  Ces contrats ont généralement des clauses pour y mettre fin, qui sont contraignantes. Et si vous ne les respectez pas, attendez-vous à avoir des pénalités financières, parfois conséquentes. Mieux vaut docn prendre le temps de tout clôturer proprement.
  
• Vous ne savez pas si le client est satisfait.
  Voguer vers de nouveaux horizons sans savoir si le client est satisfait du travail accompli, c'est juste du gâchis. Vous devez vous en assurer, et si ce n'est pas le cas, comprendre pourquoi il est insatisfait et ce que vous pouvez y faire.
  
• Vous passez à côté d'opportunités.
  La phase de clôture projet est l'occasion de discuter de l'avenir, et notamment de futures opportunités que vous pourriez avoir : futurs projets, collaborations, et pourquoi même des propositions d'embauche alléchantes. Ce serait bête de passer à côté de tout cela, aussi bien pour vous que votre entreprise.
  
• Vous vous exposez à un projet potentiellement sans fin.
  Clôturer un projet, c'est acter par écrit que les livrables sont tous acceptés sans réserves par le client, que tout le travail est réalisé, et que les parties prenantes peuvent se séparer. Sans ça, le client pourrait vous demander des modifications infinies sur les livrables, et vous pourriez vous retrouver avec un projet qui ne se termine jamais.
  
• Vous n'êtes pas payé en intégralité.
  BIen souvent, la facturation est jalonnée tout au long du projet, avec un jalon final correspondant à la clôture du projet. Mais sans trace écrite de la fin de projet, impossible de vous faire payer.
  
• La prochaine fois qu'ils travailleront avec vous, les membres de l'équipe projet se s'impliqueront pas autant.
  A la fin du projet, c'est aussi important de remercier les parties prenantes de leur engagement et de leur implication, que de vérifier que tout le travail est bien terminé.
  
  Si vous ne le faites pas, vous ne reconnaissez pas le travail accompli. Et naturellement, la prochaine fois que vous travaillerez ensemble, ils sauront à quoi s'en tenir, et ne feront que le strict minimum.
  

Sauter de projets en projets, sans jamais les clôturer, c'est LE truc à ne pas faire.

En faisant comme ça, vous impactez négativement la satisfaction client. Et c'est plutôt dommage pour votre entreprise, vous, votre réseau et votre carrière de partir sur une note négative. 

Je me souviens d'un projet de migration de système d'information, que j'ai piloté pour l'un de mes clients. Le projet a été une catastrophe de bout en bout. Rien ne s'est passé comme prévu. ça s'est même fini à un moment par un combat d'avocats.

Pourtant, j'ai quand même suivi un processus de clôture de projet. Et j'y ai passé du temps sur ce bilan projet, pour dresser tout ce qui n'allait pas et proposer des recommandations.

Vous savez ce que m'a dit le client à la fin ?

"Merci pour tout. Merci pour votre pugnacité. On y serait pas arrivé sans vous".

Je ne vais pas vous mentir, ça a fait du bien à l'ego après 1 an et demi d'adversité. Et c'est sur des notes comme celles-là que vous voulez finir.

Maintenant que vous êtes convaincu de l'importance de clôturer vos projets, vous vous demandez sûrement comment faire. 

Voici une checklist en 5 étapes à respecter :

1. Vérifiez que tous les livrables ont été fournis.
   La première chose à faire pour être sûr que votre projet est bien terminé, c'est de s'assurer que tout le travail inclus dans le périmètre projet est bien réalisé, que tous les livrables ont été fournis, et qu'ils ont tous été validés par le client.
   
2. Analysez le déroulement du projet et les écarts.
   C'est maintenant le temps de faire le bilan de la manière dont le projet s'est déroulé, de comment vous vous êtes organisés avec l'équipe projet et de si ça a été efficace, des écarts entre vos estimations initiales et ce qui s'est réellement passé, des problèmes rencontrés, etc...
   
3. Tirez-en des leçons.
   A partir de cette analyse, vous pourrez identifier des axes de progrès, pour renforcer les bonnes pratiques et améliorer ce qui peut l'être. C'est ce qu'on appelle les leçons apprises.
   
4. Rédigez le bilan projet.
   Il est maintenant temps de consigner toutes vos analyses, vos découvertes et vos recommandations par écrit dans un bilan projet. Ce document pourra servir de référence pour de futurs projets, afin d'éviter de reproduire les erreurs du passé.
   
5. Organisez une réunion de clôture projet.
   Enfin, organisez une dernière entrevue avec l'équipe projet et le client, pour clôturer officiellement le projet et remercier tout le monde pour son implication.