J’ai remarqué ces dernières années une tendance généralisée à bâcler la phase de clôture d’un projet, qui est pourtant tout aussi indispensable que la phase d’initialisation.
Il y a d’ailleurs une étape indispensable à respecter pour clôturer convenablement un projet : la réunion post-mortem. Pourtant, bien peu de chefs de projet prennent le temps de l’organiser. C’est dommage.
Dans cet article, je vais vous expliquer ce qu’est un post-mortem de projet, quelle est son utilité, et les grands principes à respecter afin d’organiser une réunion post-mortem de qualité.
Qu’est-ce qu’une réunion post-mortem ?
Une réunion post-mortem permet de réaliser un retour d’expérience sur le déroulé d’un projet, à la fois sur les succès rencontrées et les difficultés.
Le post-mortem d’un projet se déroule à la fin d’un projet, clôture le projet, et donne lieu à un ou plusieurs axes de progrès pour les projets futurs.
Cette réunion se tient généralement quelques jours après les dernières actions sur le projet, et permet de clôturer convenablement le projet sur une note positive.
Le post-mortem permet ainsi de capitaliser sur les expériences passées, en vue d’être plus efficace et de en pas reproduire les erreurs du passé sur les projets futurs. C’est l’une des conditions permettant de pratiquer l’amélioration continue.
Cette réunion s’organise ainsi autour de questions ouvertes, permettant une analyse systémique du projet. On va chercher à renforcer ce qui s’est bien passé, et changer ou améliorer ce qui s’est mois bien passé.
L’analyse post-mortem d’un projet s’articule autour de 3 règles-clés : dire la vérité, ne pas chercher de coupables, et proposer des solutions.
Les 3 règles-clés d’un post-mortem
Le post-mortem d’un projet ne peut fonctionner que si vous respectez ces 3 règles-clés :
- Dire la vérité.
Si on cache des choses sous le tapis, alors clairement mieux vaut ne pas faire de post-mortem, ce serait une perte de temps. L’objectif est d’analyser le projet sous toutes ses coutures, même si certains éléments ne font pas plaisir. - Ne pas chercher de coupables.
On cherche à comprendre ce qui s’est passé, pas de qui c’est la faute. L’erreur est humaine, ça peut arriver à tout le monde. La question, c’est plutôt de savoir ce qu’on peut mettre en place pour éviter que ça se reproduise. - Penser à des solutions.
Une fois les problématiques soulevées, il vous faudra réfléchir collaborativement à une solution permettant d’éviter que ça se reproduise.
Pourquoi cela s’appelle un post-mortem ?
L’analyse post-mortem est une analyse approfondie et objective d’un projet. On va chercher les causes des dysfonctionnements rencontrés, sans chercher à accuser quelqu’un de particulier.
Si le projet est un cadavre, alors le post-mortem en est l’autopsie : on veut savoir ce qui s’est passé, mais sans porter de jugement et sans accuser personne.
La réunion post-mortem porte également différents noms :
- Réunion de clôture projet.
La réunion post-mortem clôture le projet. De facto, on l’appelle également la réunion de clôture projet. Personnellement, j’aime différencier les deux : je réalise une réunion de clôture avec le client et les parties prenantes, et un post-mortem uniquement en interne avec les membres de l’équipe projet. - Débriefing de projet.
De moins en moins utilisé. le débrief’ a une connotation « retour à chaud ». Les participants sont donc plus prompts à réagir de façon émotionnelle à l’évocation des difficultés rencontrées. - Rétrospective.
Ce terme est principalement utilisé dans les méthodologies de gestion de projet agiles. Une rétrospective est une réunion post-mortem, portant non pas sur l’intégralité du projet, mais sur le sprint en cours. - Réunion sur les enseignements tirés.
Il s’agit du terme utilisé par le PMI (Project Management Institute) dans la méthodologie PMBOK, pour désigner la réunion de fin de projet.
Pourquoi faire un post-mortem de projet ?
Tenir une réunion post-mortem de projet est indispensable pour clôturer convenablement un projet. Mais en dehors du respect de la méthodologie, faire un post-mortem à une réelle utilité.
Voici les principaux avantages à tenir un post-mortem à chaque fin de projet :
- Capitaliser sur les expériences passées.
Une analyse post-mortem permet de comprendre ce qui a bien marché et ce qui n’a pas fonctionné sur le projet, en vue de changer ou renforcer les pratiques sur les projets futurs. Cela évite de reproduire les erreurs des précédents projets. - Célébrer les succès.
Le post-mortem est l’occasion de mettre en avant les succès atteints par l’équipe projet, et d’apporter de la reconnaissance pour le travail accompli aux membres de l’équipe. Cela peut également faire émerger de bonnes pratiques à répliquer sur les projets futurs. - Remercier l’équipe projet.
C’est l’occasion de remercier l’équipe projet une dernière fois pour le travail accompli et la valeur délivrée. Les parties prenantes et l’équipe projet se quittent ainsi sur une dernière note positive. - Améliorer l’efficacité de l’équipe projet. Grâce aux principes d’amélioration continue et à la mise en place des axes d’améliorations identifiés lors de la post-mortem, l’équipe projet et l’organisation voient leur efficacité augmenter sur les futurs projets.
- Renforcer la communication dans l’équipe projet.
C’est l’occasion de prendre du recul sur les relations au sein de l’équipe projet, et d’exprimer les ressentis de chacun sans réagir de manière émotionnelle. Exprimer les ressentis permet de chercher ensemble des solutions et donc de renforcer la collaboration au sein de l’équipe. - Améliorer l’état d’esprit de l’équipe.
Mettre en avant les victoires de l’équipe améliorer le moral et l’état d’esprit. C’est un boost de motivation nécessaire pour aborder ensemble les prochains challenges. - Faire le deuil du projet.
Le post-mortem est indispensable pour clôturer sereinement un projet, sur une note positive. Cela permet de se réunir une dernière fois, sans la pression des échéances qui se rapprochent.
24 questions à se poser lors d’une réunion post-mortem
Le post-mortem d’un projet est le bon moment pour s’interroger sur le déroulé du projet. On va chercher à creuser ce qui s’est mal passé afin de le corriger, et ce qui s’est bien passé afin de le renforcer.
Voici une liste non exhaustive de questions que vous pourriez vous poser lors d’une analyse post-mortem de projet.
- Qu’est-ce qui s’est bien passé sur ce projet, et que l’on pourrait renforcer ?
- Qu’est-ce qui s’est mal passé sur ce projet, pourquoi, et que mettre en place pour éviter que ça se reproduise ?
- L’estimation des tâches était-elle juste ou y a t-il un écart significatif, et pourquoi ?
- La succession des tâches et leur coordination a t-elle été bien organisée ? Que pourrait-on mettre en place pour renforcer le pilotage des dépendances de tâches ?
- Les priorités ont-elles bien été arbitrées sur le projet ? Quels ont été les impacts positifs et négatifs ?
- Comment s’est déroulé le lancement du projet ?
- L’équipe projet a t-elle réussi à pleinement s’approprier le projet ?
- La qualité des livrables fournies correspond t-elle à ce qui était attendu par le client ?
- Comment la communication s’est déroulée entre les membres de l’équipe projet ? Y a t-il eu des points de friction, ou des débats sans consensus ?
- Comment s’est déroulée la communication entre l’équipe projet et les parties prenantes ? Quels ont été les impacts positifs et négatifs sur le projet ?
- Les échéances ont-elles été respectées ? Pourquoi ?
- Le budget a t-il été respecté ? Pourquoi ?
- Les parties prenantes ont-elles été informées en temps et en heure des évolutions du projet ?
- Y a t-il eu des demandes de changement ou d’évolution du périmètre en cours de projet ? Comment ont-elles été gérées ? Quels impacts cela a t-il eu ?
- Tous les comptes-rendus ont-ils été rédigés après chaque réunion ? Ont-ils été envoyés et validés dans un délai raisonnable ?
- La documentation est-elle jugée claire et utile ?
- Quel est le ratio entre le temps passé en réunion et le temps passé sur l’opérationnel, pour l’équipe projet ? Pourquoi ?
- Les objectifs ont-ils clairement été définis ?
- L’équipe avait-elle les ressources nécessaires pour terminer le projet dans les délais et le budget imparti ?
- Les risques identifiés sont-ils survenus en cours de projet ? Les plans de mitigation des risques ont-ils réellement servis ? Pourquoi ?
- Des risques non identifiés initialement sont-ils apparus en cours de route ? Pourquoi ?
- Avec l’expérience acquise en cours de projet, qu’est-ce que vous feriez différemment ?
- Voudriez-vous à nouveau travailler sur un projet similaire ? Pourquoi ?
- Ce projet est-il une réussite ? Pourquoi ?
Pour aller + loin : Découvrez dans cet article ma méthode étape par étape afin de réussir votre réunion post-mortem.
Que se passe t-il après la réunion post-mortem ?
La réunion post-mortem de projet est la dernière instance de réunion de ce projet. Il n’y a aucune action projet se déroulant après le post-mortem. Après le post-mortem, le projet est définitivement clôturé.
Cependant, si le compte-rendu de la réunion post-mortem est simplement archivé, on en perd tous les bénéfices et elle n’aura alors servi à rien.
Le post-mortem met en avant les succès du projet ainsi que les difficultés rencontrées. Il est accompagné d’une proposition d’axes d’améliorations, que l’organisation doit suivre et mettre en œuvre afin de gagner en qualité et en efficacité sur les projets suivants.
C’est précisément là que le bât blesse : les post-mortem sont rarement suivis d’effet.
Si votre entreprise est dans ce cas de figure, le premier axe d’amélioration à traiter avant ceux qui sont indiqués dans les post-mortem devrait être de prendre en compte les remontées des post-mortem de projet. 😉
Quand faut-il planifier le post-mortem d’un projet ?
La réunion post-mortem d’un projet s’organise quelques jours après les dernières actions réalisées sur un projet. Il s’agit de la dernière réunion programmée sur un projet, elle agit donc comme une réunion de clôture. A ce titre, la réunion post-mortem d’un projet est indispensable.
On laisse généralement plusieurs jours entre les dernières actions projet et l’analyse post-mortem. Je laisse généralement 1 à 2 semaines s’écouler avant de planifier le post-mortem, pour plusieurs raisons :
- Cela laisse le temps de collecter les impressions et avis.
Un post-mortem n’est de qualité que si le chef de projet a pris le temps de collecter les commentaires des participants projet, et leurs propositions d’amélioration. - On évite les réactions émotionnelles à l’évocation des problèmes rencontrés en cours de projet.
Ces 1 à 2 semaines de battement permettent d’éviter que les participants réagissent à chaud, où se sentent personnellement visés à l’annonce des problématiques identifiées. - Le projet est encore « chaud » dans toutes les têtes.
Il est plus aisé de parler d’un projet, de ses succès et des difficultés rencontrées en cours de route si tout le monde l’a encore bien en tête.
Réunion post-mortem vs réunion pre-mortem : Quelles différences ?
La réunion post-mortem se déroule à la fin d’un projet et permet de réaliser une analyse systémique afin de célébrer les succès et d’identifier les axes de progrès. Il s’agit de la dernière action ayant lieu sur un projet. En agile, on parle plutôt de rétrospective.
La réunion pre-mortem se déroule au tout début d’un projet. Il s’agit d’un travail d’équipe collaboratif permettant d’identifier de manière proactive ce qui pourrait mal se passer sur le projet (les risques techniques et organisationnels), afin de mettre en place des plans d’action en cours de projet pour atténuer ces risques.
| Critères de différenciation | Réunion post-mortem | Réunion pre-mortem |
|---|---|---|
| Objectifs | Célébrer les succès de l’équipe projet, identifier les difficultés rencontrées et proposer des axes de progrès | Identifier ce qui pourrait mal se passer sur le projet, afin d’améliorer le plan projet et réduire les risques |
| Durée | Pas de durée définie. Je recommande une durée de 2 heures. | Pas de durée définie. Je recommande une durée de 2 heures à 4 heures. |
| Participants | Membres de l’équipe projetChef de projetClient + Sponsor du projet dans certains cas | Membres de l’équipe projetChef de projet |
| Déroulement de la réunion | Organisée autour de questions ouvertes, permettant l’analyse systémique du projet | Le plan d’action envisagé est décortiqué et analysé, en se demandant tout ce qui pourrait mal se passer |
| Quand la planifier ? | En fin de projet | Au tout début d’un projet |
Réunion post-mortem vs rétrospective : Quelles différences ?
La réunion post-mortem sert à clôturer un projet dans les méthodologies de gestion de projet traditionnelles. C’est l’occasion de se retrouver une dernière fois, de célébrer ensemble les succès, et d’analyser les difficultés rencontrées afin d’identifier des axes de progrès.
La rétrospective est une réunion courante en agilité, permettant d’analyser en équipe le déroulement d’un sprint et d’identifier des axes de progrès. Cette réunion est obligatoire à chaque fin de sprint et est timeboxé à 3 heures maximum pour un sprint d’une durée d’1 mois.
La rétrospective est l’équivalent agile de la réunion post-mortem.
| Critères de différenciation | Réunion post-mortem | Rétrospective |
|---|---|---|
| Objectifs | Analyse systémique d’un projet + Proposition d’axes d’amélioration à mettre en œuvre sur les prochains projets | Analyse d’un sprint agile + proposition d’axes d’amélioration à mettre en œuvre sur les prochains sprints |
| Méthodologie de gestion de projet | Méthodologies prédictives traditionnelles | Méthodologies agiles |
| Quand la planifier ? | A la fin d’un projet | A la fin de chaque sprint |
| Fréquence | Unique | 1 par sprint |
| Durée | Durée recommandée de 2 à 4 heures | 3 heures maximum pour un sprint d’1 mois |
| Participants | Membres de l’équipe projetChef de projetDans certains cas, client + sponsor du projet | Équipe agile (développeurs, scrum master, product owner) |
Pour aller + loin : Découvrez dans cet article les bonnes pratiques pour réussir votre prochaine rétrospective agile.
