14 étapes pour réussir votre réunion post-mortem de projet

Vous souhaitez réaliser le bilan de votre projet et identifier des axes de progrès pour vous améliorer sur vos projets futurs, mais vous ne savez pas par où commencer ?

J'ai longtemps été moi aussi dans cette position. La plupart des méthodologies expliquent l'importance d'organiser une réunion post-mortem de projet, mais elle n'indique pas comment celle-ci doit se dérouler.

Dans cet article, je vous livre ma méthode étape par étape pour organiser une réunion post-mortem de qualité.

Qu'est-ce qu'une réunion post-mortem ?

Une réunion post-mortem s'organise en fin de projet et permet d'identifier ce qui s'est bien passé en vue de renforcer ces pratiques, et ce qui s'est mal passé en vue d'améliorer ces pratiques.

Le post-mortem d'un projet contribue ainsi au processus d'amélioration continue.

C'est l'occasion de réunir tous les acteurs projet afin de discuter ensemble du déroulé du projet, des succès et des difficultés rencontrées. Cela permettra pour les futurs projets de capitaliser sur les expériences passées, afin de ne pas reproduire les erreurs du passé.

14 bonnes pratiques pour bien réussir sa réunion post-mortem

Je vous invite à suivre cette méthode pas à pas afin de réussir votre prochaine réunion post-mortem, en tirer de réels axes de progrès, et mettre en œuvre les améliorations nécessaires pour capitaliser sur vos expériences passées.

1 ) Planifiez la réunion dans les jours qui suivent la fin du projet

N'attendez pas 6 mois pour planifier votre réunion post-mortem. N'oubliez pas que tant qu'elle n'est pas faite, votre projet ne peut pas être clôturé. Ce serait dommage de le laisser traîner pendant plusieurs mois à cause de ça.

Le post-mortem s'organise généralement quelques jours après les dernières actions opérationnelles sur le projet.

Personnellement, je laisse 1 à 2 semaines s'écouler entre les dernières actions et la réunion post-mortem, et ce pour plusieurs raisons :

• Cela laisse le temps de collecter les impressions et avis.
  Un post-mortem n'est de qualité que si le chef de projet a pris le temps de collecter les commentaires des participants projet, et leurs propositions d'amélioration.
  
• On évite les réactions émotionnelles à l'évocation des problèmes rencontrés en cours de projet.
  Ces 1 à 2 semaines de battement permettent d'éviter que les participants réagissent à chaud, où se sentent personnellement visés à l'annonce des problématiques identifiées.
  
• Le projet est encore "chaud" dans toutes les têtes.
  Il est plus aisé de parler d'un projet, de ses succès et des difficultés rencontrées en cours de route si tout le monde l'a encore bien en tête.

2 ) Prenez des notes tout au long du projet

Si vous ne devez retenir qu'un seul conseil de cet article, c'est celui-ci. 

Prenez des notes tout le long du projet dans un document spécifique.

• Mettez-y vos ressentis, des commentaires sur les évolutions ou les difficultés du projet. 
• Renseignez les solutions trouvées pour contourner les problématiques rencontrées.
  
• Indiquez les écarts au périmètre, aux délais ou au budget, quelles sont les raisons de ces écarts et quels sont les impacts engendrés sur le projet.

Ces notes vous seront précieuses pour initier votre bilan projet et le rédiger plus rapidement.

Elles vous permettent de capturer sur le moment vos pensées et celles des autres, ce qui simplifiera la préparation de votre réunion post-mortem.

ça vous évitera également de devoir vous replonger dans tout ce qu'il s'est passé sur le projet.

On appelle ces notes la mémoire du projet. En les lisant dans l'ordre chronologique, on devrait donc retrouver tous les événements importants survenus sur votre projet.

3 ) Sollicitez l'avis de l'équipe projet et des parties prenantes

Comme toute les réunions, le post-mortem est plus efficace lorsqu'il est préparé. 

N'hésitez pas à solliciter l'avis des parties prenantes, des membres de l'équipe projet, ou encore des utilisateurs finaux ou du client.

Je vous conseille de procéder en deux étapes :

1. La première : solliciter des commentaires, impressions et avis sur le déroulé du projet.
   On recueille des ressentis, des avis "à chaud", des pistes à explorer ensuite lors de la réunion post-mortem.
   
2. La seconde : demander à remplir une matrice d'évaluation structurée (un questionnaire).
   Cela permettra d'avoir une vision d'ensemble sur tout le cycle de vie du projet et de savoir pour chaque question posée si les participants sont globalement plutôt d'accord ou en désaccord.
   

4 ) Conviez les acteurs projet et les parties prenantes au post-mortem

Maintenant que les premiers avis ont été recueillis, il est maintenant temps de passer à la planification.

Je vous recommande de planifier la réunion post-mortem au plus tard 2 semaines après la fin des dernières actions projet.

Bien sûr, ce délai peut varier quelque peu en fonction du nombre de participants, de la période de l'année et des disponibilités des uns et des autres.

Réservez un créneau de 2 heures pour cet atelier de travail, ce serait être suffisant dans la grande majorité des cas, surtout si le travail préparatoire a déjà été fait en amont (cf Point n°3).

Personnellement, j'aime bien faire 2 réunions pour clôturer un projet :

1. La réunion de clôture client.
   On remercie l'ensemble des parties prenantes pour leur implication, on clôture proprement le projet (point de vue commercial et client) et on recueille les impressions, avis et idées des parties prenantes externes.
   On réalise ensuite un petit post-mortem, avec un focus sur la relation entre l'équipe projet et les parties prenantes.
   
2. La réunion post-mortem.
   On met en avant les succès et victoires de l'équipe, et on analyse en détail l'intégralité du projet, afin d'identifier des axes de progrès.
   Cette réunion est organisée uniquement avec les membres de l'équipe projet (donc en interne).
   Le compte-rendu post-mortem sera établi suite à cette réunion, qui clôture définitivement le projet.
   

5 ) Organisez des petits groupes de travail si l'équipe projet est trop grande

Si votre équipe projet est conséquente, ou si vous souhaitez convier l'intégralité des parties prenantes au post-mortem de votre projet, je vous recommande dans ce cas d'envisager la création de plusieurs groupes de travail.

Ces groupes de travail devraient être constitué de 3 à 7 personnes, soit la taille idéale d'une équipe agile. Les groupes doivent être pluri-disciplinaires, et chaque groupe doit être composée d'un ou plusieurs membres de l'équipe projet, et de parties prenantes.

Cela permet de favoriser de nouvelles idées, ainsi que l'échange d'informations.

Deux possibilités s'offrent à vous :

• Planifiez tous les ateliers de travail en parallèle.
  L'avantage, c'est que vous gagnez du temps en terme de planning. L'inconvénient c'est que vous ne pourrez pas participer à tous ces ateliers, il vous faudra donc des personnes de confiance qui feront relais.
  
• Planifiez les ateliers de travail en mode séquentiel.
  Cela demande plus de temps, mais vous pourrez ainsi participer à l'ensemble des ateliers, ce qui vous permettra d'avoir une vision d'ensemble. C'est la solution que je préfère, notamment si c'est la première fois que les personnes concernées participent à un post-mortem.
  

6 ) Communiquez à l'avance l'ordre du jour complet de la réunion

Communiquez dès que possible l'ordre du jour de votre réunion post-mortem, si possible au moment où vous envoyez les invitations.

Je vous recommande de partir sur l'ordre du jour suivant, simple, éprouvé et efficace :

1. Introduction (2 à 5 minutes).
   Rappelez le contexte du projet, les objectifs à atteindre ainsi que les grandes étapes du projet. Indiquez quelles sont les règles de fonctionnement du post-mortem (cf point n°7).
   
2. Remerciements (5 minutes).
   Remerciez l'ensemble des acteurs pour leur disponibilité et leur implication dans le projet : membres de l'équipe projet, parties prenantes, etc...
   
3. Réussites, succès et victoires (5 à 10 minutes).
   Mettez en avant les succès remportés par l'équipe, tant au niveau technique qu'organisationnel. Félicitez-les et reconnaissez la valeur du travail accompli.
   
4. Difficultés techniques et organisationnelles rencontrées (10 à 45 minutes).
   Faites le point sur les difficultés rencontrées en cours de projet, les risques (identifiés ou non) qui sont survenus, leurs impacts, etc... En gros, identifiez tout ce qui aurait pu mieux se passer.
   
5. Axes de progrès identifiés (10 à 45 minutes).
   Réfléchissez en groupe à des solutions permettant de faire en sorte que les problématiques rencontrées ne puissent plus se poser à l'avenir. Ces axes d'amélioration seront ensuite traités par l'organisation dans le cadre du processus d'amélioration continue.
   
6. Conclusion (2 à 5 minutes).
   Concluez en remerciant tous les participants pour leur venue, et résumez les axes de progrès identifiés. Précisez enfin sous quel délai ils recevront le compte-rendu de réunion.
   

7 ) Fixez les règles de bon fonctionnement de la réunion post-mortem

Comme toute réunion, le post-mortem de votre projet doit être régi par un certain nombre de règles. Libre à vous de les définir en fonction de ce que vous avez l'habitude de faire.

Toutefois, je vous recommande d'utiliser à minima les règles suivantes :

• Manière de prendre la parole.
  Définissez quelle est la manière de prendre la parole.
  
• Pas d'interruption quand quelqu'un parle.
  Question de respect : on n'interrompt jamais la parole lorsque quelqu'un parle. Si l'on souhaite réagir, on se manifeste une fois que la personne a terminé ce qu'elle à dire.
  
• Rester synthétique.
  Tout le monde doit pouvoir s'exprimer. Il est donc utile selon moi de limiter le temps de parole, afin d'éviter que certains monopolisent toute la réunion.
  
• Dire la vérité.
  Si on cache des choses sous le tapis, alors clairement mieux vaut ne pas faire de post-mortem, ce serait une perte de temps. L'objectif est d'analyser le projet sous toutes ses coutures, même si certains éléments ne font pas plaisir.
  
• Ne pas chercher de coupables. 
  On cherche à comprendre ce qui s'est passé, pas de qui c'est la faute. L'erreur est humaine, ça peut arriver à tout le monde. La question, c'est plutôt de savoir ce qu'on peut mettre en place pour éviter que ça se reproduise.
  
• Penser à des solutions.
  Une fois les problématiques soulevées, il vous faudra réfléchir collaborativement à une solution permettant d'éviter que ça se reproduise.

8 ) Recontextualisez le projet au démarrage de la réunion

Prenez le temps lors de l'introduction de la réunion post-mortem pour recontextualiser le projet, et expliquer dans quel contexte économique, social, sociétal, géopolitique, etc, a évolué le projet.

Ces informations peuvent permettre de remettre en perspective certaines remontées lors du post-mortem.

Par exemple, un confinement pour une pandémie mondiale peut expliquer en partie la dérive des objectifs et le dérapage du projet en terme de planning.

9 ) Rappelez les objectifs initiaux et présentez les résultats obtenus

Toujours dans l'introduction de la réunion, prenez quelques instants pour rappeler les objectifs initiaux de votre projet. Indiquez si ceux-ci ont évolué en cours de projet, à la demande du commanditaire ou du client.

Présentez ensuite les résultats obtenus (les livrables projet), afin d'identifier si ce qui a été livré correspond bien à ce qui était attendu.

Peu importe la réponse, vous vous demanderez à chaque fois pourquoi. Cela vous permettra :

• D'identifier ce qui a fait que ça a bien fonctionné, afin de le reproduire sur de futurs projets.
  
• D'identifier ce qui n'a pas du tout marché, afin de le corriger sur les projets futurs.
  

10 ) Célébrez les succès et remerciez les acteurs projet pour leur implication

Une fois votre introduction terminé, commencez toujours votre réunion post-mortem de projet en mettant en avant les victoires de l'équipe projet. Remerciez-les pour le travail accompli, et célébrez tous ensemble ces succès.

Oui, même si le projet est un échec. Car tout n'est pas à jeter dessus.

Ne dites pas simplement merci pour le travail accompli. Donnez des exemples concrets. Expliquez en quoi ce résultat est un succès.

Ce n'est qu'après que vous pourrez vous attarder en groupe sur les difficultés rencontrées sur le projet.

11 ) Organisez la discussion autour de questions ouvertes

La deuxième partie de votre réunion post-mortem se concentre sur les difficultés éprouvées sur le projet, et les axes de progrès à mettre en place afin d'éviter que ces difficultés se reproduisent dans le futur.

Pour cela, je vous recommande d'orienter la discussion autour de questions ouvertes.

Vous pouvez vous baser sur les questions dans votre matrice d'évaluation post-mortem.

Voici une liste non exhaustive de questions que vous pouvez utiliser dans le cadre de votre post-mortem :

1. Qu'est-ce qui s'est bien passé sur ce projet, et que l'on pourrait renforcer ?
2. Qu'est-ce qui s'est mal passé sur ce projet, pourquoi, et que mettre en place pour éviter que ça se reproduise ?
   
3. L'estimation des tâches était-elle juste ou y a t-il un écart significatif, et pourquoi ?
   
4. La succession des tâches et leur coordination a t-elle été bien organisée ? Que pourrait-on mettre en place pour renforcer le pilotage des dépendances de tâches ?
   
5. Les priorités ont-elles bien été arbitrées sur le projet ? Quels ont été les impacts positifs et négatifs ?
   
6. Comment s'est déroulé le lancement du projet ?
   
7. L'équipe projet a t-elle réussi à pleinement s'approprier le projet ?
   
8. La qualité des livrables fournies correspond t-elle à ce qui était attendu par le client ?
   
9. Comment la communication s'est déroulée entre les membres de l'équipe projet ? Y a t-il eu des points de friction, ou des débats sans consensus ?
   
10. Comment s'est déroulée la communication entre l'équipe projet et les parties prenantes ? Quels ont été les impacts positifs et négatifs sur le projet ?
    
11. Les échéances ont-elles été respectées ? Pourquoi ?
    
12. Le budget a t-il été respecté ? Pourquoi ?
    
13. Les parties prenantes ont-elles été informées en temps et en heure des évolutions du projet ?
    
14. Y a t-il eu des demandes de changement ou d'évolution du périmètre en cours de projet ? Comment ont-elles été gérées ? Quels impacts cela a t-il eu ?
    
15. Tous les comptes-rendus ont-ils été rédigés après chaque réunion ? Ont-ils été envoyés et validés dans un délai raisonnable ?
    
16. La documentation est-elle jugée claire et utile ?
    
17. Quel est le ratio entre le temps passé en réunion et le temps passé sur l'opérationnel, pour l'équipe projet ? Pourquoi ?
    
18. Les objectifs ont-ils clairement été définis ?
    
19. L'équipe avait-elle les ressources nécessaires pour terminer le projet dans les délais et le budget imparti ?
    
20. Les risques identifiés sont-ils survenus en cours de projet ? Les plans de mitigation des risques ont-ils réellement servis ? Pourquoi ?
    
21. Des risques non identifiés initialement sont-ils apparus en cours de route ? Pourquoi ?
    
22. Avec l'expérience acquise en cours de projet, qu'est-ce que vous feriez différemment ?
    
23. Voudriez-vous à nouveau travailler sur un projet similaire ? Pourquoi ?
    
24. Ce projet est-il une réussite ? Pourquoi ?
    

12 ) Imaginez des solutions répondant aux problématiques soulevées

Pour chacune des problématiques soulevées, prenez ensuite le temps d'identifier la manière de la résoudre définitivement.

Voici quelques conseils pour vous aider à trouver la meilleure solution possible :

• La solution n'est pas forcément qu'au niveau de l'équipe.
  Trop souvent, on se cantonne à ce qui est dans le périmètre de l'équipe lors d'un post-mortem. Voyez plus large. Les difficultés rencontrées peuvent peut-être provenir d'une mauvaise organisation interne dans l'entreprise ou d'un processus obsolète.
  
• Faites parler votre créativité.
  Inspirez-vous d'un atelier brainstorming pour trouver les solutions aux problématiques soulevées. Cherchez des axes d'amélioration en dehors des sentiers battus.
  
• Essayez de résoudre le problème à la racine.
  Vous pouvez utiliser une technique telle que la méthode des 5 pourquoi pour identifier la cause racine à l'origine du problème. Gardez à l'esprit que vous devrez mener une analyse systémique de votre projet.
  
• Pensez technique, processus, organisation d'équipe, organisation de l'entreprise.
  On pense en premier aux solutions opérationnelles que l'on peut apporter. Mais la meilleure solution peut être de modifier un processus, de bousculer la manière de travailler en équipe, ou encore de transformer l'entreprise en profondeur.
  
• Soyez le plus précis possible dans votre proposition.
  Si vous avez déjà une idée du chiffrage en temps et en investissement financier que la mise en place de la solution représente, notez-le.
  

13 ) Rédigez et envoyez un compte-rendu à tous les participants

En gestion de projet, chaque réunion doit faire l'objet d'un compte-rendu. la réunion post-mortem n'y fait pas exception.

Le chef de projet devra donc, à l'issue de la réunion, rédiger un compte-rendu incluant les éléments suivants :

• Succès de l'équipe.
  Rappel des victoires remportées par l'équipe projet.
  
• Difficultés rencontrées.
  Liste des problématiques rencontrées en cours de projet, avec les impacts que cela a engendré, et les probables causes racines.
  
• Axes d'amélioration proposé.
  Plan d'action listant les axes de progrès identifiés par l'équipe. Ceux-ci peuvent être chiffrés ou priorisés, en fonction du temps qu'a disposé l'équipe pour creuser les sujets.
  

14 ) Présentez les résultats du post-mortem à votre direction

Vous pensiez que c'était terminé ? Et bien non, il vous reste une dernière étape.

En l'état, votre compte-rendu de réunion ne sert à rien, bien qu'il contienne des axes d'amélioration pouvant aider le quotidien de toute l'entreprise.

Si vous n'en faites rien, il moisira au fin fond d'un dossier dans l'explorateur Windows.

Comment faire alors pour que le compte-rendu de la réunion post-mortem soit suivi d'effet ?

Prenez le temps de le présenter à votre direction, afin de prioriser un ou plusieurs axes d'amélioration inclus dans le plan d'action.

Ces axes de progrès permettront ainsi de renforcer les pratiques projet pour l'ensemble des collaborateurs de l'entreprise. Tout le monde en bénéficiera.

Voici comment je le présenterais :

• Présentation succincte du contexte et des objectifs du projet.
  Le contexte projet permet de situer le projet dans le temps, une situation sociale et économique. Les objectifs permettent de comprendre les enjeux du projet.
  
• Succès de l'équipe, et renforcement des bonnes pratiques.
  Rappel bref des victoires accomplies, et des pratiques à renforcer en interne pour que ça continue à être le cas sur les prochains projets.
  
• Difficultés rencontrées, et proposition de solutions.
  Présentez ensuite les problématiques survenues en cours de projet, et les axes de progrès identifiés en post-mortem permettant d'éviter que cela se reproduise.
  
• Priorisation des actions.
  Arbitrage par la direction. Elle doit choisir au moins l'un des axes de progrès identifié, à mettre en œuvre dès que possible. On s'assure ainsi que le post-mortem a été utile et que tout le monde puisse en bénéficier.