Qu'est-ce qu'un contexte de projet ? Comment bien le définir ? Et pourquoi est-ce indispensable ?
Zoom sur cet élément sous-utilisé et pourtant indispensable de toute bonne note de cadrage qui se respecte.
Qu'est-ce qu'un contexte projet ? Définition
Le contexte d'un projet correspond à l'ensemble des informations qui caractérisent un projet et lui donnent de la profondeur. Il peut s'agir de l'histoire et de l'origine du projet, d'informations sur le contexte réglementaire, culturel, économique, concurrentiel et social dans lequel évolue la société, ou encore de son environnement de travail.
En effet, un projet s'inscrit toujours dans un environnement social, économique et technique complexe, avec des éléments qui peuvent être inter-dépendants. Pour mettre toutes les chances de son côté, un bon chef de projet devra mener une analyse du contexte de projet, en plus de l'analyse du périmètre projet ainsi que de ses enjeux et de ses objectifs.
L'ensemble des éléments qui composent le contexte d'un projet doivent être notifiés dans la note de cadrage de projet, qui est le document de référence décrivant les tenants et aboutissants du projet.
Pourquoi faut-il analyser un contexte projet ?
Bien connaître l'environnement et le contexte d'un projet est l'un des facteurs-clés de succès identifiés.
Pourquoi ? Car cela apporte de nombreux avantages :
- Identifier les facteurs de réussite d'un projet.
Connaître le contexte dans lequel la société évolue permet d'identifier des leviers de succès auxquels vous n'auriez pas pensé autrement. - Identifier les contraintes métiers.
Mieux comprendre quel est le métier de son client permet de comprendre et d'anticiper ses contraintes métiers. Par exemple, un arrêté comptable à prendre en compte pour éviter une migration, ou encore un salon annuel regroupant l'ensemble des exposants nationaux. - Identifier les leviers et les freins pour la réalisation du projet.
Avoir une meilleure connaissance du contexte projet vous permettra des points qui pourraient demander plus de temps que prévu sur le projet. C'est notamment le cas de la résistance au changement dont pourra faire preuve les collaborateurs de la société cliente. - Identifier les risques à prendre en compte.
Plus vous comprendrez l'environnement dans lequel vous évoluez, meilleur vous serez pour identifier des risques sur votre projet, les analyser, les suivre et les mitiger. - Identifier les parties prenantes et les concurrents.
Un contexte projet permet de connaître avec précision les parties prenantes, les utilisateurs finaux d'un produit mais également les concurrents. Surveillez-les toujours d'un œil afin de vérifier si le marché n'est pas en train de se faire disrupter, ce qui pourrait remettre en cause votre projet. - Apprendre des autres.
Il y a sûrement des enseignements à apprendre de vos concurrents ou d'autres acteurs sur le marché ou ayant lancé la même démarche projet que la vôtre. L'objectif est simple : identifier des acteurs du marché qui ont essuyé les plâtres avant vous, et éviter de faire les mêmes erreurs. - Challenger son plan d'action avec l'état de l'art.
Il est intéressant de confronter le plan d'action envisagé sur le projet à l'état de l'art du secteur d'activité. Cela permet soit de s'assurer de l'adéquation du plan, soit de le mettre à jour en conséquence afin de tenir compte du contexte projet.
Comment définir et analyser le contexte d'un projet ?
Le contexte d'un projet se définit lors de la phase de cadrage d'un projet.
Le chef de projet est amené à poser des questions précises et structurées aux parties prenantes identifiées sur le projet, et plus particulièrement au client, aux utilisateurs finaux, à sa direction ou encore au commercial qui a vendu le projet (lorsqu'on est prestataire).
Pour cela, le chef de projet peut s'appuyer sur la méthode de questionnement QQOQCCP, ainsi que sur les 66 questions à poser absolument pour bien définir sa note de cadrage.
En synthèse, le contexte projet doit répondre aux points suivants :
- Histoire et origine du projet
- Histoire et origine de l'entreprise ou de la société cliente
- Contexte réglementaire dans lequel évolue la société
- Contexte culturel
- Contexte économique
- Contexte concurrentiel
- Contexte social
- Contexte technologique
- Contexte institutionnel
