10 étapes pour monter et concevoir un projet de A à Z

Vous avez toujours rêvé de monter votre projet, mais vous ne savez pas par où commencer, ou vous n'osez pas vous lancer ?

J'ai la solution.

Voici un plan d'action en 10 étapes qui va vous permettre de concevoir correctement votre projet, de le mettre sur papier et de maximiser vos chances de le mener à bien.

En quoi consiste la conception d'un projet ?

La conception de projet est une phase projet qui consiste à identifier les objectifs et résultats attendus du projet, ainsi qu'à élaborer le plan de projet. C'est l'une des premières phases du cycle de vie d'un projet.

Elle se nomme également phase d'initialisation du projet, ou encore phase de lancement, ou phase de pré-projet.

Le but de la conception de projet est de fournir une vision d'ensemble de ce que l'on souhaite accomplir à travers le projet. On définit alors les objectifs et la raison d'être du projet, les résultats attendus, les acteurs projet, les contraintes à respecter, un macro-planning, et un budget prévisionnel.

10 étapes pour bien monter votre projet

Voici un plan d'action en 10 étapes-clés pour réussir le montage de votre projet et mettre toutes les chances de votre côté :

  1. Identifiez la problématique de votre projet.
  2. Définissez les objectifs à atteindre et la raison d'être du projet.
  3. Déterminez les résultats attendus et le ROI.
  4. Réalisez les études de marché et de faisabilité.
  5. Identifiez les parties prenantes clés.
  6. Analysez et catégorisez les risques de votre projet.
  7. Identifiez les contraintes de votre projet.
  8. Préparez un plan de financement et un budget prévisionnel.
  9. Créez une roadmap visuelle pour le calendrier projet.
  10. Rédigez votre plan de projet.

1 ) Identifiez la problématique de votre projet

Avant toute chose, vous devez absolument identifier le point de départ de votre projet.

Pour cela, posez-vous les questions suivantes :

  • Quelle est la problématique que je cherche à résoudre via mon projet ?
  • Quel constat m'a poussé à imaginer ce projet ?
  • Qu'est-ce que ce projet apportera de mieux aux personnes concernées ?

La problématique que vous avez identifié doit être claire et limpide, pour tous ceux qui liront votre plan de projet.

Je vous conseille donc de passer le temps nécessaire sur cette étape, jusqu'à avoir une définition hyper claire de la problématique que vous souhaitez résoudre par le biais du projet.

N'hésitez pas non plus à donner quelques éléments de contexte, pour mieux comprendre votre problématique : secteur d'activités, constats terrain effectué, statistiques et chiffres, etc...

2 ) Définissez les objectifs et la raison d'être du projet

Bien, il est maintenant temps de définir précisément les objectifs et la raison d'être du projet.

Cette étape est également très importante, et je vous conseille d'y passer le temps nécessaire, sans vous chronométrer. Pour certains, ce sera l'affaire de quelques dizaines de minutes, pour d'autres plusieurs heures voire plusieurs jours. Et ce n'est pas un problème, bien au contraire !

Si vous définissez mal vos objectifs, votre projet sera bancal et dans le cas le plus extrême, le projet pourrait même partir à la dérive, être à l'arrêt ou même être annulé. 🙁

Pour définir vos objectifs projet, repartez de la problématique que vous avez identifié à l'étape 1, puis posez-vous les questions suivantes :

  • Lorsque le projet sera réalisé, qu'est-ce que cela apportera de bon aux personnes impactées ?
  • Quelle est la proposition et la plus value de ce projet ?
  • Qu'est-ce que je cherche à accomplir ?

Vous allez maintenant formuler vos objectifs de façon à ce qu'ils soient SMART :

  • S pour Spécifique.
    Un objectif doit être le plus précis possible. Par exemple, "Augmenter les ventes" n'est pas un bon objectif, car il n'est pas chiffré. Un objectif spécifique serait "Augmenter les ventes de +8%".
  • M pour Mesurable.
    Un objectif doit être mesurable pour déterminer s'il a été atteint ou pas. SI je reprends l'exemple précédent, un objectif mesurable donnerait "Augmenter les ventes de +8% d'ici au prochain semestre". On pourrait alors comparer le semestre actuel et le futur entre eux.
  • A pour Atteignable.
    Un objectif doit être ambitieux, certes, mais également atteignable. Si on se donne 3 mois pour atteindre un objectif et qu'on le réalise en 3 jours, c'est qu'il était bien trop facile. Un objectif bien défini doit challenger les équipes. Mais si on se donne 3 mois alors qu'il y a au moins 6 mois de travail, c'est tout sauf atteignable.
  • R pour Réaliste.
    Mais un bon objectif est aussi réaliste. En temps de crise, d'inflation ou de récession économique, il paraît peu pertinent de se donner comme objectif d'"Augmenter les ventes de +800% d'ici au prochain mois".
  • T pour Temporel.
    Un objectif doit être défini dans le temps. Il doit être associé à une date précise. Par exemple, "Augmenter les ventes de +8% d'ici au prochain semestre" est un objectif temporellement défini.
Pour aller + loin : Consultez cet article pour savoir comment formuler vos objectifs.

Vous pouvez avoir plus d'un objectif par projet, cependant je vous recommande de les limiter car plus les objectifs seront nombreux, plus le projet sera complexe, plus faible seront les chances de réussite.

3 ) Déterminez les résultats attendus et le ROI

Maintenant que vous connaissez la raison d'être de votre projet, son contexte, et ses objectifs, il est temps pour vous d'identifier quels sont les résultats attendus à court, moyen et long terme.

En d'autres termes, vous devez définir le retour sur investissement de votre projet (ROI en anglais : Return On Investment).

Ces résultats peuvent s'exprimer en différents termes :

  • Financiers.
    Vous faites une plus-value financière. C'est notamment le cas quand vous menez un projet pour l'un de vos clients.
  • Qualité.
    Vous augmentez vos standards de qualité, ce qui fait que vos clients sont plus satisfaits qu'avant, mais qu'en plus vous avez moins de pièces défectueuses. Ce qui à son tour peut se traduire en ROI financier.
  • Organisationnel.
    Vous réorganisez totalement l'entreprise pour améliorer l'efficacité des équipes, remanier les méthodes de travail, etc...
  • Social ou Culturel.
    Vous effectuez des changements en profondeur dans la culture de l'entreprise, pour y intégrer des aspects demandés par les nouvelles générations : bien-être au travail, QVT, RSE, management participatif, etc...
  • Autres.
    Je me suis axé sur des projets pour des entreprises, mais à vous de faire l'exercice en fonction de votre projet, de ce que vous cherchez à accomplir et de votre public cible.

Dans tous les cas, précisez à quelle échéance vous espérez ces résultats pour votre projet. Si possible, soyez le plus précis possible, et évitez les dates relatives.

Par exemple, un bon résultat attendu serait : "Croissance des ventes du produit XXX de +8% sur le second semestre 2023".

4 ) Réalisez des études de marché et de faisabilité

Avant de vous lancer tête baissée dans la réalisation de votre projet, il est crucial d'avoir une idée du marché, de vos concurrents, de ce qui se fait à côté, des bonnes pratiques, de l'état de l'art et plus globalement de la faisabilité de votre projet.

Pour cela, vous pouvez vous appuyer sur trois analyses quasi indispensables lorsqu'on monte un projet : l'étude de marché, l'étude de faisabilité et l'état de l'art.

  • Étude de marché.
    Une étude de marché consiste à collecter, analyser et interpréter des données pertinentes sur le marché dans lequel le projet sera lancé. L'objectif principal de cette étude est de comprendre l'environnement commercial et les facteurs qui influencent la demande, l'offre, la concurrence et les comportements des consommateurs.
  • Étude de faisabilité.
    Une étude de faisabilité vise à évaluer la faisabilité technique, financière, opérationnelle et organisationnelle du projet. L'objectif est d'identifier les contraintes potentielles et de déterminer si le projet peut être réalisé avec succès.
  • L'état de l'art.
    L'état de l'art, également appelé revue de littérature ou revue documentaire, consiste à rechercher et à faire une analyse approfondie des connaissances existantes dans le domaine du projet. On identifie les bonnes pratiques, les lacunes, identifier les normes à respecter, et collecter des informations (articles scientifiques, brevet, livres, rapports, etc...)

Ces trois documents vous permettront ainsi de consolider et valider vos hypothèses, et d'avoir des données sur lesquelles vous appuyer pour mettre toutes les chances de votre côté lors d'un appel à projet, par exemple.

5 ) Identifiez les parties prenantes clés

Cette étape est plus simple et plus rapide que la précédente, vous pouvez souffler un peu. 😉

Il s'agit ici d'identifier l'ensemble des parties prenantes de votre projet, autrement dit de lister les acteurs clés ainsi que leur intérêt porté à votre projet.

Vous pouvez renseigner une matrice des parties prenantes, ou simplement faire une liste du public concerné. Je vous conseille de ne pas utiliser de nom nominatifs, mais plutôt d'utiliser les fonctions d'une personne ou d'un groupe de personne. Par exemple, utilisez : "Expert comptable", plutôt que "Jean Moulin".

Voici quelques pistes pour vous aider dans cet exercice :

  • Qui sont les personnes qui vont activement participer au projet ?
  • Quelles sont les personnes qui ont un intérêt quelconque dans la réalisation du projet, mais qui ne participeront pas activement à celui-ci ?
  • Quelles sont les personnes qui seront impactées positivement ou négativement par les résultats du projet ?
  • Quels sont les partenaires, prestataires et fournisseurs à qui il faudra faire appel pour réaliser le projet ?
  • Qui sera en charge du pilotage de votre projet ?

6 ) Analysez et catégorisez les risques de votre projet

Sur un projet, il y a mille et une chose qui peuvent mal tourner. Le principe de la gestion des risques est justement d'anticiper les problèmes avant qu'ils ne surviennent, et de mettre en place des plans d'action pour éviter que ces problématiques ne voient le jour.

Vous devez donc pour cela identifier, évaluer et traiter les risques avant qu'ils ne se matérialisent et avant qu'ils n'impactent le projet.

Il existe deux grandes familles de risques :

  • Les risques exogènes.
    Il s'agit des risques extérieurs à l'entreprise. Par exemple : évolution de la réglementation, délais supplémentaires de livraison côté fournisseur, pandémie mondiale, risques politiques et sociaux, météo, ...
  • Les risques endogènes.
    Il s'agit des risques internes à l'entreprise. Par exemple : organisation du projet, indisponibilités des experts, mauvaises estimations, choix des prestataires, ...

Et parmi ces deux familles, il y a des dizaines de type de risques différents, que j'aborde en détails dans cet article.

Pour chacun des risques que vous allez identifier, vous devrez indiquer les informations suivantes :

  • Nature du risque.
    Il s'agit du type de risque que vous avez identifié, et de ce qui pourrait le provoquer.
  • Probabilité de survenance.
    Cet indicateur permet de savoir quelle est la chance que le risque se produise. Plus il est élevé, plus il a de chances d'arriver. Idéalement, cela doit s'exprimer en pourcentage, mais si vous débutez, une catégorisation en "faible, moyen, élevé" suffira.
  • Impact.
    L'impact du risque mesure les effets que celui-ci aura sur le projet s'il devait se produire. Il se mesure normalement en impact financier, mais ce n'est pas tout le temps possible de l'évaluer, et les calculs sont complexes. Vous pouvez le catégoriser en "faible, moyen, élevé" pour commencer.
  • Mesures de prévention.
    Vous allez lister ici toutes les mesures préventives que vous allez mettre en place afin d'éviter que le risque se produise ou alors afin de limiter son impact.
  • Mesures de correction.
    Les mesures que vous listez ici ne seront prises en compte et mises en oeuvre que si le risque en question s'est produit et que vous n'avez pas réussi à éviter sa survenance.
Pour aller + loin : Dans cet article, je vous propose un modèle de registre des risques et vous explique comment l'utiliser.

7 ) Identifiez les contraintes de votre projet

A ce stade, vous disposez de quasi l'ensemble des éléments pour caractériser et définir votre projet. C'est le bon moment pour s'intéresser aux contraintes.

Pour faire simple, les contraintes projet sont des éléments dont il faut tenir compte pour mener à bien son projet. Elles peuvent prendre différentes formes :

  • Contraintes budgétaires.
    Il s'agit ici du budget alloué au projet ou à ses différentes phases. On parle parfois de budget initial, de budget temporaire ou plus souvent de budget prévisionnel. Le projet devra ensuite être réalisé dans la limite de ce budget.
  • Contraintes temporelles.
    Il s'agit des contraintes de temps qui régissent le projet, parmi lesquelles on retrouve les échéances. Vous pouvez y lister les principaux jalons du projet, les dates de démarrage au plus tôt et au plus tard, ainsi que les échéances au plus tôt et au plus tard pour chaque jalon, et pour le projet.
  • Contraintes législatives.
    Vous pouvez glisser ici toutes les contraintes réglementaires et législatives à respecter, les normes dont il faut tenir compte, etc...
  • Contraintes d'organisation.
    Il s'agit de méthodes de travail, de processus de décision, de méthodologies de gestion de projet à respecter, ou encore de la disponibilité des ressources et des acteurs projet.
  • Contraintes métiers.
    Enfin, cette rubrique contient l'ensemble des contraintes métiers dont il faut tenir compte. Par exemple : "opération comptable en fin de mois, donc pas de migration informatique entre le 20 du mois et le 05 du mois suivant".

Prenez le temps nécessaire pour toutes les identifier et bien les définir, cela vous fera gagner du temps par la suite.

8 ) Préparez un plan de financement et un budget prévisionnel

Il vous faut maintenant déterminer quel est le budget prévisionnel du projet, et préparer un plan de financement en conséquence si vous ne disposez pas de toutes les sommes nécessaires.

Le budget prévisionnel d'un projet se présente sous la forme d'un tableau et est généralement composé des éléments suivants :

  • Les coûts de main d’œuvre, ou charges sociales.
  • Les coûts des matières premières.
  • Les coûts d'équipements, d'acquisition de logiciels et de location.
  • Les coûts administratifs.
  • Les coûts de recherche et développement.
  • Les coûts de formation et de développement de compétences.
  • Les frais de déplacement.
  • Les frais de logistique.
  • Les frais d'exploitation.

Ces coûts sont regroupés en 4 types de coûts :

  1. Les coûts directs.
    Les coûts directs sont directement liés aux travaux à réaliser dans le cadre du projet. Par exemple, ce peut être l'embauche d'experts spécifiquement pour ce projet, l'achat de licences de logiciels, etc...
  2. Les coûts indirects.
    Les coûts indirects correspondent au coût global de l'activité, mais ne sont pas directement liés au projet. On y retrouve notamment le chauffage, l'éclairage, la location de bureaux (s'ils ne sont pas spécifiques au projet), le stockage des consommables, etc...
  3. Les coûts fixes.
    Les coûts fixes sont des frais uniques (non récurrents) qui ne sont pas liés à la durée d'un projet. Autrement dit, si le projet prend plus de temps que prévu, ces coûts n'évolueront pas. Ce peut être l'achat ponctuel d'un service de publicité marketing ou de SEO, une formation ou un coaching sur une méthode de gestion de projet, etc...
  4. Les coûts variables.
    Les coûts variables sont l'opposé des coûts fixes : ils peuvent changer et évoluer en fonction de la durée du projet. On peut par exemple citer la location de matériel ou les salaires, qui seront un poste de dépense plus important si le projet s'étale sur 12 mois plutôt que 6.

Dans tous les cas, ces coûts sont à équilibrer avec les sources de financement du projet : fonds propres, investissements, subventions publiques, etc...

Pour aller + loin : Consultez cet article pour découvrir comment je crée mes budgets prévisionnels, en 10 étapes.

9 ) Transformez votre calendrier en roadmap visuelle

Vous avez maintenant tous les éléments à votre disposition pour établir le calendrier ou le macro-planning de votre projet.

L'idée ici n'est pas de créer un planning ultra détaillé (vous aurez tout le temps de le faire plus tard), mais d'indiquer grosso modo comment doit se dérouler votre projet. 

Il s'agit d'une estimation, qui évoluera forcément en cours de route, mais cela permet à une personne extérieure au projet de comprendre d'un coup d’œil ce qu'il est nécessaire de faire, comment le projet est découpé et sur combien de semaines ou mois il s'étale.

La forme de cette roadmap visuelle, ou de ce calendrier projet, est libre. Mais si vous ne savez pas par où commencer, prenez juste Excel et inspirez-vous de la capture d'écran ci-dessous.

Reprenez vos principaux jalons, ainsi que les dates de début et de fin pour chacun d'entre eux, et reportez-les de façon visuelle dans Excel.

modèle macro-planning réalisé sous Excel
exemple macro-planning microsoft excel
exemple macro-planning microsoft excel

10 ) Rédigez votre plan de projet

Bien, il est maintenant temps de passer à la rédaction de votre plan de projet, ou plan de management de projet (PMP).

Dans ce livrable, on doit y trouver :

  • Les objectifs à atteindre.
  • Les différentes phases du projet.
  • Les parties prenantes.
  • Le budget prévisionnel.
  • Le calendrier avec les principales échéances.
  • Les tâches à exécuter.
  • Le rôle de chaque collaborateur impliqué.

Ce livrable essentiel permet ainsi de répondre à plusieurs questions importantes pour ses lecteurs, ce qui en fait un document indispensable pour comprendre le projet pour une personne extérieure :

  • Quel est l’objectif final du projet ?
  • Quel est le budget prévisionnel alloué au projet ?
  • Quelles sont les grandes étapes et jalons pour accomplir ce projet ?
  • Quand se termine-t-il ?
  • Que se passe-t-il si l’on doit changer quelque chose en cours de route ?
  • Comment suit-on l’évolution du projet ?
  • Qu’arrive-t-il si l’un des risques identifié se produit, et que fait-on pour éviter cette situation ?
Pour aller + loin : Dans cet article, je vous livre les meilleures pratiques pour bien rédiger votre plan de projet.