Pour arriver au bout d’un projet, on doit avancer par étapes successives. Un pas devant l’autre, et encore, et toujours, comme dirait Michel Fugain. (si vous ne connaissez pas, c’est que vous avez mon âge : bienvenue au club. C’est un chanteur qui a accompagné vos parents).
Vous pouvez essayer de vous faire violence, vous pouvez essayer de tout faire d’une traite, ce n’est tout simplement pas possible. Un projet ça s’étale sur des jours, des semaines, des mois parfois même des années.
C’est comme essayer de se mater l’intégrale de toute la filmographie Star Wars : impossible à faire d’un seul coup.
Vous ne me croyez pas ?
On en est maintenant à 11 films, et plusieurs séries de plusieurs saisons (coucou The Mandalorian). Et de nouveaux films qui sont en préparation.
Vous êtes obligé de faire des pauses, ne serait-ce que pour réhumidifier vos rétines et changer les allumettes permettant de maintenir vos paupières ouvertes.
Du coup pas le choix, vous allez regarder l’intégrale en plusieurs fois : vous êtes obligé de découper.
Et bien votre projet, c’est pareil !
La méthode du cuistot pour bien découper un projet
On l’a vu, un projet c’est un peu comme si vous essayiez de manger un énooooorme gâteau au chocolat.
Impossible de le faire en une seule fois, vous risquez l’indigestion.
Et oui, même si vous êtes un fondu de chocolat (oui je sais, j’ai mon diplôme d’école de jeu de mots 3ème année), soyons honnêtes il est préférable de s’y attaquer une part à la fois.
Alors vous allez devoir couper des parts, et les manger les unes après les autres.
1 ) Comment découper un projet en jalons ?
Les parts que vous allez couper, c’est ce qui correspond aux jalons de votre projet.
Ce n’est pas nécessaire de couper des parts de taille égale. L’important n’est pas de manger la même quantité à chaque part, l’important est de finir de manger le gâteau dans les temps.
Les jalons d’un projet, c’est ce qu’on pourrait appeler les étapes-clés de l’avancée du projet.
Par exemple, pour un projet où je dois livrer un serveur informatique à mon client, j’aurais plusieurs jalons :
- Jalon 1 : Création du serveur virtuel, ou achat et livraison de la machine physique.
- Jalon 2 : Installation de Microsoft Windows ou équivalent : le fameux système d’exploitation.
- Jalon 3 : Installation & paramétrage des logiciels métiers demandés par mon client.
- Jalon 4 : Tests & recette. On valide que tout est ok.
- Jalon final : Livraison du serveur au client, prêt à l’emploi.
Le jalon 2 ça peut littéralement être plié en 2 heures, par contre il est possible que je passe plusieurs jours ou semaine sur le jalon 3 en fonction de la complexité de la demande.
Pour aller + loin : Pour en savoir plus sur le cadencement d’un projet et les différentes phases qui le compose, je vous invite à consulter mon article « Les 4 phases d’un projet » en cliquant ICI.
2 ) Comment découper un jalon en tâches ?
Ok, maintenant que l’on a vu les jalons, attaquons-nous aux tâches avec notre exemple du gâteau au chocolat.
Maintenant que vous vous êtes taillé vos parts (qui correspondent aux jalons projets), vous allez devoir les engloutir les unes à la suite des autres.
Si vous arrivez à les gober d’un coup félicitations ! Mais je mettrais ma main à couper que vous allez prendre plusieurs bouchées pour finir la part.
Et ces bouchées, devinez quoi… ça correspond à vos tâches !
Avec plusieurs bouchées, vous venez à bout de votre première part, votre premier jalon. Vous pouvez alors attaquer la deuxième. Et ainsi de suite jusqu’à la fin de votre projet.
Et si vous vous y mettez à deux sur la même part, vous irez bien plus vite pour avaler ce fabuleux gâteau, sans risquer d’indigestion et tout ce qui s’ensuit (ce qui correspond à une surcharge de travail).
Il ne manque plus qu’à définir qui mange quelle bouchée et vous serez en mesure de faire votre premier planning projet.
3 ) Quelques astuces complémentaires à la méthode du cuistot
- Essayez de limiter au maximum le nombre de jalons sur un projet.
On ne crée pas des jalons pour faire des jalons. ça doit faire sens. Cela correspond à un point de passage obligé du projet, comme par exemple la fin d’une phase de test. - Ne prenez pas de trop petites bouchées.
Plus vos tâches seront petites, plus il sera difficile de les découper, plus il sera difficile de les suivre et finalement de vous y retrouver. - Dans la mesure du possible, définissez des tâches de durée similaire.
En essayant de faire en sorte qu’elles ne dépassent pas une journée de travail. Redécoupez vos tâches en sous-tâches si besoin pour ce faire. - Assignez une tâche à une personne et une seule.
La dernière chose que vous souhaitez, c’est que les deux croquent au même moment dans le même morceau de gâteau pour avaler la même bouchée. Il y a risque de retrouver des dents sur la table derrière. - Contrairement à votre gâteau, dans un projet certaines tâches devront être traitées avant d’autres.
C’est ce qu’on appelle des tâches prioritaires, qui sont souvent des pré-requis à d’autres tâches. Autrement dit la tâche n°2 ne pourra pas commencer tant que la tâche n°1 n’est pas terminée.
Et la science dans tout ça, elle en dit quoi ?
Que le chocolat c’est délicieux !
Plus sérieusement, Teresa Amabile et son équipe ont montré dans une étude (Source) que :
« De toutes les choses qui peuvent stimuler les émotions, la motivation et les perceptions au cours d’une journée de travail, la plus importante est le fait de progresser dans un travail significatif. »
Teresa Amabile
Si le morceau de gâteau auquel on s’attaque est trop gros, on va avoir l’impression de stagner, de caler. Le gâteau finira par avoir raison de nous et de notre estomac, et dégoûté on baissera les bras devant ce qui reste à accomplir.
La bonne manière de faire c’est d’utiliser les petites victoires. De découper suffisamment finement notre gâteau en parts (nos jalons) et en bouchées (nos tâches) pour avoir réellement l’impression d’avancer.
Les petites victoires stimulent les acteurs et les équipes projet. Franchement, quel pied de pouvoir cocher une case « terminée » dans sa todolist, et de regarder en fin de semaine tout ce qui a été accompli !
Conclusion
Pour découper efficacement votre projet en jalons et en tâches, munissez-vous de votre meilleur couteau, aiguisez sa lame, et taillez dans le lard.
N’oubliez pas qu’un projet se découpe en jalons, et que chaque jalon se découpe en tâches.
Si une tâche vous paraît trop grosse à traiter, c’est qu’elle n’a pas été découpée assez finement.
Retaillez un bon coup dedans pour faire en sorte que les durées de vos tâches ne dépasse pas 1 journée de travail. Vous échapperez ainsi à l’indigestion.
Que pensez-vous de la méthode du cuistot ? Est-ce qu’elle vous a été utile ? Racontez-nous dans les commentaires vos retours d’expérience, et vos méthodes pour découper convenablement vos projets en jalons et tâches ?
