Pour arriver au bout d’un projet, on doit avancer par étapes successives. Un pas devant l’autre, et encore, et toujours, comme dirait Michel Fugain. (si tu ne connais pas, bienvenue au club. C’est un chanteur qui a accompagné tes parents).

Tu peux essayer de te faire violence, tu peux essayer de tout faire d’une traite, ce n’est tout simplement pas possible. Un projet ça s’étale sur des jours, des semaines, des mois parfois même des années.

C’est comme essayer de se mater l’intégrale des Star Wars : impossible à faire d’un seul coup.

Tu ne me crois pas ?

On en est maintenant à 11 films, une série récente (the mandalorian), une série animée (the clone wars) de plusieurs saisons. Et de nouveaux films qui sont en préparation.

Tu es obligé de faire des pauses, ne serait-ce que pour réhumidifier tes rétines et changer les allumettes permettant de maintenir tes paupières ouvertes.

Du coup pas le choix, tu vas regarder l’intégrale en plusieurs fois : tu es obligé de découper.

Et bien ton projet, c’est pareil !

La méthode du cuistot pour bien découper un projet

On l’a vu, un projet c’est un peu comme si tu essayais de manger un énooooorme gâteau au chocolat.

Impossible de le faire en une seule fois, tu risques l’indigestion.

Et oui, même si tu es un fondu de chocolat (oui je sais, j’ai mon diplôme d’école de jeu de mots 3ème année), soyons honnêtes il est préférable de s’y attaquer une part à la fois.

Alors tu vas devoir couper des parts, et les manger les unes après les autres.

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Comment découper un projet en jalons ?

Les parts que tu vas couper, c’est ce qui correspond aux jalons de ton projet.

Ce n’est pas nécessaire de couper des parts de taille égale. L’important n’est pas de manger la même quantité à chaque part, l’important est de finir de manger le gâteau dans les temps.

Les jalons d’un projet, c’est ce qu’on pourrait appeler les étapes-clés de l’avancée du projet.

Par exemple, pour un projet où je dois livrer un serveur informatique à mon client, j’aurais plusieurs jalons :

  • Jalon 1 : Création du serveur virtuel, ou achat et livraison de la machine physique.
  • Jalon 2 : Installation de Microsoft Windows ou équivalent : le fameux système d’exploitation.
  • Jalon 3 : Installation & paramétrage des logiciels métiers demandés par mon client.
  • Jalon 4 : Tests & recette. On valide que tout est ok.
  • Jalon final : Livraison du serveur au client, prêt à l’emploi.

Le jalon 2 ça peut littéralement être plié en 2 heures, par contre il est possible que je passe plusieurs jours ou semaine sur le jalon 3 en fonction de la complexité de la demande.

Pour en savoir plus sur le cadencement d’un projet et les différentes phases qui le compose, je t’invite à consulter mon article “Les 4 phases d’un projet” en cliquant ICI.

Comment découper un jalon en tâches ? Quelle différence avec les jalons ?

Ok, maintenant que l’on a vu les jalons, attaquons-nous aux tâches avec notre exemple du gâteau au chocolat.

Maintenant que tu t’es taillé tes parts (qui correspondent aux jalons projets), tu vas devoir les engloutir les unes à la suite des autres.

Si tu arrives à les gober d’un coup félicitations ! Mais je mettrais ma main à couper que tu vas prendre plusieurs bouchées pour finir la part.

Et ces bouchées, devine quoi… ça correspond à tes tâches !

Avec plusieurs bouchées, tu viens à bout de ta première part, ton premier jalon. Tu peux alors attaquer la deuxième. Et ainsi de suite jusqu’à la fin de ton projet.

Et si vous vous y mettez à deux sur la même part, vous irez bien plus vite pour avaler ce fabuleux gâteau, sans risquer d’indigestion et tout ce qui s’ensuit (ce qui correspond à une surcharge de travail).

Il ne manque plus qu’à définir qui mange quelle bouchée et tu seras en mesure de faire ton premier planning projet.

Quelques astuces complémentaires à la méthode du cuistot

  • Essaye de limiter au maximum le nombre de jalons sur un projet. On ne crée pas des jalons pour faire des jalons. ça doit faire sens. Cela correspond à un point de passage obligé du projet, comme par exemple la fin d’une phase de test.
  • Ne prends pas de trop petites bouchées. Plus tes tâches seront petites, plus il sera difficile de les découper, plus il sera difficile de les suivre et finalement de t’y retrouver.
  • Dans la mesure du possible, définis des tâches de durée similaire, en essayant de faire en sorte qu’elles ne dépassent pas une journée de travail.
  • Assigne une tâche à une personne et une seule. La dernière chose que tu souhaites, c’est que les deux croquent au même moment dans le même morceau de gâteau pour avaler la même bouchée. Il y a risque de retrouver des dents sur la table derrière.
  • Contrairement à ton gâteau, dans un projet certaines tâches devront être traitées avant d’autres. C’est ce qu’on appelle des tâches prioritaires, qui sont souvent des pré-requis à d’autres tâches. Autrement dit la tâche n°2 ne pourra pas commencer tant que la tâche n°1 n’est pas terminée.

Et la science dans tout ça, elle en dit quoi ?

Que le chocolat c’est délicieux !

Plus sérieusement, Teresa Amabile et son équipe ont montré dans une étude que :

“De toutes les choses qui peuvent stimuler les émotions, la motivation et les perceptions au cours d’une journée de travail, la plus importante est le fait de progresser dans un travail significatif.”

Si le morceau de gâteau auquel on s’attaque est trop gros, on va avoir l’impression de stagner, de caler. Le gâteau finira par avoir raison de nous et de notre estomac, et dégoûté on baissera les bras devant ce qui reste à accomplir.

La bonne manière de faire c’est d’utiliser les petites victoires. De découper suffisamment finement notre gâteau en parts (nos jalons) et en bouchées (nos tâches) pour avoir réellement l’impression d’avancer.

Les petites victoires stimulent les acteurs et les équipes projet. Franchement, quel pied de pouvoir cocher une case “terminée” dans sa todolist, et de regarder en fin de semaine tout ce qui a été accompli !

Conclusion

Pour découper efficacement ton projet en jalons et en tâches, munis-toi de ton meilleur couteau, aiguise sa lame, et taille dans le lard.

N’oublie pas qu’un projet se découpe en jalons, et que chaque jalon se découpe en tâches.

Si une tâche te paraît trop grosse à traiter, c’est qu’elle n’a pas été découpée assez finement. Retaille un bon coup dedans pour faire en sorte que les durées de tes tâches ne dépasse pas 1 journée de travail.

Que penses-tu de la méthode du cuistot ? Est-ce qu’elle t’a été utile ?

Raconte -nous dans les commentaires tes retours d’expérience, et tes méthodes pour découper convenablement tes projets en jalons et tâches compréhensibles ?

Thibault

​A propos de l'auteur

Chef de projet IT depuis 2008, j'ai travaillé sur des projets à plusieurs millions d'euros. J'ai décidé de dépoussiérer la gestion de projet. Exit les méthodologies complexes, exit les outils lents, lourds, complexes à utiliser. Mon objectif ? Te donner les clés pour piloter tes projets avec efficacité.

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