L’énoncé des travaux (Statement Of Work, ou SOW en anglais) est un document à maîtriser et à avoir dans sa boîte à outils de chef de projet, notamment lorsque vous vous trouvez en phase d’initialisation et de cadrage projet.
Dans cet article, je vais vous expliquer tout ce qu’il y a à savoir sur l’énoncé des travaux : définition, avantages, objectifs, contenu. Je vous donnerai également mes conseils pour rédiger ce précieux document.
Qu’est-ce qu’un énoncé des travaux ? Définition
L’énoncé des travaux (EDT) est un document projet qui fournit une description des exigences d’un projet spécifique. Il définit le périmètre du travail à réaliser, les livrables du projet, les principales échéances, le lieu de travail ainsi que les modalités de paiement.
L’énoncé des travaux fait souvent partie du bon de commande ou du contrat qui régit un projet. Dans les procédures d’appel d’offres publiques ou privées, l’EDT est un indispensable, qui permet d’expliquer les attentes et besoins du client, et de spécifier les exigences et contraintes à respecter dans le cadre du projet.
L’énoncé des travaux porte de nombreux noms, et vous pourrez retrouver ce document sous l’un des noms suivants :
- Énoncé des travaux (EDT)
- Énoncé du projet
- Énoncé de travail
- Étendue des travaux
- Portée des travaux
- Statement of Work (SOW)
Différences entre l’énoncé des travaux et la portée d’un projet
Pour faire simple, l’énoncé des travaux et la portée d’un projet sont quasiment la même chose, à une nuance près.
- L’énoncé du projet (EDT).
L’énoncé du projet, ou énoncé des travaux, fait référence au document lui-même, qui définit le périmètre du travail à réaliser, les livrables du projet, les principales échéances, le lieu de travail ainsi que les modalités de paiement. - La portée du projet.
La portée du projet quant à elle fait référence à l’étendue du travail à réaliser pour atteindre les objectifs projet. Cette étendue de travail est définit précisément dans l’énoncé des travaux. On parle également parfois de périmètre projet.
Pour aller + loin : Je vous explique en détails dans cet article ce qu’est la portée d’un projet.
Différences entre l’énoncé des travaux et le cahier des charges
Bien que l’énoncé des travaux (ou énoncé de projet) et le cahier des charges sont tous deux des documents importants et contractuels en gestion de projet, ils se différencient par leur contenu et surtout leur objectif.
- Énoncé des travaux.
L’énoncé des travaux (SOW) se concentre sur les aspects opérationnels du projet, et décrit les livrables, les délais, les ressources et les contraintes. Il est utilisé dans le contexte d’une relation client-fournisseur (Appel d’offres et marchés publics principalement) pour définir les attentes du client et les engagements du fournisseur envers le projet. L’EDT clarifie les détails spécifiques du projet et fournit une base solide pour le déroulement du projet. - Cahier des charges.
Le cahier des charges projet se concentre davantage sur les exigences du projet du point de vue fonctionnel. Il décrit les fonctionnalités, les caractéristiques et les exigences techniques du produit ou du système à développer. Le cahier des charges peut être utilisé pour définir les besoins du projet, déterminer les spécifications techniques requises et servir de base pour la conception et le développement.
Dans les faits, les cahiers des charges projet (techniques et fonctionnels) se recoupent souvent avec l’énoncé des travaux, qui est une notion de gestion de projet moins connue en France.
Par contre, aux USA, et dans la méthodologie PMI-PMP, on retrouve bien une distinction entre les deux.
Pour aller + loin : Je vous explique en détails dans cet article ce qu’est un cahier des charges projet, et comment vous pouvez en créer un.
Pourquoi faire un énoncé des travaux en gestion de projet ?
Un énoncé des travaux est essentiel dans le management d’un projet, et ce pour plusieurs raisons :
- Il délimite clairement la portée du projet.
L’EDT indique clairement quel est l’objectif du projet, le périmètre du travail à réaliser, ainsi que ses limites. Le chef de projet sait donc clairement quels sont les livrables et résultats attendus du projet, et peut agir en conséquence. - Il clarifie les attentes du commanditaire.
Ce document permet de spécifier clairement les attentes et besoins du client et de l’ensemble des parties prenantes concernées par le projet. Il énonce les exigences, les spécifications fonctionnelles ainsi que les critères de réussite du projet, ce qui permet d’assurer la qualité durant le cycle de vie du projet. - Il fixe les contraintes de planification et d’organisation du travail.
Le SOW précise les échéances à respecter, ainsi que les spécifications et contraintes à prendre en compte dans la planification du projet. Les principaux jalons et échéances sont précisés, ce qui permet de rythmer le projet et de suivre sa progression. - Il liste les ressources et moyens mis à disposition.
Le gestionnaire du projet peut ainsi s’assurer de disposer des ressources nécessaires au bon moment, et de la disponibilité des membres de son équipe. - Il établit une base contractuelle, connue, comprise et acceptée de tous.
Ce document agit comme un contrat entre le client (MOA) et le fournisseur (MOE), et énonce les engagements, obligations et responsabilités de chaque parties prenantes. - Il facilite la communication pendant toute la durée du projet.
Enfin, l’énoncé des travaux sert de document de référence pendant le projet, et facilite la communication et la résolution des conflits. Le cadre clair et précis du document sur tous les aspects du projet facilite également la prise de décision.
Quels sont les différents types d’énoncé des travaux (EDT) ?
Il existe plusieurs types d’énoncé des travaux, que voici :
- Énoncé des travaux détaillé (ou de conception).
Ce type d’EDT définit les exigences exactes nécessaires pour mener à bien un projet. Il indique au prestataire-fournisseur exactement comment effectuer le travail et quels processus suivre. - Le niveau d’effort.
Ce type d’EDT est utilisé pour tout type de service. Il détaille les heures de travail à réaliser / facturer, ainsi que toute ressource et moyen matériel nécessaire pour effectuer la prestation demandé, sur un temps donné. - Énoncé de travail basé sur la performance.
Il s’agit ici d’un document basé sur les performances qui définit clairement l’objectif du projet, les ressources qui seront mises à disposition ainsi que les livrables à produire. Il comprend souvent des critères de performance (SLA) ainsi que des critères d’acceptation. Ce document ne détaille par contre pas comment le travail doit être effectué. Il s’agit de l’énoncé des travaux le plus utilisé par les entreprises.
Quel est le contenu de l’énoncé des travaux ?
Un énoncé des travaux, ou statement of work, est constitué des éléments suivants :
- Objectif du projet.
Un EDT (ou SOW) commence par détailler la raison d’être du projet : pourquoi faison-nous ce projet ? - Portée des travaux à réaliser.
Il décrit ensuite le périmètre du projet et la liste des tâches et activités à réaliser, avec les détails appropriés. - Lieu.
Il s’agit du ou des lieux où le travail est effectué, ainsi que les lieux où se trouvent les livrables à installer, ou à remettre au client (livraison de matériel à un endroit spécifique par exemple). - Période d’exécution.
Cette section indique la durée autorisée pour le travail. On y retrouve donc les dates de démarrage au plus tôt et date de fin au plus tard du projet, ainsi que les principales échéances à respecter. Certaines personnes incluent également le nombre d’heures à réaliser ou à facturer par semaine ou par mois, ainsi que tout autre élément utile à la planification du projet. - Livrables à fournir.
L’EDT inclue également une liste exhaustive des livrables à réaliser et fournir tout au long du projet. Cette liste peut prendre la forme d’un tableau de suivi des livrables. - Calendrier des livrables.
Cette section indique quand chaque livrable doit être livré, en fonction des jalons projet et des principales échéances définies plus haut dans le document. - Normes applicables.
S’il existe des normes à respecter ou des contraintes législatives et réglementaires dont il faut tenir compte, celles-ci sont listées et décrites en détail dans cette section. Il peut s’agir de normes de qualité, de normes de performance technique, environnementale, de sécurité ou encore de normes imposées au niveau national par le gouvernement (par exemple le RGPD, ou la norme HDS pour l’hébergement des données de santé). - Critères de performance.
Les critères de performance décrivent les accords de niveau de service (ou SLA – Service Level Agreement) qui s’appliquent au contrat et au projet. Le non respect de ces critères peut déclencher des pénalités, notamment sur les marchés publics. - Critères d’acceptation.
Les critères d’acceptation (ou critères de contrôle qualité) décrivent dans quelle mesure les livrables et le résultat du projet seront acceptés et validés, et donnent au chef de projet les exigences de qualité à respecter sur le projet. - Exigences spéciales et contraintes.
Cette section regroupe toutes les exigences spéciales et contraintes métiers qu’il est nécessaire de prendre en compte sur le projet. Par exemple : diplômes et certifications pour le personnel, exigences de déplacement, etc… - Type de contrat.
L’EDT spécifie également quel est le type de contrat qui régit le projet et les relations entre la maîtrise d’ouvrage (MOA, le client) et la maîtrise d’œuvre (MOE, le prestataire). - Calendrier et modalités de paiement.
Enfin, ce document indique quel est le calendrier de paiement, les modalités, et la ventilation des paiements, qu’ils soient initiaux (au démarrage du projet) ou échelonnés dans le temps.
On peut également y retrouver les aspects budgétaires, la gestion des risques, les ressources mises à disposition pour le projet, ainsi que les modalités de résiliation ou des annexes.
Modèle + Exemples
J’ai créé pour vous ce modèle d’énoncé des travaux, que vous pouvez télécharger gratuitement, puis adapter à vos besoins.
Exemple d’énoncé de travaux
Voici un exemple d’un énoncé des travaux, dont vous pouvez vous inspirer.
Exemple d’un énoncé des travaux (EDT) – Statement of work (SOW)
Exemple d’un énoncé des travaux (EDT) – Statement of work (SOW)
Comment rédiger un énoncé de projet ?
Voici un plan en 8 étapes pour vous guider dans la rédaction de votre énoncé des travaux (EDT) :
- Créer une brève introduction.
- Définir l’objectif et la raison d’être du projet.
- Définir le périmètre de votre projet.
- Créer un WBS pour découper et structurer le projet en activités, en jalons et en livrables.
- Préciser les échéances et les contraintes temporelles à respecter.
- Définir les critères d’acceptation du projet et de chaque livrable.
- Lister toute autre exigence, norme ou contrainte à respecter.
- Préciser le calendrier et les modalités de paiement.
1 ) Créer une brève introduction
Cette section, qui ne doit pas être trop détaillée, permet d’expliquer quel est le contexte du projet et ce qu’on cherche globalement à accomplir, ainsi que les différentes parties prenantes qui sont concernées par le projet.
Les aspects mentionnés dans cette introduction seront ensuite creusés dans les différentes sections de l’énoncé des travaux.
2 ) Définir l’objectif et la raison d’être du projet
Pour faciliter la rédaction de cette partie, commencez par vous demander :
- Pourquoi initier ce projet ?
- Quelle est sa raison d’être ?
- Quels sont les objectifs que je souhaite accomplir ?
- Quels sont les résultats que je cherche à obtenir ?
- Quel est le problème que je veux régler via ce projet ?
La réponse à ces questions vont vous permettre d’écrire un « purpose statement » puissant, qui indique précisément les objectifs du projet ainsi que les résultats attendus.
Mon conseil ? Prenez le temps nécessaire pour rédiger cette section, qui doit être le plus clair possible.Partez toujours du principe que ce qui est évident pour vous ne l’est pas forcément pour les autres. N’hésitez pas à donner des éléments de contexte pour mieux apprécier les différents objectifs fixés.
En effet, s’il y a de la place pour l’interprétation, cela peut générer des incompréhensions entre maîtrise d’œuvre et maîtrise d’ouvrage, et ça peut aller jusqu’à l’annulation pure et simple du projet (avec perte financière à la clé) car ce qui a été réalisé ne correspond pas à ce qui a été demandé.
3 ) Préciser le périmètre du projet et ses limites
L’énoncé des travaux permet également d’indiquer quels sont les travaux à effectuer dans le cadre du projet (on parle de périmètre ou de portée), et quelles en sont les limites (donc qu’es-ce qui est hors périmètre).
Il est indispensable de connaître précisément ces éléments, afin de bien cadrer le projet, et d’éviter des retards de livraison à répétition et une explosion des coûts et du budget.
Je vous recommande de détailler cette section, et d’y inclure un plan de management de projet, ou encore de préciser pour chaque travail à réaliser le temps nécessaire pour le faire, ainsi que les moyens matériels et logiciels nécessaires.
4 ) Créer un WBS pour découper et structurer votre projet
Le WBS (Work Breakdown Structure), ou structure de découpage de projet, permet de découper et de structurer un projet en différentes activités, livrables et tâches.
Cela permet de mieux visualiser le travail à réaliser pour atteindre les objectifs projet, tout en facilitant l’estimation temporelle et financière, ainsi que la planification de ces différents éléments.
Voici un exemple de WBS pour un projet de construction d’une maison :
Exemple de WBS à inclure dans votre énoncé des travaux
5 ) Préciser les jalons et échéances à respecter
Votre EDT doit également indiquer quel est le calendrier du projet.
Je vous recommande pour cela d’y inclure les éléments suivants :
- Date de démarrage au plus tôt et au plus tard.
Cette date est la date au plus tôt à laquelle le projet peut démarrer. Il peut également être utile d’indiquer la date de démarrage au plus tard du projet si vous avez l’information. Vous pouvez la calculer grâce au rétroplanning. - Date de fin au plus tôt et au plus tard.
Même principe, mais pour l’échéance finale de votre projet. Indiquez à partir de quand celui-ci peut être finalisé, et quelle date au plus tard il faut respecter. - Liste des jalons et principales échéances.
Enfin, précisez quels sont les principaux jalons et points-étapes à respecter, pour rythmer le projet et contrôler sa progression, ainsi que les échéances associées.
6 ) Définir les critères d’acceptation
Dans cette section, vous devrez définir les critères d’acceptation de votre projet ainsi que de chacun des livrables demandés.
Concrètement, vous devez lister les critères qui vous font dire « ok, ça correspond bien à ce qui a été demandé ».
Si vous avez du mal à définir ces critères, pensez à une checklist que vous pourriez utiliser à la réception de chaque livrable ou à la fin du projet, pour dire : « ok, tous les points sont validés, le projet est accepté à 100%, on passe à la phase de clôture ».
7 ) Lister les exigences, spécifications, normes et contraintes à respecter
Ici, vous allez préciser les autres exigences, spécifications et contraintes dont vous n’avez pas encore parler.
Le plus souvent, il s’agit de contraintes spécifiques métier, de lois à respecter, ou encore de normes dont il faut tenir compte. (RGPD, HDS, ISO9001, etc…)
8 ) Préciser le calendrier et les modalités de paiement
Enfin, la dernière partie de votre énoncé des travaux doit indiquer les aspects contractuels du projet.
Vous y aborderez donc :
- Les modalités de paiement.
Comment doivent-être fait les paiements ? En espèces ? En chèque ? Par virement ? Vous y décrirez toutes les modalités nécessaires. - Le calendrier de paiement.
Le plus souvent, les paiements sont échelonnés tout au long du projet. Par exemple : 30% à la commande, 30% après validation des tests, et le reste une fois la mise en production validée. - Les obligations de niveau de service.
Il peut être intéressant de mettre des obligations de niveau de service pour assurer un niveau de qualité suffisant sur le projet. Par exemple, quand je fais appel à un prestataire, j’aime bien insérer une clause les forçant à trouver un chef de projet remplaçant dans les 15 jours suivant la défection du précédent (arrêt maladie, démission, etc…), ceci afin de limiter les retards sur le projet. - Les éventuelles pénalités associées.
Vous pouvez décider de mettre en place des pénalités si les obligations de niveau de service ne sont pas respectées par le prestataire-fournisseur. Vous devrez donc détailler précisément le calcul de ces pénalités, et la manière dont elles s’appliquent. C’est un passage quasi obligé des marchés publics.
Quand rédiger l’énoncé du projet ?
L’énoncé de projet (EDT) doit être créé au plus tôt lors de la phase de démarrage de votre projet, afin que celui-ci soit signé rapidement par l’ensemble des parties prenantes, et cadre correctement le projet.
Vous devrez donc trouver un bon compromis entre l’assurance que l’EDT soit validé et signé rapidement (ce qui permet de contractualiser et de cadrer le projet), et la certitude de couvrir l’ensemble des domaines du projet (sans pour autant rentrer dans une définition excessivement détaillée du projet).
Qui rédige l’énoncé des travaux ?
L’énoncé des travaux (Statement of work, ou SOW) est généralement rédigé par le responsable du projet, en collaboration avec les parties prenantes, comme le sponsor du projet, le commanditaire ou encore les différentes parties externes concernées.
Il est souvent chargé de la rédaction initiale du SOW, en rassemblant les informations nécessaires et en définissant les objectifs, les livrables, les délais, les ressources et les contraintes du projet.
Cependant, le SOW peut être initié par le client, notamment dans le cas des marchés publics, puis complété par le prestataire (on parle de titulaire du marché).
Dans tous les cas, l’énoncé des travaux doit être compris par tous, accepté et signé par l’ensemble des parties prenantes concernées.
