Qu’est-ce qu’un cadrage projet ?

Le cadrage de projet est une activité selon moi indispensable à tout projet, mais qui à tendance à être sous-estimée. Selon certains, ce serait même aussi chronophage qu'inutile !

Pourtant, cette activité peut faire gagner un temps précieux en dressant une cartographie du projet et de ses enjeux.

Comment cadrer un projet ? Comment rédiger la note de cadrage ? Quelles questions poser pour lever toutes les zones de floues ? Je vous dit tout !

Qu'est-ce que le cadrage projet ?

Le cadrage projet consiste à poser le périmètre et les limites du projet. Cet événement incontournable consiste à creuser le besoin exprimé par le client et de répondre aux questions : Qui, Quoi, Quand, Comment, Pourquoi. Le cadrage projet aboutit à la rédaction d'une note de cadrage.

A ce stade du projet, il est nécessaire de bien comprendre tous les enjeux, objectifs, contraintes du projet. Le cadrage est une étape qui fixe le cap, qui pose le cadre.

En clair, un cadrage projet réussi permet de formaliser et de partager avec l'ensemble des parties prenantes :

• La problématique à laquelle le projet tente de répondre.
• Les enjeux et les objectifs du projet.
• Les contraintes éventuelles auxquelles l'équipe projet devra se conformer.
• Les moyens et ressources alloués au projet.
• La méthode de mesure des objectifs.
• La comitologie à mettre en place : qui se réunit quand à quelle fréquence.
• L'équipe projet : taille, compétences, expertises.
• Le macro planning souhaité par le client.
• Les risques principaux du projet.

Pourquoi le cadrage projet est indispensable ?

Comprendre les tenants et aboutissants du cadrage projet et de la note de cadrage, c'est l'assurance d'éviter les plus gros écueils en matière de gestion de projets :

• Une mauvaise compréhension du projet.
  Cette incompréhension conduira à terme à des livrables qui ne répondent ni aux besoin ni aux exigences du client.
  
• Un périmètre mal défini.
  En l'absence de cadrage projet, il est courant de s'écharper sur des fonctionnalités afin de savoir si oui ou non cela devait être inclus au projet.
  
• Manque d'implication des acteurs clés.
  Si les acteurs clés ne sont pas bien définis, il est impossible de les impliquer totalement dans la démarche projet. Un bon cadrage projet permet de s'assurer que la bonne ressource soit affectée au projet au bon moment sans contestation, que les utilisateurs finaux sont bien identifiés et s'impliquent comme il se doit, que tout le monde sait qui fait quoi.
  

Tous ces écueils ont des impacts gigantesques en terme de budget, de délais et de motivation sur le projet. Et tout ça aurait pu être évité.

Quels sont les avantages du cadrage projet ?

La démarche de cadrage projet possède de nombreux avantages :

• Le cadrage projet permet de déterminer précisément les enjeux et objectifs du projet, ainsi que les besoins, attentes et exigences du client en terme de périmètre, budget, coût et qualité.
  
• Cela permet d'identifier les ressources nécessaires à affecter au projet pour le transformer en succès.
  
• On sait exactement qui fait quoi, quand, pourquoi et comment. Cela facilite ainsi grandement la communication et la collaboration.
  
• Le cadrage projet permet d'identifier les 20% des besoins qui apporteront 80% de la valeur au client et aux utilisateurs finaux.
  
• Cela permet de déterminer le macro-planning du projet, les dates et événements-clés, les principaux jalons et les dates de réalisation "au plus tôt" et "au plus tard".
  
• Le cadrage projet maximise le retour sur investissement attendu sur le projet.
  
• On peut également grâce à cet outil identifier les risques inhérents au projet, les suivre et empêcher leur survenance.
  
• Enfin, il permet de déterminer l'organisation à mettre en place en matière de gestion de projets : plan de communication, équipe projet, rôles et missions de chaque acteur, instances de réunion, processus de travail, choix de la méthodologie et des outils
  

Les principaux éléments à intégrer dans le cadrage projet

Pour qu'un cadrage projet prenne tout son sens, il doit couvrir tous les aspects du projet afin de lever toutes les zones de flou.

Voici les principaux éléments à absolument intégrer dans un cadrage projet :

• L'histoire, l'origine et le contexte du projet.
  
• La problématique à laquelle le projet souhaite répondre.
  
• La finalité, les enjeux et les objectifs du projet.
  
• Le périmètre et les limites du projet.
  
• La cartographie des acteurs projet, et des personnes impactées par celui-ci.
  
• Les moyens et ressources mis à disposition.
  
• Les risques, contraintes et dépendances du projet.
  
• L'organisation projet à mettre en place (comitologie, méthodologie projet, processus de travail, planning, ...)
  

Les points-clés d'une démarche de cadrage projet

Les points clés du cadrage peuvent être synthétisés de la manière suivante :

• Déterminer précisément les objectifs du projet en termes de résultats attendus ou d'objectifs à atteindre, les délais, les coûts et la qualité.
• Préciser le périmètre du projet en termes de produits, fonctionnalités, technologie, etc.
• Identifier les moyens connexes à mettre en œuvre pour réussir le projet.
• Faire un focus sur la gestion du changement et les moyens de communication à mettre en œuvre.
• Identifier les 20 % des besoins qui généreront 80 % de valeur.
• Vérifier l'alignement des besoins avec la stratégie de la société.
• Déterminer le macro planning de référence comprenant les grandes étapes, les dates-clés, les jalons du projet.
• Déterminer le budget de référence.
• Déterminer le retour sur investissement attendu du projet.
• Définir les ressources nécessaires (ressources humaines, matériel, etc.).
• Définir l’organisation du projet (équipe projet, rôles, instances, processus exécutés dans le cadre du projet et les outils et techniques utilisés)
• Définir les moyens de communication mis en place dans le cadre du projet.
• Identifier les risques et plans d’action associés.
• Définir les indicateurs qui permettront de mesurer l’avancement du projet et l’atteinte des objectifs.

Méthodes de réalisation de la démarche de cadrage projet

La démarche de cadrage projet s'effectue principalement via des entretiens ou des ateliers avec le client, les utilisateurs finaux et le commanditaire du projet.

L'objectif de ces rendez-vous est de poser les bonnes questions afin de faire ressortir les besoins et identifier les solutions à mettre en œuvre.

Voici 11 conseils et bonnes pratiques à mettre en place pour rédiger une note de cadrage de qualité pour votre projet :

1. Identifier la vision et les objectifs du projet. 
   Débutez la charte de projet par la vision, la raison d'être du projet, ainsi que par les objectifs à atteindre. Une personne extérieure au projet doit comprendre le contexte dans lequel il évolue, la problématique que l'on cherche à résoudre, les objectifs fixés ainsi que les résultats souhaités.
   
2. Identifier les parties prenantes.
   Notez ensuite dans le document qui sont les acteurs projets principaux qui sont impactés par le projet, ou qui interviendrons à un moment ou un autre du cycle de vie du projet.
   
3. Définir clairement le périmètre du projet.
   Expliquez par la suite le travail et les activités à réaliser dans le cadre du projet afin d'atteindre les objectifs fixés. Notez également quelles sont les limites du projet, et les activités qui en sont exclues. On parle alors de hors périmètre.
   
4. Définir les principales étapes (ou jalons) du projet.
   Détaillez ensuite le nombre de séquences ou phases que vous souhaitez avoir dans votre projet, ainsi que les principaux jalons (étapes-clés) qu'il vous faudra respecter.
   
5. Lister les livrables du projet. 
   Détaillez ensuite tous les livrables que vous devrez fournir tout au long du projet. Il peut s'agir du produit du projet, d'un produit, d'un service, de documents projet, etc... Indiquez pour chacun d'entre eux à quel tempo il doit être livré.
   
6. Créer un plan de ressources.
   Détaillez également comment vous allez utiliser les ressources et moyens mis à votre disposition pour le projet. Vous pouvez par exemple émettre plusieurs hypothèses ou scénarios de travail, ou expliquer en version "grosse maille" le travail à réaliser.
   
7. Fixer le budget global du projet.
   Indiquez ensuite quel est le budget prévisionnel global alloué au projet. Vous pouvez, si vous possédez l'information, le détailler phase par phase, si vous jugez que c'est nécessaire. Indiquez également de quelle marge vous disposez si jamais un imprévu devait se produire.
   
8. Détailler les risques du projet.
   A ce stade, les risques que vous indiquez sont uniquement des risques stratégiques. Les risques opérationnels seront couverts plus tard lorsque vous créerez votre planning détaillé. Indiquez pour chaque risque quel est l'impact sur le projet s'il devait arriver, ainsi que sa probabilité de survenance.
   
9. Précisez les contraintes projet à respecter.
   Je vous recommande également de lister les différentes contraintes que vous devrez respecter sur votre projet, comme des délais et échéances précises, des contraintes économiques, législatives, réglementaires, métier, etc...
   
10. Décrire la gouvernance mise en place pour ce projet.
    Terminez votre document en décrivant la façon dont vous souhaitez vous organiser pour mener à bien ce projet. Il peut s'agir de la méthodologie de gestion de projet retenue, de la manière de travailler, des instances de réunion projet que vous mettez en place, qui y participe et à quelle fréquence, etc...
    
11. Faire le tour des intervenants pour avoir leur avis.
    Dernier conseil tout aussi important que les autres, faites le tour de toutes les parties prenantes pour recueillir leur avis sur les risques, opportunités, solutions techniques, etc... Vous pouvez le faire via des entretiens téléphoniques, des sondages, des interviews, des ateliers de travail type brainstorming, etc...

Modèle de note de cadrage projet

Pour vous aider dans cette tâche, je vous propose ce modèle de note de cadrage qui va vous guider tout au long de ce processus.