Le cadrage de projet est une étape essentielle pour assurer la réussite de tout projet. Il permet de définir clairement les objectifs, les ressources nécessaires et les contraintes, évitant ainsi les dérives en termes de coûts, de délais et de qualité.
Une étude du Project Management Institute révèle que 36 % des projets n’atteignent pas leurs objectifs initiaux, souvent en raison d’un manque de cadrage adéquat (Source).
- Le cadrage de projet définit les objectifs, le périmètre, les ressources et les contraintes.
- Il facilite la communication et l’alignement entre les parties prenantes.
- Un cadrage efficace permet d’éviter les dérives et d’assurer la réussite du projet.
Qu’est-ce que le cadrage projet ?
Le cadrage de projet consiste à définir précisément les contours du projet : objectifs, résultats attendus, périmètre, ressources, délais et risques. Il s’agit de poser les bases solides avant de démarrer la phase de réalisation.
Cet événement incontournable consiste à creuser le besoin exprimé par le client et à répondre aux questions : Qui, Quoi, Quand, Comment, Pourquoi. Le cadrage projet aboutit à la rédaction d’une note de cadrage.
Un cadrage efficace permet de :
- Aligner toutes les parties prenantes sur les objectifs et les attentes.
On éclaire les zones de flous, et on définit tous les aspects du projet, pour éviter toute ambiguïté et s’assurer que tout le monde souhaite avancer dans la même direction. - Identifier les ressources nécessaires et les contraintes.
Ces éléments seront pris en compte par le chef de projet afin de construire le planning du projet. - Éviter les dérives en termes de coûts, de délais et de qualité.
Cadrer un projet diminue l’incertitude, et par conséquent les risques que ça se passe mal. - Faciliter la communication et la collaboration entre les équipes.
Le cadrage projet, c’est la première pierre, la fondation sur laquelle tout le reste va se construire. Il est indispensable que tout le monde soit d’accord sur les objectifs du projet.
En l’absence de cadrage, les projets peuvent souffrir de malentendus, de changements de périmètre non maîtrisés et de retards significatifs.
Pourquoi le cadrage projet est indispensable ?
Comprendre les tenants et aboutissants du cadrage projet et de la note de cadrage, c’est l’assurance d’éviter les plus gros écueils en matière de gestion de projets :
- Une mauvaise compréhension du projet.
Cette incompréhension conduira à terme à des livrables qui ne répondent ni aux besoin ni aux exigences du client. - Un périmètre mal défini.
En l’absence de cadrage projet, il est courant de s’écharper sur des fonctionnalités afin de savoir si oui ou non cela devait être inclus au projet. - Manque d’implication des acteurs clés.
Si les acteurs clés ne sont pas bien définis, il est impossible de les impliquer totalement dans la démarche projet. Un bon cadrage projet permet de s’assurer que la bonne ressource soit affectée au projet au bon moment sans contestation, que les utilisateurs finaux sont bien identifiés et s’impliquent comme il se doit, que tout le monde sait qui fait quoi.
Tous ces écueils ont des impacts gigantesques en terme de budget, de délais et de motivation sur le projet. Et tout ça aurait pu être évité.
Les principaux éléments à intégrer dans le cadrage projet
Pour qu’un cadrage projet prenne tout son sens, il doit couvrir tous les aspects du projet afin de lever toutes les zones de flou.
Voici les principaux éléments à intégrer dans un cadrage projet :
- L’histoire, l’origine et le contexte du projet.
- La problématique à laquelle le projet souhaite répondre.
- La finalité, les enjeux et les objectifs du projet.
- Le retour sur investissement (ROI) attendu.
- Le périmètre et les limites du projet.
- La cartographie des acteurs projet, et des personnes impactées par celui-ci.
- Les moyens et ressources mis à disposition.
- Le budget alloué au projet.
- Les risques, contraintes et dépendances du projet.
- Les livrables à fournir, et les critères de qualité associés.
- Les indicateurs de mesure de la progression du projet.
- L’organisation projet à mettre en place (comitologie, méthodologie projet, processus de travail, planning, …)
Je vous invite à consulter cet article sur la note de cadrage et celui-ci sur la charte de projet, pour vous aider dans votre démarche de cadrage de projet.
Les étapes clés du cadrage de projet
1. Définir les objectifs du projet
Débutez la charte de projet par la vision, la raison d’être du projet, ainsi que par les objectifs à atteindre. Cela permet de s’assurer que toutes les parties prenantes ont une compréhension commune des buts à atteindre .
Une personne extérieure au projet doit comprendre le contexte dans lequel il évolue, la problématique que l’on cherche à résoudre, les objectifs fixés ainsi que les résultats souhaités.
2. Identifier les parties prenantes
Notez ensuite dans le document qui sont les acteurs principaux qui sont impactés par le projet, ou qui interviendrons à un moment ou un autre du cycle de vie du projet.
Cela inclut les clients, les utilisateurs finaux, les membres de l’équipe projet, etc.
3. Définir le périmètre du projet
Expliquez par la suite le travail et les activités à réaliser dans le cadre du projet afin d’atteindre les objectifs fixés. C’est ce qu’on appelle le périmètre du projet.
Notez également quelles sont les limites du projet, et les activités qui en sont exclues. On parle alors de hors périmètre.
4. Définir les jalons
Détaillez ensuite le nombre de séquences ou phases que vous souhaitez avoir dans votre projet, ainsi que les principaux jalons (étapes-clés) qu’il vous faudra respecter.
Cela permet de structurer le projet dans le temps et de suivre son avancement.
5. Lister les livrables du projet
Détaillez ensuite tous les livrables que vous devrez fournir tout au long du projet. Il peut s’agir du produit du projet, d’un produit, d’un service, de documents projet, etc… Indiquez pour chacun d’entre eux à quel tempo il doit être livré.
Cela peut inclure des documents, des logiciels, des rapports, etc.
6. Créer un plan de ressources
Détaillez également comment vous allez utiliser les ressources et moyens mis à votre disposition pour le projet. Vous pouvez par exemple émettre plusieurs hypothèses ou scénarios de travail, ou expliquer en version « grosse maille » le travail à réaliser.
7. Fixer le budget global du projet
Indiquez ensuite quel est le budget prévisionnel global alloué au projet. Vous pouvez, si vous possédez l’information, le détailler phase par phase, si vous jugez que c’est nécessaire. Indiquez également de quelle marge vous disposez si jamais un imprévu devait se produire.
8. Détailler les risques du projet
A ce stade, les risques que vous indiquez sont uniquement des risques stratégiques. Les risques opérationnels seront couverts plus tard lorsque vous créerez votre planning détaillé. Indiquez pour chaque risque quel est l’impact sur le projet s’il devait arriver, ainsi que sa probabilité de survenance.
9. Précisez les contraintes projet à respecter
Je vous recommande également de lister les différentes contraintes que vous devrez respecter sur votre projet, comme des délais et échéances précises, des contraintes économiques, législatives, réglementaires, métier, etc…
10. Décrire la gouvernance retenue
Terminez votre document en décrivant la façon dont vous souhaitez vous organiser pour mener à bien ce projet. Il peut s’agir de la méthodologie de gestion de projet retenue, de la manière de travailler, des instances de réunion projet que vous mettez en place, qui y participe et à quelle fréquence, etc…
Modèle de note de cadrage projet
Pour vous aider dans cette tâche, je vous propose cette compilation de 66 questions de cadrage, que j’utilise au quotidien pour structurer mes projets.
