Qu’est-ce qu’un cadrage projet ?

Pourtant, cette activité peut faire gagner un temps précieux en dressant une cartographie du projet et de ses enjeux.

Comment cadrer un projet ? Comment rédiger la note de cadrage ? Quelles questions poser pour lever toutes les zones de floues ? Je vous dit tout !

Qu'est-ce que le cadrage projet ?

A ce stade du projet, il est nécessaire de bien comprendre tous les enjeux, objectifs, contraintes du projet. Le cadrage est une étape qui fixe le cap, qui pose le cadre.

En clair, un cadrage projet réussi permet de formaliser et de partager avec l'ensemble des parties prenantes :

• La problématique à laquelle le projet tente de répondre.
• Les enjeux et les objectifs du projet.
  
• Les contraintes éventuelles auxquelles l'équipe projet devra se conformer.
  
• Les moyens et ressources alloués au projet.
  
• La méthode de mesure des objectifs.
  
• La comitologie à mettre en place : qui se réunit quand à quelle fréquence.
  
• L'équipe projet : taille, compétences, expertises.
  
• Le macro planning souhaité par le client.
  
• Les risques principaux du projet.
  

Pourquoi le cadrage projet est indispensable ?

Comprendre les tenants et aboutissants du cadrage projet et de la note de cadrage, c'est l'assurance d'éviter les plus gros écueils en matière de gestion de projets :

• Une mauvaise compréhension du projet. Cette incompréhension conduira à terme à des livrables qui ne répondent ni aux besoin ni aux exigences du client.
  
• Un périmètre mal défini. En l'absence de cadrage projet, il est courant de s'écharper sur des fonctionnalités afin de savoir si oui ou non cela devait être inclus au projet.
  
• Manque d'implication des acteurs clés. Si les acteurs clés ne sont pas bien définis, il est impossible de les impliquer totalement dans la démarche projet. Un bon cadrage projet permet de s'assurer que la bonne ressource soit affectée au projet au bon moment sans contestation, que les utilisateurs finaux sont bien identifiés et s'impliquent comme il se doit, que tout le monde sait qui fait quoi.
  

Tous ces écueils ont des impacts gigantesques en terme de budget, de délais et de motivation sur le projet. Et tout ça aurait pu être évité.

Comment ? En cadrant le projet.

Quels sont les avantages du cadrage projet ?

La démarche de cadrage projet possède de nombreux avantages :

• Le cadrage projet permet de déterminer précisément les enjeux et objectifs du projet, ainsi que les besoins, attentes et exigences du client en terme de périmètre, budget, coût et qualité.
  
• Cela permet d'identifier les ressources nécessaires à affecter au projet pour le transformer en succès.
  
• On sait exactement qui fait quoi, quand, pourquoi et comment. Cela facilite ainsi grandement la communication et la collaboration.
  
• Le cadrage projet permet d'identifier les 20% des besoins qui apporteront 80% de la valeur au client et aux utilisateurs finaux.
  
• Cela permet de déterminer le macro-planning du projet, les dates et événements-clés, les principaux jalons et les dates de réalisation "au plus tôt" et "au plus tard".
  
• Le cadrage projet maximise le retour sur investissement attendu sur le projet.
  
• On peut également grâce à cet outil identifier les risques inhérents au projet, les suivre et empêcher leur survenance.
  
• Enfin, il permet de déterminer l'organisation à mettre en place en matière de gestion de projets : plan de communication, équipe projet, rôles et missions de chaque acteur, instances de réunion, processus de travail, choix de la méthodologie et des outils
  

Les principaux éléments à intégrer dans le cadrage projet

Pour qu'un cadrage projet prenne tout son sens, il doit couvrir tous les aspects du projet afin de lever toutes les zones de flou.

Voici les principaux éléments à absolument intégrer dans un cadrage projet :

• L'histoire, l'origine et le contexte du projet.
  
• La problématique à laquelle le projet souhaite répondre.
  
• La finalité, les enjeux et les objectifs du projet.
  
• Le périmètre et les limites du projet.
  
• La cartographie des acteurs projet, et des personnes impactées par celui-ci.
  
• Les moyens et ressources mis à disposition.
  
• Les risques, contraintes et dépendances du projet.
  
• L'organisation projet à mettre en place (comitologie, méthodologie projet, processus de travail, planning, ...)
  

Méthodes de réalisation de la démarche de cadrage projet

L'objectif de ces rendez-vous est de poser les bonnes questions afin de faire ressortir les besoins et identifier les solutions à mettre en œuvre.

Pour vous aider dans cette tâche, je vous propose ce modèle de note de cadrage qui va vous guider tout au long de ce processus.