Yookkan : Un outil de gestion de projet français simple et complet

Choisir un outil de gestion de projet n'est pas aisé. Il en existe des dizaines sur le marché, chacun avec leurs spécificités, avantages et défauts.

J'ai testé pour vous l'application SaaS "Yookkan", l'outsider 100% français des outils de management de projets, qui n'a rien à envier aux mastodontes comme ClickUp et Monday.

Ce logiciel en gestion de projets collaboratif est développé par une équipe française, basée à Grenoble, et propose des fonctionnalités complètes et simples d'accès afin de couvrir tous les aspects de la gestion de projet. 

Dans cet article, vous trouverez mon test détaillé ainsi que mon avis final sur cet outil.

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Ma recommandation

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Choix n°2 (...)

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Est-ce que Yookkan vaut le coup ?

Yookkan est une application spécialisée en gestion de projet développée à Grenoble (cocorico!), et qui propose tout le nécessaire pour gérer des projets : planning, délais, charges, dépendances, budget, risques, etc...

Je suis tombé sous le charme du produit, et je vais continuer à l'utiliser pour mes missions freelance en gestion / direction de projets.

L'outil est excellent et permet de gérer tous les aspects d'un projet, mais en plus il est simple d'accès et intuitif.

Yookkan est complet et peut être utilisé aussi bien pour des petits ou de gros projets, peu importe le secteur d'activité.

Son Gantt multi-projets vous ravira si vous êtes amené à piloter des portefeuilles de projet.

Prix

Accessibilité

Gestion de projet

Agilité

Les + (avantages)

  • Un prix très accessible par rapport à la concurrence, et une facturation flexible.
  • Prise en main intuitive (fonctionnel en moins de 5 minutes).
  • Un produit déjà très complet et mis à jour régulièrement (l'équipe possède une roadmap précise).
  • Un support et des équipes de développement 100% françaises, basées à Grenoble.
  • Des données hébergées en France à Grenoble, avec un secours sur un datacenter parisien.
  • Un dashboard pour le reporting simple à lire mais très complet, permettant d'avoir une vision d'ensemble de son projet.
  • Design sobre et efficace, sans aucun bug graphique.
  • La gestion du budget et des charges estimées / consommées, souvent absentes des produits concurrents.
  • Les jalons, livrables et sous-tâches d'actions apparaissent également dans le Gantt.
  • La fonctionnalité Gantt multi-projets, permettant de piloter finement son portefeuille de projets. Très utile pour une société de service.
  • La fonctionnalité Gantt Kanban, permettant d'afficher un Gantt en fonction du statut des tâches.
  • La gestion des réunions et des comptes-rendus intégrée à l'application (et au Gantt !).
  • Possibilité d'importer en masse des données dans l'application à partir d'un fichier Excel.
  • Parfait pour les équipes qui gèrent des projets au quotidien, ou pour gérer un portefeuille de projets.

Les - (inconvénients)

  • Absence de version mobile.
  • Pas de fonctionnalité RACI intégrée.
  • Pas de fonctionnalité de clôture / bilan de projet.
  • Manque de fonctionnalités avancées telles que : chemin critique, marges, chaîne critique. (mais c'est sur la roadmap).
  • La gestion des risques pourrait être plus développée. Pas de possibilité de gérer les impacts et de suivre les plans d'action.
  • Quelques soucis rencontrés sur la création des dépendances, notamment le cas où une tâche possède de nombreux prédécesseurs.

Présentation de Yookkan

Yookkan est un outil de gestion de projet collaboratif en mode SaaS créé par la startup française Yookkan en 2021, et qui est selon moi l'un des meilleurs outils de management de projet que j'ai pu tester.

Cet outil en ligne est destiné aux entreprises privées ou publiques, aux institutions et aux particuliers pour répondre aux nouveaux modes de travail hybrides. Il s'adapte donc parfaitement à toute typologie, toute taille et toute complexité de projets.

Je l'ai personnellement utilisé pour gérer de A à Z un projet de renouvellement de marché public s'étalant sur quasi 1 année, sans rencontrer aucun souci.

Yookkan est considéré comme l'un des logiciels de gestion de portefeuille de projets les plus simples à prendre en main sur le marché. D'ailleurs, son nom est dérivé de "You can", et évoque les multiples possibilités offertes par l'outil, ainsi que sa simplicité d'utilisation.

Son interface est moderne, claire et intuitive, avec un design très bien élaboré, offrant un confort visuel optimal. Yookkan est une véritable boîte à outils pour le chef de projet, avec de nombreuses fonctionnalités pour faciliter le suivi et le pilotage de projets tout en améliorant l'organisation.

Que vaut Yookkan pour la gestion de projet ?

L'outil spécialisé en management de projets Yookkan propose des fonctionnalités permettant de gérer l'ensemble des aspects d'un projet. Vous pourrez ainsi :

  • Structure vos projets en différentes phases, activités et tâches.
  • Planifier et suivre les jalons projet ainsi que les livrables.
  • Créer de zéro un planning projet cohérent ainsi qu'un diagramme de Gantt.
  • Identifier, suivre et gérer vos risques projet.
  • Piloter le budget de votre projet d e manière fine.
  • Suivre les temps consommés vs les temps estimés.
  • Analyser la charge de travail de vos équipes et adapter le planning en conséquence.
  • Consulter votre tableau de bord afin de piloter votre projet au quotidien tout en gardant une vision haute.
  • Manager votre portefeuille de projets et avoir une vision d'ensemble de celui-ci grâce au Gantt multi-projets.

Je regrette cependant l'absence de plusieurs fonctionnalités avancées, dont je me sert quotidiennement pour la construction de mes plannings et le pilotage de mes projets. 

  • Le fait qu'une tâche peut avoir plusieurs prédécesseurs qui doivent être clôturés avant qu'elle puisse démarrer.
  • L'ajout et le calcul de marges et l'intégration de zones tampons. On est obligé de le faire manuellement en créant une tâche "Marge" dans le planning ce qui n'est pas des plus pratique.
  • Le calcul du chemin critique du projet, et/ou de la chaîne critique, deux indispensables pour moi.
  • Les outils de clôture de projet : bilans projet, REX, RETEX, ...
  • La gestion des risques, qui gagnerait à être plus développée.

Cela dit, je conçois que ce besoin est spécifique au monde de la gestion de projets informatiques de type infrastructure, et que la plupart d'entre vous n'ont pas besoin d'utiliser ces fonctionnalités.

Fonctionnalités

Planning projet & Calendrier

L'outil propose 4 vues différentes pour votre projet : une vue liste, une vue agile (tableau Kanban), une vue Gantt, ainsi qu'une vue Gantt-Kanban. 

La vue liste est la vue par défaut, et celle que je préfère pour créer à la volée mes différentes phases projets, puis les activités et tâches.

Exemple de listes créées dans Yookkan, pour représenter les différentes étapes du projet.

Vous pouvez alors basculer grâce au menu en haut à droite vers les autres vues, comme la vue Kanban

Mêmes tâches, cette fois en vue Kanban, triées par statut.

Voici comment se présente une action (tâche) dans l'outil.

1 ) Diagramme de Gantt

Le diagramme de Gantt est une fonctionnalité indispensable dans un outil de gestion de projet digne de ce nom. Et celui proposé par Yookkan est bien implémenté, simple à lire et à modifier, et surtout fonctionnel. 

Exemple de Gantt pour un projet. Les activités et phases peuvent être déroulés ou réduites en fonction du niveau de détail que l'on souhaite.

Il y a toutefois quelques points qui m'ont gêné lors du pilotage de mon projet, sans que cela soit de gros blocages. Il faut juste connaître les limitations de l'outil actuel :

  • La création des dépendances directement sur le Gantt.
    J'aurais préféré pouvoir créer des dépendances directement en reliant les tâches entre elles, et sans passer par le Gantt.
  • La difficulté à supprimer des dépendances.
    ça m'est arrivé 2-3 fois de me tromper en cliquant et de créer de mauvaises dépendances. On doit cliquer sur le lien pour le faire apparaître en surbrillance et pouvoir le supprimer. (Note : Après plusieurs tests avec le support, il s'avère que c'est plutôt moi qui ait des mouffles :-D).
  • La difficulté à gérer de multiples dépendances visuellement en entrée et sortie pour une même tâche.
    Les flèches ont tendance à se regrouper dans ce cas et on ne sait plus très bien qui est dépendant de quoi, ce qui complique la lecture du Gantt.
  • Le décalage d'une tâche dans le temps ne décale pas automatiquement les successeurs.
    Concrètement, si je décale la tâche A (qui doit être finalisée avant de démarrer la tâche B) à une date ultérieure au démarrage de B, je ne reçois pas d'alerte et B n'est pas décalé dans le temps. Il faut donc bien superviser les dépendances entre tâches pour éviter de se faire avoir.

Bonus appréciable : Le diagramme de Gantt permet d'avoir une vision macro de l'ensemble de ses projets, et de zoomer dans le détail lorsque cela s'avère nécessaire.

L'affichage Gantt multi-projets dans Yookkan.

2 ) Gestion des risques

Le logiciel permet d'identifier des risques, leur probabilité de survenance ainsi que le niveau d'impact associé. 

Chacun de ces risques est rattaché à une action, ou une tâche.

Ces risques sont ensuite consolidés dans le tableau de bord projet dans une matrice de risques.

L'onglet de gestion des risques dans une tâche.

J'aurais apprécié pouvoir aller un cran plus loin dans la gestion de mes risques, notamment sur les aspects suivants :

  • Impact budgétisé.
    L'idée est d'estimer d'un point de vue financier l'impact du risque s'il se produisait. Un simple champ texte "impact" pourrait faire le job, où l'on pourrait noter cette information + les impacts pour le projet.
  • Statut du risque.
    Le risque peut être ouvert (c'est à dire identifié), avéré (il s'est produit avec tous les impacts qui vont avec), ou clos (il n'a plus aucune chance de se produire).
  • Suivi du plan d'action.
    L'idée est d'associer un plan d'action (plan d'atténuation ou plan de mitigation) à chaque risque, et de contrôler à intervalles réguliers si celui-ci porte toujours ses fruits.

je vais suivre avec attention la roadmap produit et guetter l'arrivée de ces nouvelles fonctionnalités.

3 ) Gestion du budget

C'est une fonctionnalité que je ne vois pas souvent dans les outils de gestion de projet, et celle-ci est très bien implémentée, ce que j'apprécie encore plus. 

C'est simple : c'est ce qui me manquait pour gérer des projets avec un outil spécialisé. Jusqu'à maintenant, j'étais obligé de les suivre au travers d'un fichier Excel à part. Mais maintenant, je peux tout faire dans Yookkan !

La gestion de budget par tâches.

Pour chaque action de mon projet, je vais pouvoir définir un budget estimé. Celui-ci doit prendre en compte le budget associé à la durée de réalisation de l'action (le coût des ressources humaines), ainsi que le budget associé aux autres dépenses (matériel, location d'outils, licences applicatives, etc...). 

On peut ainsi définir par tâches :

  • Un budget global estimé.
    Il s'agit du budget associé à la réalisation à 100% de cette tâche.
  • Un budget engagé.
    Il s'agit de dépenses engagées par contrat, abonnement, etc... qui vont devoir être payée pendant le projet, sans savoir encore à quelle date.
  • Un budget payé.
    Il s'agit des sommes déjà dépensées.
  • Un budget planifié.
    Il s'agit d'une somme engagée pour laquelle nous savons précisément quand elle doit être utilisée.
  • Des dépenses précises.
    Chaque dépense a un intitulé, un statut, une catégorie ainsi qu'une taxation définie. Les statuts, catégories et taxations des dépenses peuvent se gérer dans les paramètres du projet.

Toutes ces informations sont ensuite consolidées dans le dashboard du projet, qui permet de suivre précisément la consommation du budget du projet.

4 ) Suivi du temps passé & Planning de charge

Enfin, on peut également gérer les charges estimées par tâche. Pour cela, rendez-vous dans l'onglet Ressources en vert. 

Le chef de projet peut ainsi définir à l'initialisation de son projet le temps total estimé pour réaliser cette tâche.

Dans mon cas, j'ai estimé que la tâche "Atelier DSI #1" prendrait 0,6 jours, soit 4h30 de travail. Celle-ci est découpée en sous-tâches que voici :

  • Atelier de travail. 4h de travail au taux horaire de 85€.
  • Rédaction CR (Compte-rendu) de réunion. 30 minutes de travail au taux horaire de 85€ également.

Le temps total estimé pour réaliser cette tâche est donc de 4 heures et 30 minutes, pour un coût total de 382€.

Gestion de la charge de travail estimée et réelle par tâche.

La ressource à qui j'ai affecté la tâche va ensuite renseigné son temps consommé (qu'il soit inférieur, égal ou supérieur à celui qui est estimé). Cela permet par la suite au chef de projet de connaître les écarts entre les estimations et la charge de travail réel, et donc de réagir sans attendre pour faire évoluer le planning. 

Ces informations temps consommé et temps estimé sont par la suite consolidés automatiquement dans le tableau de bord projet. Le coût total du temps consommé est également pris en compte dans le calcul du budget projet.

En plus de cela, Yookkan travaille actuellement sur une vue "plan de charge", afin de pousser encore + loin cette fonctionnalité déjà au top.

5 ) Synchronisation agenda

Enfin, last but not least, Yookkan propose une synchronisation du planning projet avec des agendas Google Agenda, Apple et Outlook / Exchange. 

Cela permet ainsi de pousser directement les tâches avec leurs détails dans les agendas des uns et des autres. Ainsi, plus besoin pour les acteurs projet d'avoir le nez rivé dans l'application pour se rappeler qu'il y a telle action à faire demain.

Un coup d'oeil rapide sur l'agenda sur le téléphone, et c'est réglé.

Aspect travail collaboratif

L'aspect collaboratif est l'un des aspects que j'ai le plus apprécié en utilisant Yookkan.

Et ça tombe bien, car c'est une composante essentielle de la gestion de projet. Et ça, chez Yookkan, ils l'ont bien compris. Tout est prévu pour travailler ensemble en mode collaboratif.

Voici une petite liste des fonctionnalités vous permettant de travailler à plusieurs sur un projet, tout en partageant des informations vitales :

  • Gestion de plusieurs projets en parallèle.
    En version payante, vous pouvez gérer autant de projets que vous le souhaitez en parallèle.
  • Mise à disposition d'un espace documentaire partagé.
    Grâce à Yookkan, vous pouvez partager des documents dans chaque action avec le reste de l'équipe. Word, PowerPoint, Excel, PDF, etc... Tout y passe !
  • Attribution de rôles projet.
    Vous avez la possibilité d'attribuer différents rôles aux acteurs projet rejoignant votre projet. Ces rôles définissent ce que les personnes peuvent faire, modifier ou visualiser dans l'outil.
  • Liste des tâches et vision de l'avancement projet partagé.
    Chacun dispose de sa vue "perso" afin de voir les tâches qui lui sont affectées, et de visualiser son planning presonnel. Cette vue se nomme "Ma todo" dans Yookkan.

    De la même manière, l'outil génère automatiquement un reporting par projet, permettant à chacun de savoir où en est le projet.
  • Ajout de checklists et commentaires à chaque tâche.
    Lorsque vous créez une tâche, vous pouvez créer des sous-tâches de type checklists, jalons, livrables, etc... Vous avez également la possibilité de laisser des commentaires afin d'échanger avec les autres membres de l'équipe.
  • Gestion des réunions, et rédaction collaborative des comptes-rendus.
    Enfin, l'outil permet de préparer et suivre les réunions, de détailler l'ordre du jour, et de rédiger les comptes-rendus.
Tableau de bord personnel "Ma To do " du logiciel Yookkan

6 ) Gestion des réunions et des comptes-rendus

C'est simple : j'adore cette fonctionnalité !

L'outil propose purement et simplement de gérer les réunions directement dans Yookkan.

Non seulement vous pourrez préparer vos réunions en notant l'ordre du jour, les tâches à revoir en séance, le plan d'action envisagée, etc, mais en plus vous pourrez renseigner en live vos comptes-rendus.

Ceux-ci sont d'ailleurs consultables directement dans l'outil, mais également exportable en PDF, pour l'envoyer aux parties prenantes par exemple.

Encore mieux ! Vous pouvez activer la fonction d'édition collaborative du compte-rendu. Comme ça, tout le monde peut saisir ce qu'il a retenu en live. Fini les heures après réunion passées à rédiger des comptes-rendus poussifs que personne ne lira !

Ici, on crée une nouvelle réunion

Cette réunion apparaîtra d'ailleurs directement dans le diagramme de Gantt du projet, et pourra être suivi au même titre que d'autres tâches.

Dans cette section, on peut renseigner l'ordre du jour de la réunion (sa raison d'être)
On ajoute quelques notes personnelles pour nous aider à préparer la réunion, visibles uniquement par nous.
On associe des actions (tâches) du projet à la réunion, afin de les revoir en séance voire de les modifier
Au besoin, on peut attacher des pièces jointes à la réunion pour que les participants en prennent connaissance.

Pendant la réunion, notez tous les points importants dans la section Compte-rendu. Je vous recommande pour cela d'utiliser le formalisme RIDA : Relevé d'Information - Décision - Action.

Le compte-rendu de réunion éditable sur Yookkan. Gain de temps et d'efficacité au rendez-vous !

Tableau de bord & Reporting

Yookkan propose une fonctionnalité de tableau de bord automatique, permettant de donner pour chaque projet des indicateurs de performance cohérents permettant d'en faciliter le pilotage.

L'application propose également deux dashboards supplémentaires, pour gérer et suivre le budget global du projet, ainsi que pouvoir comparer les temps estimés aux temps consommés sur le projet.

1 ) Tableau de bord

Le tableau de bord proposé par Yookkan contient de nombreuses informations utiles aussi bien à  un chef de projet, qu'à un directeur de projet ou aux différentes parties prenantes intéressées par des rapports d'avancement projet. 

Les 4 principaux indicateurs sont les suivants :

  • Progression du projet, en pourcentage du nombre d'actions réalisées.
  • Consommation du budget projet.
  • Consommation des jours vendus.
  • Temps passés sur le projet vs temps estimés.
Présentation des 4 indicateurs de performance (KPI) d'un projet

L'interface présente ensuite :

  • Le nombre de jalons projet à venir dans les prochains jours / prochaines semaines.
  • Le nombre de livrables projet attendus dans les prochains jours / prochaines semaines.
  • Le nombre d'actions en retard.
  • Le nombre de checklists non terminées.

D'un coup d’œil, un chef de projet peut ainsi savoir si son projet est en train de dériver ou pas.

4 indicateurs permettant d'identifier les prochaines actions d'un projet et si celui-ci part à la dérive ou pas.

Les différentes actions et tâches affectées à un projet sont ensuite représentées de 3 manières différentes :

  1. Répartition par vue Kanban.
    On peut ainsi visualiser la ventilation des différentes tâches en fonction de leur statut : à faire, en cours, réalisé, validé.
  2. Répartition par vue Personnalisée.
    Les tâches sont ici réparties en fonction des listes d'appartenance. Dans mon cas, chaque liste correspond à une phase de mon projet, la première étant située en haut en jaune.
  3. Répartition par vue Koworkeur.
    Cette vue permet de visualiser la répartition des tâches en fonction des acteurs projet. Ici, on peut voir que plusieurs tâches me sont directement affectées mais que la plupart sont encore non--assignées.
Répartition des actions en fonction du statut, des phases projet et des collaborateurs.

Le dashboard propose ensuite une vision synthétique des dépenses du projet, répartie sur trois graphiques :

  1. Vue par liste.
    Cette vue permet de visualiser le budget estimé, dépensé et dépassé en fonction des différentes phases de son projet. Dans mon cas, mes dépenses sur la 1ère phase de mon projet sont plus faibles que les dépenses estimées. Tout va bien.
  2. Vue par action.
    Cette vue permet d'identifier les tâches les plus consommatrices en terme de dépenses, et de comparer rapidement si ces dépenses avaient été anticipées ou non.
  3. Vue par Koworker.
    Cette vue permet de répartir les dépenses engagées par chaque collaborateur en fonction de ce qui avait été estimé.
Suivi du budget en fonction des phases projet, des actions et des collaborateurs.

Le dashboard propose également une vision synthétique pour faciliter la gestion des ressources humaines. On y retrouver trois graphiques :

  1. Vue par liste.
    Permet de visualiser le temps estimé, consommé et dépassé en fonction des différentes phases du projet.
  2. Vue par action.
    Permet de visualiser le temps estimé, consommé et dépassé pour chaque action. Le chef de projet peut ainsi rapidement identifier les actions sur lesquelles on a rencontré des difficultés. Le temps dépassé apparaît en orange.
  3. Vue par Koworker.
    Permet de visualiser le temps estimé, consommé et dépassé pour chaque collaborateur. On peut voir ici que le temps passé sur mon projet à l'instant t est largement inférieur à ce que j'avais estimé. Tout va bien donc.
Suivi des ressources en fonction des phases projet, des actions et des collaborateurs.

Enfin, le dashboard synthétise les risques projet identifiés, selon une matrice de risque ayant comme axe horizontal la probabilité de survenance du risque, et sur l'axe vertical l'impact si celui-ci devait se produire. 

On peut voir ici que j'ai identifié un seul risque, avec une probabilité de survenance et un impact moyen.

Matrice de risque visible dans le logiciel Yookkan.

2 ) Suivi du budget

Yookkan propose également un onglet dédié pour le suivi détaillé du budget du projet. 

Pour utiliser correctement cette fonctionnalité, il faut :

  • Saisir le budget global du projet, dans les paramètres projet.
  • Saisir pour chaque tâche le budget estimé, ainsi que la durée estimé et le taux horaire de la ressource à laquelle la tâche est affectée.
  • Demander à chaque acteur de faire sa saisie de temps réel, sur chacune des tâches.

L'application calcule alors automatiquement le budget estimé vs consommé pour chaque tâche, phases du projet, ainsi qu'au global.

On peut voir sur la capture d'écran ci-dessous :

  • Que j'ai acheté plusieurs pcs pour l'équipe projet pour un montant de 11 000€.
  • Que j'ai passé 6 heures sur la tâche "Atelier de travail DSI #1" mais en ayant oublié de lui affecter un budget, ce qui fait que le budget réel est de -510€. C'est le coût associé à mon temps passé dessus.
Suivi du budget détaillé d'un projet de renouvellement de marché d'infogérance dans Yookkan.

3 ) Temps estimés vs Temps consommés

Pour chaque ressource, cette page permet de visualiser, pour une période de temps donnée (ici du 26/02/23 au 26/03/23) :

  • Le temps estimé sur chaque tâche qui lui est affectée.
    On peut choisir de l'exprimer en jours ou en heures.
  • Le total par phase projet.
    Visible ici sur la ligne en bleu.
  • Le temps de travail effectif de cette personne.
    Dans mon cas, je travaille 7h par jour, du Lundi au Vendredi. Je peux bien sûr le modifier dans mes paramètres personnels.
  • La disponibilité restante de l'acteur projet, exprimé en heures, en jours et en pourcentage.
    Dans mon cas, il me reste 18,4j de travail, soit 128.5 heures, ce qui représente une disponibilité de 92% sur la période.
  • Le taux d'occupation de cette ressource.
    Ici, il est de 8% sur cette période.
Tableau de suivi des temps estimés sur le projet

Selon le même principe, le tableau des temps consommés permet de visualiser pour chaque ressource et chaque tâche et phases projet, le temps réellement passé à faire des actions. 

Par exemple, on peut voir sur la capture d'écran ci-dessous que sur la période sélectionnée, j'avais un temps de travail estimé à 140 heures. Lors de la capture d'écran, j'avais consommé 4% de ce temps de travail.

Tableau de suivi des temps consommés sur le projet

Bonus appréciable : Si vous souhaitez faire des comparaisons approfondies et des rapports détaillés, vous pouvez exporter ces données directement de Yookkan au format XLS, pour les consolider ensuite dans Excel.

Que vaut Yookkan pour les méthodes agiles ?

Yookkan n'est pas un outil de gestion de projet spécialisé dans les méthodes agiles, même s'il propose une vue Kanban de qualité. Si vous cherchez une application de gestion de projet dédiée à l'agilité, Yookkan n'est pas le meilleur choix.

Il s'inspire d'autres outils comme Trello ou ClickUp, et propose une vue tableau ou Kanban, en plus d'une vision des tâches sous forme de liste ou de diagramme de Gantt.

Les colonnes sont organisées selon les statuts des tâches (A faire, En cours, Réalisé, Validé), et les tâches peuvent être glissées à la souris d'une colonne à une autre.

Tableau Kanban proposé par le logiciel spécialisé en gestion de projets Yookkan.

Pour l'avoir testé en long, en large et en travers sur plusieurs outils, je ne trouve pas la vue Kanban adaptée à une gestion de projet classique. On se retrouve très vite avec des dizaines et des dizaines de tâches, et ça devient vite fastidieux de s'y retrouver. 

Mais je vous l'accorde, pour de petits projets, ou des activités qui embarquent des sous-tâches, ça peut le faire.

Cependant, je trouve que la vue Kanban est plus adaptée à la gestion de l'exploitation courante, de bugs, etc... C'est d'ailleurs dans ces cas de figure que la méthode Kanban fonctionne le mieux.

Prix et Abonnement

1 ) Version gratuite & Période d'essai

Yookkan propose une version gratuite de l'application sans limite de durée. Celle-ci vous permet de gérer plusieurs projets en parallèle, tout en bénéficiant des fonctionnalités suivantes :

  • Nombre de projets : 3
  • Nombre de participants : illimité
  • Stockage : 100 Mo
  • Vue d'ensemble / Vue liste / Vue kanban
  • Tableau de bord par projet
  • Différents types d'actions (principales, checklists, jalons, livrables)
  • Création de champs personnalisés
  • Stickers / Tag

Lors de votre inscription, vous bénéficierez en plus de l'offre Découverte, qui vous permet de tester sans engagement et pendant 15 jours l'ensemble des fonctionnalités qui sont intégrées à la version payante.

2 ) Abonnements payants

Cet outil SaaS spécialisé propose également 3 abonnements payants différents :

  1. Version Pro.
    Cet abonnement permet de gérer des projets illimités, la synchronisation d'agenda Google / Outlook, la gestion multi-projets, ainsi que la gestion du temps, des ressources, des risques et du budget.
  2. Version Entreprise.
    Cet abonnement propose en plus de la version pro les fonctionnalités suivantes : préparation et suivi des réunions, gestion des comptes-rendus, planning de Gantt et dépendances, Gantt multi-projets, synthèse budgétaire et automatisation des tâches récurrentes.
  3. Version Personnalisée.
    L'offre sur mesure peut s'adresser aux associations, aux étudiants, ainsi qu'aux entreprises souhaitant des intégrations custom avec d'autres outils, tels que des ERP ou des CRM.

Les abonnements payants proposés par Yookkan

Voici un tableau récapitulatif des coûts de chaque abonnement, en fonction du nombre d'utilisateurs. 

Nombre d'utilisateurs

Version Pro

Version Entreprise

1

5€ HT / mois (abonnement annuel)

10€ HT / mois (abonnement annuel)

5

25€ HT / mois (abonnement annuel)

50€ HT / mois (abonnement annuel)

10

50€ HT / mois (abonnement annuel)

100€ HT / mois (abonnement annuel)

25

125€ HT / mois (abonnement annuel)

250€ HT / mois (abonnement annuel)

50

250€ HT / mois (abonnement annuel)

500€ HT / mois (abonnement annuel)

3 ) Facturation

La facturation s'effectue aussi bien en mensuel qu'en annuel, selon votre envie et votre besoin.

Bien sûr, si vous préférez payer mensuellement, les coûts seront légèrement plus élevés.

J'ai constaté + 20% en moyenne pour l'abonnement mensuel comparé à l'abonnement annuel.

J'apprécie la flexibilité qu'offre l'outil au niveau de la facturation, et je trouve que la page tarif est parfaite, dans le sens où elle permet de déterminer précisément en fonction du type de facturation et de la taille de l'équipe le coût mensuel de l'outil.

L'interface est claire, on sait d'avance combien on va payer par mois.

Accessibilité et design de l'application

4 ) Design & Ergonomie

Le design de l'application Yookkan est sobre, épuré, visuellement attrayant, mais surtout on sent que l'interface a été bien pensé. 

Tout est accessible, tout est intuitif. C'est simple : vous ne serez jamais perdu pour accéder à un menu.

Voici quelques captures d'écran de l'interface.

Menu principal, accessible en haut à droite de l'interface

Menu accessible pour chaque projet

Organisation des activités et tâches de mon projet parphases (listes dans l'application)

5 ) Application mobile

Actuellement, Yookkan ne propose aucune application mobile. 

L'utilisation se fait donc obligatoirement à partir d'un pc via un navigateur, le logiciel ne proposant pas non plus d'exécutable à installer sur le pc, pou travailler en offline par exemple.

L'absence d'app téléphone est un point noir pour moi, qui suis habitué à accéder à ma liste de tâches aussi bien depuis un pc qu'un téléphone.

L'utilisation du navigateur sur le téléphone est trop contraignant pour moi, donc sans application mobile, je n'irais pas sur le site. Cependant, je salue l'effort d'optimisation réalisée sur l'application, ce qui fait qu'elle est largement utilisable via le téléphone mobile.

Même si une app dédiée serait mieux. 😉 A intégrer dans la roadmap peut-être ?

Personnalisation, automatisation & workflows

Yookkan propose une petite touche de personnalisation appréciable, qui permet pour chaque projet, activités et tâches de choisir une couleur d'affichage, afin de s'y retrouver plus simplement. L'application permet également dans différentes vues de modifier l'affichage des colonnes, afin d'adapter la vue à ses préférences.

Elle permet également d'ajouter des stickers (des labels texte) à une tâche précise, ainsi que des émojis.

Ajout de sticker / label à une tâche.

Ajout d'émojis à une tâche.

Vous pouvez également utiliser les filtres mis à votre disposition pour réorganiser votre espace de travail tel que vous le souhaitez.

Liste des filtres proposés par Yookkan.

Yookkan ne propose pas de changer toute l'interface comme peuvent le faire ClickUp ou Monday, mais au final c'est aussi bien. On est pas perdu dans les possibilités du logiciel, et on n'a pas besoin de suivre un cours de plusieurs heures pour pouvoir l'utiliser. 

C'est ce qui fait la force de Yookkan !

1 ) Développements à la demande

L'outil ne propose pas d'intégrations natives avec des logiciels de type ERP, CRM, ou automation tels que Zapier.

Cependant, l'équipe peut réaliser des développements à la demande en fonction de vos besoins. Ce point est particulièrement intéressant pour les entreprises qui souhaitent coupler leur logiciel de gestion de projet avec leur ERP ou leur CRM, ainsi que leur base client.

2 ) Accès API

Une API est également en cours de développement à l'heure où j'écris ces lignes (Février 2023), et devrait permettre aux clients de coupler Yookkan avec d'autres API, dont celles de Zapier pour ne citer que la plus connue.

Hébergement et Sécurité

1 ) Hébergement

L'outil et ses données sont hébergées en France à Grenoble, avec un secours sur un datacenter parisien, ce qui permet d'assurer la haute-disponibilité de l'application, même en cas de sinistre sur le datacenter grenoblois. 

Ainsi, vos données sont sécurisées et sauvegardés, selon les normes en vigueur sur les centres de données français. 

De plus, l'application est 100% RGPD friendly, ce qui n'est pas le cas de toutes les alternatives US à cet outil.

L'application est également bien optimisée, et je n'ai rencontrée aucune lenteur particulière sur mon navigateur, malgré le fait d'avoir généré plus d'une centaine de tâches dans mon projet. A titre d'exemple, le logiciel ClickUp perd sensiblement en rapidité lorsque je dépasse la centaine de tâches.

Sur mes 15 jours de test, je n'ai rencontré aucun problème d'hébergement, aucune lenteur particulière. Yookkan est stable, rapide et optimisé. Et on sent que tout est fignolé aux petits oignons pour permettre la meilleure expérience client possible.

2 ) Sécurité

Côté sécurité, l'accès aux données est protégé par un couple nom d'utilisateur / mot de passe.

Je regrette cependant qu'une fonctionnalité de double authentification ne soit pas présente, ce qui permettrait de sécuriser encore plus l'accès aux données sensibles pouvant être stockée dans l'espace documentaire partagé des projets.

Peut-être une fonctionnalité à rajouter dans la roadmap du produit ?

Réactivité et compétences du support

Un problème ? Pas de panique, il suffit de cliquer sur le bouton "Chat" en bas à droite de l'application, afin de contacter le support. 

Un message vous indique si celui-ci est accessible. Dans le cas contraire, la prochaine heure d'ouverture du support est affichée.

Le support Yookkan est réactif et compétent. On sent qu'il est là pour vous aider, pas comme d'autres applications. 

Il ne vous assène pas de réponses bateau, mais cherche réellement à comprendre votre problématique pour vous aiguiller au mieux.

C'est un sans faute !

Conclusion

Yookkan est un excellent produit de gestion de projet, intuitif et complet. C'est une alternative française crédible et bien plus abordable, face aux mastodontes que sont Monday et ClickUp. Je recommande cette application à toutes les organisations qui sont amenées à gérer des projets complexes ainsi que des portefeuilles de projets.

L'outil permet de centraliser efficacement à un seul endroit l'ensemble des informations nécessaires pour piloter un projet. J'apprécie tout particulièrement :

  • La gestion des phases, activités, tâches et sous-tâches, en vue liste, kanban ou Gantt.
  • Le Gantt multi-projets, permettant d'avoir une vision macro de l'ensemble de son portefeuille projets.
  • Le suivi et la gestion du budget, qui sont des fonctionnalités souvent manquantes sur les produits concurrents. C'est très complet mais bien pensé et simple d'usage.
  • La gestion des estimations et de la charge de travail, qui permet de comparer rapidement et facilement les charges de travail estimées versus les charges de travail consommées réelles.
  • L'API et la possibilité d'avoir à la demande des intégrations tierces entre Yookkan et d'autres logiciels tels qu'un ERP par exemple.
  • Le fait que l'application soit développée par des français, et que les serveurs sont hébergés en France (Grenoble et Paris en secours).

L'outil s'en sort très bien pour gérer des projets complexes contenant des centaines de tâches, et propose l'ensemble des fonctionnalités nécessaires pour piloter efficacement un projet via les méthodes de gestion de projet traditionnelles.

Il a été pensé de sorte qu'il soit flexible et adaptable à votre contexte, y compris si vous faites de la gestion de projet agile. Il ne s'agit cependant pas du meilleur pour travailler en agilité, les fonctionnalités de sprint n'étant pas intégrée à l'outil.


Je regrette toutefois l'absence de fonctionnalités avancées que j'utilise au quotidien dans mes projets informatiques, telles que :

  • Le fait qu'une tâche peut avoir plusieurs prédécesseurs.
  • L'ajout de marges et l'intégration de zones tampons.
  • Le calcul du chemin critique ou de la chaîne critique à partir du diagramme de Gantt.
  • Les outils de clôture de projet : bilan projet, RETEX projet (retour d'expérience), ...
  • La gestion des risques gagnerait aussi à être plus développée.

Yookkan

Yookkan est une solution française de gestion de projets collaborative, qui permet de gérer des projets complexes, s'étalant entre quelques semaines et plusieurs années, sur tous les aspects : planning, charges, estimations, livrables, budgets, risques.

Prix

Version gratuite sans limite de durée.
2 abonnements différents + 1 personnalisé.
Facturation mensuelle ou annuelle.
A partir de 5€ HT / utilisateur / mois.

Accessibilité

Utilisation intuitive. 
Support réactif & compétent, et 100% français. 

Pas d'application mobile. 
Hébergement des données en France, et RGPD friendly.

Gestion de projet

Fonctionnalités complètes et avancées pour gérer un projet. 

Suivi du budget, des estimations et des charges très bien pensé.

Reporting de qualité. 

Gestion multi-projets simple et fonctionnelle (Le Gantt multi-projets est top!).