Lorsqu'on planifie un projet, qu'il s'agisse de créer un rétroplanning, un planning détaillé ou un diagramme de Gantt, il est indispensable de tenir compte et de maîtriser deux concepts : la marge totale et la marge libre.
Ces deux notions sont à la base de la planification de projet. Je vais vous expliquer pourquoi dans cet article, vous donner les clés pour comprendre ce qu'est la marge totale ainsi que la marge libre, et je vais également vous expliquer comment les calculer.
Qu'est-ce que la marge totale en planification de projet ?
La marge totale d'une tâche (abrégé en MT, ou Total Float en anglais) correspond au retard tolérable et pouvant être pris sur cette tâche, sans que cela impacte la fin de projet. En d'autres termes, c'est la marge, exprimée en unité temporelle, qui peut être consommée sans que l'on décale l'échéance de fin de projet.
Cette notion est définie dans le guide PMBOK, et se calcule lors de la réalisation d'un diagramme de PERT ou d'un diagramme de Gantt, à partir des éléments suivants :
- Date de fin au plus tard.
Il s'agit de la dernière échéance à laquelle la tâche doit être fini, pour tenir l'échéance finale du projet. - Durée de la tâche.
Il s'agit du temps de réalisation estimé de la tâche. - Date de début au plus tôt.
La tâche ne peut pas démarrer avant cette date.
Si la marge totale est égale à 0, alors la tâche est une tâche critique. Concrètement, cela signifie qu'elle se trouve sur le chemin critique du projet, et que tout retard pris sur cette tâche décalera d'autant la date de fin du projet.
Qu'est-ce que la marge libre d'une tâche ?
La marge libre d'une tâche (abrégé en ML, ou Free Float en anglais) correspond au nombre de jours de retard que l'on peut prendre sans que cela retarde les tâches suivantes qui en dépendent (les successeurs). La marge libre est toujours plus restrictive que la marge totale. On a donc : Marge libre <= Marge totale.
Cette notion est définie dans le guide PMBOK, et se calcule lors de la réalisation d'un diagramme de PERT ou d'un diagramme de Gantt, à partir des éléments suivants :
- Date de début au plus tôt du successeur.
Le successeur est une tâche qui ne peut démarrer tant que la tâche actuelle n'est pas terminée. On parle également de dépendances ou de liens entre tâches. - Date de fin au plus tôt de la tâche.
La tâche ne peut pas être clôturée avant cette date. Il s'agit de la date de fin optimiste de la tâche, s'appliquant dans le meilleur des cas.
Si la marge libre est égale à 0, alors la tâche est considérée comme critique. Elle se trouve de facto sur le chemin critique du projet. Concrètement, cela signifie que le moindre retard pris sur cette tâche va donc retarder les suivantes qui dépendent d'elles, et également décaler d'autant l'échéance finale du projet.
Guide PMBOK - 7ème édition - Standard de management de projet
Qu'est-ce qu'une marge projet globale ?
La marge globale d'un projet est une réserve de temps positionnée entre la date de fin planifiée d'un projet, et l'échéance imposée. Elle permet d'absorber les imprévus tout en protégeant la date de fin officielle du projet.
Ce type de marge n'est pas officiellement défini dans le guide PMBOK, mais est plusieurs fois cité comme une bonne pratique dans différents ouvrages de management de projets.
Elle est notamment utilisée dans la méthode de la chaîne critique (CCPM).
A titre personnel, je vous recommande de mettre en place ce type de marge, à la fin de votre projet, afin de protéger l'échéance.
Différences entre marge totale et marge libre
Voici un tableau récapitulatif des principales différences existantes entre la marge totale et la marge libre d'une tâche :
Caractéristiques | Marge Totale (MT) | Marge Libre (ML) | Marge Projet (MP) |
|---|---|---|---|
Description | Retard tolérable sur la tâche, sans que cela porte préjudice à la date de fin de projet. | Retard tolérable sur la tâche, sans provoquer de retard sur les successeurs (les tâches dépendantes). | Temps supplémentaire accordé entre l'échéance imposée et la date de fin planifiée du projet, afin d'absorber des imprévus. |
Nom anglais | Total float | Free float | Project float |
Durée | S'exprime en jours. Peut être égal à zéro (considéré comme une tâche critique dans ce cas). | S'exprime en jours. Est plus restrictif que la marge totale. Marge libre <= Marge totale. | S'exprime en jours. Est généralement supérieure à 0. |
Calcul | Date de fin au plus tard - Date de fin au plus tôt | Date de début au plus tôt du successeur - Date de fin au plus tôt de la tâche | Deadline imposée - Date de fin planifiée du projet |
Chemin critique | Une tâche critique sur le chemin critique a une marge totale égale à 0. | Une tâche critique sur le chemin critique a une marge totale et une marge libre égale à 0. | N/A |
Comment calculer la marge totale d'une tâche ?
Pour bien comprendre comment calculer la marge totale d'une tâche, on va prendre l'exemple fictif suivant :
Tâche | Date Début au plus tôt | Date Début au plus tard | Date Fin au plus tôt | Date Fin au plus tard |
|---|---|---|---|---|
A | 12/04 | 12/04 | 14/04 | 14/04 |
B | 14/04 | 15/04 | 17/04 | 18/04 |
C | 18/04 | 20/04 | 22/04 | 24/04 |
D | 24/04 | 27/04 | 30/04 | 03/05 |
La formule pour calculer la marge totale est la suivante :
Marge Totale (MT) = Date de fin au plus tard - Date de fin au plus tôt
Pour les 4 tâches ci-dessus, cela nous donne donc :
- Tâche A --> MT = 14/04 - 14/04 = 0
- Tâche B --> MT = 18/04 - 17/04 = 1
- Tâche C --> MT = 24/04 - 22/04 = 2
- Tâche D --> MT = 03/05 - 30/04 = 3
La tâche A dispose d'une marge totale de 0 jours. Il s'agit donc d'une tâche critique.
Les tâches B, C, et D disposent respectivement de marges totales de 1, 2 et 3 jours.
Dans mon exemple, les dates sont exprimées en valeur absolue, c'est à dire que les dates sont définies précisément dans le calendrier.
Mais lorsqu'on prépare son diagramme de PERT, on travaille généralement en date relative. Si je reprends le tableau ci-dessus, voici ce que cela donnerait en date relative, en considérant que le premier jour du projet est le jour 1.
Tâche | Date Début au plus tôt | Date Début au plus tard | Date Fin au plus tôt | Date Fin au plus tard |
|---|---|---|---|---|
A | 1 | 1 | 3 | 3 |
B | 3 | 4 | 6 | 7 |
C | 7 | 9 | 11 | 13 |
D | 13 | 16 | 19 | 22 |
Si l'on refait le même calcul, à savoir :
Marge Totale (MT) = Date de fin au plus tard - Date de fin au plus tôt
On obtient les résultats suivants :
- MT de A = 3 - 3 = 0
- MT de B = 7 - 6 = 1
- MT de C = 13 - 11 = 2
- MT de D = 22 - 19 = 3
On retombe alors sur les mêmes marges totales pour nos 4 tâches.
Comment calculer la marge libre d'une tâche ?
Reprenons encore une fois l'exemple ci-dessus de nos 4 tâches, mais cette fois pour calculer la marge libre de chaque tâche.
On va considérer que ces 4 tâches se suivent successivement, et sont liés par des dépendances.
Concrètement, cela veut dire que :
- B est le successeur de A.
- C est le successeur de B.
- D est le successeur de C.
Tâche | Date Début au plus tôt | Date Début au plus tard | Date Fin au plus tôt | Date Fin au plus tard |
|---|---|---|---|---|
A | 12/04 | 12/04 | 14/04 | 14/04 |
B | 14/04 | 15/04 | 17/04 | 18/04 |
C | 18/04 | 20/04 | 22/04 | 24/04 |
D | 24/04 | 27/04 | 30/04 | 03/05 |
La formule pour calculer la marge libre est la suivante :
Marge Libre (ML) = Date de début au plus tôt du successeur - Date de fin au plus tôt de la tâche
Pour les 4 tâches ci-dessus, cela nous donne donc :
- Tâche A --> ML = 14/04 - 14/04 = 0
- Tâche B --> ML = 18/04 - 17/04 = 1
- Tâche C --> ML = 24/04 - 22/04 = 2
- Tâche D --> Pas de successeur, donc ML = 0
On peut ainsi constater que la tâche A n'a pas de marge libre. Cela signifie que tout retard pris sur cette tâche impactera les tâches suivantes, mais pas forcément la date de fin de projet.
La tâche B dispose d'une marge libre de 1 jour, et la C d'une marge libre de 2 jours.
La tâche D n'ayant pas de successeur, sa marge libre est donc égale à 0.
Reprenons le même exemple, cette fois avec les dates exprimées en dates relatives :
Tâche | Date Début au plus tôt | Date Début au plus tard | Date Fin au plus tôt | Date Fin au plus tard |
|---|---|---|---|---|
A | 1 | 1 | 3 | 3 |
B | 3 | 4 | 6 | 7 |
C | 7 | 9 | 11 | 13 |
D | 13 | 16 | 19 | 22 |
On effectue à nouveau le même calcul :
- ML de A = 3 - 3 = 0
- ML de B = 7 - 6 = 1
- ML de C = 13 - 11 = 2
- ML de D = 0
On retrouve ainsi les mêmes valeurs.
Comment calculer la marge libre lorsqu'il existe plusieurs successeurs ?
Si votre tâche a plusieurs successeurs, dépendants de sa complétion, le calcul ne change pas.
Il suffit de prendre comme date de début au plus tôt du successeur, la date la plus rapprochée parmi les différents successeurs.
Par exemple, si ma tâche A a trois successeurs B, C et D et que les dates de début au plus tôt de chacune des tâches sont les suivantes :
- B --> 8
- C --> 9
- D --> 13
Alors je prendrais la date de début au plus tôt de B pour mon calcul, étant donnée que c'est la première action qui sera impactée par un éventuel retard sur la tâche A.
Qu'est-ce que ça signifie si ma marge est négative ?
Une marge peut être négative si la date de fin au plus tôt d'une tâche est supérieure à la date de fin au plus tard de celle-ci.
Cela peut arriver si vous prenez du retard sur votre projet. Ainsi, la date de fin au plus tôt d'une tâche (mise à jour par rapport au retard pris) dépasse la date de fin au plus tard, qui elle n'a pas bougé et avait été calculé en début de projet.
Cette marge négative met en évidence le retard pris sur le projet, et qui devra se répercuter en fin de projet.
Cependant, au démarrage d'un projet il est impossible de trouver une marge négative. En effet, les dates de fin au plus tard sont toujours supérieures aux dates de fin au plus tôt, dans votre planification de projet.
Pourquoi la gestion des marges d'un projet est-elle importante ?
La gestion des marges d'un projet est un processus important de la planification de projet. Il permet entre autre au chef de projet de :
- Identifier le chemin critique.
En effet, les tâches du chemin critique ont toutes une marge totale et une marge libre égale à 0, ce qui signifie que tout retard pris sur ces tâches aura une incidence sur la suite et fin du projet. - Protéger le chemin critique.
Les marges associées aux tâches rejoignant le chemin critique permettent d'absorber un retard pris sur ces tâches, sans pour autant que cela impacte le bon déroulement du chemin critique. - Déterminer l'avancement du projet, et le retard pris (s'il y en a).
Calculer les marges et les suivre dans son pilotage quotidien permet également de suivre la progression du projet, et permet aussi de vérifier si l'équipe projet est en train de prendre du retard ou non.
Dans le cas de la méthode de la chaîne critique (CCPM), les marges de tâches sont supprimées.
A la place, la chaîne critique propose de mettre en place une marge globale sur chaque chemin rejoignant le chemin critique du projet afin d'absorber les imprévus, ainsi qu'une marge projet générale permettant de protéger l'échéance finale.
Comment le chef de projet doit-il utiliser les marges dans son pilotage ?
Les marges doivent être considérées comme des ressources projet par le chef de projet. En effet, celles-ci lui permettent d'identifier les tâches critiques et de mettre son focus dessus, mais également de protéger les différentes échéances des activités, tâches et jalons-clés du projet.
Je vous recommande de suivre l'avancement des différentes tâches de votre projet au quotidien, et de vous rapprocher des collaborateurs concernés afin d'analyser le retard pris ou non sur ces tâches.
S'il existe un retard, il est alors intéressant d'analyser la pénétration des marges de votre projet, afin d'identifier si celles-ci sont en capacité d'absorber le retard, ou si au contraire elles ne sont pas suffisantes. Dans ce cas, le retard impactera le bon déroulement du projet ainsi que sa date de fin.
Analysez donc vos marges dans votre pilotage de projet quotidien afin d'anticiper cette situation et de communiquer les bonnes informations sans attendre aux parties prenantes ainsi qu'au comité de pilotage.
