Logiciel SaaS ou On-premise : comment faire le bon choix ?

Choisir un logiciel de gestion de projet ne se résume pas à comparer les fonctionnalités. Il faut aussi décider comment ce logiciel sera hébergé. Deux modèles dominent aujourd’hui : le SaaS (Software as a Service) et l’On-premise (hébergement sur site).

Ces deux approches répondent à des besoins très différents. Pour choisir celle qui vous conviendra le mieux, il faut comprendre leurs principes, avantages, inconvénients et impacts sur la sécurité, les coûts et la flexibilité de votre entreprise.

SaaS vs On-premise : quelle est la différence ?

Le SaaS est un logiciel hébergé sur le cloud et accessible en ligne depuis un navigateur, via un abonnement. L’On-premise, lui, est installé localement sur les serveurs de votre entreprise après achat d’une licence.

Le SaaS : une solution clé en main

Le SaaS (Software as a Service) est un modèle de distribution basé sur le cloud computing.
Vous n’avez rien à installer : le logiciel est hébergé sur les serveurs du fournisseur et accessible directement via une connexion internet, depuis un simple navigateur web.

L’accès se fait par abonnement mensuel ou annuel, qui inclut généralement :

• L’accès illimité au logiciel pendant une période définie.
• L’hébergement et la sauvegarde des données.
• Les mises à jour automatiques.
• La maintenance et le support.
• L’accès complet aux fonctionnalités.

Voici quelques exemples connus de logiciels accessibles en SaaS : Monday.com, Asana, Microsoft 365, Adobe Creative Cloud.

L’On-premise : le logiciel hébergé en interne

Le modèle On-premise consiste à installer le logiciel directement sur les serveurs ou ordinateurs de l’entreprise. Vous achetez une licence d’utilisation, et la gestion technique (maintenance, sauvegardes, mises à jour) dépend de votre service informatique.

L’application peut ensuite être accessible via un programme à installer sur les postes de travail de l’entreprise, ou via un navigateur web avec une URL interne à l’entreprise.

Les données sont stockées en interne, sous le contrôle total de l’entreprise.

Des exemples : AutoCAD, SAP, Microsoft Windows Server, Adobe Creative Suite.

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Quels sont les avantages & inconvénients du modèle SaaS ?

Avantages

Un logiciel SaaS est flexible, évolutif, rapide à déployer et sans contrainte technique. Il convient aux équipes dispersées, en télétravail ou aux entreprises sans service informatique interne.

• Une mise en route immédiate.
  Le SaaS ne nécessite aucune installation ni configuration. Dès la souscription, vous pouvez utiliser l’outil instantanément. Cette rapidité de déploiement séduit les organisations qui cherchent à gagner du temps.
• Une maintenance assurée par l’éditeur.
  Toutes les mises à jour, la maintenance et la sécurité sont gérées automatiquement par le fournisseur. Vous n’avez plus à vous soucier de la compatibilité ou des correctifs techniques.
• Un accès depuis n’importe où.
  Le SaaS est accessible sur tous les appareils (ordinateur, tablette, smartphone). C’est une solution idéale pour les équipes multi-sites ou en télétravail. Les données sont synchronisées en temps réel, garantissant une collaboration fluide.
• Une solution financièrement souple.
  L’abonnement mensuel ou annuel permet de maîtriser les coûts et d’éviter un investissement initial important. Les entreprises peuvent ajuster le nombre d’utilisateurs selon leurs besoins.
• Une sécurité renforcée.
  Les fournisseurs SaaS investissent massivement dans la sécurité des données (cryptage, sauvegarde automatique, data centers certifiés). Vos informations sont protégées même en cas de panne locale ou de vol de matériel.

Inconvénients

Le SaaS dépend d’une connexion Internet stable et peut devenir coûteux à long terme. Vous restez également dépendant du fournisseur pour la gestion des données.

• Une dépendance à la connexion Internet.
  Sans connexion stable, impossible d’accéder au logiciel. Certaines plateformes proposent des modes hors ligne, mais une synchronisation reste nécessaire pour sauvegarder les données.
• Des coûts récurrents à surveiller.
  Le coût initial semble faible, mais les abonnements mensuels peuvent dépasser le prix d’une licence On-premise après plusieurs années. Ce modèle convient mieux aux structures recherchant de la flexibilité plutôt qu’une rentabilité long terme.
• Des risques liés au fournisseur.
  Si le fournisseur subit une panne majeure, une cyberattaque ou cesse son activité, vos données peuvent être temporairement ou définitivement inaccessibles. Bien qu’encadré par contrat, ce risque existe toujours.
• Une maîtrise limitée des données.
  Les données sont stockées sur des serveurs externes. Vous devez donc faire confiance au prestataire quant à la confidentialité et la conformité (notamment RGPD).

Quels sont les avantages & inconvénients du modèle On-Premise?

Avantages

Le modèle On-premise offre un contrôle total sur les données et la configuration du logiciel. Il est souvent privilégié par les grandes entreprises et les organisations publiques.

• Un investissement unique.
  Le logiciel est acquis une fois pour toutes, sans abonnement (certains éditeurs proposent quand même des abonnements, notamment pour du support). C’est un actif durable, qui permet de mieux maîtriser les coûts sur le long terme.
• Une maîtrise totale des données.
  Toutes les données sont hébergées en interne. Cela limite les risques de fuite et permet de répondre à des exigences strictes de confidentialité, notamment dans les secteurs réglementés (banque, santé, défense…).
• Une personnalisation avancée.
  Les entreprises peuvent adapter le logiciel à leurs besoins : paramétrage, intégration à d’autres outils internes, extensions spécifiques. Cette liberté est un avantage stratégique pour les structures ayant des processus complexes.
• Une indépendance vis-à-vis du fournisseur.
  Même si l’éditeur cesse son activité, vous conservez le logiciel. Votre production n’est pas bloquée par une panne de serveur externe.

Inconvénients

L’On-premise demande des ressources techniques, un budget maintenance conséquent et une capacité d’hébergement suffisante.

• Des coûts initiaux élevés.
  L’achat de licences, de serveurs et de matériel compatible représente un investissement de départ important. Chaque utilisateur supplémentaire peut nécessiter une nouvelle licence, ce qui alourdit rapidement le budget.
• Une maintenance à votre charge.
  Les mises à jour, les correctifs et la sécurité doivent être gérés en interne. Cela suppose de disposer d’une équipe informatique compétente, ou de souscrire à un contrat de maintenance externe.
• Un risque d’obsolescence.
  Un logiciel non mis à jour devient rapidement incompatible avec d’autres systèmes ou vulnérable sur le plan de la sécurité. Le coût de migration vers une nouvelle version peut être élevé.
• Un manque de flexibilité.
  L’On-premise n’est pas toujours adapté aux équipes en télétravail. Pendant la pandémie, de nombreuses entreprises ont découvert les limites de ce modèle face à une utilisation massive à distance.

SaaS vs On-premise : que choisir pour votre entreprise ?

Le choix dépend de votre budget, de vos exigences de sécurité, et de vos ressources internes.

• Le SaaS privilégie la flexibilité et la rapidité, parfait pour les PME et équipes en télétravail.
• L’On-premise garantit le contrôle total des données et s’adapte mieux aux environnements à forte contrainte de sécurité.
• Le bon choix dépend de votre stratégie à long terme : agilité et évolutivité (SaaS) ou maîtrise et indépendance (On-premise).

Découvrez dans cet article comment calculer le ROI d’un logiciel de gestion de projet.

👉 En résumé :

• Choisissez le SaaS si vous cherchez une solution rapide, simple à déployer, et sans maintenance.
• Choisissez l’On-premise si vous avez des exigences de sécurité élevées, une équipe IT interne et un budget initial conséquent.

Découvrez dans cet article Comment comparer financièrement 2 solutions SaaS et On-Premise, grâce au TCO (Total Cost of Ownership).