Le coût total de possession (TCO, pour Total Cost of Ownership) ne se résume pas au prix d’achat d’un logiciel.
C’est une vision globale des dépenses associées à son utilisation sur toute sa durée de vie.
Lorsqu’une entreprise doit choisir entre une solution SaaS (Software as a Service) et une solution On-premise, l’analyse du TCO devient cruciale pour prendre une décision financière rationnelle.
Voyons en détail les différences, les coûts cachés et les impacts à long terme de chaque modèle.
- Le TCO doit inclure tous les coûts : licences, serveurs, maintenance, formation, temps humain.
- Le SaaS offre un coût d’entrée faible, une maintenance externalisée et une grande agilité.
- L’On-premise peut s’avérer rentable sur le très long terme, mais exige des ressources internes importantes.
Qu’est-ce que le coût total de possession (TCO) ?
Le TCO (Total Cost of Ownership) correspond à la somme de tous les coûts directs et indirects liés à un actif technologique tout au long de son cycle de vie.
Dans le cas d’un logiciel, cela inclut :
- Le coût initial d’acquisition ou d’abonnement.
- L’installation et la configuration.
- La maintenance et les mises à jour.
- La formation des utilisateurs.
- Le support technique.
- Et les coûts d’infrastructure (serveurs, hébergement, énergie, sécurité).
L’objectif du calcul du TCO est de comparer objectivement deux solutions, au-delà du simple prix affiché.
Un SaaS à 20 €/mois peut coûter moins cher sur 3 ans qu’un On-premise acheté 5 000 €, selon les coûts cachés associés.
SaaS vs On-premise : quelles différences fondamentales ?
Avant d’entrer dans les chiffres, rappelons la distinction entre les deux modèles.
SaaS (Software as a Service)
Le SaaS est un modèle de location de logiciel hébergé dans le cloud. Vous payez un abonnement mensuel ou annuel pour accéder à la plateforme en ligne.
Le fournisseur gère tout : hébergement, maintenance, mises à jour, sécurité, sauvegardes.
On-premise
L’On-premise (ou “sur site”) consiste à installer le logiciel sur vos propres serveurs. Vous en avez la pleine maîtrise, mais aussi la pleine responsabilité.
Cela implique d’investir dans du matériel, des licences, des équipes techniques et de gérer les mises à jour vous-même.
Ces deux approches entraînent des structures de coûts radicalement différentes, que le calcul du TCO permet de comparer de manière précise.
Consultez cet article pour comprendre en détail les avantages et inconvénients de ces deux solutions.
Quels coûts inclure dans le calcul du TCO ?
Pour bien évaluer le TCO d’un logiciel, il faut ventiler les dépenses selon 4 grandes catégories :
1. Les coûts d’acquisition
- SaaS : abonnement mensuel ou annuel par utilisateur.
- On-premise : achat de licences perpétuelles, parfois coûteuses, à renouveler pour chaque version majeure.
2. Les coûts d’infrastructure
- SaaS : aucun serveur à acheter ni à maintenir. Tout est géré par le fournisseur.
- On-premise : serveurs physiques, stockage, énergie, climatisation, redondance, sauvegardes. Ces dépenses peuvent rapidement dépasser le coût initial du logiciel.
3. Les coûts de maintenance et de support
- SaaS : inclus dans l’abonnement.
- On-premise : contrat de maintenance annuel, intervention du service informatique, patchs de sécurité, mises à jour logicielles et matérielles.
4. Les coûts cachés
Souvent négligés, ils pèsent pourtant lourd :
- Formation des utilisateurs.
- Perte de productivité pendant les mises à jour.
- Sécurité et conformité réglementaire.
- Dépendance fournisseur (vendor lock-in).
- Temps passé par l’équipe interne à gérer le système.
Comparatif chiffré : exemple de TCO sur 3 ans
Prenons un cas concret pour illustrer le raisonnement :
une PME de 50 utilisateurs cherchant à équiper son équipe d’un outil de gestion de projet.
| Poste de dépense | SaaS (€/an) | On-premise (€/an) |
|---|---|---|
| Licences / abonnement | 12 000 | 15 000 (licence initiale + renouvellement partiel) |
| Serveurs / hébergement | 0 | 5 000 |
| Maintenance et support | inclus | 4 000 |
| Mises à jour logicielles | inclus | 2 000 |
| Sécurité / sauvegardes | inclus | 3 000 |
| Temps interne (admin système, backups…) | 1 000 | 6 000 |
| Formation | 1 500 | 1 500 |
👉 TCO sur 3 ans :
- SaaS : ~43 500 €
- On-premise : ~108 500 €
Cet écart de plus de 60 000 € s’explique par la différence d’infrastructure, de maintenance et de temps humain mobilisé.
Analyse détaillée : pourquoi le SaaS réduit souvent le TCO
1. Pas d’investissement initial
Avec un SaaS, vous évitez les lourds investissements matériels et licences. La dépense est lissée dans le temps, facilitant la trésorerie et l’adoption rapide.
2. Maintenance externalisée
Le fournisseur gère la mise à jour, la sécurité, les correctifs. Vos équipes IT peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur.
3. Scalabilité et flexibilité
Vous pouvez augmenter ou réduire le nombre d’utilisateurs à tout moment.
En On-premise, chaque nouvel utilisateur nécessite potentiellement plus de serveurs, plus de licences, et plus de gestion interne.
4. Sécurité et conformité
Les fournisseurs SaaS mutualisent leurs moyens : centres de données sécurisés, redondance, sauvegardes automatisées.
Assurer le même niveau de sécurité en interne coûte cher.
5. Temps d’implémentation réduit
Un logiciel SaaS est opérationnel en quelques heures, alors qu’une installation On-premise peut nécessiter plusieurs semaines, voire des mois.
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Les situations où l’On-premise reste pertinent
Tout n’est pas noir ou blanc. Le SaaS n’est pas toujours la meilleure option.
1. Contraintes réglementaires fortes
Certaines organisations (secteurs publics, défense, santé, finance) imposent le stockage local des données.
L’On-premise garantit un contrôle total sur les données et l’environnement.
2. Besoins de personnalisation extrême
Les logiciels On-premise permettent souvent de modifier le code source et d’intégrer des modules sur mesure.
Le SaaS, lui, reste limité par les fonctionnalités proposées par le fournisseur.
3. Coûts stables à long terme
Sur des durées très longues (plus de 7 à 10 ans), l’investissement initial d’un On-premise peut s’amortir, à condition que l’entreprise maîtrise parfaitement sa maintenance interne.
4. Dépendance fournisseur (vendor lock-in)
Certains craignent la dépendance à un éditeur SaaS, qui peut modifier ses tarifs ou ses conditions d’utilisation.
En On-premise, vous conservez une autonomie complète.
Les coûts cachés du SaaS à ne pas sous-estimer
Si le SaaS semble plus économique, il comporte lui aussi des coûts indirects.
1. L’augmentation progressive des abonnements
Les tarifs par utilisateur peuvent grimper au fil du temps, surtout lorsque vous ajoutez des modules premium ou des utilisateurs supplémentaires.
2. La dépendance au réseau
Pas d’accès Internet, pas d’accès au logiciel. Ce risque opérationnel doit être pris en compte, notamment pour les équipes sur le terrain.
3. Les coûts de migration et d’intégration
Lors du changement d’outil, les frais de migration des données et d’intégration avec d’autres logiciels peuvent être significatifs.
4. La réversibilité
Quitter une solution SaaS peut être complexe : export limité, formats propriétaires, données fragmentées.
Prévoir dès le départ une clause de réversibilité est essentiel.
Comment calculer le TCO pour votre entreprise ?
1. Identifier la durée de vie du projet
La plupart des comparaisons se font sur 3 à 5 ans.
Choisissez une durée cohérente avec vos pratiques de renouvellement logiciel.
2. Lister toutes les catégories de coûts
Incluez les coûts directs (licences, serveurs, maintenance) et les coûts indirects (formation, support, productivité, énergie, temps humain).
3. Évaluer les coûts cachés
Exemples :
- Temps passé par l’équipe IT à résoudre les incidents.
- Pertes liées à une panne.
- Risques de non-conformité RGPD.
- Coûts de montée en version.
4. Simuler plusieurs scénarios
Projetez le coût pour 3, 5, et 7 ans, avec différentes hypothèses (croissance du nombre d’utilisateurs, hausse de prix, changement de fournisseur).
5. Analyser la valeur créée
Le TCO ne se limite pas à une question de coût.
Évaluez aussi les bénéfices économiques indirects : gain de productivité, réduction du temps de maintenance, fiabilité accrue, meilleure collaboration.
Synthèse : SaaS ou On-premise ?
| Critère | SaaS | On-premise |
|---|---|---|
| Coût initial | Faible | Élevé |
| Dépenses récurrentes | Mensuelles / annuelles | Ponctuelles (mais lourdes) |
| Maintenance | Incluse | À la charge de l’entreprise |
| Sécurité | Externalisée | Interne |
| Flexibilité | Très élevée | Limitée |
| Contrôle des données | Faible à moyen | Total |
| Temps de déploiement | Rapide | Long |
| TCO sur 3 ans | Faible à moyen | Élevé |
En résumé :
- Le SaaS est plus adapté aux organisations recherchant simplicité, flexibilité et visibilité budgétaire.
- L’On-premise convient mieux aux structures disposant d’une infrastructure IT solide et soumises à des contraintes réglementaires spécifiques.
