Investir dans un logiciel de gestion de projet représente un coût non négligeable pour une entreprise. Pourtant, bien utilisé, cet outil peut transformer la productivité, réduire les erreurs et fluidifier la communication. Pour évaluer si cet investissement est rentable, il est essentiel de calculer le ROI (Return On Investment), c’est-à-dire le retour sur investissement.
Le calcul du ROI d’un logiciel de gestion de projet permet de valider un investissement et de mesurer son impact réel sur la performance de l’équipe. Il s’appuie sur une approche chiffrée mais aussi sur des bénéfices immatériels qui font toute la différence sur la durée.
> Le ROI se calcule selon la formule : (Gains – Coûts) / Coûts × 100.
> Il intègre à la fois les coûts directs, indirects et les gains opérationnels.
> Un suivi régulier permet d’ajuster l’utilisation du logiciel pour maximiser les bénéfices.
Qu’est-ce que le ROI en gestion de projet ?
Le ROI, ou retour sur investissement, mesure la rentabilité d’un investissement. Il compare le gain généré par l’utilisation d’un outil au coût total de cet outil. Dans le cas d’un logiciel de gestion de projet, le ROI permet de savoir si la solution adoptée améliore réellement la performance globale de l’équipe.
En d’autres termes, le ROI ne se limite pas à un chiffre financier : il traduit la valeur ajoutée opérationnelle d’un outil sur la productivité, la qualité et la collaboration.
Pourquoi calculer le ROI d’un logiciel de gestion de projet ?
Beaucoup d’entreprises adoptent un logiciel sans en mesurer l’impact.
Calculer le ROI permet de :
- Justifier un investissement auprès de la direction ou du service financier.
- Comparer plusieurs solutions avant de choisir la plus adaptée.
- Évaluer l’efficacité réelle du logiciel après plusieurs mois d’utilisation.
- Identifier les gains cachés : réduction des délais, amélioration de la communication, baisse du turnover.
Ce calcul aide donc à prendre des décisions rationnelles, fondées sur des données chiffrées et non sur des impressions.
Comment choisir entre un logiciel de gestion de projet en mode SaaS ou On-Premise ? Réponse dans cet article.
Quels coûts prendre en compte dans le calcul du ROI ?
Pour obtenir un ROI fiable, il faut commencer par recenser tous les coûts liés au logiciel. On distingue généralement trois catégories :
1. Coûts directs
Ce sont les dépenses visibles :
- Abonnement mensuel ou annuel du logiciel (SaaS).
- Licences d’utilisation (on-premise).
- Frais d’installation, de migration ou de configuration initiale.
2. Coûts indirects
Ils concernent les ressources nécessaires à la mise en place de l’outil :
- Formation des utilisateurs.
- Temps passé à l’intégration ou au paramétrage.
- Accompagnement du changement (communication, support interne).
3. Coûts de maintenance et d’évolution
Il s’agit de coûts récurrents à long terme :
- Mises à jour, support technique, extensions.
- Intégration avec d’autres outils (CRM, ERP, etc.).
- Eventuelle perte de productivité temporaire pendant la phase d’adoption.
Additionner ces postes permet d’obtenir le coût total d’acquisition (ou TCO – Total Cost of Ownership) du logiciel.
Quels gains mesurer pour calculer le ROI ?
Une fois les coûts identifiés, il faut mesurer les bénéfices concrets obtenus grâce au logiciel. Ces gains peuvent être financiers ou non financiers, mais tous contribuent à la rentabilité globale.
1. Gains de productivité
Un bon outil permet de réduire le temps passé sur certaines tâches répétitives : suivi de projet, reporting, relance des collaborateurs, réunions de coordination…
Exemple : si un chef de projet gagne 3 heures par semaine grâce à une meilleure planification, ce gain de temps représente un coût économisé pour l’entreprise.
2. Réduction des erreurs et retards
En centralisant l’information, le logiciel évite les oublis, doublons ou erreurs de communication.
Moins d’erreurs = moins de coûts cachés.
3. Meilleure allocation des ressources
Le suivi des charges permet d’identifier les surcharges, les temps morts et d’optimiser la planification.
Résultat : un meilleur rendement global de l’équipe.
4. Satisfaction des clients et des équipes
Même si difficile à quantifier, la satisfaction client ou la réduction du stress des équipes sont des bénéfices réels. Ils influencent la fidélisation et la motivation, donc la productivité.
Quelle formule utiliser pour calculer le ROI ?
La formule du ROI est simple :
Par exemple :
- Gains estimés : 25 000 € (temps économisé, réduction d’erreurs, productivité accrue)
- Coûts totaux : 10 000 €
Cela signifie que chaque euro investi dans le logiciel rapporte 1,50 € de bénéfice net.
Exemple concret de calcul du ROI
Imaginons une PME de 20 collaborateurs qui adopte un logiciel de gestion de projet pour mieux planifier ses campagnes marketing et suivre les livrables.
Coûts annuels
- Abonnement SaaS : 6 000 €
- Formation et intégration : 3 000 €
- Temps d’adoption estimé : 1 000 €
Total des coûts : 10 000 €
Gains annuels
- Réduction des retards de livraison : +4 000 €
- Temps économisé sur la planification : +8 000 €
- Moins d’erreurs et de corrections : +3 000 €
Total des gains : 15 000 €
Résultat
Le logiciel génère donc un retour positif de 50 % dès la première année.
Comment interpréter le ROI obtenu ?
Un ROI supérieur à 0 % signifie que l’investissement est rentable.
Mais le chiffre seul ne suffit pas : il faut l’analyser dans le contexte global.
- Un ROI faible mais stable peut indiquer un logiciel utile à long terme.
- Un ROI élevé dès les premiers mois traduit souvent un bon alignement entre l’outil et les besoins métier.
- Un ROI négatif ne veut pas forcément dire échec : il peut s’agir d’un problème de formation, d’intégration ou d’adoption.
L’objectif est de suivre l’évolution du ROI dans le temps pour mesurer les progrès réalisés.
Quels outils utiliser pour mesurer le ROI ?
Il existe plusieurs méthodes pour suivre le ROI d’un outil. Vous pouvez :
- Créer un tableau Excel regroupant les coûts et les gains estimés.
- Utiliser un tableau de bord dans votre outil de gestion de projet (certains logiciels intègrent déjà des rapports de performance).
- Comparer avant/après via des indicateurs clés de performance (KPI) : délais moyens, taux de retard, satisfaction client, nombre d’incidents, etc.
Pour approfondir la sélection d’un outil adapté, vous pouvez consulter notre comparatif complet des logiciels de gestion de projet
Erreurs à éviter dans le calcul du ROI
- Sous-estimer les coûts cachés (formation, résistance au changement, maintenance).
- Surestimer les gains : basez-vous sur des données mesurables, pas sur des impressions.
- Oublier les indicateurs qualitatifs : motivation, fluidité de communication, cohésion d’équipe.
- Ne pas actualiser le calcul : le ROI doit être recalculé régulièrement.
