La note de cadrage est un document indispensable pour tout bon chef de projet qui se respecte, et qui souhaite cadrer précisément son projet.
Zoom sur cet outil indispensable et sur la bonne manière de rédiger une note de cadrage projet efficace.
Qu’est-ce qu’une note de cadrage ? Définition
La note de cadrage est un document essentiel pour définir les contours d’un projet. Elle permet de formaliser les objectifs, les moyens et les contraintes, assurant ainsi une compréhension partagée entre toutes les parties prenantes.
Elle permet, de manière simple et synthétique, de structurer et de cadrer le projet, ses enjeux, sa finalité, son contexte, son périmètre ainsi que les contraintes et les risques qui lui sont associés.
Ce document est le plus souvent rédigé par le chef de projet en phase d’avant-projet et permet de clarifier les attentes des parties prenantes ou du client.
Cette note est rédigée dans le cadre de la démarche de cadrage du projet.
Ce document est ainsi utilisé comme un référentiel durant toute la durée de vie du projet, que n’importe qui peut consulter.
Voir également mon article sur la charte de projet, ces deux notions se recoupant.
Pourquoi faire une note de cadrage ?
La note de cadrage sert à clarifier les intentions du projet, à aligner les acteurs concernés et à poser les bases d’une gestion efficace.
Elle intervient dès la phase d’initialisation du projet, après l’étude d’opportunité et avant la rédaction du cahier des charges. Ce document synthétique répond aux questions fondamentales : Qui ? Quoi ? Où ? Quand ? Comment ? Pourquoi ? (aussi appelées les questions QQOQCP).
La note de cadrage est un document obligatoire en gestion de projet. Elle permet de cadrer correctement le projet, et d’éviter que ça parte ensuite dans tous les sens.
Elle est mise à jour chaque fois que nécessaire, et agit comme un document contractuel, qui récapitule ce qu’on cherche à accomplir, pourquoi, et quelles sont les limites du périmètre et du projet.
Elle permet également de :
- Clarifier la vision du projet.
En formalisant les objectifs, en expliquant ce qu’on cherche à accomplir, pourquoi et quels sont les résultats attendus. - Aligner les parties prenantes.
Elle permet d’avoir une compréhension commune et partagée de ce qu’est le projet entre le commanditaire, le chef de projet, l’équipe projet et l’ensemble des parties prenantes. - Identifier les ressources nécessaires.
Cela permet de recruter l’équipe projet, et de mettre à disposition les ressources et les moyens nécessaires à la réalisation du projet. - Définir précisément le périmètre.
Le périmètre, c’est à dire le travail à faire, est précisément délimité afin d’éviter tout malentendu. - Préciser les jalons et échéances.
Ce document fournit une vision claire des étapes-clés du projet et du macro-planning, ce qui facilite par la suite le pilotage du projet. - Etablir des critères de succès explicites.
La note de cadrage fournit des indicateurs de mesure concrets, afin de suivre la progression du projet dans le temps, et également de mesurer sa réussite.
Structure d’une note de cadrage
Il existe plusieurs manières de rédiger une note de cadrage en fonction des organisations. Cependant, celle-ci doit obligatoirement comporter les éléments suivants :
- Nom du projet, du rédacteur de la charte ainsi que du chef de projet.
Indispensable pour savoir de quel projet on parle, et qui sont les rédacteurs de la charte. - Gestion de version, et validateur du document.
indispensable pour suivre les versions successives de la charte, ainsi que pour savoir qui l’a validé et quand. - La raison d’être du projet, ainsi qu’une brève description.
Qu’est-ce qui justifie l’existence du projet ? Quelle est le problème que l’on cherche à résoudre ? - Les objectifs du projet et les résultats que l’on souhaite atteindre.
Ils doivent être listés de façon exhaustive, sous peine de quoi le projet risque d’échouer et de subir une dérive des objectifs. Les objectifs doivent également être précis et mesurables, si possible en utilisant la méthode SMART. - Les principales parties prenantes.
Les acteurs projet concernés doivent être listés dans ce document. La liste n’est pas forcément exhaustive, l’équipe projet pouvant n’être constituée qu’après la rédaction et la validation de cette charte. - Les contraintes du projet.
Il s’agit de décrire les contraintes de budget, de délais, les contraintes législatives et réglementaires, ou encore les contraintes métiers dont il faudra tenir compte. - Les risques identifiés.
La note de cadrage doit comporter une première liste de risques globaux et stratégiques pouvant survenir sur le projet. - Le périmètre du projet.
Le périmètre ou la portée du projet doit être clairement précisé, en listant les activités à réaliser dans le cadre du projet, les limites et ce qui est considéré comme hors périmètre. - Les livrables.
Ce document doit également comporter une liste des livrables à produire dans le cadre du projet. - Le processus de gouvernance.
Enfin, la note de cadrage décrit également la manière dont le projet va être mené, quelles sont les responsabilités de chaque partie prenante, et quelles sont les instances de gouvernance ou réunions qui sont retenues.
Exemple de note de cadrage
Pour exemple, voici le modèle de note de cadrage que j’utilise au quotidien dans la gestion de mes projets.
Modèle de note de cadrage projet
Pour aller plus loin, je mets à disposition un kit de templates pour piloter ses projets, qui contient tous les templates nécessaires pour réussir vos projets. Cliquez ici pour en savoir plus.
A qui s’adresse la note de cadrage ?
L’ensemble des acteurs qui vont s’impliquer de près ou de loin dans le projet sont concernés par la note de cadrage. On parle alors de parties prenantes.
Ce document doit en effet être partagé, lu et compris par tous les acteurs projet.
Cela inclus entre autre (liste non exhaustive) :
- Le chef de projet
- Les membres de l’équipe projet
- Le client
- Les utilisateurs clés (key users), aussi appelés utilisateurs finaux
- Le comité de pilotage COPIL du projet
- Le sponsor du projet
- La direction
- Toute autre personne impactée par le projet
Quand faut-il la rédiger ?
La note de cadrage est un document succinct qui décrit le projet et qui est rédigé lors de la phase d’initialisation et de cadrage du projet.
Une fois validé, ce document agit comme l’acte de naissance du projet, acte la fin de la phase d’initialisation et le début de la phase de préparation du projet.
Qui doit la rédiger ?
Le commanditaire et le sponsor du projet sont responsables de la rédaction de la note de cadrage. Dans la pratique, c’est souvent le chef de projet qui la rédige, en étroite collaboration avec eux, une fois qu’il a reçu sa lettre de mission.
Dans tous les cas, la note de cadrage projet est obligatoirement validé par le commanditaire et/ou le sponsor du projet, quand il s’agit de deux personnes différentes.
Elle est ensuite communiqué aux acteurs-clés du projet.
Je vous explique dans cet article comment rédiger une lettre de mission.
Comment rédiger une note de cadrage projet ?
Voici 11 conseils et bonnes pratiques à mettre en place pour rédiger une note de cadrage de qualité pour votre projet :
- Identifier la vision et les objectifs du projet.
Débutez la charte de projet par la vision, la raison d’être du projet, ainsi que par les objectifs à atteindre. Une personne extérieure au projet doit comprendre le contexte dans lequel il évolue, la problématique que l’on cherche à résoudre, les objectifs fixés ainsi que les résultats souhaités. - Identifier les parties prenantes.
Notez ensuite dans le document qui sont les acteurs projets principaux qui sont impactés par le projet, ou qui interviendrons à un moment ou un autre du cycle de vie du projet. - Définir clairement le périmètre du projet.
Expliquez par la suite le travail et les activités à réaliser dans le cadre du projet afin d’atteindre les objectifs fixés. Notez également quelles sont les limites du projet, et les activités qui en sont exclues. On parle alors de hors périmètre. - Définir les principales étapes (ou jalons) du projet.
Détaillez ensuite le nombre de séquences ou phases que vous souhaitez avoir dans votre projet, ainsi que les principaux jalons (étapes-clés) qu’il vous faudra respecter. - Lister les livrables du projet.
Détaillez ensuite tous les livrables que vous devrez fournir tout au long du projet. Il peut s’agir du produit du projet, d’un produit, d’un service, de documents projet, etc… Indiquez pour chacun d’entre eux à quel tempo il doit être livré. - Créer un plan de ressources.
Détaillez également comment vous allez utiliser les ressources et moyens mis à votre disposition pour le projet. Vous pouvez par exemple émettre plusieurs hypothèses ou scénarios de travail, ou expliquer en version « grosse maille » le travail à réaliser. - Fixer le budget global du projet.
Indiquez ensuite quel est le budget prévisionnel global alloué au projet. Vous pouvez, si vous possédez l’information, le détailler phase par phase, si vous jugez que c’est nécessaire. Indiquez également de quelle marge vous disposez si jamais un imprévu devait se produire. - Détailler les risques du projet.
A ce stade, les risques que vous indiquez sont uniquement des risques stratégiques. Les risques opérationnels seront couverts plus tard lorsque vous créerez votre planning détaillé. Indiquez pour chaque risque quel est l’impact sur le projet s’il devait arriver, ainsi que sa probabilité de survenance. - Précisez les contraintes projet à respecter.
Je vous recommande également de lister les différentes contraintes que vous devrez respecter sur votre projet, comme des délais et échéances précises, des contraintes économiques, législatives, réglementaires, métier, etc… - Décrire la gouvernance mise en place pour ce projet.
Terminez votre document en décrivant la façon dont vous souhaitez vous organiser pour mener à bien ce projet. Il peut s’agir de la méthodologie de gestion de projet retenue, de la manière de travailler, des instances de réunion projet que vous mettez en place, qui y participe et à quelle fréquence, etc… - Faire le tour des intervenants pour avoir leur avis.
Dernier conseil tout aussi important que les autres, faites le tour de toutes les parties prenantes pour recueillir leur avis sur les risques, opportunités, solutions techniques, etc… Vous pouvez le faire via des entretiens téléphoniques, des sondages, des interviews, des ateliers de travail type brainstorming, etc…
Afin de structurer votre projet convenablement, j’ai listé pour vous 66 questions qui vont vous aider à rédiger une note de cadrage complète. Vous pouvez télécharger gratuitement cette liste ci-dessous.
Quelles sont les différences entre cahier des charges et note de cadrage ?
Bien que le cahier des charges et la note de cadrage résument tous les deux les informations importantes pour un projet, il existe de subtiles différences entre ces documents de pilotage projet :
- Le cahier des charges.
Le cahier des charges est l’expression des attentes, besoins et exigences du client, représentée sous la forme de spécifications fonctionnelles (les résultats attendus) et sous la forme de spécifications techniques (les contraintes techniques à respecter). - La note de cadrage.
La note de cadrage est un document synthétique qui permet de cadrer le projet de manière claire, précise et concise. Il est partagé avec l’ensemble des acteurs projet, afin de faciliter la communication et la collaboration.
Voyons les principales différences existantes entre ces deux documents d’importance capitale :
| Thèmes | Cahier des charges | Note de cadrage |
|---|---|---|
| Objectif | Définit les objectifs techniques, fonctionnels et opérationnels du projet, ainsi que les spécifications techniques et fonctionnelles pour atteindre ces objectifs. | Énonce les objectifs globaux du projet, tels que les résultats attendus, les avantages pour l’entreprise, les parties prenantes, les délais, les coûts et les risques, ainsi que le périmètre du projet. |
| Contenu | Détaillé et spécifique, il décrit en profondeur les attentes, besoins exigences du client concernant le projet. | Plus général, il met l’accent sur les grandes lignes du projet, telles que sa mission, ses objectifs et ses parties prenantes. |
| Public cible | Principalement destiné à l’équipe en charge de mettre en œuvre le projet. (Maîtrise d’œuvre, ou MOE) | S’adresse à l’ensemble des parties prenantes du projet, pour que chacun ait le même niveau de compréhension. |
| Rôles | Rédigé par les équipes du maître d’ouvrage (le client ou le commanditaire projet). | Élaboré par le chef de projet ou le sponsor projet. |
| Niveau de détail | Détaillé. Il doit décrire précisément les exigences techniques et fonctionnelles du client concernant le projet. | Plus généraliste, afin de donner une vision d’ensemble, claire et concise du projet à tous. |
| Quand le rédiger ? | Au plus tôt, à l’initialisation du projet et avant la publication d’un appel d’offres. | Lors du cadrage du projet. |
