Lorsqu'on rédige un cahier des charges pour un projet, une consultation, un appel d'offre ou un marché public, on doit traiter à la fois des spécifications techniques et à la fois des spécifications fonctionnelles.
Dans cet article, je vous explique en détails quelles sont les différences entre ces deux types de spécifications, et pourquoi elles sont aussi importantes l'une que l'autre.
Quelles sont les différences entre spécifications techniques et fonctionnelles ?
Il existe deux types de spécifications dans le cahier des charges du projet :
- Les spécifications techniques.
Les spécifications techniques donnent le cadre technique ainsi que les contraintes techniques à respecter. Elles permettent également de définir les normes à respecter, les composants à utiliser, les exigences de performance, etc. - Les spécifications fonctionnelles.
Les spécifications fonctionnelles décrivent les fonctions qu'une solution doit remplir pour être validée, ou la valeur ajoutée attendue par la solution. Ces besoins utilisateurs et métiers sont identifiées au travers de l'analyse fonctionnelle.
Thèmes | Spécifications techniques | Spécifications fonctionnelles |
|---|---|---|
Description | Spécifie le cadre technique et les contraintes techniques à respecter. | Décrit les fonctions qu'une solution doit remplir pour être validée. |
Objectif | Cadrer les aspects techniques d'un projet, d'un produit ou d'un service. | Cadrer les attentes et besoins auxquels le projet, produit ou service doit répondre. |
Utilisation | Estimer des coûts et des délais de mise en œuvre du projet. Évaluer la qualité e la fiabilité de la solution. | Établir les priorités et les objectifs du projet. Suivre l'avancement et la conformité du projet. |
Cahier des charges | Cahier des charges technique | Cahier des charges fonctionnel |
Quand les rédiger ? | Lors de la phase d'initialisation du projet. | Lors de la phase d'initialisation du projet. |
Qui les rédige ? | Maître d'ouvrage, Chef de projet MOA, Assistant à maîtrise d'ouvrage (AMOA) | Maître d'ouvrage, Chef de projet MOA, Assistant à maîtrise d'ouvrage (AMOA) |
Spécifications | Spécifications techniques & Contraintes techniques | Attentes et besoins des utilisateurs et des métiers |
Contenu | Contraintes techniques & normes à respecter, composants à utiliser, choix de la technologie, exigences de performance, critères d'acceptation | Besoins et attentes traduits en fonctions services et en fonctions contraintes. Décrit ce qu'un produit doit ou ne doit pas faire. Inclus des cas d'utilisation et des scénarios de tests fonctionnels. |
Focus | Contraintes techniques à respecter | Valeur ajoutée apportée par le produit, le projet ou le service. |
Dépendances | Découle des spécifications fonctionnelles, en s'attardant sur l'aspect technique. | Découle de l'expression de besoin utilisateur, décliné en fonctions. |
Spécifications techniques
Les spécifications techniques déterminent les moyens pour arriver à un résultat espéré sur le projet. Elles spécifient ainsi le cadre technique ainsi que les contraintes techniques que le maître d’œuvre (MOE) devra respecter. On y liste donc le choix des technologies, les exigences de performance, les critères d'acceptation, les exigences de compatibilité, etc.
Les spécifications techniques sont comprises dans le cahier des charges technique, et peuvent apparaître également dans le document des spécifications détaillées.
Elles sont également appelées des exigences non fonctionnelles, ou ENF, ou encore des spécifications non fonctionnelles.
Spécifications fonctionnelles
Les spécifications fonctionnelles déterminent les résultats attendus sur le projet. Elles indiquent ainsi quelles sont les attentes et besoins des utilisateurs et des métiers auxquels le projet, le produit ou le service doit répondre. On y liste donc par ordre de priorité ce qu'un produit doit ou ne doit pas faire ou contenir.
Les spécifications fonctionnelles apparaissent dans le cahier des charges fonctionnel du projet. Les spécifications fonctionnelles détaillées peuvent également être présentes dans le document des spécifications détaillées.
Résumé
Ces deux types de spécifications sont rédigées au plus tôt lors de la phase d'initialisation ou d'avant-vente du projet par la maîtrise d'ouvrage (MOA), soit par un chef de projet MOA, soit par un assistant à maîtrise d'ouvrage.
Dans le cas d'une consultation, d'un appel d'offre, ou d'un marché public, elles sont obligatoirement rédigées en amont de la consultation.
Ces spécifications peuvent par la suite être détaillées au cours du projet, dans un document des spécifications détaillées, rédigé par le maître d’œuvre, et qui vient avantageusement compléter le cahier des charges.
Pour faire simple, le cahier des charges technique comprend les spécifications techniques et le cahier des charges fonctionnel comprend les spécifications fonctionnelles du projet.
Pourquoi utiliser les specs techniques et fonctionnelles en complément l'une de l'autre ?
Les specs techniques cherche donc à minimiser les risques pour le client.
Les exigences et contraintes techniques spécifiées sont souvent issues de votre expérience ou de votre expertise, et vous permettent de vous assurer que le matériel livré s'intègrera parfaitement dans votre infrastructure et assurera son rôle.
Cependant, il ne s'agit peut-être pas de la meilleure solution pour répondre à votre besoin. Si vous lui aviez laissé le choix, votre fournisseur vous aurait peut-être recommandé autre chose. C'est là que les spécifications fonctionnelles entrent en jeu.
En effet, celles-ci décrivent quels sont vos besoins sans aborder du tout la partie technique.
Elles fixent uniquement le cadre du projet, ce qui laisse la possibilité au fournisseur de choisir la meilleure solution, optimisée pour vos besoins et votre budget. Les spécifications fonctionnelles laissent ainsi la porte ouverte aux innovations.
En résumé, les specs fonctionnelles laisse plus de place à la créativité et à l'innovation au maître d’œuvre, alors que les specs techniques encadre davantage le travail à réaliser. Le mix des deux permet de combiner le meilleur des deux mondes.
Peut-on réunir les spécifications fonctionnelles et techniques dans un seul document ?
Les spécifications techniques et fonctionnelles peuvent être séparées dans 2 documents distincts (le cahier des charges technique d'un côté et le cahier des charges fonctionnel de l'autre), ou être réunie dans un seul et même document.
C'est notamment le cas des consultation qui ne dispose généralement que d'un seul cahier des charges, ou des marchés publics avec le CCTP.
Lorsque ces spécifications sont affinées et détaillées pendant le projet, elles peuvent alors apparaître dans un document de spécifications. On parle dans ce cas de spécifications techniques détaillées (STD) et de spécifications fonctionnelles détaillées (SFD).
