Que sont les spécifications techniques en gestion de projet ?

Table des matières

Les spécifications techniques sont la pierre angulaire de sa réussite, qu’il s’agisse de la construction d’un bâtiment, du développement d’un logiciel ou de la planification d’un événement.

Elles fournissent un ensemble détaillé de critères et d’exigences techniques qui permettent aux parties prenantes de comprendre clairement ce qui est attendu et comment le projet sera exécuté. Elles assurent ainsi la qualité, la cohérence et la conformité tout au long du projet.

Dans cet article, nous explorerons en détail ce que sont les spécifications techniques en gestion de projet, leur importance, leur élaboration et comment les utiliser efficacement.

Qu’est-ce qu’une spécification technique ? Définition

Les spécifications techniques de besoin, ou STB, sont un ensemble explicite d’exigences et de critères techniques qu’un produit ou service doit respecter. Il s’agit de procédés, technologies, architecture, matériel, caractéristiques techniques, normes à respecter. Ces spécifications sont décrites dans le cahier des charges technique.

Les spécifications techniques indique à un maître d’œuvre (chef de projet MOE, fournisseur, prestataire) les besoins d’une entreprise suivant les critères techniques. Elles apparaissent principalement dans le cahier des charges du projet.

Par exemple, si le besoin pour un restaurant est d’acheter un nouveau frigo, les spécifications techniques pourraient être ses dimensions, son volume utile, sa consommation d’énergie, le fait ou non d’avoir une alimentation de secours, etc…

Les spécifications techniques traduisent ainsi les spécifications fonctionnelles en moyen et en solution. Elles apparaissent dans le cahier des charges technique, ou CDCT

Elles sont rédigées après la rédaction du cahier des charges fonctionnel et des spécifications fonctionnelles, et généralement au lancement d’un projet et avant la publication d’une consultation ou d’un appel d’offres. 

Elles peuvent toutefois être écrites et complétées après la rédaction du cahier des charges et la publication d’un appel d’offres. Dans ce cas, on peut les retrouver dans un document de spécifications.

Les spécifications techniques se retrouvent le plus souvent dans les milieux de l’industrie, du BTP et de l’informatique.

Pour aller + loin : Découvrez dans cet article les différences entre spécifications techniques et spécifications fonctionnelles.

Quel est l’intérêt des specs techniques ?

Les spécifications techniques détaillées (ou STD) décrivent techniquement le projet ainsi que les livrables à fournir. Elles fournissent de précieuses informations sur les exigences techniques à respecter, ainsi que sur les composants et outils nécessaires.

Elles permettent ainsi d’indiquer à un prestataire de façon détaillée comment mener à bien le projet ou comment développer le produit afin de répondre aux besoins client (spécifications fonctionnelles).

Elles cadrent également la réponse du prestataire, en imposant certains critères techniques et en limitant sa créativité.

Qui rédige les spécifications techniques ?

Les spécifications techniques sont rédigées par l’équipe technique de la maîtrise d’ouvrage (MOA) ou par un assistant à maîtrise d’ouvrage, qui connaît bien le contexte du projet. 

Par exemple, si mon projet est de monter un centre d’appel ou une hotline téléphonique, j’ai tout intérêt à faire appel à un AMOA qui connaît bien le secteur, pour rédiger des spécifications techniques cohérentes avec mon besoin, tout en minimisant les coûts associés.

Les spécifications techniques peuvent ensuite être complétées lors de la phase de cadrage du projet, aussi bien par la maîtrise d’ouvrage que par l’équipe projet côté maîtrise d’œuvre (MOE). 

Bien sûr, tout ajout en terme de spécifications techniques devra être validé par le client.

Quand rédiger les spécifications techniques ?

Les spécifications techniques sont rédigées en amont de la publication d’un appel d’offre, et au plus tôt lors de la phase d’avant-vente ou de la phase d’initialisation du projet. 

Elles peuvent ensuite être complétées en aval lors de la phase de cadrage et de préparation du projet.

Quel est le contenu des spécifications techniques ?

Les spécifications techniques contiennent généralement les éléments suivants (liste non exhaustive car cela dépend des projets) :

  • Choix technologiques.
  • Architecture technique.
  • Contraintes physiques et technologiques à respecter.
  • Hébergement et prestations de service d’ »infogérance.
  • Exigences de programmation.
  • Exigences de compatibilité.
  • Contraintes techniques à prendre en compte. (exemple: piscine intérieure dans une maison)
  • Accessibilité (compatibilité de navigateurs, logiciels, appareils, etc)
  • Sécurité de l’ensemble.
  • Maintenance et évolutivité.
  • Planning prévisionnel.
  • Plans.
  • Glossaire des termes techniques.

Exemples de spécifications techniques

Imaginons que vous rédigez un cahier des charges pour la mise en place d’un nouveau générateur de secours pour un datacenter (centre de données) informatique. Son rôle est d’assurer le maintien de l’opérabilité du bâtiment et des serveurs hébergés, en garantissant un approvisionnement ininterrompu en électricité.

Le cahier des charges technique sert donc à spécifier les caractéristiques techniques que le générateur devra avoir : 

  • Dimensions.
  • Voltage et ampérage.
  • Protections.
  • Câblage.
  • Compatibilité avec les équipements existants.
  • Normes de sécurité à respecter.
  • Durée de vie des composants.
  • Assurance de pouvoir trouver des pièces de rechange pendant au moins X années.

En outre, on pourrait ajouter des schémas, tableaux, diagrammes, etc, expliquant comment ce nouvel équipement va s’interfacer avec l’architecture de notre datacenter.

Pour aller + loin : Voici deux exemples concrets de spécifications techniques détaillées pour mieux comprendre le concept :

ICI, un exemple de spécifications techniques détaillées de Silogic pour le développement d’un outil libre de catalogage de métadonnées.
ICI, un exemple de cahier des charges technique proposé par OpenClassrooms pour un projet de communication en ligne.

Comment rédiger des specs techniques ?

Rédiger des spécifications techniques ne s’invente pas et ne s’improvise pas, surtout quand l’objectif derrière est de trouver le meilleure prestataire pour un projet et d’avoir la meilleure solution qui répond à notre besoin, pour le meilleur coût possible.

Voici quelques conseils pour vous aider à mieux rédiger vos spécifications techniques :

  1. Prenez connaissance de l’ensemble des spécifications fonctionnelles.
    Comme les spécifications techniques découlent des fonctionnelles, vous devez avoir une parfaite connaissance de celles-ci et vous assurer que les parties prenantes n’aient pas d’autres besoins, non pris en compte jusqu’à maintenant.
  2. Choisissez le format de vos spécifications techniques.
    Vous avez le choix entre des spécifications techniques ouvertes ou fermées. Lorsqu’elles sont ouvertes, cela signifie qu’on limite nos exigences à un résultat, sans préciser les moyens et technologies souhaités pour y arriver. Le prestataire est donc libre de choisir les moyens techniques pour atteindre le résultat souhaité, dans le respect du budget et des délais. Lorsqu’elles sont fermées, on ne laisse aucune place à l’erreur ou aux interprétations. On précise ainsi les critères techniques, outils, méthodes et procédés, technologies, etc. Le prestataire doit donc respecter l’ensemble de ces éléments, et a moins de place pour faire appel à sa créativité.
  3. Hiérarchisez et catégorisez vos specs techniques.
    La structure de votre document doit s’enchaîner de manière logique, et chacune des spécifications techniques doit être visible et comprise de tous. Évitez autant que possible les références croisées entre paragraphes et chapitres, et n’hésitez pas à inclure des tableaux récapitulatifs des différentes exigences.
  4. Utilisez un langage clair et précis.
    Évitez les termes techniques obscurs, les sigles spécifiques au métier ou encore un langage laissant la place au doute, à l’interprétation et aux ambiguïtés. Vous éviterez ainsi des malentendus.
  5. Évaluez le choix technique grâce à la méthode scorecard.
    Cette méthode scorecard permet de noter entre 0 et 1 un élément selon différents critères, afin de les prioriser et les rationaliser. Elle est particulièrement utile en cas de désaccord dans l’équipe, et également dans le cas où vous devez argumenter vos choix, auprès de votre direction par exemple, avant la publication de l’appel d’offres.

Exemple de scorecard afin de rationaliser le choix d’un outil de CMS – Vu sur OpenClassrooms

Image de Thibault Baheux

Thibault Baheux

Tour à tour chef de projet puis manager d'équipe depuis 2008, je suis aujourd'hui directeur de projet indépendant. J'ai décidé via ce site de démocratiser la gestion de projets et de la rendre accessible à tous. Mes certifications : Prince2 Foundation, CompTIA Project+ certified, PSM1, PSPO1, Lean Six Sigma Black Belt.

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