Tous les projets nécessitent d’avoir des ressources pour pouvoir les gérer et les mener à bien.
Mais pour s’assurer que celles-ci sont correctement affectées et utilisées, il est nécessaire de mettre en place un plan ou un processus de gestion des ressources projet.
Dans cet article, je vous explique ce qu’est la gestion des ressources projet, et vous livre conseils et bonnes pratiques planifier, suivre et gérer toutes vos ressources projet.
Qu’est-ce que la gestion des ressources ?
La gestion des ressources est un processus qui consiste à identifier les ressources à allouer à un projet, puis à les planifier, les affecter à chaque tâche et activité, et enfin à les suivre afin d’en optimiser la gestion.
Les ressources projet désignent aussi bien les membres de l’équipe projet, que des actifs matériels, des outils et applications numériques, des matériaux de construction ou encore le budget alloué au projet.
Pour suivre efficacement l’utilisation de ces ressources, le chef de projet met en place un plan de gestion des ressources.
Ce document indique les éléments suivants :
- Les ressources projet dont il dispose.
- Comment celles-ci ont été affectées et attribuées aux différentes phases et activités du projet.
- A quels résultats ces ressources contribuent.
- Quand elles ont été planifiées.
- Et quels indicateurs de performance peut-on suivre pour les gérer au quotidien.
Les différents types de ressources projet
Il existe 3 types de ressources principales à affecter à un projet : les ressources humaines ou les collaborateurs membres de l’équipe projet, les ressources matérielles regroupant tous les actifs matériels de l’organisation, et les ressources financières, correspondant au budget alloué au projet.
- Les ressources humaines.
Il s’agit des hommes et des femmes participant au projet. - Les ressources matérielles.
Outils, matériels physiques, licences applicatives, salles de réunion louées, etc… - Les ressources financières.
Il s’agit du budget alloué au projet.
Pour aller + loin : Je vous explique dans cet article comment identifier les ressources nécessaires à votre projet.
Qu’est-ce qu’un plan de gestion des ressources ?
Un plan de gestion des ressources est un document détaillant tous les moyens mis en œuvre pour gérer, allouer et suivre des ressources dans le cadre d’un projet.
Concrètement, ce document commence par lister les ressources disponibles (humaines, matérielles, logicielles et financières). Celles-ci sont ensuite réparties selon les différentes phases, activités et tâches du projet.
Il détaille également la manière dont ces ressources ont été planifiées dans le temps, et donne également les principaux indicateurs de performance (KPI) que le chef de projet va suivre afin de superviser et contrôler son projet.
Ainsi, le plan de gestion des ressources donne un aperçu global de la répartition des ressources, ainsi que des indicateurs suivants :
- Budget prévisionnel du projet.
- Budget consommé à l’instant t.
- Effectifs de l’équipe projet.
- Charge de travail restante.
- Charge de travail par collaborateur.
Avantages de mettre en place un processus de gestion des ressources
La mise en place d’un processus de gestion des ressources dans un projet apporte de nombreux avantages, que voici :
- La gestion de la capacité et de la demande.
Ce processus permet d’optimiser l’utilisation des ressources en affectant les bonnes ressources au bon moment, et en priorisant les activités et tâches à forte valeur ajoutée. - Gain de temps et d’efficacité.
L’identification et l’affectation des ressources en amont de la phase d’exécution du projet permet d’anticiper et de gagner du temps. L’équipe projet n’en est que plus efficace. La gestion des ressources projet consiste ainsi à faire plus avec moins de ressources, et donc moins de gaspillage. - Meilleure maîtrise des coûts.
Le temps, c’est de l’argent. En gagnant du temps, on maîtrise mieux son budget, et on en consomme moins. Il y a donc moins de risques de dépasser le budget initial et de demander une rallonge budgétaire. - Suivi de la progression, du budget et de la charge de travail.
Le processus de gestion des ressources permet enfin de suivre les principaux indicateurs de performance, notamment le budget consommé vs le budget prévisionnel, la charge de travail individuelle, la charge de travail de l’équipe, la charge de travail restante ainsi que la valeur acquise du projet. - Renforce la transparence au sein de l’organisation.
Si votre entreprise a d’autres équipes projet, celles-ci savent qui est occupé quand, et quand tel expert peut être disponible. La collaboration n’en est que facilitée, notamment dans le cas où certains experts partagent leur temps entre plusieurs projets.
La gestion des ressources projet, du top management jusqu’au collaborateur. Vu sur Gartner.
Comment créer un processus de gestion des ressources en 7 étapes
Pour mettre en place une gestion des ressources projet efficace, il faut commencer par vous poser les questions suivantes :
- De quelles ressources et compétences mon projet a besoin ?
- De combien de ressources ais-je besoin pour réaliser cette tâche ou cette activité ?
- Quel est le coût de chaque ressource ?
- Quel est le calendrier projet qui concerne ces ressources ?
- Quelle est la disponibilité de chaque ressource, et celles-ci collent-elles au planning projet ?
- Quelles sont les personnes les plus aptes à traiter cette tâche projet ?
Pour vous aider dans la mise en place de votre plan de gestion des ressources, vous pouvez suivre ces 7 étapes.
1 ) Découper le projet en activités
Tout commence par le découpage de votre projet en différentes activités, grâce à la méthode WBS (Work Breakdown Structure), ou à l’Organigramme des Tâches (OT).
Cela permet de structurer un projet complexe en de plus petits bouts, plus facilement estimables et gérables.
2 ) Identifier les moyens et compétences nécessaires pour réaliser chaque activité
Il est maintenant temps pour chaque activité de réfléchir aux tâches à accomplir pour la réaliser à 100%.
Pour chacune de ces tâches, faites l’exercice d’identifier tous les moyens et compétences nécessaires pour les réaliser.
Par exemple, pour couler les fondations d’une maison, j’aurais besoin :
- D’une expertise spécifique.
Toutes les personnes dans mon organisation ne savent peut-être pas le faire. - De matériaux.
Il faudra donc anticiper la commande et la livraison de ceux-ci. - D’une méthode de coulage de la dalle.
Il existe plusieurs types de fondations, il faut donc identifier la meilleure manière de faire par rapport au projet. - D’outils et d’équipements précis.
Si l’entreprise ne dispose pas déjà de ces outils, elle devra les acquérir. Sinon, elle devra les réserver pour ce projet, afin d’éviter que quelqu’un d’autre s’en serve au même moment.
3 ) Déterminer le type de ressources nécessaires et leurs disponibilités
Au total, il existe 6 types de ressources :
- Les ressources humaines.
- Les ressources matérielles.
- Les ressources logicielles.
- Les ressources financières.
- Les ressources intellectuelles.
- Les ressources informationnelles.
Pour aller + loin : Je vous laisse consulter cet article pour mieux comprendre les différences entre ces différents types de ressources.
Maintenant que vous avez identifié vos besoins et les types de ressources nécessaires, il vous reste à savoir si ces ressources sont disponibles en interne dans votre organisation ou pas.
3 cas de figure s’offrent à vous :
- L’organisation ne disposent pas des ressources.
Il vous faudra donc louer ou acheter les ressources nécessaires, en faisant appel à un fournisseur externe. A vous de gérer les commandes afin d’avoir les ressources nécessaires au bon moment. - L’entreprise a les ressources en interne et elles sont disponibles.
C’est le cas le plus simple. Il vous suffit d’affecter ces ressources à votre projet pour les réserver, et les rendre indisponibles pour les autres. - Vous disposez des ressources en interne mais elle sont indisponibles.
Dans ce cas, soit vous négociez et demandez un arbitrage pour prioriser votre projet au détriment des autres, soit vous passez par une commande externe. Il est ainsi courant de faire appel à des consultants freelance ou des sociétés partenaires.
4 ) Affecter les ressources au projet
Maintenant que vous avez réuni les ressources nécessaires, vous devez les affecter aux différentes phases, activités et tâches de votre projet.
Cela en facilitera la gestion au quotidien, mais il sera également plus facile de communiquer avec votre équipe projet en indiquant les rôles et responsabilités de chacun.
5 ) Créer et optimiser le planning détaillé du projet
Il est maintenant temps de travailler le planning détaillé de votre projet et son diagramme de Gantt, avec votre équipe projet.
Je vous conseille de procéder en deux temps. En premier lieu, réalisez un planning détaillé en tenant compte uniquement des dépendances existantes entre les tâches.
Réalisez ensuite une seconde version, en tenant compte des éléments suivants :
- La disponibilité de chaque collaborateur, pour éviter le multi-tâche.
- La charge de travail de chacun, afin de mieux la lisser dans le temps.
- La sous-utilisation de certaines ressources. C’est signe de retravailler cette partie du planning.
6 ) Calculer le budget prévisionnel
Vous disposez maintenant de tous les éléments nécessaires pour calculer le budget prévisionnel de votre projet, et vous assurer qu’il correspond aux contraintes financières exprimées dans le cahier des charges.
Pour calculer le budget prévisionnel de votre projet, il est nécessaire de prendre en compte l’intégralité des coûts du projet. Cela comprend :
- Achats uniques.
- Licences logicielles.
- Abonnements : outils, locations de salles, etc.
- Prestations et externalisations de service
- Coût à l’heure ou au jour de vos ressources humaines.
Idéalement, ce budget prévisionnel doit être découpé selon les différentes phases du projet, et les activités définies dans le cadre du WBS.
7 ) Suivre la progression du projet et l’utilisation des ressources
Enfin, votre plan de gestion des ressources projet doit détailler les indicateurs de performance à suivre pour s’assurer de la bonne utilisation des ressources.
Personnellement, je suis au quotidien les indicateurs suivants :
- Budget prévisionnel du projet.
- Budget consommé à l’instant t.
- Effectifs de l’équipe projet.
- Charge de travail restante.
- Charge de travail par collaborateur.
Pour aller + loin : Découvrez dans cet article les 9 types de ressources dont dispose une entreprise.
13 Conseils et bonnes pratiques pour gérer efficacement vos ressources projet
Vous souhaitez mettre en place un plan de gestion des ressources projet efficace ? ça tombe bien, voici 13 bonnes pratiques à respecter pour cela :
- Estimer des délais réalistes.
Votre planning doit être le plus juste possible, afin d’éviter de réserver vos ressources plus de temps que nécessaire. - Définir des dates de démarrage et de fin au plus tôt et au plus tard pour chaque tâche.
Vous devez connaître pour chaque tâche et activité quand vous pouvez les démarrer au plus tôt, et quand vous devez les terminer au plus tard, afin de respecter le planning projet. - Vérifier régulièrement la disponibilité des ressources.
Ce n’est pas parce que vous avez vérifié la disponibilité des ressources au démarrage du projet que ça n’a pas évolué dans le temps. Fixez-vous un créneau dans le calendrier pour faire une vérification de routine, et vous assurer qu’il n’y a pas de conflit de disponibilité. - Passer les commandes sans attendre.
Si vous devez commander des ressources matérielles auprès d’un fournisseur ou faire appel à une ressource humaine externe, passez sans attendre la commande, en précisant à quelle date au plus tard la livraison doit être effectué ou la prestation doit commencer. - Former l’équipe projet à l’utilisation des ressources.
Profitez du démarrage du projet pour former les membres de l’équipe projet à l’utilisation d’outils physiques ou numériques, ou à une technique particulière, nécessaire pour le projet. - Prévoir une marge de sécurité en délai et en budget.
Faites toujours en sorte d’avoir une marge de manœuvre, aussi bien au niveau des délais que du budget. On rencontre toujours des aléas en cours de route, parfois difficilement prévisibles. Vous assurerez ainsi vos arrières. - Réajuster les ressources en fonction de la progression et des aléas rencontrés.
Si vous constatez des écarts dans votre projet, ou que vous avancez moins vite que prévu, il est alors nécessaire de retravailler la planification des ressources projet pour tenir compte des nouvelles échéances. - Suivre l’avancée du planning projet au quotidien.
Suivez au quotidien la progression de votre projet, la consommation de votre budget, et la charge de travail réelle et restante de votre équipe projet. - Envisager l’adoption de la méthode de la chaîne critique.
La méthode de la chaîne critique vous permet de planifier vos ressources projet en fonction des dépendances entre tâches mais également des dépendances implicites (disponibilité par exemple). - Agir sans attendre lorsqu’une ressource fait défaut.
Parfois, un collaborateur peut manquer à l’appel, être malade, pris sur une urgence, etc… Dans ce cas, agissez sans attendre pour trouver une solution de contournement et éviter au maximum de prendre du retard sur le projet. - Surveiller les activités non planifiées qui peuvent accaparer les ressources.
Parfois, l’expertise d’un collaborateur peut l’amener à intervenir ailleurs en urgence. Et en tant que chef de projet, on est souvent prévenu sur le tard. Pour éviter ça, vérifiez directement avec les acteurs projet chaque matin s’ils ont été planifiés sur d’autres sujets que votre projet. - Planifier le travail avec rigueur, et donner des responsabilités.
Assurez-vous que votre planning ne comporte pas d’erreurs, et que chacun sait ce qu’il a à faire, et quand. Il n’y a pas de place pour l’ambiguïté. - Tenir compte du temps consacré à d’autres projets.
Des collaborateurs peuvent être réquisitionnés sur d’autres sujets que le vôtre, notamment lorsque cette personne partage son temps entre plusieurs projets. Surveillez ces sollicitations non prévues, car celles-ci peuvent amener de grands écarts sur votre projet.
